• Sự bùng nổ của ngành thương mại điện tử với lượng giao dịch khổng lồ từ Titokshop, Shopee, Tiki, Lazada…
• Sở thích của khách hàng ngày càng đa dạng
• Những gián đoạn không được dự đoán trước của chuỗi cung ứng.

Tất cả các yếu tố này dần biến việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả ngày càng trở nên cần thiết và quan trọng đối với các nhà sản xuất, nhà phân phối, nhà bán lẻ hay các công ty thương mại điện tử.

Kiểm kê hàng tồn kho là một phần không thể thiếu trong hoạt động kiểm soát nội bộ của các tổ chức và có xu hướng trở thành công việc cần sự tham gia và góp sức của rất nhiều người mỗi năm. Thông thường, quá trình này sẽ kéo dài trong ít nhất một tuần và gây gián đoạn công việc của mọi người trong khi diễn ra việc kiểm đếm số lượng hàng tồn kho thực tế.

Để đưa ra các quyết định về chỉ tiêu kinh doanh, ngân sách và dự báo dòng tiền chính xác, các nhà quản lý, các cổ đông cần nắm bắt dữ liệu hàng tồn kho càng chuẩn chỉnh càng tốt. Ví như việc các công ty niêm yết phải đảm báo các báo cáo tài chính của họ là đáng tin cậy. Điều này cũng đồng nghĩa việc các nhà kiểm toán và các tập đoàn cần phải thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ trước ngày cuối cùng của các kỳ báo cáo.

Bởi vì việc kiểm kê hàng tồn kho thường diễn ra một cách thủ công nên tiêu tốn rất nhiều thời gian và xảy ra sai sót. Ví dụ: khi một người phải quét mã hàng tồn kho trong suốt quá trình lưu, kiểm tra hoặc lấy hàng, những sai sót chắc chắn sẽ xuất hiện. Việc tìm, kiểm đếm và ghi lại từng mặt hàng là công việc gây mất thời gian.

Tuy nhiên, mọi chuyện sẽ còn tệ hơn nữa khi mặt hàng này được lưu giữ tại nhiều vị trí khác nhau trong nhà kho. Ngay cả khi công tác kiểm kê kho này đã được hoàn tất, sự chênh lệch giữa số lượng sổ sách và số lượng thực tế cũng cần được xử lý, xác định nguyên nhân sai sót, cải thiện lại quy trình hiện hữu để tránh việc lặp lại các sai sót.

Kiểm kê hàng tồn kho là việc bất đắc dĩ và cũng là một gánh nặng đối với doanh nghiệp. Tài liệu này sẽ khám phá những thách thức nổi cộm về việc kiểm kê hàng tồn kho mà các công ty hiện đang phải đối mặt.

Tài liệu cũng chỉ ra cách giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trên nền tảng đám mây có thể đảm bảo số lượng hàng tồn kho luôn chính xác.

Tại sao các công ty cần kiểm kê hàng tồn kho thực tế

Bất kỳ công ty lấy Hàng hóa làm trung tâm đều có từ 20% đến 30% tổng giá trị tài sản gắn liền với chi phí lưu trữ hàng tồn kho (tuỳ theo từng ngành hàng cụ thể). Những chi phí tồn kho này không chỉ đến từ giá trị của chính sản phẩm đó, mà còn được cấu thành từ chi phí lưu kho, kiểm soát và quản lý hàng hoá liên quan (tất nhiên là cả chi phí kiểm kê). Các quy trình kiểm soát hàng tồn kho thiếu hiệu quả có thể làm gia tăng tỷ trọng chi phí này. Ngược lại, một quy trình quản lý tốt sẽ giúp giảm thiểu đáng kể các chi phí không đáng có.

Kiểm kê hàng tồn kho là một trong những công việc vận hành bắt buộc để giữ cho số liệu sổ sách chính xác và tức thời

Dữ liệu hàng tồn kho được cập nhật liên tục cung cấp dự báo tốt hơn về việc mua – bán và đảm bảo rằng các tổ chức đang dự trữ một số lượng hàng tồn kho phù hợp để đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng, hoặc sản xuất kịp thời các mặt hàng cần thiết để đáp ứng cả hai nhu cầu trên. Việc thực hiện kiểm kê hàng tồn kho còn giúp doanh nghiệp tránh tình trạng lưu kho dư thừa. Đồng thời, các công ty cũng có thể lập các kế hoạch quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn để dự phòng cho những tổn thất do hư hỏng hay mất mát gây ra.

Một lưu ý rằng khi số ngày tồn kho của mặt hàng tăng lên, giá trị của chúng sẽ giảm dần đi tương ứng

Theo thời gian, chi phí lưu trữ những mặt hàng sẽ bắt đầu lớn hơn giá trị thực tế của chúng.

Bằng cách sử dụng máy quét cầm tay (hoặc các công nghệ đếm hàng tồn kho khác), sự chênh lệch hàng tồn kho thực tế và số lượng tồn kho được ghi nhận trên hệ thống sẽ được giải quyết nhanh chóng hơn, các

công ty có thể cải thiện độ chính xác khi kiểm đếm và giảm đáng kể lượng thời gian cần thiết để thực hiện các công việc này.

Những lý do quan trọng khác để thực hiện kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

1. Kiểm tra và điều chỉnh mức tồn kho định kỳ, giúp cho người quản lý nắm bắt được sự chênh lệch giữa tồn kho sổ sách và tồn kho thực tế.
2. Theo dõi và quản lý hành vi trộm cắp. Sự chênh lệch giữa số lượng hàng tồn kho sổ sách được ghi nhận trên hệ thống và số lượng hàng tồn kho thực tế có thể là do các mặt hàng này bị mất, đánh cắp hoặc bị hỏng. Hệ thống sẽ không nhận diện được số lượng hàng hoá bị thất thoát này nếu như các nhân viên không tự ghi nhận vào hệ thống.
3. Xây dựng ngân sách chính xác. Các công ty có số lượng hàng tồn kho chính xác có thể lập kế hoạch ngân sách tốt hơn cho các đơn đặt hàng trong năm tới.
4. Báo cáo chính xác lợi nhuận thu được. Việc ghi nhận trị giá hàng tồn kho không chính xác sẽ dẫn đến việc ghi nhận giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp và thu nhập ròng bị sai lệch. Các công ty niêm yết có trách nhiệm cung cấp số liệu chính xác trên các báo cáo tài chính cho các cổ đông hằng năm.

Những thách thức khi kiểm kê hàng tồn kho

Theo dõi lượng hàng hoá mua và bán về mặt lý thuyết là đơn giản nhưng thực tế không phải lúc nào cũng như thế. Việc theo dõi cũng bao gồm tính toán các chỉ số như tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho và chi phí mua thực tế, cả hai đều có thể làm tăng tổng đầu tư hàng tồn kho của doanh nghiệp. Các tổ chức cần đủ hàng tồn kho – đúng thời điểm – nhằm đáp ứng nhu cầu của khách cho mọi đơn hàng, đồng thời cũng sẽ tránh được tình trạng thừa hàng, lỗi mốt hoặc cận date.

Vấn đề đau đầu nhất của việc kiểm đếm hàng tồn kho vật lý là thực hiện theo cách thủ công – một quy trình như vậy thường dùng phiếu đếm bằng giấy, bảng danh sách mặt hàng xuất từ hệ thống phần mềm và bút viết. Một số doanh nghiệp có thể có số lượng nhân viên hạn chế và cần phải tuyển dụng nhân viên tạm thời hoặc bán thời gian để giúp hoàn thành việc kiểm đếm hàng tồn kho.

Mặc dù mọi thứ trông có vẻ rẻ tiền, nhưng phương pháp này mất rất nhiều thời gian, phát sinh nhiều lỗi và gây gián đoạn hoặc ngừng hoạt động của kho. Các công ty có thể giảm bớt một phần của sự phức tạp này bằng cách ứng dụng thêm công nghệ RFID, mã vạch hoặc thiết bị di động. Tuy nhiên, ngay cả phương pháp điện tử để đếm hàng tồn kho vật lý cũng cần thêm thời gian và nguồn lực để hoàn thành và không thể loại bỏ hoàn toàn các sai số.

Bên cạnh đó, nếu quy trình này không được thực hiện đúng cách, việc kiểm kê hàng tồn kho thực tế không chỉ tốn thời gian mà còn có thể gây ra các sai số. Khi số liệu được lập và trình bày trên báo cáo tài chính hàng năm hay báo cáo quản trị quan trọng khác của công ty, những sai sót này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận thuần của tổ chức và gây nghi ngờ về kết quả tài chính đã công bố.

So sánh các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Các doanh nghiệp thường thực hiện kiểm đếm hàng tồn kho vật lý trước khi lập báo cáo tài chính năm. Tuy nhiên, việc kiểm kê hàng tồn kho mỗi năm một lần không phải lúc nào cũng mang lại kết quả chính xác. Cách tốt nhất để giảm bớt nỗi đau khi kiểm đếm thủ công là tiến hành theo định kỳ thường xuyên và xuyên suốt một năm, với tần suất xác định trước. Việc kiểm kê này có thể được tiến hành thủ công hoặc ứng dụng các thiết bị điện tử, sử dụng đếm theo chu kỳ hoặc bằng cách tiến hành đếm toàn bộ hàng tồn kho.

Cycle counting (kiểm đếm chu kỳ) là gì?

