Không chỉ đơn thuần là phần mềm quản lý, vai trò của ERP như một “bộ não trung tâm”, giúp doanh nghiệp kết nối các phòng ban, chuẩn hóa quy trình, tự động hóa tác vụ lặp lại và cung cấp dữ liệu thời gian thực để ra quyết định chính xác. Từ quản lý tài chính, bán hàng, kho vận đến nhân sự và sản xuất, ERP mang lại cái nhìn tổng thể, minh bạch và hiệu quả – trở thành đòn bẩy mạnh mẽ cho tăng trưởng bền vững.

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giúp quản lý toàn diện và tích hợp các hoạt động cốt lõi như kế toán – tài chính, mua hàng, bán hàng, kho vận, sản xuất, nhân sự, chăm sóc khách hàng (CRM) và nhiều nghiệp vụ khác vào một nền tảng duy nhất.

Thay vì mỗi bộ phận sử dụng phần mềm riêng lẻ, vai trò của ERP giúp kết nối các phòng ban, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc, giảm sai sót thủ công và hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác, kịp thời dựa trên dữ liệu trung thực và toàn diện.

Hiện nay, vai trò của ERP không chỉ còn là công cụ hỗ trợ quản lý, mà còn là nền tảng chiến lược trong chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, kiểm soát chi phí và sẵn sàng mở rộng quy mô một cách linh hoạt và bền vững.

Vai trò của ERP trong tối ưu hóa vận hành cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, khi tốc độ, dữ liệu và hiệu quả trở thành yếu tố sống còn, hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) không chỉ còn là một công cụ quản lý đơn thuần mà đã trở thành nền tảng chiến lược, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình – kiểm soát nguồn lực – và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Hãy cùng khám phá vai trò của ERP và lý do vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam và toàn cầu lựa chọn đầu tư vào hệ thống này.

Hợp nhất toàn bộ quy trình vận hành trên một nền tảng duy nhất

Một trong những giá trị cốt lõi và nổi bật nhất của hệ thống ERP chính là khả năng hợp nhất tất cả các phòng ban, quy trình và luồng dữ liệu của doanh nghiệp vào một hệ thống tập trung duy nhất.

Trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoạt động quản lý thường được thực hiện rời rạc:

• Phòng kế toán sử dụng phần mềm kế toán riêng hoặc Excel
• Phòng kho vận dùng hệ thống quản lý tồn kho nội bộ
• Bộ phận nhân sự dùng phần mềm chấm công, tính lương tách biệt
• Phòng kinh doanh lại theo dõi báo giá, đơn hàng qua email hoặc file lưu trữ rời

Sự phân mảnh này khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng:

• Dữ liệu không đồng bộ, thiếu nhất quán giữa các bộ phận
• Thao tác thủ công nhiều, tăng nguy cơ sai sót, nhầm lẫn
• Khó truy xuất thông tin nhanh, ảnh hưởng đến ra quyết định

Khi triển khai ERP, tất cả các phòng ban đều làm việc trên cùng một hệ thống, cùng truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu trung tâm, được cập nhật theo thời gian thực. Điều này mang lại nhiều lợi ích rõ rệt:

Giảm sai sót trong nhập liệu và truyền thông tin nội bộ

Khi dữ liệu được nhập một lần và tự động lan tỏa xuyên suốt toàn hệ thống, doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn nguy cơ nhập trùng, nhập sai giữa các bộ phận. Ví dụ: đơn hàng được nhập bởi bộ phận kinh doanh sẽ tự động tạo phiếu xuất kho, hóa đơn, và cập nhật doanh thu vào hệ thống kế toán.

Tiết kiệm thời gian xử lý thủ công

Không còn cảnh nhân viên tổng hợp báo cáo từ nhiều nguồn, gửi file qua lại giữa các phòng ban, hay ngồi đối chiếu số liệu. Vai trò của ERP giúp rút ngắn thời gian xử lý, nhờ đó nhân sự có thể tập trung cho các công việc mang tính chiến lược và sáng tạo hơn.

Tăng cường tính minh bạch và khả năng kiểm soát thông tin

Nhờ việc mọi thao tác đều được ghi nhận và quản lý tập trung, ban lãnh đạo có thể theo dõi tình hình doanh nghiệp theo thời gian thực, nắm bắt số liệu tồn kho, đơn hàng, công nợ… chỉ bằng một vài thao tác. Tính minh bạch và khả năng kiểm soát từ đó được nâng lên một tầm cao mới.

Tăng hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban

Việc các bộ phận cùng sử dụng chung hệ thống giúp thông tin luân chuyển nhanh chóng và xuyên suốt, giảm độ trễ và xung đột nội bộ. Vai trò của ERP trở thành một “ngôn ngữ chung” giúp mọi người hiểu rõ vai trò và dữ liệu của nhau, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và hợp tác nội bộ.

Chuẩn hóa và tự động hóa quy trình làm việc

Một trong những đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP hiện đại là khả năng chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình nghiệp vụ cốt lõi trong doanh nghiệp. Vai trò của ERP không chỉ đơn thuần là một kho lưu trữ dữ liệu – mà chính là bộ điều phối trung tâm, giúp doanh nghiệp thiết lập các quy trình làm việc chuẩn mực, nhất quán và hiệu quả hơn.

Chuẩn hóa quy trình – Giảm phụ thuộc vào con người

Trong môi trường chưa có ERP, mỗi nhân viên hoặc bộ phận có thể thực hiện quy trình theo cách riêng, dẫn đến tình trạng:

• Không có sự thống nhất trong vận hành
• Dễ xảy ra sai sót khi nhân viên nghỉ việc hoặc thay đổi
• Khó kiểm soát chất lượng và thời gian xử lý

Với ERP, toàn bộ quy trình được số hóa và chuẩn hóa theo luồng hoạt động cụ thể – ví dụ: từ khi tạo đơn đặt hàng → kiểm tra tồn kho → lập phiếu xuất kho → xuất hóa đơn → ghi nhận doanh thu. Tất cả đều diễn ra tuần tự và tự động theo luồng đã thiết lập, giúp doanh nghiệp:

• Duy trì tính nhất quán trong xử lý
• Giảm rủi ro sai sót do yếu tố con người
• Đảm bảo quy trình không bị gián đoạn khi nhân sự thay đổi

Tự động hóa các tác vụ lặp lại – Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí

ERP giúp tự động hóa nhiều nghiệp vụ vốn tốn nhiều thời gian và dễ gây nhầm lẫn nếu làm thủ công:

• Tự động xử lý đơn hàng: Khi bộ phận kinh doanh tạo đơn hàng, hệ thống sẽ tự động cập nhật tồn kho, tạo phiếu xuất kho, lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu.
• Tự động tính lương và chấm công: Dữ liệu chấm công được thu thập tự động từ máy chấm vân tay hoặc app mobile, sau đó hệ thống sẽ tính lương theo công thức có sẵn, bao gồm các khoản thưởng, phụ cấp, khấu trừ,…
• Tự động hạch toán kế toán: Các nghiệp vụ như mua hàng, bán hàng, thanh toán, khấu hao tài sản,… đều được ghi nhận vào sổ cái một cách chính xác và đúng chuẩn kế toán.
• Tự động tạo báo cáo quản trị: Ban lãnh đạo có thể truy xuất các báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu, phân tích chi phí – lợi nhuận, KPI nhân sự,… theo thời gian thực chỉ trong vài cú nhấp chuột.

Hỗ trợ mở rộng quy mô dễ dàng

Khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng dữ liệu và nghiệp vụ tăng nhanh, nếu vẫn duy trì xử lý thủ công thì sẽ dễ dẫn đến quá tải và sai sót. ERP chính là công cụ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, ổn định ngay cả khi mở rộng chi nhánh, thêm phòng ban, hoặc tăng số lượng đơn hàng.

Sự tự động hóa từ ERP giúp giảm gánh nặng vận hành, tiết kiệm nhân lực mà vẫn duy trì hiệu suất cao. Điều này đặc biệt quan trọng trong các lĩnh vực như: bán lẻ, sản xuất, phân phối, thương mại điện tử, dịch vụ tài chính…

Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác dựa trên dữ liệu

Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh và biến động, khả năng đưa ra quyết định đúng đắn – vào đúng thời điểm là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Đây chính là nơi hệ thống ERP phát huy sức mạnh vượt trội thông qua khả năng phân tích dữ liệu theo thời gian thực và cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động doanh nghiệp.

Dữ liệu thời gian thực – Ra quyết định không cần chờ đợi

Thay vì phải đợi nhân sự tổng hợp báo cáo cuối tháng hoặc xử lý file Excel rời rạc, hệ thống ERP hiện đại cho phép nhà quản lý:

• Theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận từng ngày, từng tuần
• Quan sát hiệu suất từng phòng ban, từng nhân viên, từng sản phẩm
• Nắm được tình hình đơn hàng, tồn kho, công nợ, dòng tiền… mọi lúc, mọi nơi

Tất cả dữ liệu đều được cập nhật real-time, trực quan qua dashboard và báo cáo biểu đồ, cho phép ra quyết định ngay lập tức khi có biến động.

Phân tích đa chiều – Đưa ra quyết định chiến lược

Vai trò của ERP không chỉ là công cụ báo cáo đơn thuần, mà còn là nền tảng phân tích mạnh mẽ:

• So sánh chi phí – lợi nhuận giữa các sản phẩm để tối ưu danh mục kinh doanh
• Phân tích tồn kho theo mùa vụ để lên kế hoạch mua hàng chính xác
• Dự báo doanh thu, chi phí, dòng tiền dựa trên dữ liệu quá khứ và xu hướng

Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể chủ động lập kế hoạch, điều chỉnh chiến lược kinh doanh, tái cấu trúc nguồn lực và đầu tư hiệu quả hơn.

Minh bạch hóa toàn bộ hệ thống

Với khả năng ghi nhận đầy đủ mọi giao dịch – từ đơn hàng, phiếu nhập xuất, hóa đơn, thanh toán, đến ghi nhận chi phí – ERP tạo nên một hệ sinh thái minh bạch, rõ ràng và dễ kiểm tra. Điều này không chỉ hỗ trợ nội bộ trong việc kiểm soát chi phí và hiệu suất, mà còn giúp:

• Kiểm toán dễ dàng hơn
• Giảm rủi ro gian lận
• Tăng niềm tin với nhà đầu tư, cổ đông và đối tác

Tăng tốc độ phản ứng với thị trường

Trong thời đại mà một quyết định sai có thể dẫn đến tổn thất lớn, doanh nghiệp không thể phụ thuộc vào báo cáo trễ hạn hay cảm tính. ERP giúp rút ngắn thời gian từ lúc phát hiện vấn đề đến lúc hành động:

• Phát hiện sản phẩm bán chậm để kịp thời khuyến mãi, điều chỉnh giá
• Nhận biết chi phí tăng bất thường để điều tra và xử lý
• Thấy dòng tiền bị ảnh hưởng và nhanh chóng tái cấu trúc nguồn thu chi

Kiểm soát chi phí và tối ưu nguồn lực

Chi phí và nguồn lực luôn là hai yếu tố then chốt trong quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể kiểm soát chi phí một cách hiệu quả hoặc phân bổ nguồn lực đúng lúc, đúng chỗ. Đây chính là một trong những điểm mạnh quan trọng nhất mà hệ thống ERP mang lại.

ERP giúp doanh nghiệp nhìn rõ toàn cảnh vận hành, từ đó xác định các lỗ hổng gây lãng phí, kiểm soát dòng tiền chặt chẽ và tối ưu việc sử dụng tài sản, con người, vật tư.

Kiểm soát chi phí theo thời gian thực

Một trong những vấn đề phổ biến của các doanh nghiệp không dùng ERP là không nắm được chi phí thật sự đang “chảy” đi đâu. Việc tổng hợp số liệu thường đến từ nhiều nguồn rời rạc, chậm trễ và dễ sai lệch.

Vai trò của ERP:

• Mỗi giao dịch phát sinh đều được ghi nhận ngay lập tức vào hệ thống kế toán.
• Doanh nghiệp có thể theo dõi chi phí theo từng phòng ban, dự án, sản phẩm, đơn hàng.
• Hệ thống so sánh chi phí thực tế với ngân sách kế hoạch, giúp phát hiện sớm những khoản chi vượt ngưỡng để xử lý kịp thời.

Giảm chi phí vận hành nhờ tự động hóa

ERP góp phần cắt giảm nhiều loại chi phí vận hành thường gặp:

• Giảm chi phí nhân sự nhờ tự động hóa các thao tác như chấm công, tính lương, lên đơn hàng, xuất hóa đơn, lập báo cáo…
• Giảm thời gian xử lý công việc, từ đó tăng năng suất lao động.
• Giảm chi phí lỗi sai, mất dữ liệu hoặc thao tác thủ công không đồng nhất.

Ngoài ra, ERP còn giúp giảm phụ thuộc vào nhân sự chủ chốt, nhờ vào việc các quy trình được số hóa, chuẩn hóa và lưu trữ minh bạch.

