Mẹo chuyển đổi dữ liệu sang hệ thống ERP một cách hiệu quả

Thứ Tư, 28/12/2022

Bài viết đã đăng ở trang RIS News

Tác giả: ArMand Nelson, Giám đốc Chiến lược Bán lẻ, BTM Global

chuyển đổi dữ liệu hiệu quả

Việc quản lý và duy trì tốt dữ liệu là một trong những trận chiến không hồi kết trong ngành bán lẻ. Đôi khi đó chính là điểm then chốt để giành được thắng lợi trong cuộc chiến triển khai hệ thống ERP hoàn toàn mới. Tuy nhiên, hiện nay có rất ít nhà bán lẻ quan tâm đến tình trạng dữ liệu của họ trước khi triển khai hệ thống. Khi bắt đầu triển khai, việc tinh gọn dữ liệu lại làm tiêu tốn khá nhiều thời gian và tăng thêm chi phí cho dự án.

Hơn ai hết, các nhà bán lẻ chính là người hiểu rõ nhất về hệ thống dữ liệu của mình. Vì vậy, một trong những động thái tác động lớn nhất đến hiệu quả và tốc độ triển khai hệ thống ERP mà các nhà bán lẻ nên làm đó chính là tinh gọn dữ liệu trước khi bắt đầu dự án.

 

Hiểu rõ dữ liệu

Có hai giải pháp để tinh gọn dữ liệu: Trích xuất, tinh gọn sau đó nhập lại dữ liệu vào hệ thống một cách thủ công; hoặc thông qua các chương trình tiện ích được viết bởi các nhà phát triển phần mềm. Việc lựa chọn giải pháp nào phù hợp hoàn toàn dựa vào sự nắm vững về dữ liệu cũng như trình độ chuyên môn của đội ngũ trong doanh nghiệp.

Dù bạn chọn giải pháp nào hoặc hệ thống ERP mới của bạn ra sao thì những việc quan trọng sau đây vẫn cần được thực hiện để cải thiện dữ liệu, chẳng hạn như việc đảm bảo tính thống nhất của các ký tự in hoa hoặc ký tự thường, tất cả đều được viết đúng chính tả và các trường dữ liệu như “địa chỉ” hoặc “mô tả” đều phải điền đầy đủ.

Để dữ liệu của bạn được lưu trữ hợp lý, bạn cần phải hình dung được nó trông như thế nào trong hệ thống ERP mới cũng như là các hệ thống tích hợp khác. Chẳng hạn như độ dài của các trường dữ liệu là bao nhiêu? Bạn có cần loại bỏ các ký tự đặc biệt không? Bạn đã loại bỏ dữ liệu trùng lặp của các đối tượng dữ liệu như khách hàng, nhà cung cấp và các mặt hàng chưa?

Nếu bạn dự định sẽ chuyển đổi mọi thứ và làm tinh gọn dữ liệu sau thì điều này có thể dẫn đến những rắc rối lớn. Thay vì vậy, bạn nên loại bỏ những dữ liệu không cần thiết, hoặc ưu tiên chuyển đổi những dữ liệu cần thiết trước, sau đó là chuyển đổi những dữ liệu cũ hơn, có thể là ở giai đoạn sau của dự án. Ngoài ra, bạn cũng có thể duy trì hệ thống cũ một khoảng thời gian để truy xuất những dữ liệu này.

Tìm và xóa những dữ liệu dư thừa. Đơn cử trường hợp một ai đó đã lập ra một lệnh chuyển hàng dựa trên một đơn hàng nào đó nhưng trên thực tế lại không nhận được gì và cũng không xóa nó đi. Khi đó, bạn cũng nên xem xét chỉnh sửa lại các tham số sao cho các dữ liệu dư thừa như trên bị xóa đi. Hoặc bạn có thể viết và sử dụng các mã lệnh để xác định, xem xét và xóa dữ liệu này ra khỏi hệ thống.

Kiểm tra dữ liệu kỹ càng: bắt đầu từ môi trường kiểm thử và sau đó là dần dần chuyển lên môi trường vận hành thực tế với một ít dữ liệu để chắc chắn mọi thứ diễn ra suôn sẻ như mong muốn. Tất nhiên, bạn cần phải luôn luôn sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện để có thể phục hồi lại trong trường hợp cần thiết.