Việc kiểm kê hàng tồn kho là một công việc bắt buộc mặc dù đây là một công việc tương đối mệt mỏi đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng có nhiều cách giảm gánh nặng, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp và cho phép phân bổ nguồn lực lao động cho những nhiệm vụ quan trọng hơn. Một trong số những cách đó chính là áp dụng quy trình đếm chu kỳ – cycle counting. Đếm chu kỳ là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên và có hệ thống, để kiểm đếm hàng tồn kho của công ty. Đây là một trong những phương pháp quản lý hàng tồn kho cho phép công tác đếm tập trung vào việc kiểm kê các mặt hàng trong khu vực được chỉ định của kho, mà không gây gián đoạn các hoạt động khác như khi thực hiện kiểm kê vật lý hoàn chỉnh. Do đó, việc đếm chu kỳ đã trở thành một chiến lược quản lý hàng tồn kho phổ biến cho các doanh nghiệp ở tất cả các ngành. Phương pháp này thường được tự động hóa và thực hiện ít nhất một lần mỗi quý.

Lợi ích của đếm chu kỳ

Với việc kiểm đếm tồn kho theo chu kỳ, các vấn đề có thể được xác định và giải quyết nhanh chóng hơn, so với chỉ một lần kiểm kê mỗi năm. Điều này giúp các tổ chức giảm đáng kể lượng thời gian dành cho việc kiểm đếm – giảm chi phí và từ đó tạo ra một lợi thế cạnh tranh lớn khác trong môi trường mà khách hàng mong đợi các đơn đặt hàng được vận chuyển nhanh hơn với chi phí thấp hơn.

Các doanh nghiệp thực hiện tự động hóa công việc đếm chu kỳ thường thúc đẩy việc kiểm kê được diễn ra nhanh hơn và đem đến kết quả chính xác hơn.

Ví dụ: sử dụng RFID và mã vạch sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc ghi lại số lượng hàng tồn kho để tìm đúng số mặt hàng. Các lợi ích khác của các công nghệ tự động hóa này còn bao gồm đơn giản hóa quy trình xuất nhập kho, cung cấp số liệu chuẩn hơn về hàng tồn kho hiện có, quản lý tốt hơn hàng hóa bị thất lạc hoặc bị đánh cắp, và quản lý hàng tồn kho được cải thiện ở mức tổng thể.

Một số lợi ích chính của kiểm đếm theo chu kỳ (Cycle counting) bao gồm:

• Tỷ lệ thực hiện thành công đơn hàng cao hơn
• Cung cấp dịch vụ khách hàng ở mức độ tốt hơn
• Đánh giá hàng tồn kho chính xác hơn
• Doanh số bán hàng cao hơn
• Tăng tần suất kiểm kê
• Giảm bớt các sai sót
• Giảm bớt tình trạng hàng tồn kho lỗi mốt/ quá hạn dùng.
• Hoạt động tổng thể hiệu quả hơn
• Cải thiện quy trình khoá sổ
• Giảm chi phí kiểm toán
• Không phát sinh thêm chi phí tăng ca nhân viên
• Khả năng phát hiện nhanh hành vi trộm cắp

Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạn chế đóng băng hàng tồn kho hay gián đoạn công việc

Các doanh nghiệp có số lượng hàng tồn kho chiểm tỷ trọng lớn (ví dụ: nhà bán sỉ, nhà phân phối hay nhà bán lẻ) nhận thấy việc phải “đóng băng” kho gây thiệt hại lớn. Để hỗ trợ cho việc kiểm kê hàng tồn kho hằng năm, các tổ chức có thể triển khai hệ thống kê khai thường xuyên để đáp ứng nhu cầu của kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Mặc dù không loại bỏ hoàn toàn nhu cầu về việc kiểm kê thực tế, nhưng hệ thống kê khai thường xuyên sử dụng các điểm bán hàng và máy quét để ghi lại những thay đổi của hàng tồn kho theo thời gian thực, giúp việc kiểm kê vật lý trở nên đơn giản hơn đáng kể.

Điều này rất quan trọng vì việc phải tạm dừng một phần hay toàn bộ các hoạt động trong khoảng một tuần có thể khiến doanh nghiệp bị tụt lại và mất đi lợi thế cạnh tranh khi quay trở lại.

Doanh nghiệp nào cần kiểm kê tồn kho?

Tất cả nhà bán lẻ, nhà sản xuất, nhà phân phối và các doanh nghiệp thương mại điện tử đều cần phải kiểm đếm hàng tồn kho. Ngay cả những doanh nghiệp có số lượng hàng tồn kho nhỏ cũng cần biết mình đang nắm giữ tồn kho với số lượng bao nhiêu, SKUs nào đang thiếu hụt trên kệ và SKUs nào cần bổ sung thường xuyên hơn, không quan trọng phương pháp kiểm kê là thường xuyên hay định kỳ.

Ví dụ:

Các doanh nghiệp có nhiều hàng tồn kho như nhà phân phối sẽ được hưởng lợi từ hệ thống kê khai thường xuyên. Hệ thống này không chỉ làm hài lòng kiểm toán mà còn đảm bảo sản phẩm được đặt đúng nơi và đúng thời điểm khi doanh nghiệp cần. Trong trường hợp hệ thống kiểm kê định kỳ dựa vào số lượng thực tế không thường xuyên, hệ thống kê khai thường xuyên sẽ liên tục theo dõi số dư hàng tồn kho và tự động cập nhật bản ghi hàng tồn kho khi các mặt hàng được xuất bán hoặc nhập kho.

Một công ty may mặc phải đáp ứng những thay đổi sở thích thường xuyên của người tiêu dùng cần có một phương pháp đếm hàng tồn kho mạnh mẽ, để tránh bị tồn đọng quá nhiều từ các bộ sưu tập cũ. Bằng cách sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho được nâng cấp, các công ty may mặc có thể thực hiện các thay đổi nhanh hơn đối với danh mục sản phẩm của mình, theo dõi xu hướng của các mặt hàng mới và tạo không gian trống trong kho hoặc sàn bán lẻ.

Các công ty thực phẩm và đồ uống, các nhà điều hành nhà hàng cũng cần các quy trình kiểm đếm thực tế tốt. Đối mặt với một khối lượng lớn hàng hóa dễ hư hỏng, các công ty này phải thường xuyên kiểm kê hàng hóa đang nằm trong kho và kho hàng – đặc biệt là những mặt hàng mà thời hạn sử dụng có thể sắp hết và gần hư hỏng.

“Việc kiểm kê hàng tuần giúp cấp chúng tôi liên tục cải tiến được quy trình sơ chế, bảo quản nguyên vật liệu tươi. Đây là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng và duy trì lợi thế cạnh tranh của chuỗi”

Anh Sinh Phạm – Founder chuỗi An Nhiên Coffee cho biết.

Những thông lệ tốt nhất cho kiểm kê

Ngay cả những công ty có quy trình tổ chức tốt nhất, chặt chẽ nhất cũng có thể gặp phải khó khăn trong việc kiểm đếm hàng tồn kho. Ví dụ: có thể vô tình gây ra lỗi số liệu hàng tồn kho khi giao dịch với nhiều địa điểm hoặc gặp phải các vấn đề như độ trễ giữa thực tế và sổ sách. Khi dữ liệu không được cập nhật theo thời gian thực, sẽ tạo ra những sai lệch. Để tránh những thách thức này, các công ty nên xác định rõ quy trình của mình, theo dõi độ chính xác của hàng tồn kho và sau đó nỗ lực đạt được mức độ chính xác cao trong quá trình này.

Khi xây dựng quy trình kiểm kê, các công ty nên cân nhắc đến ba yếu tố chính dưới đây:

• Số lượng mặt hàng. Xác định số lượng sản phẩm hoặc đơn vị tồn kho doanh nghiệp muốn đếm cùng một lúc. Căn cứ vào số lượng đã chọn, dựa vào tổng số mặt hàng, số lượng sản phẩm có giá trị cao và số lượng hợp lý để tính theo từng khoảng thời gian.
• Nguồn lực có sẵn. Xác định số lượng nhân viên hiện có và họ có thể dành bao nhiêu thời gian để kiểm kê hàng hóa. Ví dụ: một số công ty đề nghị nhân viên sử dụng thời gian trước khi kết thúc ca làm việc để đếm các mặt hàng trong khu vực được phân công. Thời điểm này tận dụng thời gian tạm lắng tự nhiên về năng suất của nhân viên cho công việc tương đối dễ dàng.
• Tuần suất kiểm kê. Tần suất sẽ tùy thuộc vào số lượng SKU doanh nghiệp muốn đếm theo chu kỳ trong năm. Ví dụ: nếu muốn đếm 1.000 SKU mỗi năm, thì hãy đếm 83 mỗi tháng, 21 mỗi tuần và 3 mỗi ngày, giả sử chỉ đếm mỗi SKU một lần mỗi năm. Công ty có thể muốn đếm các mặt hàng có giá trị cao một cách thường xuyên hơn và đừng quên tính đến thời gian cần thiết để kiểm đếm hàng ngày.

Các công ty có thể sử dụng các phương pháp tối ưu bên dưới để vận hành quy trình kiểm kê thành công:

• Đóng tất cả giao dịch cho các mặt hàng trong kho trước khi đếm chu kỳ.
• Nếu sử dụng phương pháp ABC—theo đó công ty phân loại các mặt hàng tồn kho dựa trên giá trị tiêu thụ của mỗi mặt hàng—hãy đảm bảo phân loại các mặt hàng đó vào nhóm đếm tương ứng bằng cách sử dụng các quy trình được ghi lại, được chỉ định.
• Đếm tất cả các sản phẩm cho tất cả SKU được liệt kê.
• Quyết định sản phẩm gì và đếm khi nào. Ví dụ: có thể hợp lý khi đếm các mặt hàng có giá trị cao hoặc di chuyển nhanh chóng trong kho hàng tuần.
• Đếm tất cả các mặt hàng khác hàng quý.
• Xác định các mặt hàng sao cho di chuyển tiện nhất trong kho.
• Đánh dấu chúng là nhanh nhất đến chậm nhất để tìm ra cách phân loại các mục cho lần đếm sau.
• Phân công nhân sự cụ thể cho các nhóm kiểm kê và đảm bảo rằng các nhóm đó kiểm kê tất cả các sản phẩm ít nhất một lần mỗi quý.
• Điều tra ngay lập tức mọi sai sót hoặc khác biệt có thể phát sinh (đừng đợi đến cuối năm mới giải quyết những vấn đề này).
• Ít nhất ban đầu, hãy đếm hai lần để đảm bảo rằng các con số là chính xác và yêu cầu người giám sát kiểm tra số lượng so với hàng tồn kho trong hệ thống. Ghi lại mọi thứ, bao gồm cả quá trình, những thay đổi và kết quả.