Quản lý tồn kho và dòng tiền hiệu quả hơn

Tồn kho dư thừa hay thiếu hụt đều ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền và khả năng phục vụ khách hàng. ERP cho phép:

• Theo dõi tồn kho chi tiết đến từng vị trí, lô hàng, hạn sử dụng…
• Dự báo lượng hàng cần thiết dựa trên dữ liệu bán hàng và mùa vụ
• Tối ưu vòng quay hàng tồn, tránh lãng phí tài sản và chi phí lưu kho

Về dòng tiền, ERP giúp kiểm soát các khoản thu – chi – công nợ theo thời gian thực, từ đó:

• Hạn chế bị động khi thiếu tiền mặt
• Chủ động lên kế hoạch thanh toán nhà cung cấp
• Tối ưu chính sách thu hồi công nợ khách hàng

Phân bổ nguồn lực đúng nơi, đúng thời điểm

Vai trò của ERP không chỉ giúp kiểm soát tài chính, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp:

• Theo dõi hiệu suất của từng nhân viên, thiết bị, ca sản xuất
• Xác định nơi nào đang thiếu nguồn lực, nơi nào đang thừa để phân bổ lại hợp lý
• Lên kế hoạch nhân sự, ca làm, vật tư một cách khoa học hơn dựa trên số liệu thực tế

Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, bán lẻ – nơi có khối lượng lớn công việc vận hành phức tạp cần quản trị chính xác và tối ưu.

Khám phá Oracle NetSuite ERP – Giải pháp quản trị toàn diện cho doanh nghiệp tăng trưởng

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và áp lực chuyển đổi số đè nặng lên mọi doanh nghiệp, việc lựa chọn một hệ thống ERP đủ mạnh để đáp ứng nhu cầu vận hành, kiểm soát và mở rộng quy mô không còn là lựa chọn – mà là yếu tố bắt buộc. Và Oracle NetSuite ERP chính là câu trả lời cho những doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp quản trị toàn diện, linh hoạt và dẫn đầu công nghệ.

Được phát triển bởi Oracle – tập đoàn công nghệ hàng đầu thế giới, NetSuite là giải pháp ERP cloud đầu tiên và phổ biến nhất hiện nay, được hơn 36.000 doanh nghiệp tại hơn 200 quốc gia tin tưởng sử dụng. Không chỉ đơn thuần là một phần mềm quản lý, NetSuite là một nền tảng quản trị hợp nhất, giúp doanh nghiệp kết nối mọi phòng ban và dữ liệu trên cùng một hệ thống duy nhất, đồng thời chuẩn hóa – tự động hóa – tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành.

Từ kế toán, tài chính, bán hàng, mua hàng, quản lý kho, sản xuất, nhân sự đến CRM, NetSuite cung cấp đầy đủ công cụ để doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả hoạt động hằng ngày. Không chỉ vậy, với công nghệ phân tích dữ liệu nâng cao (Business Intelligence) tích hợp AI, NetSuite còn giúp nhà quản trị theo dõi hiệu suất theo thời gian thực, dự báo xu hướng, kiểm soát chi phí và ra quyết định chính xác hơn bao giờ hết.

Khác với các phần mềm ERP truyền thống vốn cứng nhắc và khó mở rộng, Oracle NetSuite được xây dựng trên nền tảng cloud nguyên bản, cho phép doanh nghiệp dễ dàng:

• Tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của từng ngành nghề
• Triển khai nhanh, chi phí đầu tư linh hoạt
• Kết nối với các hệ thống bên ngoài như eCommerce, DMS, POS, CRM hoặc các ứng dụng nội bộ

Tại Việt Nam, NetSuite đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn đang trong giai đoạn tái cấu trúc hoặc mở rộng thị trường, đặc biệt trong các ngành sản xuất, phân phối, thương mại dịch vụ và bán lẻ – những lĩnh vực đòi hỏi khả năng quản lý chuỗi cung ứng và dòng tiền chặt chẽ.

The post Vai trò của ERP trong doanh nghiệp hiện đại appeared first on BTM Global.

NetSuite Expert – Trợ lý AI trong SuiteAnswers

NetSuite 2025.1 giới thiệu NetSuite Expert – trợ lý AI tích hợp trong SuiteAnswers, sử dụng công nghệ Generative AI từ OCI, giúp người dùng tra cứu nhanh và hiểu rõ hơn hệ thống NetSuite. Thay vì phải lướt qua hàng loạt tài liệu, NetSuite Expert sẽ tự động tìm kiếm, phân tích và tổng hợp thông tin từ các tài liệu hướng dẫn, sau đó cung cấp câu trả lời ngắn gọn, chính xác cho các truy vấn liên quan. Mỗi kết quả còn kèm theo liên kết đến các tài liệu tham khảo và gợi ý liên quan, giúp mở rộng kiến thức một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Điểm nổi bật của tính năng này là việc ứng dụng công nghệ Retrieval Augmented Generation (RAG) – giúp nâng cao độ chính xác và tốc độ phản hồi, tối ưu hóa thời gian tra cứu, hỗ trợ người dùng xử lý công việc hiệu quả hơn bao giờ hết.

NetSuite Narrative Reporting – Tự động hóa báo cáo tài chính bằng AI

Với NetSuite 2025.1, tính năng Narrative Reporting sử dụng công nghệ GenAI để tự động tạo và giải thích các báo cáo tài chính từ dữ liệu giao dịch, giúp giảm thiểu công việc thủ công và nâng cao độ chính xác.

Được tích hợp trong bộ NetSuite Enterprise Performance Management (EPM), công cụ này có khả năng viết thuyết minh, phân tích xu hướng, so sánh biến động theo thời gian và rút ngắn thời gian lập báo cáo cuối kỳ. Nhờ đó, đội ngũ tài chính có thể tập trung vào phân tích chiến lược thay vì xử lý số liệu thủ công.

NetSuite Analytics Warehouse với những ứng dụng AI mới

NetSuite Analytics Warehouse (NSAW) tiếp tục được mở rộng sức mạnh với các ứng dụng Generative AI (GenAI), giúp doanh nghiệp khám phá dữ liệu nhanh chóng, trực quan và sâu sắc hơn bao giờ hết.

Trợ lý AI trong NetSuite Analytics Warehouse – Trực quan hóa dữ liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên

Phiên bản NetSuite 2025.1 ra mắt Trợ lý AI cho NetSuite Analytics Warehouse, ứng dụng công nghệ Oracle Analytics AI Assistant, cho phép người dùng tạo báo cáo và biểu đồ chỉ bằng các câu hỏi đơn giản bằng ngôn ngữ tự nhiên.

Ví dụ: hỏi “Sản phẩm nào bán chạy nhất tháng này?” và hệ thống sẽ trả về biểu đồ chi tiết trong vài giây – không cần lập trình hay kiến thức chuyên sâu về dữ liệu. Người dùng còn có thể yêu cầu hiển thị dữ liệu theo nhiều định dạng khác nhau như biểu đồ cột, đường, hoặc tiếp tục phân tích bằng cách kéo thả trực tiếp vào NetSuite Workbook.

Tính năng này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn, cá nhân hóa dịch vụ và tối ưu hiệu suất kinh doanh.

Auto-Insights – Phân tích dữ liệu chỉ với một cú nhấp chuột

Tính năng Auto-Insights cho phép người dùng tạo ra các biểu đồ và phân tích dữ liệu ngay lập tức chỉ bằng một cú nhấp chuột. Hệ thống sẽ tự động hiển thị các góc nhìn mới mẻ về dữ liệu mà trước đây có thể bị bỏ sót, giúp phát hiện cơ hội và vấn đề nhanh chóng hơn.

Explain – Giải thích nguyên nhân gốc rễ của xu hướng bất thường

Tính năng Explain giúp phân tích sâu các nguyên nhân phía sau các số liệu bất thường, chẳng hạn như việc khách hàng thanh toán chậm. Kết quả phân tích được trình bày dưới dạng biểu đồ trực quan, kèm theo các thông tin chi tiết về yếu tố tác động và bối cảnh liên quan, hỗ trợ ra quyết định chính xác hơn.

AI-Powered Predictive Analytics – Phân tích dự đoán dễ dàng

NetSuite Analytics Warehouse giờ đây hỗ trợ các mô hình AI dự đoán được tích hợp sẵn, có thể kích hoạt dễ dàng trong phần Preview Features mà không cần kỹ năng kỹ thuật. Các mô hình sử dụng dữ liệu từ NetSuite và các nguồn liên quan để phân tích và đưa ra dự báo kinh doanh chính xác.

Ba mô hình nổi bật bao gồm:

• Churn Prediction – Dự đoán khách hàng rời bỏ: Phân tích hành vi và lịch sử giao dịch để xác định khách hàng có nguy cơ rời bỏ cao, thời điểm có thể rời bỏ và giá trị họ mang lại. Hỗ trợ đội ngũ kinh doanh chủ động giữ chân khách hàng và giảm thiểu rủi ro doanh thu.
• Stockout Prediction – Dự đoán thiếu hàng: Dựa trên dữ liệu tồn kho và bán hàng để cảnh báo nguy cơ hết hàng theo từng sản phẩm và từng địa điểm. Giúp doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch nhập hàng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường kịp thời.
• Markdown Prediction – Dự đoán giảm giá: Đưa ra khuyến nghị về sản phẩm cần giảm giá, mức giảm phù hợp, thời gian và địa điểm áp dụng nhằm tối ưu vòng quay hàng tồn kho và cải thiện dòng tiền.

Các tính năng AI trong NetSuite Analytics Warehouse không chỉ đơn thuần là công cụ phân tích, mà còn là trợ lý chiến lược giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh, chính xác và chủ động hơn trong môi trường kinh doanh đầy biến động.

NetSuite Prompt Studio – Tùy chỉnh nội dung AI

NetSuite Prompt Studio cho phép quản trị viên tùy chỉnh các lệnh nhắc (prompts) cho tính năng Text Enhance, giúp AI tạo ra nội dung phù hợp với ngữ cảnh từng doanh nghiệp. Bạn có thể chọn bản ghi, trường dữ liệu, định nghĩa yêu cầu nội dung (ví dụ: viết mô tả sản phẩm theo phong cách vui nhộn) và điều chỉnh mức độ sáng tạo của AI. Kết quả sẽ hiển thị ngay trên cửa sổ xem trước, cho phép dễ dàng tinh chỉnh trước khi áp dụng.

Bên cạnh đó, SuiteScript Generative AI API hỗ trợ developer tích hợp GenAI vào các tiện ích tùy chỉnh và SuiteApps, mở rộng khả năng ứng dụng AI theo nhu cầu riêng của từng tổ chức

Trợ lý AI trong NetSuite CPQ – Cấu hình sản phẩm và báo giá nhanh chóng

NetSuite CPQ nay được nâng cấp với AI Assistant giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng. Trợ lý này cung cấp các gợi ý cấu hình sản phẩm và đề xuất mức giá phù hợp theo thời gian thực, giúp giảm thiểu sai sót và rút ngắn đáng kể thời gian tạo báo giá. Điều này đặc biệt hữu ích trong các giao dịch có cấu hình sản phẩm phức tạp, giúp đội ngũ bán hàng hoạt động hiệu quả và chính xác hơn.

Chatbot AI tạo báo giá – Cá nhân hóa trải nghiệm bán hàng

Tính năng AI-Driven Pricing Tools giới thiệu một chatbot thông minh có khả năng tương tác trực tiếp với người dùng để thu thập nhu cầu, từ đó tự động xây dựng báo giá phù hợp. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm tùy chỉnh, khi việc tạo báo giá thường tốn nhiều thời gian. Với sự hỗ trợ của AI, quá trình này trở nên nhanh gọn, cá nhân hóa và dễ dàng mở rộng quy mô hơn bao giờ hết.

Lưu ý quan trọng:

Thông tin trên chỉ nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về định hướng phát triển sản phẩm và chỉ mang tính chất tham khảo. Nội dung này không phải là cam kết về việc cung cấp bất kỳ tài liệu, mã nguồn hay chức năng cụ thể nào, và không nên được sử dụng để đưa ra quyết định mua hàng.

Việc phát triển, phát hành, thời gian ra mắt và giá cả của bất kỳ tính năng hay chức năng nào trong sản phẩm của Oracle có thể thay đổi và hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của Oracle Corporation

The post Tổng hợp những tính năng AI mới trong NetSuite 2025.1 appeared first on BTM Global.

Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp thường xem doanh thu là thước đo chính của thành công. Tuy nhiên, bất kể tốc độ tăng trưởng ra sao, tối ưu hóa chi tiêu trên toàn tổ chức luôn mang lại giá trị thiết thực — không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực, mà còn tạo nền tảng vững chắc để tái đầu tư vào các hoạt động tăng trưởng bền vững trong tương lai.

Một trong những công cụ hiệu quả mà ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tiết giảm chi phí là quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Business Spend Management – BSM). Đây là một hệ thống các phương pháp quản lý chi tiêu doanh nghiệp, được hỗ trợ bởi phần mềm, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể, xuyên suốt và đồng nhất về tất cả các hoạt động chi tiêu — vốn trước đây diễn ra rời rạc ở nhiều bộ phận khác nhau. Từ đó, doanh nghiệp có thể phân tích chuyên sâu và đưa ra các quyết định tài chính hiệu quả hơn.

Quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Business Spend Management – BSM) là gì?

Quản lý chi tiêu doanh nghiệp (BSM) là tập hợp các phương pháp quản lý, được hỗ trợ bởi phần mềm, nhằm giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và phân tích toàn bộ hoạt động chi tiêu và mối quan hệ với nhà cung cấp. Những khoản chi này có thể bao gồm từ hợp đồng giá trị lớn với đối tác chiến lược, đến các khoản chi văn phòng phẩm hằng ngày hay chi phí công tác do nhân viên ứng trước.

Trước đây, các hoạt động liên quan đến chi tiêu thường được xử lý qua nhiều công cụ riêng biệt. BSM giúp hợp nhất và tự động hóa toàn bộ quy trình này, từ đó tăng hiệu quả vận hành, tối ưu giá trị mang lại từ mỗi đồng chi tiêu, giảm thiểu chi phí — đặc biệt là chi phí mua sắm, hạn chế rủi ro tài chính và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các nhà cung cấp.

Phân biệt giữa quản lý chi tiêu và quản lý chi phí

Quản lý chi phí (expense management) là hệ thống mà doanh nghiệp sử dụng để xử lý, thanh toán và kiểm tra các khoản chi của nhân viên. Khi nhân viên ứng trước chi phí cho các công việc liên quan đến công ty, một hệ thống quản lý chi phí hiệu quả sẽ đảm bảo họ được hoàn trả đầy đủ và đúng hạn.

Trong khi đó, quản lý chi tiêu doanh nghiệp (spend management) là một khái niệm tài chính rộng hơn, thể hiện chiến lược tổng thể của doanh nghiệp về cách thức, thời điểm và lý do sử dụng ngân sách. Vì vậy, BSM không chỉ bao gồm quản lý chi phí nhân viên, mà còn bao hàm các hoạt động như mua sắm, xử lý hóa đơn, thuê ngoài và quản lý chuỗi cung ứng.

Những ý chính cần ghi nhớ

• BSM giúp làm rõ những sai sót và điểm chưa hiệu quả, từ đó giúp doanh nghiệp khai thác được nhiều giá trị hơn từ các khoản chi tiêu cũng như mối quan hệ với nhà cung cấp.
• Bằng cách tổng hợp và số hóa dữ liệu ẩn danh từ các doanh nghiệp bên ngoài (còn gọi là dữ liệu “cộng đồng”), BSM không chỉ đơn giản hóa quy trình mua sắm mà còn giúp tổ chức trở nên thông minh hơn và có trách nhiệm hơn trong cách sử dụng ngân sách.
• BSM nhấn mạnh rằng những hành động nhỏ nhưng đều đặn chính là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và cải thiện hiệu quả bền vững về lâu dài.

Giải thích về quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Business Spend Management – BSM)

BSM hợp nhất các quy trình từ tìm nguồn cung ứng, ký kết hợp đồng, mua sắm, quản lý nhà cung cấp, xử lý hóa đơn, chi phí nhân viên đến thanh toán — tất cả trong một quy trình tự động được vận hành trên nền tảng điện toán đám mây. Điều này cho phép doanh nghiệp thu thập và phân tích toàn bộ dữ liệu chi tiêu, từ đó đưa ra các quyết định tài chính sáng suốt và hiệu quả hơn.

Với BSM, các quy trình được tự động hóa, giúp loại bỏ những lỗi do con người gây ra và giải phóng nhân sự để tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn. Khi dữ liệu chi tiêu được thu thập, làm sạch và phân loại rõ ràng, doanh nghiệp có thể phân tích để tìm ra các cách cắt giảm chi phí và tối ưu hóa quy trình mua sắm. Việc tổ chức dữ liệu chi tiêu hợp lý cũng giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt hơn, thích ứng tốt với các biến động cung cầu.

Tại sao quản lý chi tiêu doanh nghiệp lại quan trọng?

Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, họ thường phải kết hợp các hệ thống kế toán cũ với các công cụ mới để giải quyết những quy trình phát sinh, dẫn đến việc hình thành một mạng lưới công cụ phức tạp, không đồng bộ và khó kết nối. BSM có khả năng thu thập dữ liệu chi tiêu từ nhiều nguồn khác nhau trong hệ thống đó và khai thác dữ liệu này một cách thông minh, mang lại giá trị tích lũy theo thời gian.

Những giá trị này không chỉ dừng lại ở việc tiết kiệm chi phí. Các báo cáo phân tích chi tiêu giúp doanh nghiệp nhận diện được những điểm chưa hiệu quả, từ đó tiết kiệm chi phí và phân bổ ngân sách cho các hoạt động mang lại giá trị cao hơn. Dữ liệu chi tiêu được tổ chức rõ ràng cũng giúp tăng tính minh bạch và dễ dàng phát hiện các khoản chi không cần thiết, điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp tiếp tục tăng trưởng.

Hơn nữa, BSM còn mang lại lợi ích trong mùa khai thuế, bởi việc theo dõi và ghi nhận đầy đủ các khoản chi giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt không đáng có, tận dụng được các ưu đãi thuế và sẵn sàng khi cần kiểm toán. Đặc biệt, khi doanh nghiệp thanh toán đúng hạn và đầy đủ cho nhà cung cấp, điều này giúp xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững, có thể dẫn đến các chính sách giá ưu đãi, chiết khấu hoặc lợi ích dài hạn khác.

Nguồn gốc của quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Business Spend Management – BSM)

Sự phát triển của BSM có nhiều điểm tương đồng với các hệ thống như ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), CRM (quản lý quan hệ khách hàng) hay HCM (quản lý nhân sự). Ban đầu, các giải pháp công nghệ thông tin được ra đời để giải quyết những vấn đề cụ thể, đơn lẻ trong quy trình vận hành thủ công của doanh nghiệp.

Ví dụ như lưu trữ thông tin liên hệ khách hàng, quản lý dữ liệu marketing hay hỗ trợ sau bán hàng trong CRM. Theo thời gian, những giải pháp rời rạc đó dần được tích hợp thành các hệ thống tổng thể, và chính nhờ sự kết nối này, giá trị mang lại còn lớn hơn nhiều so với từng phần riêng lẻ.

Tương tự, BSM cũng ra đời từ thời kỳ mà hầu hết các doanh nghiệp đều quản lý chi tiêu thủ công hoặc sử dụng các công cụ đơn giản như bảng tính Excel. Những phương pháp này không chỉ mất thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót. Khi công nghệ phát triển, đặc biệt là với sự xuất hiện của tự động hóa, các doanh nghiệp bắt đầu áp dụng các hệ thống để quản lý chi tiêu doanh nghiệp tốt hơn — chẳng hạn như phần mềm xử lý công nợ phải trả, quản lý chi phí nhân viên và hệ thống mua sắm.

Trong những năm gần đây, BSM đã nổi lên như một giải pháp tổng thể nhằm hợp nhất các hệ thống quản lý chi tiêu doanh nghiệp rời rạc này. Đóng vai trò như một “trung tâm điều phối” cho dữ liệu nhà cung cấp và kiểm soát tài chính, BSM giúp doanh nghiệp phát hiện các sai sót và điểm chưa hiệu quả trong quy trình tài chính và mối quan hệ với đối tác. Tất cả công cụ trong hệ thống BSM phối hợp với nhau để theo dõi dữ liệu, giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa các hoạt động phức tạp.

Các loại chi tiêu trong doanh nghiệp

Trong suốt vòng đời hoạt động, doanh nghiệp sẽ phát sinh nhiều loại chi phí — có loại diễn ra thường xuyên, định kỳ; có loại chỉ phát sinh khi có sự kiện hoặc sự thay đổi trong kinh doanh. Tuy nhiên, tất cả các khoản chi tiêu này đều có thể được phân loại theo hai chiều quan trọng: chi phí hoạt động hay không hoạt động và chi phí cố định hay biến đổi.

Phân loại đầu tiên cho biết chi phí đó có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp hay không. Phân loại thứ hai phản ánh chi phí có thay đổi theo sản lượng sản xuất hoặc khối lượng dịch vụ cung cấp hay không.

Mọi khoản chi tiêu đều thuộc một trong bốn nhóm sau, và với BSM, doanh nghiệp có thể theo dõi, phân tích từng nhóm cụ thể để tối ưu hóa quản lý tài chính:

Chi phí hoạt động (Operating Costs):

Là các chi phí phát sinh thường xuyên để vận hành doanh nghiệp hàng ngày. Bao gồm chi phí trực tiếp tạo ra hàng hóa hoặc dịch vụ (COGS) và các chi phí bán hàng, quản lý và hành chính (SG&A). Ví dụ: tiền thuê mặt bằng, chi phí bảo trì, lương nhân viên, bảo hiểm, quảng cáo, marketing, nguyên vật liệu, và khấu hao tài sản.

Chi phí không hoạt động (Non-operating Costs):

Là các khoản chi không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp. Bao gồm: lãi vay, thuế, chi phí tổn thất do giảm giá trị tài sản (impairment), và thua lỗ khi thanh lý tài sản.

Chi phí cố định (Fixed Costs):

Là những chi phí không thay đổi dù doanh nghiệp có sản xuất nhiều hay ít. Doanh nghiệp phải chi trả các khoản này dù có hoạt động hay không. Thường là các chi phí gián tiếp, không liên quan trực tiếp đến sản phẩm hoặc dịch vụ. Ví dụ: tiền thuê văn phòng, nhà kho, lương và phúc lợi của nhân viên toàn thời gian.

Chi phí biến đổi (Variable Costs):

Là những chi phí thay đổi theo mức độ sản xuất hoặc doanh số bán hàng. Chi phí này tăng khi sản lượng tăng và giảm khi sản lượng giảm. Ví dụ: nguyên vật liệu, bao bì sản phẩm, chi phí công tác, phí giao dịch qua thẻ tín dụng, chi phí vận chuyển. Khác với lương cố định, tiền công cho lao động thời vụ là chi phí biến đổi vì thay đổi theo nhu cầu.

Việc phân loại rõ ràng giúp doanh nghiệp hiểu được cấu trúc chi phí, từ đó xây dựng chiến lược chi tiêu phù hợp, tiết kiệm và hiệu quả hơn.

Lợi ích của quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Spend Management)

Lợi ích chính của BSM là hợp nhất tất cả dữ liệu chi tiêu của doanh nghiệp vào một nguồn duy nhất để phân tích, từ đó tạo ra các cơ hội tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, bằng cách tổng hợp và số hóa dữ liệu ẩn danh từ chuỗi cung ứng và các doanh nghiệp khác, BSM còn giúp đơn giản hóa quy trình mua sắm. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể vận hành nhanh hơn, thông minh hơn và minh bạch hơn trong cách sử dụng ngân sách. Một số lợi ích nổi bật của BSM có thể kể đến:

Nâng cao năng suất và hiệu quả vận hành:

BSM giúp tiết kiệm đáng kể thời gian cho các bộ phận. Việc tự động hóa quy trình mua sắm giúp tăng tốc độ xử lý công việc, giảm sai sót do con người và cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ mang lại giá trị cao hơn. Đồng thời, phân tích chi tiêu chi tiết và theo thời gian thực cho phép các nhà lãnh đạo dự báo các kịch bản chi tiêu, tận dụng xu hướng từ dữ liệu và so sánh hiệu suất nội bộ, từ đó hỗ trợ quá trình mở rộng kinh doanh.

Đàm phán tốt hơn với nhà cung cấp:

Hệ thống BSM thu thập lượng lớn dữ liệu nội bộ và dữ liệu cộng đồng từ các nhà cung cấp, giúp đưa ra các đề xuất dựa trên thông tin mang tính tổng hợp. Nhờ đó, bộ phận mua sắm có thể thương lượng các điều khoản tốt hơn.

Ví dụ: hệ thống có thể cảnh báo rằng một nhà cung cấp thường giao hàng trễ hoặc hư hỏng, hoặc chỉ ra rằng chi phí trung bình cho một loại hàng hóa cụ thể trên thị trường đang thấp hơn 20% so với mức doanh nghiệp đang chi trả. Nhờ việc tận dụng dữ liệu cộng đồng, BSM cung cấp các khuyến nghị và cảnh báo giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.

Tạo cơ hội tiết kiệm chi phí:

Việc thu thập và phân loại dữ liệu chi tiêu bằng BSM giúp doanh nghiệp nhìn rõ cách các phòng ban, vai trò và cá nhân đang sử dụng ngân sách một cách có trách nhiệm. Phần mềm BSM cũng giúp phát hiện các khu vực có thể tối ưu chi phí, ví dụ: gộp các nhà cung cấp, đảm bảo nhân viên chi tiêu trong giới hạn ngân sách, hoặc phát hiện hóa đơn gian lận trước khi thanh toán.

