Mẹo chuyển đổi dữ liệu sang hệ thống ERP một cách hiệu quả

Thứ tư, 28/12/2022

Bài viết đã đăng ở trang RIS News

Tác giả: ArMand Nelson, Giám đốc Chiến lược Bán lẻ, BTM Global

chuyển đổi dữ liệu hiệu quả

Việc quản lý và duy trì tốt dữ liệu là một trong những trận chiến không hồi kết trong ngành bán lẻ. Đôi khi đó chính là điểm then chốt để giành được thắng lợi trong cuộc chiến triển khai hệ thống ERP hoàn toàn mới. Tuy nhiên, hiện nay có rất ít nhà bán lẻ quan tâm đến tình trạng dữ liệu của họ trước khi triển khai hệ thống. Khi bắt đầu triển khai, việc tinh gọn dữ liệu lại làm tiêu tốn khá nhiều thời gian và tăng thêm chi phí cho dự án.

Hơn ai hết, các nhà bán lẻ chính là người hiểu rõ nhất về hệ thống dữ liệu của mình. Vì vậy, một trong những động thái tác động lớn nhất đến hiệu quả và tốc độ triển khai hệ thống ERP mà các nhà bán lẻ nên làm đó chính là tinh gọn dữ liệu trước khi bắt đầu dự án.

 

Hiểu rõ dữ liệu

Có hai giải pháp để tinh gọn dữ liệu: Trích xuất, tinh gọn sau đó nhập lại dữ liệu vào hệ thống một cách thủ công; hoặc thông qua các chương trình tiện ích được viết bởi các nhà phát triển phần mềm. Việc lựa chọn giải pháp nào phù hợp hoàn toàn dựa vào sự nắm vững về dữ liệu cũng như trình độ chuyên môn của đội ngũ trong doanh nghiệp.

Dù bạn chọn giải pháp nào hoặc hệ thống ERP mới của bạn ra sao thì những việc quan trọng sau đây vẫn cần được thực hiện để cải thiện dữ liệu, chẳng hạn như việc đảm bảo tính thống nhất của các ký tự in hoa hoặc ký tự thường, tất cả đều được viết đúng chính tả và các trường dữ liệu như “địa chỉ” hoặc “mô tả” đều phải điền đầy đủ.

Để dữ liệu của bạn được lưu trữ hợp lý, bạn cần phải hình dung được nó trông như thế nào trong hệ thống ERP mới cũng như là các hệ thống tích hợp khác. Chẳng hạn như độ dài của các trường dữ liệu là bao nhiêu? Bạn có cần loại bỏ các ký tự đặc biệt không? Bạn đã loại bỏ dữ liệu trùng lặp của các đối tượng dữ liệu như khách hàng, nhà cung cấp và các mặt hàng chưa?

Nếu bạn dự định sẽ chuyển đổi mọi thứ và làm tinh gọn dữ liệu sau thì điều này có thể dẫn đến những rắc rối lớn. Thay vì vậy, bạn nên loại bỏ những dữ liệu không cần thiết, hoặc ưu tiên chuyển đổi những dữ liệu cần thiết trước, sau đó là chuyển đổi những dữ liệu cũ hơn, có thể là ở giai đoạn sau của dự án. Ngoài ra, bạn cũng có thể duy trì hệ thống cũ một khoảng thời gian để truy xuất những dữ liệu này.

Tìm và xóa những dữ liệu dư thừa. Đơn cử trường hợp một ai đó đã lập ra một lệnh chuyển hàng dựa trên một đơn hàng nào đó nhưng trên thực tế lại không nhận được gì và cũng không xóa nó đi. Khi đó, bạn cũng nên xem xét chỉnh sửa lại các tham số sao cho các dữ liệu dư thừa như trên bị xóa đi. Hoặc bạn có thể viết và sử dụng các mã lệnh để xác định, xem xét và xóa dữ liệu này ra khỏi hệ thống.