Mặc dù việc kiểm đếm thực tế mỗi năm một lần có vẻ là một lựa chọn tiết kiệm nhưng không phải thế. Việc đếm chu kỳ ít gây gián đoạn hơn, mang lại các số liệu hàng tồn kho đáng tin cậy hơn và có thể giảm bớt căng thẳng các lần kiểm kê. Bằng cách kết hợp hệ thống quản lý hàng tồn kho và hệ thống quản lý kho hàng (WMS) với việc đếm chu kỳ thường xuyên, các tổ chức được hưởng lợi nhờ số liệu tồn kho chính xác hơn, nhắc nhở tự động cho các mặt hàng cần kiểm đếm, khả năng phân loại các mặt hàng dựa trên khối lượng hoặc giá trị, duy trì, đảm bảo chất lượng sản phẩm và cuối cùng tỷ lệ hài lòng của khách hàng cao hơn.

Ready, Set, Go

Kiểm kê hàng tồn kho là một yêu cầu cần thiết tại các doanh nghiệp, bất kể đã có các công nghệ theo dõi và quản lý tồn kho hiệu quả đến mức nào. Việc duy trì số lượng mặt hàng chính xác có thể giúp giảm lượng hàng tồn kho an toàn, giảm chi phí chung và giúp công ty kiểm soát tốt hơn tài sản của mình.

Nhờ công nghệ tiên tiến, việc đếm hàng tồn kho thực tế đã trở nên dễ dàng hơn, ít bị đình trệ và cần ít nhân lực hơn. Bằng cách thay thế bảng tính Excel hoặc các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho thủ công khác bằng phần mềm kiểm soát hàng tồn kho như Oracle NetSuite ERP, các công ty có thể theo dõi hàng tồn kho của mình hiệu quả hơn đồng thời giảm sai sót của con người và tiết kiệm thời gian,  tiền bạc.

Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho cũng đảm bảo rằng các công ty luôn có đủ lượng hàng tồn kho ở đúng khu vực để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Giải pháp quản lý kho hàng và hàng tồn kho của Oracle NetSuite giúp người quản lý hàng tồn kho theo dõi và xác định vị trí hàng hóa ngay lập tức. Hệ thống này cũng bao gồm các tính năng như trí tuệ nhân tạo (AI), hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý (VMI) và tích hợp thiết bị di động. Ví dụ: tính năng đếm hàng tồn kho của nền tảng Oracle NetSuite Cloud ERP giúp cải thiện việc theo dõi hàng tồn kho và tăng cường khả năng kiểm soát đối với các tài sản chính, cho phép các công ty phân loại hàng tồn kho dựa trên khối lượng giao dịch và/hoặc giá trị, đồng thời nhập số lượng mặt hàng có sẵn định kỳ đều đặn để duy trì độ chính xác của hàng tồn kho.

Với ứng dụng dành cho thiết bị di động, người dùng có thể quét các thùng và đồ vật, tự động ghi lại số lô, số sê-ri, vị trí thùng và trạng thái hàng tồn kho. Điều này giúp việc kiểm tra hàng tồn kho ít ảnh hưởng đến công việc hàng ngày hơn và giảm các lỗi thủ công do chậm trễ, nhập sai mã.

Với chức năng tiêu chuẩn, Oracle NetSuite ERP không chỉ giúp các doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn mà còn mở rộng sang các gói giải pháp nâng cao hơn như quản lý kho hàng (WMS) và thiết bị tần số vô tuyến di động (RF).

CFO có thể tìm hiểu thêm

• Các CEO mong muốn gì ở một CFO: Dựa vào khảo sát từ rất nhiều Giám đốc điều hành (CEO), bài viết sẽ cung cấp thông tin về những gì mà các nhà CEO cần ở một CFO cũng như lộ trình để trở thành một CFO xuất sắc.
  Tăng hiệu suất vận hành khi áp dụng quét mã sản phẩm bằng di động: Tối ưu hóa hiệu suất quét mã sản phẩm bằng điện thoại di động để nâng cao hiệu quả là mục tiêu quan trọng của các ngành công nghiệp hiện nay.
• Khám phá cách CFO tự động hóa quy trình kế toán (AR/AP): Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ giải thích các cơ hội và lợi ích của việc tự động hóa AR/AP và những điều cần quan tâm khi tìm kiếm ở một giải pháp công nghệ.
• Tối ưu hàng tồn kho: Cách để doanh nghiệp tối đa hóa dòng tiền & giảm tổn thất: Tài liệu chỉ ra mối tương quan giữa hàng tồn kho & dòng tiền, cũng như cách mà các giám đốc tài chính (CFOs) có thể tăng lợi nhuận nhờ tối ưu hàng tồn kho.

• 5 dấu hiệu nhận biết thời điểm vàng để triển khai ERP tại doanh nghiệp: Kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất cho công ty chế biến thực phẩm ứng dụng công nghệ đám mây trong việc tìm kiếm giải pháp Chuyển đổi số cho doanh nghiệp của mình.

The post Kiểm kê hàng tồn kho: Để không là cơn ác mộng appeared first on BTM Global.

Các công ty mua, bán và/hoặc sử dụng các mặt hàng vật lý đều phải đối mặt với những khó khăn trong việc quản lý và ghi nhận số lượng hàng tồn kho chính xác. Sự bùng nổ của ngành thương mại điện tử với doanh số khổng lồ, sở thích của khách hàng ngày càng trở nên đa dạng, những sự gián đoạn không được dự đoán trước của chuỗi cung ứng đang dần biến việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả trở nên cần thiết và quan trọng đối với các nhà sản xuất, nhà phân phối, nhà bán lẻ hay các công ty thương mại điện tử.

Kiểm kê hàng tồn kho là một phần không thể thiếu trong hoạt động kiểm soát nội bộ của các tổ chức và có xu hướng trở thành công việc cần sự tham gia và góp sức của rất nhiều người mỗi năm. Thông thường, quá trình này sẽ kéo dài trong ít nhất một tuần và gây gián đoạn công việc của mọi người trong khi diễn ra việc kiểm đếm số lượng hàng tồn kho thực tế.

Để đưa ra các quyết định về ngân sách, hoạt động và quyết định tài chính chính xác, các nhà quản lý, các cổ đông cần nắm bắt dữ liệu hàng tồn kho. Ví như việc các công ty niêm yết phải đảm báo các báo cáo tài chính của họ là chính xác. Điều này cũng đồng nghĩa với việc các kiểm toán viên và các tập đoàn cần phải thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ trước ngày cuối cùng của các kỳ báo cáo.

Bởi vì việc kiểm kê hàng tồn kho này thường diễn ra một cách thủ công nên tiêu tốn rất nhiều thời gian và xảy ra sai sót. Ví dụ: khi một ngời phải chạm hoặc quét mã hàng tồn kho trong suốt quá trình cất, kiểm tra hoặc lấy hàng, những sai sót chắc chắn sẽ xuất hiện. Việc tìm kiếm, kiểm đếm và ghi lại từng mặt hàng là công việc gây mất thời gian. Tuy nhiên, mọi chuyện sẽ còn tệ hơn nữa khi mặt hàng này được cất trữ tại nhiều nơi khác nhau trong nhà kho hoặc phòng lưu trữ. Ngay cả khi công tác kiểm kê kho này đã được hoàn tất, sự chênh lệch giữa số lượng sổ sách và số lượng thực tế cũng cần được xử lý, xác định nguyên nhân sai sót, cải thiện lại quy trình để tránh việc lặp lại các sai lầm có thể tiêu tốn nhiều thời gian hơn.

Kiểm kê hàng tồn kho là việc bất đắc dĩ và cũng là một gánh nặng đối với doanh nghiệp. Bài viết này sẽ khám phá những thách thức nổi cộm về việc kiểm kê hàng tồn kho mà các công ty hiện đang phải đối mặt. Đồng thời, cho thấy việc kiểm kê theo chu kỳ thường xuyên, theo lịch trình định kỳ có thể giảm bớt những khó khăn này như thế nào và thảo luận về cách giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trên nền tảng đám mây có thể đảm bảo số lượng hàng tồn kho luôn chính xác.

1. Tại sao các công ty cần kiểm kê hàng tồn kho thực tế

Bất kỳ công ty có chuỗi cung ứng lấy sản phẩm làm trung tâm đều có từ 20% đến 30% tổng giá trị tài sản gắn liền với chi phí lưu trữ hàng tồn kho (tuỳ theo từng ngành hàng cụ thể). Những chi phí tồn kho này không chỉ đến từ giá trị nội tại của chính sản phẩm đó, mà còn được cấu thành từ chi phí lưu kho, kiểm soát và quản lý hàng hoá liên quan. Các quy trình kiểm soát hàng tồn kho thiếu hiệu quả có thể làm gia tăng tỷ trọng chi phí này. Ngược lại, một quy trình quản lý tốt sẽ giúp giảm thiểu đáng kể các chi phí này.

Xem thêm: Tăng hiệu suất vận hành khi áp dụng quét mã sản phẩm bằng di động

Kiểm kê hàng tồn kho vật lý là một trong những phần thiết yếu để giữ cho số liệu sổ sách chính xác và tức thời

Dữ liệu hàng tồn kho được cập nhật liên tục cung cấp dự báo tốt hơn về việc mua – bán hàng hoá và đảm bảo rằng các tổ chức đang dự trữ một số lượng hàng tồn kho phù hợp để đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng, sản xuất các mặt hàng cần thiết hoặc đáp ứng cả hai nhu cầu trên.