Giảm thiểu rủi ro:

BSM theo dõi các giao dịch và đánh giá hiệu quả tài chính cũng như độ tin cậy của các nhà cung cấp. Nhờ có cái nhìn cập nhật và minh bạch, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các nguy cơ tiềm ẩn, đồng thời đảm bảo tuân thủ các chính sách kiểm soát nội bộ và yêu cầu kiểm toán bên ngoài, giúp doanh nghiệp duy trì uy tín và tuân thủ quy định pháp luật.

Những thách thức trong quản lý chi tiêu doanh nghiệp

Việc quản lý chi tiêu doanh nghiệp đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Nếu không có hệ thống BSM để theo dõi chi phí một cách tập trung, các vấn đề kém hiệu quả dễ bị bỏ sót, và doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro. Dưới đây là những thách thức phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi muốn quản lý chi tiêu hiệu quả hơn — và đây cũng chính là những vấn đề mà phần mềm BSM ra đời để giải quyết:

Thiếu tổ chức:

Chi tiêu trong doanh nghiệp thường do nhiều bộ phận khác nhau quản lý. Việc thu thập dữ liệu từ các phòng ban riêng biệt gặp nhiều khó khăn do sự khác biệt về lợi ích, thái độ và mức độ hợp tác. Thêm vào đó, thông tin chi tiêu có thể được trình bày dưới nhiều định dạng khác nhau, khiến dữ liệu trở nên rời rạc, không đồng bộ và khó phân tích. Hậu quả là các phòng ban có thể đang mua cùng một sản phẩm nhưng không biết rằng nếu kết hợp lại, họ có thể đàm phán được mức giá tốt hơn.

Dữ liệu phân mảnh:

Khi không có BSM, các loại chi tiêu như thanh toán cho nhà cung cấp, chi phí nhân viên hay dịch vụ CNTT thường được theo dõi qua các hệ thống khác nhau. Điều này dẫn đến việc dữ liệu bị phân tán, khó tìm kiếm và khó kết nối, do các hệ thống này không tương thích với nhau.

Thiếu minh bạch:

Một số nhân sự không muốn người khác kiểm soát cách họ sử dụng ngân sách công ty. Một số phòng ban vẫn ghi nhận chi phí bằng giấy tờ, gây khó khăn cho việc theo dõi và phân loại. Sự ngần ngại thay đổi có thể khiến họ kháng cự khi áp dụng các hệ thống mới vốn được thiết kế để tăng cường tính minh bạch.

Quy trình thủ công:

Càng nhiều thao tác thủ công, càng dễ xảy ra sai sót do con người. Nhân viên có thể nhập sai dữ liệu, bộ phận tài chính có thể sao chép thông tin không chính xác. Những lỗi nhỏ này sẽ tích tụ theo thời gian, dẫn đến các quyết định sai lệch, gây phát sinh chi phí không cần thiết và bỏ lỡ cơ hội tối ưu vận hành.

Thiếu nguồn lực:

Việc thu thập và phân tích dữ liệu chi tiêu đòi hỏi kỹ năng phân tích – điều này không dễ để thuê ngoài và cũng tốn nhiều thời gian nếu tự đào tạo. Sự hỗ trợ từ các công cụ phân tích ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp doanh nghiệp hiểu và khai thác dữ liệu tốt hơn.

Các phương pháp quản lý chi tiêu doanh nghiệp

Giá trị cốt lõi của BSM nằm ở cách tiếp cận có hệ thống trong quản lý mua sắm. Tùy theo ngành nghề và mức độ trưởng thành trong quy trình vận hành của từng doanh nghiệp, việc áp dụng BSM có thể tập trung vào tự động hóa một vài bước trong quy trình mua sắm, hoặc triển khai toàn bộ chuỗi quy trình — từ tìm nguồn cung ứng đến xử lý thanh toán (thường gọi là “source to pay”). Trong lĩnh vực mua sắm, BSM bao gồm các quy trình và tiểu quy trình sau:

1. Source to Pay (Từ tìm nguồn cung đến thanh toán)

Đây là quy trình mua sắm toàn diện, thường được viết tắt là S2P, bắt đầu từ việc xác định, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng sẽ tìm kiếm sản phẩm đáp ứng các tiêu chí về chất lượng, giá cả phù hợp và năng lực đáp ứng của nhà cung cấp (về tiến độ giao hàng, sự linh hoạt, khả năng hợp tác…).

Tiếp theo là các bước thương lượng, ký kết hợp đồng, đặt hàng, nhận hàng, nhận và đối soát hóa đơn, cuối cùng là thực hiện thanh toán. Áp dụng quy trình S2P giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động mua sắm, đảm bảo tuân thủ quy trình, quy định nội bộ và hợp đồng, tăng cường sự phối hợp và tin cậy giữa các bên trong chuỗi cung ứng, đồng thời hỗ trợ đàm phán được mức giá tốt hơn.

2. Source to Contract (Từ tìm nguồn cung đến ký hợp đồng)

Tương tự như S2P nhưng dừng lại ở bước ký hợp đồng, quy trình này bắt đầu từ việc xác định nhu cầu, gửi yêu cầu báo giá đến các nhà cung cấp tiềm năng và so sánh các đề xuất.
Doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất và thương lượng các điều khoản. Sau khi hợp đồng được ký kết, quy trình Source to Contract hoàn tất.

3. Invoice to Pay (Từ hóa đơn đến thanh toán)

Thoạt nhìn, việc thanh toán hóa đơn có vẻ đơn giản và ít có chỗ để cải tiến. Tuy nhiên, trong thực tế, quy trình này đòi hỏi phải kiểm tra, đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, đơn đặt hàng và hàng hóa đã nhận (hoặc bị từ chối), sau đó còn phải qua một hoặc nhiều cấp phê duyệt.
Với các doanh nghiệp đang tăng trưởng, tự động hóa quy trình này giúp bộ phận công nợ phải trả (Accounts Payable) hoạt động hiệu quả và chính xác hơn.

4. Procure to Pay (Từ mua sắm đến thanh toán)

Còn được gọi là “procure to invoice”, quy trình này tích hợp chặt chẽ giữa bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán công nợ để nâng cao hiệu suất làm việc. Khác với S2P, quy trình Procure to Pay không bao gồm việc tìm kiếm nhà cung cấp mà bắt đầu từ khâu tạo yêu cầu mua hàng, đặt hàng, nhận hàng, xử lý hóa đơn và hạch toán chi phí.

Mỗi doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn từng phần hoặc toàn bộ quy trình để triển khai BSM sao cho phù hợp với đặc điểm và mục tiêu quản lý chi tiêu của mình.

Công cụ quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Spend Management Tools)

Công cụ quản lý chi tiêu là thành phần cốt lõi trong phần mềm BSM, giúp theo dõi và kiểm soát các khoản chi ngoài lương (non-payroll) của doanh nghiệp — chẳng hạn như chi phí nguyên vật liệu, dịch vụ marketing, hay thậm chí là các loại phí đăng ký tạp chí chuyên ngành.

Phần mềm này được sử dụng để thu thập và phân tích dữ liệu chi tiêu trên toàn doanh nghiệp, từ đó cung cấp cái nhìn toàn diện về cách doanh nghiệp đang sử dụng ngân sách. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tránh tình trạng chi tiêu vượt mức và đảm bảo các khoản chi liên quan đến hoạt động kinh doanh được phản ánh chính xác trong báo cáo tài chính.

Do đó, phần mềm BSM thường được bộ phận mua sắm sử dụng để lập kế hoạch và giám sát chi tiêu, nhưng cũng rất hữu ích cho bộ phận kế toán trong việc lập báo cáo tài chính.

Cần lưu ý rằng phần mềm quản lý chi tiêu (spend management software) không giống với phần mềm quản lý chi phí cá nhân của nhân viên (expense management software) — vốn chỉ tập trung vào các khoản chi như đi taxi, ăn uống hay công tác phí.

Phần mềm quản lý chi tiêu doanh nghiệp thường tích hợp chặt chẽ với các phần mềm mua sắm và các giải pháp quản lý chuỗi cung ứng như phần mềm hoạch định chuỗi cung ứng hoặc phần mềm hoạch định bán hàng và vận hành (Sales & Operations Planning).

Các tính năng chính bao gồm:

• Kho dữ liệu tập trung về toàn bộ hoạt động mua sắm và chi tiêu.
• Hệ thống phê duyệt và quy trình kiểm soát rõ ràng cho các yêu cầu mua hàng và thanh toán.
• Phân tích dữ liệu lịch sử để nhận diện xu hướng, đưa ra cảnh báo và khuyến nghị giúp tiết kiệm chi phí.

4 Lĩnh vực chính mà BSM hỗ trợ cải thiện quản lý chi tiêu doanh nghiệp

Phần mềm BSM giúp các nhà quản lý tài chính và kế toán kiểm soát hiệu quả hơn cách doanh nghiệp sử dụng tiền, nhờ khả năng theo dõi chi tiêu kịp thời và minh bạch. Điều này không chỉ nâng cao khả năng kiểm soát chi phí nhân viên và độ chính xác trong báo cáo tài chính, mà còn giúp tối ưu hóa hiệu quả sử dụng ngân sách toàn doanh nghiệp. Dưới đây là 4 lĩnh vực cốt lõi mà BSM có thể mang lại tác động rõ rệt:

1. Tăng khả năng theo dõi chi tiêu theo thời gian thực

Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ có đội ngũ tài chính mỏng, việc phân tích chi tiêu và xây dựng chiến lược quản lý thường gặp khó khăn vì thiếu thông tin đầy đủ. Khi không có BSM, các nhà quản lý tài chính phải tự đi thu thập dữ liệu từ email, hóa đơn giấy, biên lai thủ công và nhiều nguồn phân tán khác.

Với BSM, doanh nghiệp có thể tập trung toàn bộ hoạt động quản lý dòng tiền trên một nền tảng duy nhất theo thời gian thực. Nhân viên tài chính có thể đăng nhập và xem toàn bộ giao dịch khi chúng diễn ra, chủ động dự báo chi tiêu và điều chỉnh hành vi chi tiêu lãng phí kịp thời.

2. Kiểm soát chi tiêu của nhân viên

Khi không có BSM, nhân viên thường nộp báo cáo chi phí sau khi đã chi tiêu — có khi là vài tuần hoặc vài tháng sau đó. Khi đó, bộ phận kiểm soát mới phát hiện các khoản chi không đúng chính sách, khiến việc xử lý trở nên bị động và kém hiệu quả.

BSM cho phép doanh nghiệp thiết lập và áp dụng các chính sách chi tiêu một cách nhất quán, cài đặt giới hạn và điều kiện sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp, và yêu cầu phê duyệt trước khi mua hàng — giúp kiểm soát chi tiêu ngay từ đầu.

3. Nâng cao độ chính xác trong báo cáo tài chính

Để quản lý chi tiêu doanh nghiệp hiệu quả, doanh nghiệp cần những báo cáo phản ánh chính xác tình hình tài chính thực tế. Không có BSM, dữ liệu thường bị thiếu, sai sót do nhập liệu thủ công hoặc chậm trễ trong việc nộp báo cáo chi phí — điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến dự báo tài chính và tính chính xác của báo cáo theo quý.

BSM sử dụng thuật toán học máy (machine learning) để tổ chức, phân tích và kết nối dữ liệu, từ đó đưa ra các phân tích chuyên sâu và gợi ý cơ hội tiết kiệm chi phí tiềm năng.

4. Tự động tối ưu hóa chi tiêu

Ở các doanh nghiệp nhỏ hoặc đội nhóm gọn nhẹ, không ai có thời gian để kiểm tra từng khoản chi bất thường hay truy tìm từng hóa đơn bị thiếu. BSM giúp tự động hóa quy trình làm việc, giảm bớt thời gian mà nhân viên phải thực hiện thủ công.

Ví dụ: Hệ thống có thể nhắc nhở nhân viên gửi hóa đơn ngay tại thời điểm chi tiêu thông qua email hoặc tin nhắn, hoặc gợi ý mức giá tốt hơn từ nhà cung cấp đã được đàm phán trước. Dữ liệu sau đó được hệ thống tự động liên kết với giao dịch liên quan, tránh thất lạc hóa đơn và nhầm lẫn trong báo cáo.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thiết lập các quy tắc quản lý nhà cung cấp và danh mục chi tiêu, cho phép hệ thống tự động kiểm soát và tối ưu chi phí mà không cần can thiệp thủ công.

3 Chiến lược quản lý chi tiêu doanh nghiệp nên áp dụng

Việc áp dụng quy trình và công nghệ mới luôn đi kèm những trở ngại, đặc biệt khi nhân viên chưa quen với cách làm mới hoặc cảm thấy rắc rối. Với phần mềm BSM, nếu giao diện dễ sử dụng, quy trình triển khai mượt mà, thì công cụ này sẽ nhanh chóng phát huy hiệu quả và dễ dàng trở thành thói quen làm việc hằng ngày. Dưới đây là 3 chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ áp dụng thành công BSM:

1. Xây dựng chính sách quản lý chi tiêu doanh nghiệp rõ ràng cho toàn bộ hoạt động mua sắm và chi phí nhân viên

Khi triển khai BSM, điều quan trọng là phải ban hành một chính sách chi tiêu toàn diện, minh bạch và có tính ràng buộc, áp dụng cho tất cả các cấp trong doanh nghiệp. Mọi nhân viên cần hiểu rõ quy trình chi tiêu — vì nếu người lao động cứ liên tục mắc lỗi như nhau, doanh nghiệp sẽ tốn kém cả tiền bạc lẫn thời gian để xử lý.

