MRP – Chìa khóa tối ưu hóa sản xuất và quy trình quản lý kho cho doanh nghiệp

Nắm bắt cơ hội và cân bằng cung cầu là một phần quan trọng trong quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Bài viết giới thiệu về MRP, một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và quản lý tồn kho hiệu quả, đảm bảo cung ứng sản phẩm đúng hạn với chi phí tối ưu.

I.Giới thiệu tổng quan về MRP

1. MRP là gì?

MRP viết tắt của Material Requirements Planning (Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu), là một hệ thống lập kế hoạch cung ứng tiêu chuẩn giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà sản xuất sản phẩm, hiểu và quản lý tốt các yêu cầu về hàng tồn kho để đảm bảo cân bằng cung – cầu hợp lý. MRP là một phần quan trọng của hệ thống quản lý chuỗi cung ứng, giúp tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, lên lịch sản xuất, và giao hàng đúng sản phẩm, đúng thời điểm với chi phí thấp nhất.

2. MRP gồm những tính năng gì?

MRP cung cấp một loạt các tính năng quan trọng để quản lý nguyên vật liệu và sản xuất một cách hiệu quả:

• Lập kế hoạch nhu cầu (Demand Planning): MRP cho phép dự đoán nhu cầu sản phẩm trong tương lai dựa trên dữ liệu bán hàng lịch sử và dự báo bán hàng.
• Lập kế hoạch cung ứng (Supply Planning): Hệ thống tạo kế hoạch chi tiết dựa trên dự báo cung ứng nguyên vật liệu, bao gồm đặt hàng, lệnh sản xuất và lệnh chuyển hàng.
• Lập lịch sản xuất (Production Scheduling): Lập kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả dựa trên máy móc sẵn có, năng lực lao động và thời gian giao hàng của nhà cung cấp.
• Quản lý tồn kho (Inventory Management): Cung cấp thông tin chi tiết về tồn kho của từng mặt hàng và thành phần.
• Quản lý BOM (Bill of Materials Management): Quản lý tất cả các thành phần cần thiết cho quá trình sản xuất, đảm bảo sẵn sàng khi cần. Ví dụ, đối với một nhà sản xuất xe đạp, BOM sẽ bao gồm tất cả các bộ phận như khung, lốp, xích và ghế. Bằng cách đảm bảo rằng mỗi thành phần này luôn sẵn sàng khi cần, NetSuite có thể giúp doanh nghiệp tránh được sự chậm trễ trong sản xuất.
• Phân tích tình huống giả định (What-if Scenario Analysis): Cho phép doanh nghiệp tạo, so sánh và phân tích các kịch bản khác nhau để đưa ra dự đoán về các thay đổi tiềm năng.
• Lập kế hoạch đa vị trí (Multi-location Planning): Quản lý nhu cầu và cung ứng trên nhiều vị trí khác nhau.
• Quản lý đơn hàng (Order Management): Tự động tạo đơn hàng dựa trên phân tích cung cầu, đảm bảo nguyên vật liệu sẵn sàng để thực hiện đơn hàng.
• Quản lý ngoại lệ (Exception Management): Thông báo sự gián đoạn,  sự cố tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến lịch trình sản xuất hoặc giao hàng. Cho phép doanh nghiệp thực hiện các bước một cách chủ động hơn.
• Báo cáo và Bảng điều khiển (Reporting and Dashboards): Tạo báo cáo chi tiết và bảng điều khiển trực quan để theo dõi thông tin quan trọng về MRP, bao gồm mức tồn kho, trạng thái đơn hàng và lịch trình sản xuất.
• Khả năng tích hợp (Integration Capabilities): Liên kết với các mô-đun NetSuite khác như kế toán, bán hàng và CRM để cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

II. MRP hoạt động như thế nào?

MRP hoạt động dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp và Bill of Material (BOM) để tính toán nguyên vật liệu cần thiết, số lượng và thời điểm cần mua.

Hệ thống sẽ trả lời ba câu hỏi quan trọng:

• Cần cái gì?
• Mua bao nhiêu?
• Khi nào cần?

Quá trình này bao gồm:

• Xác định nhu cầu: Dựa trên đơn hàng của khách hàng và dự báo nhu cầu để xác định nguyên vật liệu cần.
• Kiểm tra tồn kho và phân bổ nguồn lực: MRP sẽ theo dõi lượng tồn kho, đơn hàng và chuyển hàng để quản lý nguồn cung ứng.
• Lập kế hoạch sản xuất: Xác định nguyên vật liệu và nguồn lực cần thiết cho sản xuất và đề xuất lệnh sản xuất, mua hàng và chuyển hàng phù hợp.
• Xác định rủi ro và đưa ra kiến nghị: MRP đưa ra cảnh báo trễ hoặc cần điều chỉnh đơn hàng để đảm bảo sản xuất suôn sẻ.

III. Tại sao MRP quan trọng?

MRP đóng một vai trò quan trọng trong quản lý kho và sản xuất vì:

• Đảm bảo cân bằng cung và cầu hợp lý, tránh mua nhiều hoặc không đủ nguyên vật liệu.
• Giúp quản lý tồn kho hiệu quả, đảm bảo sản xuất và giao hàng đúng thời điểm.
• Kết nối toàn bộ hệ thống để theo dõi tồn kho và tiến trình sản xuất.