Việc thực hiện kiểm kê hàng tồn kho và được cập nhật tức thời, các công ty có thể thực hiện cung ứng kịp thời, tránh tình trạng lưu kho hàng hoá do dư thừa. Đồng thời, các công ty cũng có thể lập các kế hoạch quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn để dự phòng cho những tổn thất do hư hỏng hay mất mát gây ra.

Khi số ngày tồn kho của mặt hàng tăng lên, giá trị của chúng sẽ giảm dần đi tương ứng. Theo thời gian, chi phí lưu trữ những mặt hàng sẽ bắt đầu lớn hơn giá trị thực tế của chúng. Bằng cách sử dụng máy quét (hoặc các công cụ công nghệ đếm hàng tồn kho khác), sự chênh lệch hàng tồn kho thực tế và số lượng tồn kho được ghi nhận trên hệ thống sẽ được giải quyết nhanh chóng, các công ty có thể cải thiện độ chính xác khi kiểm đếm và giảm đáng kể lượng thời gian cần thiết để thực hiện các công việc này.

Những lý do quan trọng khác để thực hiện kiểm đếm hàng tồn kho thường xuyên:

• Kiểm tra và cân bằng mức tồn kho định kỳ, giúp cho người quản lý nắm bắt được sự chênh lệch giữa tồn kho sổ sách và tồn kho thực tế.
• Theo dõi và quản lý hành vi trộm cắp. Sự chênh lệch giữa số lượng hàng tồn kho sổ sách được ghi nhận trên hệ thống và số lượng hàng tồn kho thực tế có thể là do các mặt hàng này bị mất, bị đánh cắp hoặc bị hỏng. Hệ thống sẽ không nhận diện được số lượng hàng hoá bị thất thoát này nếu như các nhân viên không tự ghi nhận vào hệ thống.
• Phát triển ngân sách kinh doanh chính xác. Các công ty có số lượng hàng tồn kho chính xác có thể lập kế hoạch ngân sách tốt hơn cho các đơn đặt hàng trong năm tới.
• Báo cáo chính xác lợi nhuận thu được. Việc ghi nhận trị giá hàng tồn kho không chính xác sẽ dẫn đến việc ghi nhận giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp và thu nhập ròng bị sai lệch. Các công ty niêm yết có trách nhiệm cung cấp số liệu chính xác trên các báo cáo tài chính cho các cổ đông hằng năm.

Những thách thức khi kiểm kê hàng tồn kho

Theo dõi lượng hàng hoá mua và bán về mặt lý thuyết là đơn giản nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng. Việc theo dõi này cũng bao gồm tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho và chi phí mua sản phẩm thực tế, cả hai đều có thể làm tăng tổng đầu tư hàng tồn kho của doanh nghiệp. Các tổ chức cần có lưu giữ đủ hàng tồn kho đúng thời điểm và có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời cũng sẽ tránh được tình trạng hết hàng hay thừa hàng.

Xem thêm: Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện dự báo hàng tồn kho

Vấn đề đau đầu nhất của việc kiểm đếm hàng tồn kho vật lý là thực hiện theo cách thủ công – một quy trình như vậy thường dùng thẻ đếm bằng giấy, bảng danh sách và bút chì. Hơn cả vậy, một số doanh nghiệp có thể có số lượng nhân viên hạn chế và cần phải tuyển dụng nhân viên tạm thời hoặc bán thời gian để giúp hoàn thành việc kiểm đếm hàng tồn kho, và việc này sẽ đẩy chi phí lên cao. Mặc dù các vật liệu cần thiết thì rẻ, nhưng phương pháp này mất rất nhiều thời gian, phát sinh nhiều lỗi và gây gián đoạn hoặc ngừng hoạt động của cơ sở vật chất. Các công ty có thể giảm bớt một phần của sự phức tạp này bằng cách ứng dụng thêm công nghệ RFID, mã vạch hoặc thiết bị di động. Tuy nhiên, ngay cả phương pháp điện tử để đếm hàng tồn kho vật lý cũng cần thêm thời gian và nguồn lực để hoàn thành và không thể loại bỏ hoàn toàn các sai số.

Bên cạnh đó, nếu quy trình này không được thực hiện đúng cách, việc kiểm kê hàng tồn kho thực tế không chỉ tốn thời gian mà còn có thể gây ra các sai số. Khi số liệu được lập và trình bày trên báo cáo tài chính hàng năm hay báo cáo quản trị quan trọng khác của công ty, những sai sót này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận thuần của tổ chức và gây nghi ngờ về kết quả tài chính đã công bố.

Xem thêm: Tối ưu hóa dòng tiền doanh nghiệp với Oracle NetSuite: Bí quyết của CFO

2. So sánh các lựa chọn kiểm kê hàng tồn kho

Các doanh nghiệp thường thực hiện kiểm đếm hàng tồn kho vật lý trước khi lập báo cáo tài chính năm. Tuy nhiên, việc kiểm kê hàng tồn kho mỗi năm một lần không phải lúc nào cũng mang lại kết quả chính xác. Cách tốt nhất để giảm bớt nỗi đau khi kiểm đếm thủ công là tiến hành theo định kỳ thường xuyên và xuyên suốt một năm, với tần suất xác định trước. Việc kiểm kê này có thể được tiến hành thủ công hoặc ứng dụng các thiết bị điện tử, sử dụng đếm theo chu kỳ hoặc bằng cách tiến hành đếm toàn bộ hàng tồn kho.

3. Đếm chu kỳ là gì?

Việc kiểm kê hàng tồn kho là một công việc bắt buộc mặc dù đây là một công việc tương đối mệt mỏi đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng có nhiều cách giảm gánh nặng, tiết kiệm thời gian cho công ty và cho phép phân bổ nguồn lực lao động cho những nhiệm vụ quan trọng hơn. Một trong số những cách đó chính là áp dụng quy trình đếm chu kỳ – cycle counting. Đếm chu kỳ là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên và có hệ thống, để kiểm đếm hàng tồn kho của công ty. Đây là một trong những phương pháp quản lý hàng tồn kho cho phép công tác đếm chu kỳ tập trung vào việc kiểm kê các mặt hàng trong khu vực được chỉ định của kho, mà không gây gián đoạn các hoạt động khác như khi thực hiện kiểm kê vật lý hoàn chỉnh. Do đó, việc đếm chu kỳ đã trở thành một chiến lược quản lý hàng tồn kho phổ biến cho các công ty ở tất cả các ngành. Phương pháp này thường được tự động hóa và thực hiện ít nhất một lần mỗi quý.

Lợi ích của đếm chu kỳ

Với việc kiểm đếm tồn kho theo chu kỳ, các vấn đề có thể được xác định và giải quyết nhanh chóng hơn, so với chỉ một lần mỗi năm. Điều này giúp các tổ chức giảm đáng kể lượng thời gian dành cho việc đếm – tạo ra một lợi thế cạnh tranh lớn khác trong môi trường mà khách hàng mong đợi các đơn đặt hàng được vận chuyển nhanh hơn.

Các doanh nghiệp thực hiện tự động hóa công việc đếm chu kỳ thường thúc đẩy việc kiểm kê được diễn ra nhanh hơn và đem đến kết quả chính xác hơn.

Ví dụ: sử dụng RFID và mã vạch sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc ghi lại số lượng hàng tồn kho và/hoặc quét bảng kiểm kê để tìm đúng số mặt hàng. Các lợi ích chính khác của tự động hóa bao gồm đơn giản hóa quy trình vận chuyển và nhận hàng, khả năng hiển thị tốt hơn về hàng tồn kho hiện có, quản lý tốt hơn hàng hóa bị thất lạc hoặc bị đánh cắp, và quản lý hàng tồn kho được cải thiện ở mức tổng thể (đồng nghĩa với việc cần phải dự trữ trên mức an toàn để mức tồn kho hiện tại luôn có thể sẵn sàng để sử dụng mỗi khi cần).

Một số lợi ích chính của đếm chu kỳ bao gồm:

• Tỷ lệ thực hiện đơn hàng cao hơn
• Cung cấp dịch vụ khách hàng ở mức độ tốt hơn
• Đánh giá hàng tồn kho chính xác hơn
• Doanh số bán hàng cao hơn
• Thêm thời gian giữa các lần kiểm đếm vật lý
• Giảm bớt các sai sót kiểm kê
• Giảm bớt tình trạng loại bỏ hàng tồn kho và hàng tồn kho lỗi thời
• Hoạt động tổng thể hiệu quả hơn
• Có thể loại bỏ số lượng kiểm đếm hàng năm
• Cải tiến quy trình khoá sổ
• Giảm chi phí kiểm toán
• Không phát sinh thêm chi phí tăng ca nhân viên
• Khả năng phát hiện nhanh hành vi trộm cắp sản phẩm

4. Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạn chế đóng băng hàng tồn kho hay gián đoạn công việc

Các công ty có số lượng hàng tồn kho chiểm tỷ trọng lớn (ví dụ: nhà bán buôn, nhà phân phối hay nhà bán lẻ) nhận thấy việc phải “đóng băng” hàng tồn kho để thực hiện kiểm kê có thể gây ra sự gián đoạn. Để hỗ trợ cho việc kiểm kê hàng tồn kho hằng năm này, các tổ chức có thể triển khai hệ thống kê khai thường xuyên để đáp ứng nhu cầu của kiểm toán viên và đối soát hàng tồn kho hiệu quả. Mặc dù không loại bỏ hoàn toàn nhu cầu về việc kiểm kê thực tế, nhưng hệ thống kê khai thường xuyên sử dụng các điểm bán hàng và máy quét để ghi lại những thay đổi của hàng tồn kho theo thời gian thực, giúp việc kiểm kê vật lý trở nên đơn giản hơn đáng kể. Điều này rất quan trọng vì việc phải tạm dừng một phần hay toàn bộ các hoạt động trong khoảng một tuần có thể khiến doanh nghiệp bị tụt lại và mất đi lợi thế cạnh tranh khi quay trở lại.