Ngay cả những khoản chi nhỏ như mua văn phòng phẩm hay hoàn ứng tiền taxi cho nhân viên, nếu không đúng quy trình, cũng có thể phát sinh lãng phí lâu dài. Việc áp dụng chính sách chi tiêu bài bản sẽ giúp đảm bảo tuân thủ, giảm thiểu rủi ro gian lận và kiểm soát tốt hơn các khoản chi không cần thiết.

Lưu ý: Thách thức lớn nhất khi áp dụng công nghệ mới thường đến từ việc nhân viên không sẵn sàng thay đổi. Do đó, doanh nghiệp nên đào tạo và truyền thông rõ ràng để mọi người hiểu cách nhận diện, thiết lập và theo dõi chi tiêu — từ đó hình thành văn hóa tiết kiệm và chủ động tìm kiếm cơ hội tối ưu ngân sách.

2. Phát triển hệ thống báo cáo dễ sử dụng và minh bạch

Nhân viên sẽ tuân thủ chính sách tốt hơn nếu họ có thể nộp báo cáo, hóa đơn và chứng từ một cách đơn giản, nhanh chóng. Với phần mềm BSM hiện đại, nhân viên có thể chụp ảnh biên lai hoặc xử lý báo cáo chi tiêu ngay trên điện thoại khi đang di chuyển — giúp rút ngắn thời gian xử lý và tăng độ chính xác của dữ liệu.

Đồng thời, một công cụ có tính năng phân tích mạnh mẽ sẽ giúp đội ngũ tài chính nhận diện xu hướng chi tiêu, khai thác thông tin chuyên sâu và cải thiện các điểm yếu trong quy trình quản lý chi tiêu doanh nghiệp hiện tại.

3. Tự động hóa để đơn giản hóa quy trình quản lý chi tiêu doanh nghiệp

Một hệ thống quản lý chi tiêu doanh nghiệp tự động sẽ đơn giản hóa công việc của cả nhân viên, cấp quản lý và phòng kế toán bằng cách giảm thiểu việc gửi email thủ công, xử lý giấy tờ và những nhầm lẫn với nhà cung cấp.

Tự động hóa giúp tăng tốc độ phối hợp giữa các bộ phận, theo dõi chi tiêu chính xác hơn, giảm khối lượng công việc lặp lại và tạo điều kiện để doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động chiến lược — từ đó nâng cao hiệu suất vận hành và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.

Các tính năng của phần mềm quản lý chi tiêu doanh nghiệp (BSM)

Những tính năng quan trọng nhất của phần mềm BSM chính là khả năng tăng cường minh bạch dữ liệu chi tiêu thông qua việc tích hợp thông tin từ nhiều kênh chi tiêu khác nhau, khả năng phân tích chuyên sâu để tối ưu hóa ngân sách, và tự động hóa quy trình giúp doanh nghiệp xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, phần mềm BSM còn tích hợp nhiều tính năng thực tiễn ở “tầng vận hành”, chẳng hạn như tạo và theo dõi báo cáo chi tiêu, là nền tảng giúp thực thi được những mục tiêu tổng thể.

Ví dụ:

• Theo dõi chi tiêu theo thời gian thực giúp doanh nghiệp kiểm soát sát sao các khoản chi của nhân viên, tránh tình trạng “cuối tháng mới vỡ ra” những khoản bất ngờ.
• Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán giúp xây dựng mối quan hệ tích cực với nhà cung cấp.
• Lưu trữ và truy xuất dễ dàng các tài liệu quan trọng như hóa đơn, phiếu thu, đơn đặt hàng (PO), giúp đơn giản hóa lưu trữ hồ sơ và thuận tiện khi kiểm tra đối chiếu.

Làm sao để chọn phần mềm BSM phù hợp

Khi lựa chọn phần mềm BSM, doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên nhu cầu chi tiêu cụ thể của mình. Hãy tự đặt các câu hỏi như:

• Phần mềm sẽ quản lý những loại chi phí nào?
• Doanh nghiệp hiện đang sử dụng các hình thức thanh toán nào?
• Trung bình mỗi tháng có bao nhiêu khoản thanh toán cần xử lý?

Đảm bảo phần mềm bạn chọn có khả năng đáp ứng thói quen chi tiêu và yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Ưu tiên chọn phần mềm dựa trên nền tảng điện toán đám mây để đảm bảo dữ liệu được luân chuyển linh hoạt và liên tục. Nhân viên có thể truy cập và cập nhật dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Hãy chắc chắn rằng phần mềm hỗ trợ thiết bị di động, giúp người dùng có thể gửi báo cáo chi tiêu từ bất kỳ thiết bị nào.

Tìm kiếm các tính năng nâng cao như:

• Phê duyệt tự động, yêu cầu phê duyệt trước, giúp tiết kiệm thời gian cho cả nhân viên lẫn quản lý.
• Theo dõi và phân tích theo thời gian thực, giúp tăng tính minh bạch và cải thiện quy trình ra quyết định.

Quản lý chi tiêu doanh nghiệp hiệu quả cùng NetSuite

Khách hàng của NetSuite có thể lựa chọn nhiều giải pháp quản lý chi tiêu doanh nghiệp khác nhau để phù hợp với từng nhu cầu cụ thể. Ví dụ: NetSuite Procurement tích hợp tính năng quản lý đơn đặt hàng tập trung, liên kết với các nhà cung cấp đã được phê duyệt và hợp đồng đàm phán trước, cho phép theo dõi chi tiêu và hiệu suất nhà cung cấp theo thời gian thực trong suốt quy trình từ đặt hàng đến thanh toán.

BSM mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực như:

• Giảm lãng phí tài chính
• Giảm thiểu rủi ro
• Tối ưu hóa thời gian và công sức nhân viên để tập trung cho công việc chiến lược hơn

Với BSM, việc quản lý và tối ưu chi phí không còn là gánh nặng. Dữ liệu chi tiêu từ các bộ phận được tích hợp, chuẩn hóa và tập trung tại một nơi — từ đó doanh nghiệp có thể phân tích sâu, rút ra được những hiểu biết chiến lược giúp cải thiện hiệu quả chi tiêu toàn diện.

Nguồn: What Is Business Spend Management (BSM)? A 2025 Guide | NetSuite

The post Cẩm nang quản lý chi tiêu doanh nghiệp năm 2025 appeared first on BTM Global.

Dù ai là người đảm trách, thì việc ghi sổ kế toán chính xác và cập nhật thường xuyên là yếu tố sống còn để đảm bảo sự ổn định tài chính của doanh nghiệp. Thực hiện đúng các nguyên tắc kế toán còn giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro như bị kiểm tra thuế, thiếu hụt dòng tiền hay thậm chí là phá sản.

Dưới đây là 13 mẹo đơn giản nhưng hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong công tác ghi sổ kế toán – dù bạn là kế toán chuyên nghiệp hay là chủ doanh nghiệp “tự thân vận động”.

13 Mẹo Ghi Sổ Kế Toán Nên Áp Dụng Để Quản Lý Tài Chính Hiệu Quả

Muốn quản lý tài chính tốt, trước hết doanh nghiệp cần có dữ liệu tài chính chính xác và rõ ràng để làm cơ sở đưa ra các quyết định đúng đắn. Những mẹo ghi sổ kế toán dưới đây không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch, khoa học trong sổ sách, mà còn giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm áp lực cho người thực hiện – dù là kế toán chuyên nghiệp hay chủ doanh nghiệp kiêm nhiệm.

1. Tách bạch chi tiêu cá nhân và doanh nghiệp

Việc phân biệt rõ ràng giữa các giao dịch cá nhân và giao dịch doanh nghiệp là điều bắt buộc đối với các loại hình công ty như công ty TNHH, công ty hợp danh hay công ty cổ phần. Nhưng kể cả đối với hộ kinh doanh hay cá nhân kinh doanh, điều này cũng vô cùng cần thiết để có cái nhìn chính xác về tình hình tài chính doanh nghiệp.

Cách đơn giản nhất là mở tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp và sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp trong tất cả các giao dịch. Khi đăng ký, doanh nghiệp sẽ cần cung cấp mã số thuế hoặc số an sinh xã hội đối với cá nhân kinh doanh.

2. Đối chiếu số liệu thường xuyên

Đối chiếu sổ sách giúp kiểm tra tính chính xác giữa các khoản ghi chép và thực tế, từ đó phát hiện sớm các sai sót hoặc giao dịch bị bỏ sót. Một số đối chiếu phổ biến gồm: đối chiếu sao kê ngân hàng với sổ kế toán, hoặc đối chiếu công nợ phải thu với khoản thanh toán thực tế từ khách hàng. Khi đối chiếu thường xuyên – lý tưởng là hàng tuần – bạn sẽ dễ kiểm soát hơn vì khối lượng giao dịch cần kiểm tra mỗi lần ít hơn, tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro sai sót kéo dài.

3. Sử dụng phần mềm kế toán

Đầu tư vào phần mềm kế toán là một bước quan trọng giúp quản lý tài chính chuyên nghiệp, kể cả với những doanh nghiệp nhỏ. Các phần mềm kế toán hiện nay không chỉ giúp lưu trữ và tổ chức dữ liệu hợp lý mà còn có nhiều tính năng tự động như kết nối với ngân hàng, thẻ tín dụng, tạo bút toán từ hóa đơn điện tử thông qua công nghệ nhận diện ký tự (OCR)… Những tính năng này giúp giảm thời gian nhập liệu thủ công và hạn chế sai sót trong quá trình làm việc.

Phần mềm kế toán ở cấp độ cao hơn sẽ cung cấp nhiều tính năng vượt trội như: quy trình làm việc tự động, hệ thống kiểm soát tài chính chặt chẽ, khả năng báo cáo nâng cao và truy cập qua thiết bị di động. Một số giải pháp còn mở rộng phạm vi hỗ trợ vượt ra ngoài nhu cầu ghi sổ kế toán thông thường, tích hợp thêm nhiều phân hệ quản trị doanh nghiệp khác để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng khi doanh nghiệp phát triển.

Mẹo liên quan: Nghiêm túc đầu tư thời gian vào việc thiết lập và đào tạo sử dụng phần mềm kế toán sẽ lại nhiều lợi ích trong quản lý tài chính, mà còn giúp tránh được những sai sót tốn kém về sau.

4. Kết nối tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng

Để việc ghi sổ kế toán hiệu quả hơn, hãy liên kết các tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng doanh nghiệp với phần mềm kế toán. Việc này cho phép các giao dịch tự động đổ vào hệ thống, giảm rủi ro sai sót do nhập liệu thủ công. Bạn có thể nâng cấp mẹo này bằng cách thiết lập các quy tắc trong phần mềm để tự động phân loại giao dịch vào các tài khoản sổ cái phù hợp. Tự động hóa như vậy giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất bằng cách loại bỏ nhu cầu nhập từng giao dịch bằng tay.

5. Thường xuyên sắp xếp và số hóa hóa đơn, biên lai

Đừng để những chồng giấy tờ lộn xộn hay hộp đựng đầy hóa đơn nhàu nát trở thành “ác mộng” kế toán. Hãy áp dụng hai mẹo đơn giản:

• Ưu tiên sử dụng phương thức thanh toán điện tử bất cứ khi nào có thể, vì các giao dịch này sẽ được ghi lại tự động từ tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng đã liên kết với phần mềm kế toán.
• Với các hóa đơn giấy không thể tránh khỏi, hãy scan ngay bằng ứng dụng điện thoại hoặc máy scan để lưu trữ số hóa. Việc này không chỉ giúp tổ chức dữ liệu gọn gàng mà còn giảm rủi ro mất mát hoặc hư hỏng chứng từ. Nếu mất biên lai, doanh nghiệp có thể không được khấu trừ chi phí hợp lệ, dẫn đến lợi nhuận bị thổi phồng và phải đóng thuế cao hơn.
• Việc số hóa và sắp xếp hóa đơn đúng cách giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời hỗ trợ rất nhiều cho việc quyết toán thuế.

6. Sử dụng báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là bức tranh tổng thể về tình hình tài chính của doanh nghiệp và có thể được tạo tự động từ hầu hết các phần mềm kế toán. Khi dùng để phân tích, các báo cáo này sẽ cho thấy những mảng hoạt động hiệu quả và những điểm cần cải thiện. Dù ngân hàng hoặc nhà đầu tư có thể chỉ yêu cầu theo định kỳ, tốt nhất doanh nghiệp nên tạo báo cáo tài chính thường xuyên để theo dõi sát sao tình hình kinh doanh. Ngoài ra, báo cáo tài chính cũng là nền tảng quan trọng để lập ngân sách và dự báo tài chính trong tương lai.