Giữ gìn nhà cửa sạch đẹp

Tinh gọn dữ liệu là một công việc lớn và rất quan trọng trong việc duy trì chất lượng của dữ liệu. Đào tạo người dùng kỹ lưỡng về hệ thống mới, rà soát và kiểm tra nhằm ngăn chặn người dùng tạo dữ liệu sai, đồng thời thiết lập các quy tắc để bảo vệ dữ liệu càng nhiều càng tốt.

Dữ liệu là một tài sản vô cùng to lớn. Nó được sử dụng để trao đổi với khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên. Báo cáo và phân tích chỉ mang lại hiệu quả khi dữ liệu chính xác, đầy đủ và không có dữ liệu rác..

Xem thêm tin mới

Khác

Cách để các nhà quản lý tài chính doanh nghiệp tối đa hoá dòng tiền & giảm tổn thất”

Bất kỳ chuyên gia tài chính nào cũng biết rằng hàng tồn kho đại diện cho một trong những tài sản và các khoản đầu tư lớn của doanh nghiệp. Vấn đề là các giám đốc tài chính (CFOs) thường không có đủ công cụ để xem và giám sát mối quan hệ giữa hàng ... Read more
22/09/2023
BTM Global Vietnam x Bizzi tại sự kiện online "VÌ SAO CHỦ DOANH NGHIỆP THƯỜNG “RƠI TIỀN” MÀ KHÔNG HAY BIẾT?"

Sự kiện

99% chủ doanh nghiệp “rơi tiền” mà không hay biết?

Việc quản lý tài chính là một phần quan trọng trong việc điều hành doanh nghiệp, nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng. Nhiều chủ doanh nghiệp thường phải đối mặt với tình trạng tiền bạc thất thoát mà họ không hề hay biết. Điều này có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm ... Read more
21/09/2023

Câu chuyện thành công

Case Study: Đất Hợp Nâng Cao Trải Nghiệm Khách Hàng Với Oracle NetSuite CRM/ERP

1.Thông tin nhanh Quản lý quan hệ khách hàng Oracle NetSuite CRM Quản trị nguồn lực doanh nghiệp Oracle NetSuite ERP Quản lý bảo trì, bảo hành thiết bị đo đạc Oracle NetSuite WRM (Warranty and Repairs Management) Báo cáo quy đổi doanh thu Gói tài chính Việt hóa theo kế toán Việt Nam Đất ... Read more
19/09/2023
Chuyển đổi sang IFRS đang là xu hướng chung của nhiều Doanh nghiệp tại Việt Nam.

Go live

Chuyển đổi từ VAS sang IFRS: Khởi động dự án Oracle NetSuite giai đoạn 2 giữa Kingspan và BTM Global

Doanh nghiệp hàng đầu về các giải pháp bảo vệ công trình và tòa nhà toàn cầu – Kingspan tiếp tục đặt niềm tin vào BTM Global nhằm triển khai giai đoạn 2 giải pháp Oracle NetSuite ERP cho văn phòng tại Việt Nam. Vừa qua (17/08/2023), Kingspan Việt Nam và BTM Global Việt Nam ... Read more
19/09/2023
Tối ưu hóa chi phí sản xuất trong ngành thực phẩm và đồ uống - 1920x1080

Sự kiện

Webinar | Tối ưu hóa chi phí sản xuất trong ngành thực phẩm và đồ uống

Các doanh nghiệp trong ngành thực phẩm và đồ uống đang quan tâm cách để hoạt động kinh doanh trở nên hiệu quả và tối ưu hóa chi phí sản xuất thì không thể bỏ lỡ sự kiện này!  Hội thảo:“Tối ưu hóa chi phí sản xuất trong ngành thực phẩm và đồ uống” do ... Read more
15/09/2023
Hình minh hoạ - MRP có bao nhiêu bước

Oracle NetSuite

MRP – Chìa khóa tối ưu hóa sản xuất và quy trình quản lý kho cho doanh nghiệp

Nắm bắt cơ hội và cân bằng cung cầu là một phần quan trọng trong quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Bài viết giới thiệu về MRP, một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và quản lý tồn kho hiệu quả, đảm ... Read more
11/09/2023