5. Doanh nghiệp nào cần kiểm kê tồn kho?

Tất cả nhà bán lẻ, nhà sản xuất, nhà phân phối, nhà bán buôn và các công ty thương mại điện tử đều cần phải kiểm đếm hàng tồn kho. Ngay cả những công ty có số lượng hàng tồn kho nhỏ cũng cần biết mình đang nắm giữ tồn kho với số lượng bao nhiêu, SKUs nào đang thiếu hụt trên kệ và SKU nào cần bổ sung thường xuyên hơn, không quan trọng phương pháp kiểm kê là thường xuyên hay định kỳ.

Ví dụ: Các công ty có nhiều hàng tồn kho như nhà phân phối sẽ được hưởng lợi từ hệ thống kê khai thường xuyên. Hệ thống này không chỉ làm hài lòng kiểm toán viên mà còn đảm bảo sản phẩm được đặt đúng nơi và đúng thời điểm khi công ty cần. Trong trường hợp hệ thống kiểm kê định kỳ dựa vào số lượng thực tế không thường xuyên, hệ thống kê khai thường xuyên sẽ liên tục theo dõi số dư hàng tồn kho và tự động cập nhật bản ghi hàng tồn kho khi các mặt hàng được xuất bán hoặc nhập kho.

Một công ty may mặc phải đáp ứng những thay đổi sở thích thường xuyên của người tiêu dùng cần có một phương pháp đếm hàng tồn kho mạnh mẽ, để tránh bị tồn đọng quá nhiều từ các bộ sưu tập cũ. Bằng cách sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho được nâng cấp, các công ty may mặc có thể thực hiện các thay đổi nhanh hơn đối với danh mục sản phẩm của mình, theo dõi xu hướng của các mặt hàng mới và tạo không gian cho chúng trong nhà kho hoặc sàn bán lẻ.

Các công ty thực phẩm và đồ uống, các nhà điều hành nhà hàng cũng cần các quy trình kiểm đếm thực tế tốt. Đối mặt với một khối lượng lớn hàng hóa dễ hư hỏng, các công ty này phải thường xuyên kiểm kê hàng hóa đang nằm trong kho và kho hàng – đặc biệt là những mặt hàng mà thời hạn sử dụng có thể sắp hết và gần hư hỏng.

6. Những thông lệ tốt nhất cho đếm chu kỳ

Ngay cả những công ty có quy trình tổ chức tốt nhất, chặt chẽ nhất cũng có thể gặp phải khó khăn trong việc đếm chu kỳ hàng tồn kho. Ví dụ: Có thể vô tình gây ra lỗi hàng tồn kho khi giao dịch với nhiều địa điểm hoặc gặp phải các vấn đề như độ trễ giấy tờ và giao dịch chưa xử lý. Khi dữ liệu không được cập nhật theo thời gian thực, sẽ tạo ra những sai lệch số lượng cần được giải quyết. Để tránh những thách thức này, các công ty nên xác định rõ quy trình của mình, theo dõi độ chính xác của hàng tồn kho và sau đó nỗ lực đạt được mức độ chính xác cao trong quá trình này.

Khi phát triển chương trình đếm chu kỳ, các công ty nên cân nhắc đến ba yếu tố chính dưới đây:

• Số lượng mặt hàng. Xác định số lượng sản phẩm hoặc đơn vị tồn kho doanh nghiệp muốn đếm cùng một lúc. Căn cứ vào số lượng đã chọn, dựa vào tổng số mặt hàng, số lượng sản phẩm có giá trị cao và số lượng hợp lý để tính theo từng khoảng thời gian.
• Nguồn lực có sẵn. Xác định số lượng nhân viên hiện có và họ có thể dành bao nhiêu thời gian để kiểm kê hàng hóa. Ví dụ: một số công ty đề nghị nhân viên sử dụng thời gian trước khi kết thúc ca làm việc để đếm các mặt hàng trong khu vực được phân công. Thời điểm này tận dụng thời gian tạm lắng tự nhiên về năng suất của nhân viên với công việc tương đối dễ dàng. Những nhân viên này không nên nguồn lực chính, đóng góp vào tính chính xác của các con số.
• Đếm tần số. Tần suất  tính tùy thuộc vào số lượng SKU doanh nghiệp muốn đếm theo chu kỳ trong năm. Ví dụ: nếu muốn đếm 1.000 SKU mỗi năm, thì hãy đếm 83 mỗi tháng, 21 mỗi tuần và 3 mỗi ngày, giả sử chỉ đếm mỗi SKU một lần mỗi năm. Công ty có thể muốn đếm các mặt hàng có giá trị cao thường xuyên hơn và đừng quên tính đến thời gian cần thiết để bộ đếm ghi lại SKU hàng ngày.

Các công ty có thể sử dụng các phương pháp hay nhất này để vận dụng đếm chu kỳ thành công:

• Đóng tất cả giao dịch cho các mặt hàng trong kho trước khi đếm chu kỳ.
• Nếu sử dụng phương pháp ABC—theo đó công ty phân loại các mặt hàng tồn kho dựa trên giá trị tiêu thụ của mỗi mặt hàng—hãy đảm bảo phân loại các mặt hàng đó vào nhóm đếm tương ứng bằng cách sử dụng các quy trình được ghi lại, được chỉ định.
• Đếm tất cả các sản phẩm cho tất cả SKU được liệt kê.
• Quyết định sản phẩm gì và đếm khi nào. Ví dụ: có thể hợp lý khi đếm các mặt hàng có giá trị cao hoặc di chuyển nhanh chóng trong kho hàng tuần.
• Đếm tất cả các mặt hàng khác hàng quý.
• Xác định các mặt hàng di chuyển nhanh nhất trong kho.
• Đánh dấu chúng là nhanh nhất đến chậm nhất để tìm ra cách phân loại các mục cho lần đếm sau.
• Phân công nhân sự cụ thể cho các nhóm kiểm kê và đảm bảo rằng các nhóm đó kiểm kê tất cả các sản phẩm ít nhất một lần mỗi quý.
• Điều tra ngay lập tức mọi sai sót hoặc khác biệt có thể phát sinh (đừng đợi đến cuối năm mới giải quyết những vấn đề này).
• Ít nhất ban đầu, hãy đếm hai lần để đảm bảo rằng các con số là chính xác và yêu cầu người giám sát kiểm tra số lượng so với hàng tồn kho trong hệ thống. Ghi lại mọi thứ, bao gồm cả quá trình, những thay đổi và kết quả.

Mặc dù việc kiểm đếm thực tế mỗi năm một lần có vẻ là một lựa chọn khả thi nhưng việc đếm chu kỳ ít gây gián đoạn hơn, mang lại nhiều khả năng hiển thị hàng tồn kho hàng ngày hơn và có thể giảm bớt căng thẳng khi kiểm kê thực tế. Bằng cách kết hợp hệ thống quản lý hàng tồn kho và hệ thống quản lý kho hàng (WMS) với việc đếm chu kỳ thường xuyên, các tổ chức được hưởng lợi từ mức tồn kho chính xác hơn, lời nhắc tự động cho các mặt hàng cần đếm, khả năng phân loại các mặt hàng dựa trên khối lượng hoặc giá trị, duy trì, đảm bảo chất lượng sản phẩm và đạt tỷ lệ hài lòng của khách hàng cao hơn.

7. Sẵn sàng, thiết lập, bắt đầu: Ready, Set, Go

Kiểm kê hàng tồn kho là một yêu cầu cần thiết để thực hiện tại các doanh nghiệp, bất kể hệ thống bổ sung, theo dõi và quản lý đã hiệu quả đến mức nào, các công ty phải tiến hành kiểm tra thường xuyên mức tồn kho thực tế đối với các mặt hàng chính. Việc duy trì số lượng mặt hàng chính xác có thể giúp giảm lượng hàng tồn kho an toàn cần thiết, giảm chi phí chung và giúp công ty kiểm soát tốt hơn tài sản của mình.

Nhờ công nghệ tiên tiến, việc đếm hàng tồn kho thực tế đã trở nên dễ dàng hơn, ít bị xâm phạm hơn và cần ít nhân lực hơn. Bằng cách thay thế bảng tính Excel hoặc các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho thủ công khác bằng phần mềm kiểm soát hàng tồn kho, các công ty có thể theo dõi hàng tồn kho của mình hiệu quả hơn đồng thời giảm sai sót của con người và tiết kiệm thời gian,  tiền bạc.

Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho cũng đảm bảo rằng các công ty luôn có đủ lượng hàng tồn kho ở đúng địa điểm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Giải pháp quản lý kho hàng và hàng tồn kho của NetSuite giúp người quản lý hàng tồn kho theo dõi và xác định vị trí hàng hóa ngay lập tức. Hệ thống này cũng bao gồm các tính năng như trí tuệ nhân tạo (AI), hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý (VMI) và tích hợp thiết bị di động. Ví dụ: tính năng đếm hàng tồn kho của nền tảng NetSuite ERP đám mây giúp cải thiện việc theo dõi hàng tồn kho và tăng cường khả năng kiểm soát đối với các tài sản chính, cho phép các công ty phân loại hàng tồn kho dựa trên khối lượng giao dịch và/hoặc giá trị, đồng thời nhập số lượng mặt hàng có sẵn định kỳ đều đặn để duy trì độ chính xác của hàng tồn kho.