7. Phân loại chi phí rõ ràng

Việc phân loại và mã hóa các giao dịch vào đúng tài khoản sổ cái giúp chủ doanh nghiệp hiểu được dòng tiền vào – ra, cách doanh nghiệp sử dụng vốn và khả năng thanh toán nợ. Ghi đúng mã tài khoản cũng rất quan trọng trong việc quyết toán thuế và phục vụ kiểm toán. Tốt nhất nên phân loại ngay khi giao dịch còn mới để đảm bảo độ chính xác.

Thói quen nhập và phân loại giao dịch thường xuyên cũng giúp tránh việc dồn việc quá nhiều, gây áp lực. Lý tưởng nhất là đa số giao dịch sẽ được phần mềm tự động mã hóa dựa trên các quy tắc đã thiết lập từ trước.

8. Áp dụng tự động hóa

Tự động hóa giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Việc tích hợp tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng với phần mềm kế toán để đối chiếu tự động là một trong những mẹo hiệu quả để giảm thiểu việc nhập liệu thủ công – vốn tốn thời gian và dễ sai sót. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng công nghệ nhận diện ký tự quang học (OCR) để tự động chuyển thông tin giao dịch từ tài liệu giấy, hình ảnh kỹ thuật số hoặc file PDF thành dữ liệu kế toán.

9. Thiết lập công việc hàng ngày

Chia nhỏ công việc kế toán và thực hiện mỗi ngày sẽ giúp kiểm soát tốt khối lượng công việc, xây dựng được thói quen quản lý thời gian hiệu quả. Làm đều đặn mỗi ngày giúp tránh tình trạng công việc tồn đọng, gây căng thẳng và làm gián đoạn các hoạt động kinh doanh khác. Mẹo này phù hợp với cả những kế toán chuyên nghiệp lẫn những người “tự thân vận động”.

10. Theo dõi công nợ phải thu

Dòng tiền luôn là yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Một mẹo ghi sổ hiệu quả là liên tục theo dõi tình hình công nợ để kịp thời phát hiện khách hàng chậm thanh toán và chủ động nhắc nhở. Việc thu nợ kịp thời sẽ giảm nguy cơ thất thu, vì khả năng thu được nợ sẽ giảm dần theo thời gian khi khoản nợ ngày càng lâu ngày.

(Mẹo bổ sung: Hãy ghi nhận các khoản tiền thu của khách hàng vào hóa đơn tương ứng ngay lập tức để tránh những cuộc gọi thu hồi công nợ không chính xác, gây khó xử và ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng.) Việc đối chiếu tiền thu và công nợ nên được thực hiện hàng ngày hoặc ít nhất là hàng tuần để đảm bảo kiểm soát tốt dòng tiền.

11. Luôn ghi chú đầy đủ

Một trong những nguyên tắc cơ bản của ghi sổ kế toán: Hãy ghi lại mọi thứ ngay tại thời điểm xảy ra. Ghi chú các cuộc trao đổi với khách hàng, ngân hàng hoặc nhà cung cấp để không bỏ sót thông tin quan trọng. Khi lập hóa đơn hoặc viết séc, hãy thêm mô tả rõ ràng ngay từ đầu để tránh những rắc rối phổ biến liên quan đến hóa đơn.

Việc dựa vào trí nhớ – vốn dễ phai nhạt theo thời gian – là một rủi ro lớn, đặc biệt với những chủ doanh nghiệp phải kiêm nhiều vai trò. Ghi chú chi tiết cũng giúp người khác dễ dàng tiếp quản công việc nếu cần thay thế hoặc hỗ trợ.

12. Đặt mục tiêu có thể đo lường

Bên cạnh các công việc hàng ngày, hãy xây dựng các mục tiêu dài hạn và có thể đo lường cho hoạt động khi ghi sổ kế toán của doanh nghiệp. Ví dụ, bạn có thể xác định trước mức doanh thu hoặc số lượng giao dịch đến một ngưỡng nào đó sẽ cần thuê thêm nhân sự kế toán. Hoặc đặt ra thời gian hoàn thành hợp lý cho các công việc có thời hạn cụ thể như nộp thuế, báo cáo vay vốn,… Việc đặt mục tiêu rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tổ chức và phát triển bộ phận tài chính – kế toán.

13. Dự báo tương lai

Hãy tiếp cận kế toán một cách chủ động để quản lý tài chính và định hình tương lai doanh nghiệp. Khi các công việc ghi sổ được tối ưu hóa nhờ các mẹo trên, bạn có thể dành thời gian để phân tích và tìm ra những hướng phát triển mới. Ví dụ, sử dụng báo cáo tài chính để thu hút nhà đầu tư hoặc chứng minh khả năng tài chính với ngân hàng, nhà cung cấp. Hoặc tiến hành phân tích tài chính để phát hiện xu hướng, từ đó đưa ra các chiến lược khai thác cơ hội hoặc phòng ngừa rủi ro kịp thời.

Đơn Giản Hóa Ghi Sổ Kế Toán Với Công Cụ Phù Hợp

Ghi sổ kế toán có thể là một công việc vất vả, tốn thời gian và thường không được đánh giá đúng mức – đặc biệt đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ tự làm mọi việc và phải cân nhắc từng đồng chi phí. Việc áp dụng tự động hóa và sử dụng phần mềm kế toán phù hợp chính là chìa khóa giúp giải quyết vấn đề này. Khi kết hợp với các mẹo ghi sổ đã nêu ở trên, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian quý báu và có thể dành nguồn lực đó để tập trung phát triển doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Nguồn: 13 Bookkeeping Hacks to Save Time in 2025 | NetSuite

The post 13 Mẹo Ghi Sổ Kế Toán Giúp Tiết Kiệm Thời Gian Năm 2025 appeared first on BTM Global.

Với mục tiêu đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của các doanh nghiệp dịch vụ, Oracle NetSuite đã phát triển SuiteProjects Pro – phiên bản nâng cấp từ phần mềm OpenAir trước đây – như một giải pháp tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp (PSA) tiên tiến. SuiteProjects Pro được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu phức tạp trong toàn bộ vòng đời triển khai dự án, với khả năng tự động hóa sâu rộng và linh hoạt.

Phiên bản SuiteProjects Pro 2025.1 là bản phát hành đầu tiên dưới tên gọi mới được công bố tại sự kiện SuiteWorld 2024, thể hiện cam kết mạnh mẽ của NetSuite trong việc mở rộng các tính năng quản lý dự án tích hợp trong hệ thống ERP của mình.

Ở phiên bản mới này, SuiteProjects Pro 2025.1 tiếp tục nâng cấp trải nghiệm người dùng theo giao diện Oracle Redwood hiện đại, bổ sung các biểu đồ trực quan ngay trên trang chủ, cải thiện chức năng tìm kiếm toàn hệ thống và thêm danh sách việc cần làm (to-do list) trên ứng dụng di động. Đặc biệt, phiên bản này còn giới thiệu công cụ cộng tác mới, giúp các thành viên trong dự án phối hợp hiệu quả hơn, cùng với việc tích hợp chặt chẽ hơn với Oracle Analytics Cloud để hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định dựa trên dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.

Giao diện trang chủ mới giúp quản lý dự án hiệu quả hơn

SuiteProjects Pro 2025.1 tiếp tục nâng cấp giao diện trang chủ từng được làm mới ở phiên bản trước. Giờ đây, người dùng có thể dễ dàng thêm các biểu đồ trực quan ngay trên trang chủ để theo dõi những thông tin quan trọng về dự án ngay khi đăng nhập vào hệ thống.

Người quản lý dự án có thể lựa chọn nhiều loại biểu đồ khác nhau như biểu đồ tròn, cột dọc, đường thẳng hoặc biểu đồ vùng, nhằm hiển thị các số liệu dự án một cách sinh động và dễ hiểu. Những biểu đồ này đặc biệt hữu ích trong việc theo dõi khối lượng công việc thực tế hoặc dự báo doanh thu theo thời gian, từ đó giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tiến độ và hiệu suất dự án.

Cách tạo biểu đồ cũng rất đơn giản: từ giao diện trang chủ, bạn chọn “Chế độ xem cá nhân hóa”, sau đó chỉnh sửa phần nội dung chính hoặc phụ và thêm biểu đồ vào. Tiếp theo, bạn chỉ cần chọn loại biểu đồ, nguồn dữ liệu (hoặc báo cáo), và thiết lập các trường danh mục, giá trị cần hiển thị.

Trong các bản cập nhật tiếp theo, NetSuite sẽ tiếp tục bổ sung thêm nhiều loại biểu đồ để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng.

Tăng năng suất làm việc với tính năng tìm kiếm toàn cục và công cụ thảo luận dự án mới

Ở phiên bản trước – SuiteProjects Pro 2024.2 – nhiều doanh nghiệp dịch vụ đã ghi nhận những lợi ích rõ rệt từ tính năng tìm kiếm toàn cục được cải tiến: truy xuất thông tin nhanh hơn, tiết kiệm thời gian cho quản lý dự án và chuyên viên tư vấn, từ đó tập trung nhiều hơn vào việc nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Tiếp nối những cải tiến đó, SuiteProjects Pro 2025.1 tiếp tục mở rộng khả năng tìm kiếm. Giờ đây, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin theo giai đoạn dự án, công việc, mốc thời gian, lịch đặt nguồn lực, báo cáo chi phí, hóa đơn, không gian làm việc và cả tài liệu dự án. Đặc biệt, thanh tìm kiếm còn cho phép hiển thị đồng thời các đề xuất điều hướng và các lối tắt do người dùng tự thiết lập, giúp thao tác nhanh chóng, thuận tiện hơn.

Không chỉ vậy, để tăng cường khả năng cộng tác giữa các thành viên trong cùng một hệ thống, phiên bản 2025.1 ra mắt tính năng Thảo luận dự án – một công cụ hỗ trợ trao đổi, giao tiếp trong nội bộ, giúp tập trung các cuộc trò chuyện về dự án tại một nơi duy nhất, tránh tình trạng thông tin bị rời rạc hoặc hiểu sai ý.

Với tính năng này, người dùng có thể:

• Quản lý và theo dõi toàn bộ các tin nhắn liên quan đến một dự án trên cùng một bảng thảo luận.
• Bắt đầu hoặc tham gia vào các cuộc trò chuyện một cách nhanh chóng, chỉ với vài thao tác đơn giản.
• Truy cập, đọc và phản hồi tin nhắn từ bất kỳ trang nào trong hệ thống.
• Lưu trữ toàn bộ nội dung thảo luận một cách bảo mật, phục vụ việc kiểm tra hoặc tổng kết sau dự án.

Tính năng mới này không chỉ giúp tăng hiệu quả làm việc nhóm mà còn góp phần đảm bảo dự án được triển khai thông suốt và đạt kết quả tốt nhất.

Truy cập phân tích dữ liệu dễ dàng hơn

SuiteProjects Pro 25.1 bổ sung một mục mới có tên “Analytics” (Phân tích) trong tab Báo cáo, cho phép người dùng truy cập dữ liệu của mình trên SuiteProjects Pro thông qua Oracle Analytics Cloud (OAC). Với bản cập nhật này, bạn có thể dễ dàng công bố dữ liệu bằng cách sử dụng công cụ kết nối BI Connector của SuiteProjects Pro và truy cập các báo cáo đã công bố thông qua kết nối OData trong OAC.

Để thực hiện, bạn chỉ cần truy cập vào mục “Publish data form” – nơi hiển thị danh sách các báo cáo có thể công bố qua BI Connector. Tại đây, bạn có thể công bố một báo cáo mới hoặc cập nhật lại báo cáo hiện tại để đảm bảo dữ liệu luôn được làm mới trên toàn hệ thống.

Luôn cập nhật thông tin ngay cả khi đang di chuyển

Phiên bản mới nhất của SuiteProjects Pro cũng giới thiệu phiên bản 5.3 của ứng dụng di động SuiteProjects Pro. Với bản cập nhật này, bạn sẽ nhận được các nhắc nhở công việc cần thực hiện không chỉ từ bảng điều khiển trong ứng dụng mà còn ngay trên màn hình chính điện thoại thông qua widget mới dành cho iOS.

Các widget này tự động đồng bộ với danh sách công việc trong tài khoản SuiteProjects Pro của bạn và sẽ tự động cập nhật mỗi khi danh sách thay đổi. Nhờ đó, bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ bảng chấm công hay báo cáo chi phí nào cần được phê duyệt hoặc gửi đi phê duyệt.

Thông tin trên nhằm mục đích cung cấp cái nhìn tổng quan về định hướng phát triển sản phẩm của chúng tôi. Tài liệu này chỉ mang tính chất tham khảo và không được xem là một phần của bất kỳ hợp đồng nào. Đây không phải là cam kết cung cấp bất kỳ tính năng, mã nguồn hoặc chức năng cụ thể nào, và không nên được dùng làm cơ sở cho các quyết định mua hàng. Việc phát triển, ra mắt, thời điểm triển khai và giá cả của các tính năng liên quan đến sản phẩm Oracle có thể thay đổi và hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của Oracle Corporation.