IV. MRP có bao nhiêu bước?

MRP có tổng cộng 4 bước quan trọng:

• Xác định yêu cầu để đáp ứng: Dựa vào đơn hàng khách hàng và dự báo nhu cầu để xác định nhu cầu. MRP sử dụng BOM để xác định nguyên vật liệu cần.
• Kiểm tra tồn kho và phân bổ nguồn lực: MRP theo dõi tồn kho và phân bổ nguồn cung ứng dựa trên lịch trình sản xuất.
• Lập kế hoạch sản xuất: Hệ thống xác định nguyên vật liệu và nguồn lực cần thiết cho sản xuất, đề xuất lệnh sản xuất, mua hàng, chuyển hàng phù hợp.
• Xác định rủi ro và đưa ra kiến nghị: MRP có khả năng kết nối các yếu tố như nguyên vật liệu, lệnh sản xuất (Work Order) và lệnh đặt hàng (Customer Order), giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý vấn đề khi có phát sinh.

V. Dữ liệu đầu vào và đầu ra của MRP

1. Dữ liệu đầu vào của MRP:

• Dự báo nhu cầu (Demand)
  • Sales Forecast (Dự báo bán hàng)
  • Customer Order/Sales Order (Đơn hàng khách hàng)
  • MRP sẽ kết nối với ERP để lấy dữ liệu sales quá khứ, điều chỉnh dữ liệu dự đoán
• Quản lý nguyên vật liệu (Bill of materials – BOM)
• Tồn kho (Inventory)
• Kế hoạch sản xuất tổng thể (Master production schedule)

2. Dữ liệu đầu ra của MRP: Tính toán được nguyên vật liệu cần, số lượng cần mua và thời điểm cần mua.

VI. Lợi ích của MRP

MRP mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Lập kế hoạch sản xuất hiệu quả, đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu sẵn có và đáp ứng nhu cầu khách hàng đúng thời điểm.
• Liên kết toàn bộ hệ thống để theo dõi tồn kho và tiến trình sản xuất.
• Giúp quản lý nhiều bản thành phẩm khác nhau và theo dõi tiến trình sản xuất.

VII. Thử thách khi dùng MRP

Việc thu thập và duy trì dữ liệu chính xác đòi hỏi sự tỉ mỉ và quản lý cẩn thận từ phía doanh nghiệp. Sử dụng MRP đòi hỏi dữ liệu đầu vào chính xác và hoàn chỉnh. Dưới đây là một số thách thức có thể đối mặt khi sử dụng MRP:

1. Dữ liệu kho đầu vào KHÔNG chính xác, đầy đủ. Nếu dữ liệu kho không được cập nhật thường xuyên hoặc bị sai sót, MRP sẽ không thể tạo ra kế hoạch cung ứng và sản xuất chính xác.
2. Thời gian hoàn thành của bán thành phẩm KHÔNG được ước tính đúng. Để tính toán thời gian sản xuất, MRP cần biết thời gian hoàn thành chính xác của từng bản thành phẩm. Nếu thông tin này không đúng, kế hoạch sản xuất có thể gặp khó khăn.
3. Thời gian sản xuất (production lead-time) của nhà cung cấp KHÔNG được xác định chính xác. MRP dựa vào thời gian sản xuất để xác định thời điểm cần đặt hàng. Nếu thời gian này không được cập nhật hoặc tính toán sai, có thể xảy ra thiếu hụt nguyên vật liệu.
4. Tính toán thất thoát KHÔNG chính xác. MRP cần tính toán mất mát nguyên vật liệu để đảm bảo đủ lượng cần mua. Nếu mất mát không được ước tính chính xác, có thể dẫn đến đặt hàng quá nhiều hoặc quá ít.

VIII. Kết luận

MRP (Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu) là một công cụ mạnh mẽ trong quản lý hàng tồn kho và sản xuất. MRP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa cung ứng, việc tự động tính toán và lập kế hoạch, giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc, đồng thời đảm bảo luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Câu hỏi thường gặp (FAQS)

1. MRP có phù hợp cho mọi loại doanh nghiệp không?

MRP thường phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất hoặc quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên, hiệu quả của nó có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành công nghiệp và quy mô của doanh nghiệp.

2. MRP có thể tích hợp với các hệ thống khác không?

Có, MRP thường có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như kế toán và CRM để cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Làm thế nào để đảm bảo dữ liệu đầu vào của MRP chính xác?

Để đảm bảo dữ liệu đầu vào chính xác, doanh nghiệp cần duyệt xét và cập nhật thường xuyên. Hãy đảm bảo rằng các thông tin về tồn kho, đặt hàng và dự đoán đều được cập nhật đầy đủ và đúng.

4. MRP có giúp tiết kiệm chi phí không?

Có, MRP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng cách tối ưu hóa sản xuất và hàng tồn kho, đảm bảo rằng doanh nghiệp mua và sản xuất đúng lượng, đúng thời điểm.

5. Làm thế nào để khắc phục thách thức khi dùng MRP?

Để khắc phục thách thức khi dùng MRP, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng dữ liệu đầu vào đúng và cập nhật thường xuyên. Đồng thời đảm bảo rằng doanh nghiệp hiểu rõ cách hệ thống hoạt động và có kế hoạch dự phòng cho các tình huống khẩn cấp.

Về BTM Global Việt Nam 

BTM Global Việt Nam được thành lập năm 2004, là đối tác Vàng (Gold partner) dài hạn với tập đoàn Oracle và cũng là đối tác chuyên triển khai các giải pháp Oracle NetSuite tại Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại Thành phố Minneapolis, bang Minnesota của Mỹ và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, tích hợp và triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP & CRM cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây. Bên cạnh đó, chúng tôi còn mang đến các giải pháp Kho dữ liệu (Data Warehouse), các giải pháp Oracle & E-Commerce cho ngành bán lẻ từ chuỗi cửa hàng nhỏ lẻ đến những tập đoàn bán lẻ nổi tiếng trên thế giới.

» Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.btmglobal.com

» Cùng tìm hiểu thêm về Oracle NetSuite ERP tại đây.