Với ứng dụng dành cho thiết bị di động, người dùng có thể quét các thùng và đồ vật, tự động ghi lại số lô, số sê-ri, vị trí thùng và trạng thái hàng tồn kho. Điều này giúp việc kiểm tra hàng tồn kho ít ảnh hưởng đến công việc hàng ngày hơn và giảm các lỗi thủ công do chậm trễ, nhập sai mã.

Với chức năng tiêu chuẩn, NetSuite không chỉ giúp các tổ chức kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn mà còn mở rộng các hoạt động đó sang giải pháp quản lý kho hàng (WMS) và thiết bị tần số vô tuyến di động (RF).

Về BTM Global Việt Nam 

BTM Global Việt Nam được thành lập năm 2004, là đối tác Vàng (Gold partner) dài hạn với tập đoàn Oracle và cũng là đối tác chuyên triển khai các giải pháp Oracle NetSuite tại Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại Thành phố Minneapolis, bang Minnesota của Mỹ và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, tích hợp và triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP & CRM cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây. Bên cạnh đó, chúng tôi còn mang đến các giải pháp Kho dữ liệu (Data Warehouse), các giải pháp Oracle & E-Commerce cho ngành bán lẻ từ chuỗi cửa hàng nhỏ lẻ đến những tập đoàn bán lẻ nổi tiếng trên thế giới.

» Để biết thêm thông tin, hãy truy cập  www.btmglobal.com

» Cùng tìm hiểu thêm về Oracle NetSuite ERP tại đây.

The post Xoa dịu “nỗi đau” kiểm kê hàng tồn kho appeared first on BTM Global.

1. Sự cần thiết của quản lý tồn kho trong hoạt động kinh doanh

Quản lý tồn kho là một phần quan trọng của việc duy trì tính liên tục và hiệu quả của doanh nghiệp, luôn đảm bảo sản phẩm và dịch vụ sẵn sàng để cung cấp cho khách hàng khi cần. Nếu không chú trọng quản lý tồn kho một cách hiệu quả, dễ dẫn đến những vấn đề như thiếu hàng tồn, lãng phí tài nguyên và thậm chí là mất khách hàng.

2. Lý do lựa chọn Oracle NetSuite Cloud ERP cho quản lý tồn kho

Oracle NetSuite Cloud ERP đã trở thành một lựa chọn ưa thích của nhiều doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả. Với khả năng tích hợpvà tương tác theo thời gian thực, Oracle NetSuite mang đến cho doanh nghiệp một công cụ mạnh mẽ để quản lý tồn kho toàn diện. Giải pháp còn cho phép tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu riêng biệt của mỗi doanh nghiệp. Ứng dụng NetSuite giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính, tối ưu hóa quy trình làm việc, kịp thời nắm bắt cơ hội kinh doanh.

II. Oracle NetSuite Cloud ERP: Giải pháp quản lý tồn kho toàn diện

1. Khám phá tính năng và ưu điểm của Oracle NetSuite Cloud ERP

Tích hợp đa chức năng

Oracle NetSuite cung cấp một loạt các tính năng sẵn có, từ quản lý tồn kho đến tài chính và quản lý đơn hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng tính hiệu quả trong quản lý tồn kho.

Giao diện thân thiện và dễ sử dụng

Giao diện của Oracle NetSuite được thiết kế dễ sử dụng, thân thiện, người dùng dễ dàng tiếp cận và làm chủ các tính năng trong vài lần thao tác.

Khả năng tương tác thời gian thực

Với khả năng tương tác thời gian thực, Oracle NetSuite cho phép doanh nghiệp theo dõi tồn kho và dữ liệu liên quan ngay lập tức, giúp đưa ra quyết định nhanh chóng, kịp thời.

2. Quản lý tồn kho thông minh với Oracle NetSuite

Theo dõi tồn kho và lượng tồn kho cần thiết

Oracle NetSuite cho phép doanh nghiệp theo dõi tồn kho hiện tại và dự đoán lượng tồn kho cần thiết để đảm bảo sự sẵn sàng của sản phẩm.

Tối ưu hóa quá trình nhập/xuất hàng tồn

Oracle NetSuite giúp quy trình nhập/xuất hàng tồn đạt hiệu quả tối đa, từ đó giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa quá trình cung ứng.

Tự động hóa quản lý đơn hàng và tái đặt hàng

Oracle NetSuite cho phép tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng và tái đặt hàng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian .

Như vậy, Oracle NetSuite Cloud ERP là một giải pháp quản lý tồn kho hoàn hảo, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý và tối ưu hóa tồn kho.

III. Lợi ích của việc sử dụng Oracle NetSuite cho quản lý tồn kho

1. Tăng cường hiệu suất và lợi nhuận

Sử dụng Oracle NetSuite cho quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất và lợi nhuận bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc. Hệ thống tự động hóa nhiều tác vụ, từ quản lý đơn hàng đến tái đặt hàng, giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết. Điều này cho phép nhân viên tập trung vào công việc quan trọng hơn và cải thiện năng suất làm việc. Ngoài ra, khả năng tối ưu hóa tồn kho giúp tránh lãng phí tài nguyên và sử dụng vốn hiệu quả.

2. Giảm thiểu rủi ro tồn kho và mất hàng

Oracle NetSuite cung cấp các công cụ và chức năng để giảm thiểu rủi ro tồn kho và mất hàng. Việc theo dõi tồn kho thời gian thực và tự động hóa quản lý đơn hàng giúp tránh tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro về mất hàng và đảm bảo sẵn sàng cung cấp sản phẩm khi cần thiết.

3. Tăng cường sự hài lòng của khách hàng

Một trong những lợi ích quan trọng của việc sử dụng Oracle NetSuite là tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Nhờ vào việc quản lý tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp có khả năng cung cấp sản phẩm đúng lúc và đạt chất lượng, tạo sự tin tưởng và hài lòng với khách hàng. Khách hàng đặt hàng dễ dàng và nhận sản phẩm nhanh chóng.

4. Tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian

Nhờ vào nhiều tác vụ tự động, Oracle NetSuite giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian đáng kể, loại bỏ các công việc thủ công và giảm thiểu sai sót, từ đó giảm nguy cơ phát sinh lỗi trong quy trình làm việc.

IV. Hướng dẫn sử dụng Oracle NetSuite cho quản lý tồn kho

Bước 1: Cài đặt và cấu hình hệ thống

• Tạo tài khoản Oracle NetSuite và đăng nhập.
• Cấu hình các thông tin cơ bản về doanh nghiệp.
• Xác định các quy tắc và quy trình quản lý tồn kho.

Bước 2: Nhập dữ liệu tồn kho và sản phẩm

• Tạo danh sách sản phẩm và nhập thông tin sản phẩm cụ thể.
• Cập nhật thông tin tồn kho hiện tại vào hệ thống.
• Kiểm tra và xác minh dữ liệu để đảm bảo tính chính xác.

Bước 3: Quản lý đơn hàng và tái đặt hàng

• Tạo và quản lý đơn hàng từ khách hàng.
• Sử dụng tính năng tự động tái đặt hàng để duy trì lượng tồn kho cần thiết.
• Xác định quy trình phê duyệt đơn hàng nếu cần.

Bước 4: Theo dõi và báo cáo tồn kho

• Sử dụng các công cụ của Oracle NetSuite để theo dõi tồn kho theo thời gian thực.
• Tạo báo cáo tồn kho và theo dõi các chỉ số hiệu suất quản lý tồn kho.
• Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho dựa trên dữ liệu và báo cáo.

V. Kết luận

Bài viết chia sẻ về cách sử dụng Oracle NetSuite Cloud ERP để quản lý tồn kho một cách hiệu quả. Những tính năng và ưu điểm của Oracle NetSuite, bao gồm tích hợp đa chức năng, giao diện thân thiện và khả năng tương tác thời gian thực. Các chức năng quản lý tồn kho thông minh, tự động hóa quản lý đơn hàng, tái đặt hàng, tạo báo cáo của Oracle NetSuite Cloud ERP giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất và tối ưu hóa lợi nhuận.

Quản lý tồn kho hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tồn kho không chỉ là tài sản quan trọng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự hài lòng của khách hàng và tạo lợi nhuận. Quản lý tồn kho không hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng, tăng rủi ro tài chính và giảm năng suất làm việc. Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, quản lý tồn kho hiệu quả là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Vì vậy, việc sử dụng giải pháp như Oracle NetSuite Cloud ERP để quản lý tồn kho là một bước quan trọng để đảm bảo sự thành công và bền vững của doanh nghiệp.

Dựa trên những lợi ích và tính năng mạnh mẽ của Oracle NetSuite Cloud ERP trong quản lý tồn kho, chúng tôi khuyến nghị rằng doanh nghiệp của bạn nên xem xét triển khai giải pháp này. Việc sử dụng Oracle NetSuite có thể giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa quá trình quản lý tồn kho, tăng cường hiệu suất, giảm rủi ro và tạo ra sự hài lòng cho khách hàng. Điều này có thể là bước đột phá để nâng cao cạnh tranh và phát triển doanh nghiệp của bạn trong thị trường ngày càng khó khăn. Hãy nghiên cứu thêm về Oracle NetSuite và xem xét khả năng triển khai nó để tối ưu hóa quản lý tồn kho và tăng cường thành công kinh doanh của bạn.

Về BTM Global Việt Nam 

BTM Global Việt Nam được thành lập năm 2004, là đối tác Vàng (Gold partner) dài hạn với tập đoàn Oracle và cũng là đối tác chuyên triển khai các giải pháp Oracle NetSuite tại Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại Thành phố Minneapolis, bang Minnesota của Mỹ và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, tích hợp và triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP & CRM cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây. Bên cạnh đó, chúng tôi còn mang đến các giải pháp Kho dữ liệu (Data Warehouse), các giải pháp Oracle & E-Commerce cho ngành bán lẻ từ chuỗi cửa hàng nhỏ lẻ đến những tập đoàn bán lẻ nổi tiếng trên thế giới.

» Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.btmglobal.com

» Cùng tìm hiểu thêm về Oracle NetSuite ERP tại đây.

The post Quản lý tồn kho hiệu quả với Oracle NetSuite appeared first on BTM Global.

Mối liên hệ giữa Hàng tồn kho và Dòng tiền

Thông thường, các quyết định mua hàng không được đưa ra dựa trên tình hình tài chính của tổ chức. Giám đốc tài chính và các nhà lãnh đạo thường chỉ biết tương đối về giá trị hàng hóa và danh sách các mặt hàng bán chạy nhất của doanh nghiệp, nhưng lại không thể theo dõi sát sao các chuyển động của hàng hóa do thiếu thông tin cập nhật tức thời.

Nếu không có thông tin chi tiết về vị trí của hàng hóa, vòng quay, tình trạng hàng tồn kho cũng như thông tin đơn đặt hàng, đơn hàng đang vận chuyển, mặt hàng đã được phân bổ, gần như không thể biết hàng tồn kho sẽ tồn tại trong bao lâu và khi nào sẽ đến lúc phải đặt lại hàng. Nếu không tính được ngày đặt lại hàng, sẽ rất khó để dự đoán nhu cầu tiền mặt trong tương lai. Khi nào phòng mua hàng sẽ cần số tiền này và cần bao nhiêu? Khi nào công ty có thể có nhiều dòng tiền tự do hơn bình thường để CFO có thể đầu tư vào những nguồn khác?

Một số khó khăn thường gặp của doanh nghiệp như sau:

• Không thể theo dõi tồn kho của các mặt hàng tại nhiều khu vực như cửa hàng, kho hoặc trung tâm phân phối.
• Tồn kho không được cập nhật theo thời gian thực mà thay vào đó được làm mới vài giờ một lần, vào cuối mỗi ngày hoặc tệ hơn nữa là cập nhật thủ công.
• Dữ liệu về hàng tồn kho khả dụng, số lượng đã đặt mua, số lượng đơn hàng bán được quản lý trên excel nên rất khó khăn để có 1 bức tranh hoàn chỉnh về tồn kho của doanh nghiệp.

Khó khăn này dẫn đến việc CFO không thể xem nhanh và có cái nhìn tổng quan về tình hình hàng tồn kho hiện tại cũng như nhu cầu dự kiến trong những tháng tới của doanh nghiệp, cụ thể là một số vấn đề có thể dự đoán được như: quá nhiều hoặc quá ít một số mặt hàng trong kho. Trong nhiều trường hợp, điều đó có nghĩa là dư thừa các mặt hàng ít phổ biến và tồn quá ít mặt hàng chủ lực trong kho.

Cả hai tình huống đều gây lãng phí tiền bạc và tài nguyên và có thể gây ra sự suy giảm về dòng tiền. Trong khi đó, quá trình đặt hàng hoặc sản xuất không hiệu quả có thể gây ra thiếu hụt hàng tồn kho và dẫn đến việc mất cơ hội bán hàng. Điều này cũng có thể dẫn đến khó khăn trong việc quản lý dòng tiền và thậm chí khiến doanh nghiệp phải vay mượn thêm tiền hoặc trả nợ một cách không cần thiết.

Giải pháp Thúc đẩy Dòng tiền và Giảm tổn thất

Để tối ưu hóa hàng tồn kho và quản lý dòng tiền hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp sau:

1. Sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS): Hệ thống này giúp theo dõi tồn kho, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực và tối ưu hóa việc lưu trữ và xử lý hàng hóa. Nó cung cấp cái nhìn chi tiết về tất cả các giao dịch và hoạt động trong kho.
2. Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho (IMS): IMS giúp doanh nghiệp theo dõi tồn kho, dự đoán nhu cầu hàng hóa và lên kế hoạch sản xuất hoặc đặt hàng dựa trên thông tin thời gian thực.
3. Tối ưu hóa chu kỳ đặt hàng: Điều này đòi hỏi xác định lại thời gian và lượng đặt hàng sao cho phù hợp với nhu cầu thực tế. Việc sử dụng các công cụ dự đoán và quản lý tồn kho giúp làm điều này.
4. Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Đảm bảo quy trình sản xuất được tối ưu hóa để tránh lãng phí và thiếu hụt hàng tồn kho. Cải tiến quy trình sản xuất có thể giúp giảm chi phí và tăng lợi nhuận.
5. Tối ưu hóa quản lý đơn hàng: Xác định các cách để tối ưu hóa quy trình đặt hàng, xử lý đơn hàng và vận chuyển hàng hóa để giảm thiểu thời gian và chi phí.
6. Tạo dự đoán dòng tiền: Sử dụng các công cụ dự đoán tài chính để xác định dòng tiền dự kiến trong tương lai dựa trên thông tin về hàng tồn kho, nhu cầu và chi phí.
7. Quản lý nợ và thanh toán: Theo dõi các khoản nợ và thanh toán một cách chặt chẽ để đảm bảo rằng tiền đang được quản lý hiệu quả và không bị mất mát.

Tối ưu hóa hàng tồn kho và quản lý dòng tiền là một phần quan trọng của quản lý tài chính của doanh nghiệp và có thể đóng vai trò quyết định trong sự thành công của họ. Việc sử dụng các công cụ và giải pháp hiện đại có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động của mình, giảm tổn thất và thúc đẩy dòng tiền tích cực.

Để tìm hiểu thêm về cách ERP có thể giúp cải thiện hiệu suất và quản lý trong ngành thực phẩm và đồ uống, chúng tôi đã biên soạn một tài liệu hướng dẫn chi tiết.

The post Cách để các nhà quản lý tài chính doanh nghiệp tối đa hoá dòng tiền & giảm tổn thất” appeared first on BTM Global.

Xem thêm: Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện dự báo hàng tồn kho

Xem thêm: Tối ưu hàng tồn kho: Cách để doanh nghiệp tối đa hoá dòng tiền & giảm tổn thất

Mặc dù ngày nay mã vạch không còn xa lạ và rất dễ tạo, nhưng chỉ có khoảng một nửa số doanh nghiệp đang sử dụng máy quét mã vạch bằng thiết bị di động trong kho và trung tâm phân phối của mình để thực hiện đơn hàng. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, đó có vẻ như là một mục tiêu đầy khát vọng một điều gì đó để phấn đấu khi doanh nghiệp của họ phát triển hơn. Nhưng thực tế là việc quét mã trên thiết bị di động rất dễ dàng và không quá tốn kém để áp dụng. Doanh nghiệp có thể sẽ thu được lợi ích từ việc này sớm hơn nhiều so với những gì họ có thể mong đợi.

Những thách thức của việc vận hành thủ công

Việc dựa vào các quy trình thủ công, bút và giấy hoặc excel để quản lý các quy trình lưu kho, sản xuất và phân phối không chỉ tốn thời gian mà còn kéo theo nhiều vấn đề ảnh hưởng đến khả năng đưa sản phẩm đến tay khách hàng một cách nhanh chóng.

Một số thách thức phát sinh từ các quy trình thủ công bao gồm:

Dữ liệu thiếu chính xác

Các quy trình thủ công dễ bị sai sót trong quá trình nhập liệu, vì vậy nếu doanh nghiệp đang ghi chú trên giấy hoặc trong excel khi nhận được các mặt hàng và sau đó sao chép chúng vào hệ thống quản lý kho thì sẽ dễ sai sót hơn. Viết số “2” thay vì số “8” hoặc thừa số 0 có thể ảnh hưởng rất lớn đến không chỉ số tồn kho mà toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp.

Không hiển thị được số tồn kho tức thời

Nếu không có hệ thống theo dõi được quá trình luân chuyển hàng hóa trong kho/giữa các kho thì doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm các mặt hàng, không xác định được chính xác mặt hàng đang ở khu vực nào, hàng nào, kệ nào. Tệ hơn nữa là nếu không cập nhật được trạng thái của kho hàng, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro khi cam kết giao cùng 1 mặt hàng cho nhiều đơn hàng dù không đủ tồn để đáp ứng. Mặt khác, nếu không xem được số tồn kho tức thời, doanh nghiệp sẽ không duy trì được mức tồn kho hợp lý, dễ dàng bị tồn vượt mức và khó khăn trong việc xoay vòng vốn.

Lấy sai hàng trong kho

Khi quản lý tồn kho trên giấy, người vận hành kho sẽ lấy hàng và đóng gói lần lượt từng đơn hàng, điều này có nghĩa là họ có thể phải di chuyển nhiều lần đến cùng 1 vị trí trong kho xuyên suốt cả ngày để lấy hàng. Nếu không có hệ thống thì có thể rất khó có chỉ dẫn chính xác về mặt hàng và vị trí của các mặt hàng trong kho, dẫn đến việc chọn sai mặt hàng cần lấy. Vì không thể kiểm tra số tồn kho tức thời nên nếu chọn sai mặt hàng, có thể nhân viên khác sẽ nhận ra khi thực hiện đóng gói và quy trình lấy hàng lại lặp lại 1 lần nữa làm mất thời gian, nhưng nếu họ không nhận ra sự sai sót này thì sẽ giao nhầm mặt hàng đến cho khách hàng.

Giao sai đơn hàng

Nếu giao sai mặt hàng cho KH, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trả tiền phí hoàn đơn hàng và gửi lại mặt hàng đúng. Chi phí vận chuyển tăng có thể có tác động rất lớn đến khả năng sinh lời.