Nguồn bài viết: NetSuite SuiteProjects Pro 2025.1 Brings New Collaboration Tools, Enhanced Visibility | NetSuite

The post NetSuite SuiteProjects Pro 2025.1 ra mắt: Cải tiến công cụ cộng tác, nâng cao khả năng quản trị và giám sát dự án appeared first on BTM Global.

ERP giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả bằng cách kết nối toàn bộ dữ liệu tài chính và hoạt động vào một hệ thống quản lý tập trung. Trong khi đó, CRM hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý quan hệ khách hàng, giúp tối ưu tương tác và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Cả hai hệ thống này đều đóng vai trò quan trọng trong quản lý và phát triển doanh nghiệp, ảnh hưởng đến nhiều bộ phận khác nhau. Mặc dù đôi khi chúng được xây dựng trên cùng một nền tảng, nhưng trên thực tế, CRM và ERP thường được triển khai riêng biệt và tích hợp khi cần thiết.

Vậy doanh nghiệp nên sử dụng CRM, ERP hay cả hai? Cùng tìm hiểu chi tiết về đặc điểm và sự khác biệt của từng hệ thống dưới đây!

CRM là gì?

CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) là phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quá trình tương tác với khách hàng, từ marketing, bán hàng đến chăm sóc sau mua.

Ban đầu, CRM được phát triển để hỗ trợ bộ phận kinh doanh, giúp tự động hóa quy trình bán hàng (Sales Force Automation – SFA). Về sau, các tính năng quản lý dịch vụ khách hàng và marketing cũng được tích hợp vào hệ thống, đặc biệt là trong trung tâm chăm sóc khách hàng (Contact Center) – nơi tập trung các kênh tương tác như điện thoại, email, chatbot, mạng xã hội…

Ngày nay, CRM không chỉ dừng lại ở việc quản lý khách hàng mà còn hỗ trợ quản lý hiệu suất bán hàng và tính toán hoa hồng nhân viên kinh doanh. Một số hệ thống còn tích hợp các công cụ phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi khách hàng và tối ưu chiến lược kinh doanh.

Lợi ích của CRM

CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) giúp doanh nghiệp xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng tập trung, theo dõi toàn bộ quá trình tương tác với khách hàng từ marketing, bán hàng đến dịch vụ hậu mãi.

Những lợi ích nổi bật của CRM:

• Lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng – Giúp doanh nghiệp hiểu rõ khách hàng, cá nhân hóa dịch vụ và tối ưu hóa trải nghiệm.
• Tăng hiệu suất bán hàng – Hỗ trợ đội ngũ kinh doanh theo dõi lịch sử giao dịch, phân tích hành vi khách hàng và dự báo doanh số.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng – Nhân viên có thể nhanh chóng truy xuất thông tin để hỗ trợ khách hàng kịp thời, đặc biệt là những khách hàng quan trọng.
• Tối ưu chiến lược marketing – Dữ liệu thu thập từ CRM giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến dịch marketing hiệu quả hơn, tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Ví dụ, nếu một nhân viên kinh doanh sắp gặp khách hàng, hệ thống CRM có thể hiển thị lịch sử giao dịch và các vấn đề mà khách hàng đang gặp phải, giúp nhân viên có phương án tiếp cận phù hợp. Ngược lại, bộ phận chăm sóc khách hàng có thể ưu tiên hỗ trợ những khách hàng có giá trị cao.

ERP là gì?

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) được phát triển từ MRP (Material Requirements Planning – Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu), ban đầu được sử dụng trong ngành sản xuất để giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa nguồn lực.

Ngày nay, ERP đã trở thành giải pháp quản lý tổng thể, đóng vai trò như một hệ thống dữ liệu tập trung giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động tài chính và vận hành. Các chức năng cốt lõi của ERP bao gồm:

• Quản lý tài chính: Sổ cái kế toán, công nợ phải thu/phải trả, bảng lương, báo cáo tài chính.
• Quản lý hàng tồn kho & chuỗi cung ứng: Theo dõi kho hàng, quản lý đơn hàng, điều phối chuỗi cung ứng.
• Quản lý sản xuất & phân phối: Hỗ trợ mua hàng, sản xuất, phân phối và giao hàng.
• Mở rộng tích hợp: Một số hệ thống ERP còn tích hợp quản lý nhân sự (HRMS), quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và thương mại điện tử.

Lợi ích của ERP

ERP mang lại nhiều lợi ích nhờ việc tích hợp toàn bộ dữ liệu tài chính và vận hành vào một hệ thống duy nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, phân tích và ra quyết định nhanh chóng.

Những lợi ích nổi bật của ERP:

• Hỗ trợ báo cáo tài chính & vận hành chuyên sâu – Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu theo thời gian thực, tạo báo cáo chính xác mà không cần phụ thuộc vào bộ phận kế toán hoặc IT.
• Ra quyết định nhanh chóng, chính xác – Khi có một nguồn dữ liệu thống nhất, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định dựa trên số liệu thực tế, tối ưu lợi nhuận và nâng cao hiệu suất vận hành
• Rút ngắn thời gian đóng sổ tài chính – Trước đây, việc tổng hợp báo cáo tài chính hàng tháng mất nhiều thời gian do phải nhập liệu và kiểm tra dữ liệu từ nhiều phòng ban. Với ERP, quá trình này được tự động hóa, giúp doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian đóng sổ từ vài tuần xuống chỉ còn vài ngày.
• Tăng cường kiểm soát tài chính & bảo mật dữ liệu – Hệ thống ERP phân quyền truy cập chặt chẽ theo vai trò, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể tiếp cận dữ liệu quan trọng, giúp nâng cao khả năng kiểm toán và giảm thiểu rủi ro tài chính.

Với những lợi ích trên, ERP trở thành giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tối ưu chi phí và tăng trưởng bền vững.

Sự khác biệt giữa CRM và ERP

Mặc dù cả CRM và ERP đều đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, nhưng chúng phục vụ những mục tiêu khác nhau.

ERP tập trung vào quản lý tài chính và vận hành nội bộ – thường được sử dụng bởi bộ phận kế toán, tài chính và vận hành. Hệ thống này giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, sổ sách kế toán, hàng tồn kho, mua hàng và chuỗi cung ứng. Do đó, ERP thường được xem là hệ thống “hậu cần” (back-office), vì hỗ trợ các quy trình nội bộ.

CRM tập trung vào quản lý khách hàng và doanh thu – chủ yếu được sử dụng bởi bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng. CRM giúp theo dõi thông tin khách hàng, tối ưu quy trình bán hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng và cải thiện dịch vụ. Do đó, CRM thường được gọi là hệ thống “tiền tuyến” (front-office), vì hỗ trợ trực tiếp các hoạt động liên quan đến khách hàng.

ERP có thể tích hợp CRM, nhưng CRM không thay thế ERP

Một số hệ thống ERP có tích hợp chức năng CRM để giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng ngay trong cùng một nền tảng. Tuy nhiên, các phần mềm CRM không bao gồm các chức năng của ERP.

Ví dụ, Salesforce.com là một hệ thống CRM phổ biến nhưng không phải là ERP, vì nó không quản lý dữ liệu tài chính hay vận hành. Salesforce có thể truy xuất thông tin đơn hàng, hóa đơn, nhưng dữ liệu này thường được đồng bộ từ hệ thống ERP thông qua tích hợp.

Tóm lại, ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý vận hành và tài chính, trong khi CRM giúp tăng trưởng doanh thu và nâng cao dịch vụ khách hàng. Tùy vào nhu cầu, doanh nghiệp có thể triển khai CRM, ERP hoặc kết hợp cả hai để đạt hiệu quả cao nhất.

CRM và ERP có điểm chung gì?

Dù phục vụ những mục tiêu khác nhau, CRM và ERP đều là các ứng dụng doanh nghiệp giúp lưu trữ và phân tích dữ liệu trên cơ sở dữ liệu quan hệ (relational database).

Cả hai hệ thống đều có thể được triển khai theo mô hình truyền thống (on-premises) hoặc theo mô hình phần mềm dạng dịch vụ (SaaS – Software as a Service), tức là phần mềm được quản lý trên đám mây (cloud) bởi nhà cung cấp, và doanh nghiệp có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi.

Mặc dù cả NetSuite (ERP) và Salesforce.com (CRM) đều tiên phong trong mô hình SaaS, nhưng CRM có tốc độ chuyển đổi lên cloud nhanh hơn vì hệ thống này đơn giản hơn để phát triển. Hơn nữa, trong giai đoạn đầu, nhiều doanh nghiệp vẫn còn e ngại việc đưa dữ liệu tài chính lên nền tảng đám mây, khiến ERP mất nhiều thời gian hơn để phổ biến theo mô hình này.

Doanh nghiệp cần CRM, ERP hay cả hai?

Hầu hết các doanh nghiệp, dù là doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) hay tập đoàn lớn (Enterprise), đều sẽ cần ERP, CRM hoặc cả hai khi họ mở rộng quy mô.

Khi nào doanh nghiệp cần ERP?

Khi doanh nghiệp đã phát triển vượt khỏi các công cụ kế toán đơn giản như QuickBooks hoặc Excel, cảm thấy hệ thống cũ đang kìm hãm tốc độ tăng trưởng.

Khi quy trình tài chính trở nên phức tạp và cần một hệ thống mạnh mẽ hơn để quản lý tài chính, hàng tồn kho, đơn hàng và chuỗi cung ứng.

Khi nào doanh nghiệp cần CRM?

Khi doanh nghiệp vẫn đang quản lý dữ liệu khách hàng trên email cá nhân, bảng tính Excel hoặc các hệ thống rời rạc, gây khó khăn trong việc theo dõi và chăm sóc khách hàng

Khi doanh nghiệp có một tệp khách hàng lớn và cần tối ưu hóa quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng và marketing.

Đầu tư vào ERP hay CRM trước?

Nếu doanh nghiệp có ít khách hàng nhưng tài chính phức tạp, ERP sẽ là ưu tiên hàng đầu.

Nếu doanh nghiệp có tệp khách hàng lớn, cần quản lý tương tác thường xuyên, CRM sẽ là lựa chọn phù hợp trước khi triển khai ERP.

Tuy nhiên, trong dài hạn, hầu hết các doanh nghiệp đều cần cả CRM và ERP để vận hành hiệu quả, tối ưu hóa tài chính và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Tích hợp hệ thống CRM và ERP

CRM và ERP cần có khả năng chia sẻ dữ liệu để tối ưu hóa hiệu quả vận hành và hạn chế việc quản lý hai hệ thống dữ liệu riêng biệt. Việc tích hợp kỹ thuật giữa CRM và ERP giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi ích của cả hai hệ thống.

Tại sao CRM và ERP cần tích hợp?

Nhân viên kinh doanh cần truy cập lịch sử đơn hàng, tình trạng tín dụng hoặc công nợ của khách hàng để tư vấn bán hàng, triển khai chiến lược upsell/cross-sell hiệu quả hơn.

Bộ phận tài chính cần dữ liệu từ CRM để tính hoa hồng bán hàng, chiết khấu đơn hàng lớn hoặc điều chỉnh dòng tiền khi chạy bảng lương.

Lãnh đạo doanh nghiệp cần một hệ thống dữ liệu hợp nhất để theo dõi cấu trúc giá, chi phí thu hút khách hàng (CAC) và giá trị vòng đời khách hàng (CLV).

Tích hợp CRM và ERP trong quy trình CPQ

Một trong những quy trình quan trọng cần sự kết nối chặt chẽ giữa CRM và ERP là Cấu hình – Định giá – Báo giá (Configure, Price, Quote – CPQ). Hệ thống CPQ cần sử dụng dữ liệu từ cả CRM và ERP để cung cấp báo giá chính xác và tối ưu hóa quy trình bán hàng.

Lưu ý khi tích hợp CRM và ERP

Các nhà cung cấp CRM và ERP lớn thường có giải pháp tích hợp sẵn hoặc các công cụ của bên thứ ba hỗ trợ kết nối hai hệ thống. Tuy nhiên, chi phí tích hợp có thể cao và việc bảo trì cũng gặp khó khăn khi một trong hai hệ thống cập nhật phiên bản mới.

Giải pháp hợp nhất CRM và ERP

Doanh nghiệp thường tập trung vào mô-đun tài chính của ERP để quản lý kế toán, dòng tiền và báo cáo tài chính. Tuy nhiên, việc mở rộng CRM giúp cải thiện tương tác với khách hàng và nâng cao hiệu suất bán hàng.

Lợi ích của ERP tích hợp sẵn CRM

Chi phí thấp hơn so với mua riêng lẻ từng hệ thống CRM và ERP.

Dữ liệu đồng bộ theo thời gian thực, không cần tải dữ liệu theo lô hoặc kết nối trung gian.

Dễ dàng tùy chỉnh, mở rộng và tích hợp với công cụ của bên thứ ba.