Kiểm tra dữ liệu kỹ càng: bắt đầu từ môi trường kiểm thử và sau đó là dần dần chuyển lên môi trường vận hành thực tế với một ít dữ liệu để chắc chắn mọi thứ diễn ra suôn sẻ như mong muốn. Tất nhiên, bạn cần phải luôn luôn sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện để có thể phục hồi lại trong trường hợp cần thiết.

Giữ gìn nhà cửa sạch đẹp

Tinh gọn dữ liệu là một công việc lớn và rất quan trọng trong việc duy trì chất lượng của dữ liệu. Đào tạo người dùng kỹ lưỡng về hệ thống mới, rà soát và kiểm tra nhằm ngăn chặn người dùng tạo dữ liệu sai, đồng thời thiết lập các quy tắc để bảo vệ dữ liệu càng nhiều càng tốt.

Dữ liệu là một tài sản vô cùng to lớn. Nó được sử dụng để trao đổi với khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên. Báo cáo và phân tích chỉ mang lại hiệu quả khi dữ liệu chính xác, đầy đủ và không có dữ liệu rác..

Xem thêm tin mới

Oracle NetSuite

Vai trò của ERP trong doanh nghiệp hiện đại

Không chỉ đơn thuần là phần mềm quản lý, vai trò của ERP như một "bộ não trung tâm", giúp doanh nghiệp kết nối các phòng ban, chuẩn hóa quy trình, tự động hóa tác vụ lặp lại và cung cấp dữ liệu thời gian thực để ra quyết định chính xác.
24/04/2025

Oracle NetSuite

Tổng hợp những tính năng AI mới trong NetSuite 2025.1

Tổng hợp toàn bộ các tính năng AI mới trong NetSuite 2025.1: từ trợ lý ảo NetSuite Expert hỗ trợ tra cứu thông minh, Prompt Studio tùy chỉnh nội dung AI, đến các công cụ phân tích dữ liệu tự động, dự đoán xu hướng kinh doanh, tối ưu báo cáo tài chính và tạo ... Read more
24/04/2025

Sự kiện

Webinar: Next-Gen Manufacturing với AI và ERP: Xu hướng ứng dụng AI và ERP trong chuyển đổi số ngành sản xuất

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu biến động không ngừng, các doanh nghiệp sản xuất đang đứng trước hàng loạt thách thức mang tính sống còn: chiến tranh thương mại leo thang, giá nguyên vật liệu và chi phí logistics không ngừng biến động, làn sóng công nghệ phát triển với tốc độ chóng ... Read more
18/04/2025

Blog

Trò chuyện cùng anh Duy Trần – Quản lý dự án của BTM Global Việt Nam

Tại BTM Global, chúng tôi luôn tin rằng thành công không chỉ đến từ công nghệ, mà còn từ chính con người và những mối quan hệ gắn bó giữa đồng nghiệp và khách hàng. Chuỗi bài viết “Trò chuyện cùng thành viên BTM” là nơi chúng tôi chia sẻ những câu chuyện chân thật, ... Read more
10/04/2025

Blog

Trò chuyện cùng chị Phương Hồ – Trưởng nhóm kiểm soát chất lượng phần mềm

Tại BTM Global, chúng tôi luôn tin rằng thành công không chỉ đến từ công nghệ, mà còn từ chính con người và những mối quan hệ gắn bó giữa đồng nghiệp và khách hàng. Chuỗi bài viết “Trò chuyện cùng thành viên BTM” là nơi chúng tôi chia sẻ những câu chuyện chân thật, ... Read more
10/04/2025

Oracle NetSuite

Cẩm nang quản lý chi tiêu doanh nghiệp năm 2025

Quản lý chi tiêu doanh nghiệp (BSM) là tập hợp các phương pháp quản lý, được hỗ trợ bởi phần mềm, nhằm giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và phân tích toàn bộ hoạt động chi tiêu và mối quan hệ với nhà cung cấp.
09/04/2025