Kiểm soát chất lượng

Việc dựa vào bút và giấy để tiến hành kiểm tra chất lượng cũng dễ xảy ra sai sót và dẫn đến chậm trễ. Nếu doanh nghiệp đang tiến hành kiểm tra chất lượng khi nhập hàng vào kho, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn hướng xử lý cho các mặt hàng không đạt để không ảnh hưởng đến hàng hóa tồn kho khác. Nếu đang tiến hành kiểm tra trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp cần ghi lại những tiêu chí và kết quả kiểm tra chi tiết, chính xác. Và nếu không có sẵn một quy trình thống nhất cho việc kiểm soát chất lượng, mỗi nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra theo những cách khác nhau, dẫn đến sự không nhất quán của sản phẩm.

Ứng dụng thiết bị di động trong việc quét mã sản phẩm giúp tăng hiệu quả và độ chính xác

Việc áp dụng các thiết bị hay ứng dụng di động để quét mã sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng giúp tự động hóa các quy trình và tăng hiệu quả, giúp doanh nghiệp kiểm soát nhiều hơn cách thức thực hiện các quy trình, đảm bảo độ chính xác trong suốt vòng đời sản phẩm, đồng thời giảm chi phí kho bãi.

Cung cấp dữ liệu chính xác

Việc sử dụng máy quét để nhập các mặt hàng vào kho không chỉ giúp quy trình dễ dàng, nhanh chóng  mà còn đảm bảo doanh nghiệp nắm bắt được thông tin cần thiết.

Ứng dụng dành cho thiết bị di động có thể được thiết lập để việc quét mã trở thành bắt buộc “force scan”, đây là phương pháp hàng đầu để tăng tính toàn vẹn của dữ liệu. Bắt buộc quét mã sản phẩm đảm bảo các chi tiết phù hợp được quét và nhập vào trước khi mặt hàng có thể được nhận vào kho. Nó cũng tự động chỉ định số lô, số sê-ri, vị trí thùng và trạng thái hàng tồn kho.

Khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực

Thông tin tồn kho được cập nhật sẽ là đầu vào cho các quy trình tiếp theo, chẳng hạn như đảm bảo chất lượng, cam kết đầu ra hoặc phân phối hàng hóa. Và nó đảm bảo doanh nghiệp biết chính xác vị trí của mọi mặt hàng tại bất kỳ thời điểm nào—cho dù mặt hàng đó ở trên giá, trong khu vực chuẩn bị sản xuất, kiểm soát chất lượng hay đang được chọn và đóng gói để giao hàng.

Ứng dụng dành cho thiết bị di động hướng dẫn người dùng qua từng bước của quy trình kiểm đếm và yêu cầu họ quét từng bước để đảm bảo họ đang ở đúng vị trí. Nó giúp giảm bớt công đoạn kiểm đếm khi quá trình quét tự động cập nhật bản ghi đếm, thay vì phải viết nó ra và nhập thủ công vào máy tính sau khi thực hiện.

Sử dụng thiết bị di động tại công đoạn lấy hàng, đóng gói và giao hàng

Sử dụng ứng dụng di động để thực hiện đơn hàng đảm bảo độ chính xác, tránh chọn nhầm gây tốn kém. Việc áp dụng cơ chế “Force scan” đảm bảo thu thập và xác thực dữ liệu chính xác để nhân viên lấy đúng mặt hàng, giao đúng đơn hàng, tăng hiệu suất làm việc vì họ được hướng dẫn chính xác từng bước. Trong trường hợp này, người lấy hàng cũng có thể chọn các mặt hàng cho nhiều đơn hàng cùng một lúc, điều này làm tăng hiệu quả và cho phép người quản lý kho, đại diện dịch vụ khách hàng theo dõi tình trạng bán hàng/đơn đặt hàng theo thời gian thực.

Kiểm soát chất lượng

Với thiết bị di động, bạn có thể chụp và xử lý các kết quả kiểm tra chất lượng trực tiếp từ xưởng sản xuất hoặc cửa kho khi nhập hàng. Sử dụng thiết bị di động cho phép các kỹ sư chất lượng thực hiện kiểm tra, xem xét tiêu chuẩn, ghi dữ liệu và gửi dữ liệu để phân tích trực tiếp từ khu vực kiểm tra, cung cấp phản hồi thời gian thực và truy cập tức thì vào kết quả kiểm tra.

Cách triển khai thiết bị di động trong việc quét mã sản phẩm

Mã vạch và máy quét mã vạch không phải là khái niệm mới đối với việc vận hành kho, nhờ sự phát triển của công nghệ di động, chúng không còn đắt đỏ hay chỉ các tập đoàn lớn mới có thể tiếp cận. Bất kể quy mô hay mức độ phức tạp của doanh nghiệp, việc áp dụng tính năng quét trên thiết bị di động sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc, tránh những sai sót tốn kém và đảm bảo đáp ứng mong đợi của khách hàng. Dưới đây là một số điều cần ghi nhớ để triển khai một hệ thống quét di động vào kho hàng thật dễ dàng và hợp lý:

Thiết lập hệ thống mã vạch

Để sử dụng công nghệ quét di động, tất cả các mặt hàng sẽ cần có một mã vạch duy nhất. Nếu chưa có, doanh nghiệp sẽ cần thiết lập một hệ thống mã vạch và gán cho mỗi mặt hàng một mã vạch duy nhất, mã này bao gồm cả linh kiện và thành phẩm. Điều này có vẻ như là một nhiệm vụ khó khăn nhưng mã vạch rất dễ dàng khởi tạo và miễn phí để gán vào sản phẩm cũng như mang lại lợi tức đầu tư rõ ràng.

Mã vạch có thể được tạo tự động trong hệ thống quản lý kho hoặc có thể tạo mã vạch bằng công cụ trực tuyến miễn phí. Khi thiết lập hệ thống mã vạch, doanh nghiệp sẽ cần xem xét loại thông tin mình muốn theo dõi, chẳng hạn như ngày hết hạn hoặc số lô, để đảm bảo chọn đúng mã vạch cho doanh nghiệp của mình.

Lựa chọn thiết bị quét mã

Có nhiều thiết bị chụp mã vạch, bao gồm cả máy ảnh trên điện thoại thông minh. Các thiết bị này có giá từ vài trăm đến hàng nghìn đô la tùy thuộc vào chức năng doanh nghiệp cần và để xác định máy quét nào phù hợp, doanh nghiệp nên xem xét loại mã vạch sẽ sử dụng. Có khoảng 13 loại mã vạch khác nhau dựa trên những yếu tố như khu vực hoặc ngành. Doanh nghiệp cũng sẽ cần xác định khoảng cách mình cần để có thể quét cũng như môi trường bạn sẽ sử dụng chúng. Ví dụ: nếu hoạt động trong kho có cường độ nhanh với sàn bê tông, thì máy quét có tia laze mỏng manh có lẽ không phải là lựa chọn tốt nhất.

Tích hợp chức năng quét di động với hệ thống quản lý kho (WMS)

Khi đã áp dụng quét sản phẩm trên thiết bị di động, người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin và thực hiện các tác vụ hàng ngày trực tiếp từ cửa hàng bằng thiết bị di động. Dữ liệu được thu thập bằng di động đảm bảo hồ sơ hàng tồn kho luôn cập nhật và có thể truy cập được dễ dàng.

Ứng dụng di động để quét mã sản phẩm với NetSuite

Ứng dụng di động WMS của NetSuite cung cấp thông tin trực quan vì hàng tồn kho được cập nhật ngay khi được quét mã và có sẵn cho các quy trình được chuẩn hóa. Quá trình quét bảo đảm độ chính xác và cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực cho dù sản phẩm thuộc công đoạn nào, ví dụ quy trình sản xuất, nhập kho, xuất kho, luân chuyển kho.

NetSuite cho phép nhân viên kho hàng quét các mặt hàng khi chúng đang được đóng gói, cung cấp cho doanh nghiệp khả năng hiển thị đầy đủ những mặt hàng nào đang được vận chuyển trong mỗi gói hàng. Quét mã trong quá trình đóng gói đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được thực hiện chính xác, giúp khách hàng hài lòng và tăng khả năng sinh lời.

Giao diện máy tính bảng của NetSuite cho phép các kỹ sư chất lượng thực hiện kiểm tra, xem xét các tiêu chuẩn, ghi lại dữ liệu và gửi dữ liệu để phân tích trực tiếp từ khu vực kiểm tra, cung cấp phản hồi theo thời gian thực, truy cập nhanh vào kết quả kiểm tra. Nó cung cấp một cách thuận tiện để nắm bắt và xử lý kết quả kiểm tra trực tiếp từ xưởng sản xuất hoặc cửa kho nhập hàng.

Kết luận

Giải pháp quản lý kho và tồn kho của NetSuite cho phép doanh nghiệp thực hiện tất cả các chức năng hàng ngày của mình từ thiết bị và ứng dụng di động, cho phép truy cập và thực hiện các nghiệp vụ ở bất cứ đâu mà không ảnh hưởng đến quyền truy cập thông tin theo thời gian thực. Ứng dụng di động quản lý tồn kho của NetSuite loại bỏ sự chậm trễ trong quản lý tồn kho, giúp tối ưu hóa vận hành và mang lại giá trị thiết thực cho doanh nghiệp.

Về BTM Global Việt Nam 

BTM Global Việt Nam được thành lập năm 2004, là đối tác Vàng (Gold partner) dài hạn với tập đoàn Oracle và cũng là đối tác chuyên triển khai các giải pháp Oracle NetSuite tại Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại Thành phố Minneapolis, bang Minnesota của Mỹ và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, tích hợp và triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP & CRM cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây. Bên cạnh đó, chúng tôi còn mang đến các giải pháp Kho dữ liệu (Data Warehouse), các giải pháp Oracle & E-Commerce cho ngành bán lẻ từ chuỗi cửa hàng nhỏ lẻ đến những tập đoàn bán lẻ nổi tiếng trên thế giới.

» Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.btmglobal.com

» Cùng tìm hiểu thêm về Oracle NetSuite ERP tại đây.

The post Tăng hiệu suất vận hành kho khi áp dụng quét mã vạch appeared first on BTM Global.