Một hệ thống hợp nhất CRM và ERP không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động tài chính mà còn tối ưu hóa chiến lược bán hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

The post Sự khác biệt của CRM và ERP appeared first on BTM Global.

Trong phiên bản mới nhất NetSuite 2025.1, NetSuite đã ứng dụng công nghệ GenAI vào nhiều tính năng thông minh như: trợ lý ảo chuyên biệt cho từng lĩnh vực, công cụ tìm kiếm thông minh giúp trả lời các câu hỏi về NetSuite, và công cụ tự động viết báo cáo cũng như phân tích dữ liệu. Ngoài ra, các tính năng AI mới còn hỗ trợ doanh nghiệp dự đoán xu hướng và tùy chỉnh phản hồi của GenAI theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Tất cả những cải tiến này giúp tiết kiệm thời gian làm việc và hỗ trợ nhân viên đưa ra quyết định chính xác hơn.

Các cập nhật mới trong NetSuite 2025.1

Trả lời nhanh hơn trên NetSuite

Với sự hỗ trợ của Generative AI, người dùng NetSuite giờ đây có thể dễ dàng nắm bắt và hiểu rõ hơn về hệ thống mà doanh nghiệp của mình đang vận hành. Trung tâm kiến thức NetSuite SuiteAnswers hiện đã tích hợp NetSuite Expert – trợ lý ảo thông minh sử dụng công nghệ AI tiên tiến từ Oracle Cloud Infrastructure (OCI).

Công cụ này có khả năng tìm kiếm thông tin trong các tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ trên SuiteAnswers, sau đó tổng hợp và đưa ra câu trả lời ngắn gọn, chính xác cho các câu hỏi liên quan đến NetSuite. Nhờ vậy, bạn không cần phải mất thời gian đọc qua hàng loạt tài liệu khác nhau để tìm được câu trả lời phù hợp.

Ngoài ra, kết quả tìm kiếm còn bao gồm các liên kết đến nguồn tài liệu liên quan và các kết quả gợi ý khác ngay bên dưới phần tóm tắt, giúp bạn có thêm thông tin tham khảo khi cần.

NetSuite 2025.1

Trợ lý AI đầu tiên của NetSuite

Trong khi các chatbot GenAI có khả năng trả lời hàng loạt câu hỏi và thực hiện các công việc lặp đi lặp lại đang nhận được nhiều sự quan tâm, thì GenAI còn có khả năng giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn và cá nhân hóa dịch vụ cho khách hàng – mà không cần phải có kiến thức về lập trình hay chuyên môn về khoa học dữ liệu.

Trong phiên bản mới nhất này, NetSuite giới thiệu Trợ lý AI dành cho NetSuite Analytics Warehouse, được phát triển dựa trên Oracle Analytics AI Assistant. Trợ lý này có thể tạo ra các biểu đồ và hình ảnh trực quan hóa dữ liệu chỉ bằng các yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên. Người dùng có thể đặt thêm các câu hỏi tiếp theo, chẳng hạn như yêu cầu hiển thị dữ liệu dưới dạng biểu đồ khác để làm nổi bật các thông tin quan trọng phục vụ cho việc ra quyết định.

Ví dụ, một quản lý bán hàng có thể yêu cầu trợ lý hiển thị doanh thu từ khách hàng mới theo từng tháng hoặc lợi nhuận theo từng thành phố trong quý ba. Chỉ trong vài giây, biểu đồ cột hoặc biểu đồ đường sẽ xuất hiện với đầy đủ số liệu chi tiết. Sau đó, quản lý bán hàng có thể kéo và thả biểu đồ này vào NetSuite Workbook để tiếp tục phân tích sâu hơn và khám phá thêm các thông tin giá trị hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh.

Thông tin tự động trên EPM và kho dữ liệu phân tích

Trong phiên bản NetSuite 2025.1, công nghệ GenAI được tích hợp để tự động tạo báo cáo và giải thích về dữ liệu và xu hướng kinh doanh. Module NetSuite Narrative Reporting, thuộc bộ giải pháp NetSuite Enterprise Performance Management (EPM), giờ đây có thể tự động viết thuyết minh chi tiết và giải thích ngắn gọn từ dữ liệu tài chính và giao dịch. Điều này bao gồm việc phân tích xu hướng, biến động và so sánh theo thời gian, giúp giảm thiểu khối lượng công việc khi lập báo cáo tài chính và báo cáo quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian hoàn thành báo cáo cuối kỳ.

Ngoài ra, NetSuite Analytics Warehouse cũng được nâng cấp với các tính năng GenAI, mang đến cách tiếp cận nhanh chóng và trực quan hơn cho các nhà phân tích khi tìm kiếm thông tin chi tiết về hiệu suất tài chính và hoạt động kinh doanh. Tính năng Auto-Insights mới cho phép người dùng chỉ cần một cú nhấp chuột để tự động tạo ra các biểu đồ phân tích dữ liệu dưới nhiều góc độ khác nhau, giúp khám phá thông tin chuyên sâu và mở rộng góc nhìn về các khía cạnh trước đây có thể chưa được chú ý đến.

Đặc biệt, tính năng Explain trong NetSuite Analytics Warehouse giúp phân tích sâu hơn bằng cách tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các xu hướng bất thường, chẳng hạn như lý do khách hàng thanh toán trễ. Tính năng này cung cấp các giải thích chi tiết kèm theo biểu đồ trực quan về các yếu tố tác động, thông tin bối cảnh và các điểm bất thường trong dữ liệu, giúp người dùng có cái nhìn toàn diện hơn và đưa ra quyết định chính xác hơn.

Với NetSuite Analytics Warehouse, việc áp dụng phân tích dự đoán vào quy trình kinh doanh giờ đây trở nên dễ dàng hơn, ngay cả đối với những nhân viên không có chuyên môn kỹ thuật. Nhờ các mô hình AI tích hợp sẵn, bạn có thể dễ dàng kích hoạt từ mục Preview Features. Các mô hình này có thể được huấn luyện bằng dữ liệu từ NetSuite, dữ liệu lịch sử và các nguồn khác để cung cấp những thông tin chuyên sâu, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và dự báo các tình huống có thể xảy ra trong tương lai.

Phiên bản mới lần này bao gồm ba mô hình dự đoán nổi bật:

1. Dự đoán khách hàng rời bỏ (Churn Prediction): Mô hình này phân tích lịch sử mua hàng của khách hàng để xác định những khách hàng nào có khả năng ngừng mua hàng cao nhất, thời điểm họ có thể rời bỏ và giá trị doanh thu họ mang lại. Nhờ đó, đội ngũ bán hàng có thể chủ động triển khai các chiến lược giữ chân khách hàng hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro mất doanh thu.
2. Dự đoán thiếu hàng (Stockout Prediction): Mô hình này sử dụng dữ liệu tồn kho và doanh số bán hàng để đánh giá khả năng hết hàng của từng sản phẩm tại từng địa điểm trong một khoảng thời gian cụ thể. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh kế hoạch nhập hàng, cân bằng tồn kho và đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả, tránh tình trạng mất cơ hội bán hàng do thiếu hàng.
3. Dự đoán giảm giá (Markdown Prediction): Mô hình này phân tích dữ liệu bán hàng và tồn kho để đưa ra đề xuất về việc giảm giá cho các sản phẩm hoặc dịch vụ. Cụ thể, nó giúp xác định nên giảm giá cho sản phẩm nào, mức giảm bao nhiêu, trong bao lâu và tại những cửa hàng nào để tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho và cải thiện dòng tiền.

Tùy chỉnh AI trong NetSuite 2025.1 theo nhu cầu doanh nghiệp

Các tính năng mới trong phiên bản 2025.1 cho phép quản trị viên và nhà phát triển tùy chỉnh AI của NetSuite theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

NetSuite Prompt Studio giúp quản trị viên điều chỉnh các hành động Text Enhance mặc định để phù hợp hơn với yêu cầu riêng. Bạn chỉ cần:

• Chọn bản ghi và trường dữ liệu muốn điều chỉnh.
• Chọn ngôn ngữ và mô tả yêu cầu, ví dụ như: “viết mô tả sản phẩm theo phong cách vui nhộn, gần gũi và có nhắc đến tên sản phẩm.”
• Sau đó, bạn có thể điều chỉnh mức độ sáng tạo của câu trả lời.

Một cửa sổ xem trước ngay trên màn hình sẽ hiển thị kết quả mẫu, giúp quản trị viên dễ dàng tinh chỉnh và điều chỉnh nội dung trước khi hoàn tất yêu cầu.

SuiteScript Generative AI API cho phép các nhà phát triển tích hợp khả năng GenAI vào các tiện ích mở rộng và tùy chỉnh của NetSuite. API này cũng cho phép bạn phát triển các ứng dụng SuiteApps sử dụng AI, đáp ứng nhu cầu cụ thể của tổ chức mình.

NetSuite 2025.1

Lưu ý quan trọng:

Thông tin trên chỉ nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về định hướng phát triển sản phẩm và chỉ mang tính chất tham khảo. Nội dung này không phải là cam kết về việc cung cấp bất kỳ tài liệu, mã nguồn hay chức năng cụ thể nào, và không nên được sử dụng để đưa ra quyết định mua hàng.

Việc phát triển, phát hành, thời gian ra mắt và giá cả của bất kỳ tính năng hay chức năng nào trong sản phẩm của Oracle có thể thay đổi và hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của Oracle Corporation.

Nguồn: GenAI powers new assistant, automated insights in NetSuite 2025.1 | NetSuite

NetSuite 2025.1

The post NetSuite 2025.1: trợ lý thông minh và tự động hóa thông tin với GenAI appeared first on BTM Global.

Là giải pháp ERP trên nền tảng đám mây hàng đầu thế giới, Oracle NetSuite ERP được hơn 37.000 doanh nghiệp toàn cầu tin dùng. Với khả năng tích hợp toàn diện, quản lý đa chức năng trên một nền tảng duy nhất, Oracle NetSuite ERP giúp doanh nghiệp Việt Nam chuẩn hóa quy trình vận hành, kiểm soát tài chính chặt chẽ, nâng cao hiệu suất làm việc mà không cần đầu tư hệ thống phần cứng phức tạp.

Đặc biệt, với giao diện thân thiện và tính linh hoạt cao, Oracle NetSuite ERP phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp từ sản xuất, thương mại, bán lẻ đến dịch vụ, giúp doanh nghiệp Việt chuyển đổi số thành công và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.

Oracle NetSuite là gì?

Oracle NetSuite là một hệ thống quản lý tài chính và doanh nghiệp toàn diện, được phát triển bởi Oracle. Ra đời vào năm 1998, đến nay NetSuite đã trở thành giải pháp ERP trên nền tảng đám mây hàng đầu thế giới, giúp hàng nghìn doanh nghiệp trên toàn cầu tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu suất hoạt động.

Hệ thống được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp số hóa và tự động hóa các quy trình làm việc, từ đó giúp nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót và cải thiện khả năng ra quyết định. Đặc biệt, Oracle NetSuite ERP cung cấp các công cụ quản lý tài chính mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp có được số liệu chính xác tại thời gian thực, đảm bảo tính minh bạch và khả năng kiểm soát tài chính tối ưu.

Với những lợi ích vượt trội, Oracle NetSuite ERP không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả, mà còn tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững và chuyển đổi số thành công trong kỷ nguyên công nghệ số.

Lịch sử hình thành và phát triển của Oracle NetSuite ERP

Với hơn hai thập kỷ trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp, Oracle NetSuite ERP đã có một hành trình phát triển đầy đột phá, trở thành một trong những giải pháp ERP đám mây hàng đầu thế giới.

NetSuite được thành lập vào năm 1998 bởi Evan Goldberg, với tầm nhìn về một hệ thống quản lý doanh nghiệp tích hợp trên nền tảng đám mây – điều chưa từng có vào thời điểm đó. Đây là một bước tiến quan trọng, mở ra kỷ nguyên quản trị doanh nghiệp số hóa. Sự phát triển mạnh mẽ của internet và công nghệ điện toán đám mây đã giúp NetSuite nhanh chóng thu hút sự quan tâm của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi mang đến một giải pháp toàn diện, linh hoạt và chi phí hợp lý để quản lý tài chính, hàng tồn kho và quan hệ khách hàng.

Vào năm 2016, NetSuite chính thức gia nhập Oracle, đánh dấu một cột mốc quan trọng trong lịch sử phát triển của hệ thống. Sự hậu thuẫn từ tập đoàn công nghệ Oracle giúp NetSuite có thêm nguồn lực mạnh mẽ để mở rộng tính năng, nâng cao hiệu suất và mở rộng quy mô phục vụ trên toàn cầu. Từ đó, Oracle NetSuite ERP không chỉ phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, mà còn mở rộng để đáp ứng nhu cầu của các tập đoàn đa quốc gia nhờ khả năng tích hợp linh hoạt, hỗ trợ đa ngôn ngữ, đa tiền tệ và khả năng tùy chỉnh cao.

Ngày nay, Oracle NetSuite ERP không chỉ là một phần mềm quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ, mà còn là đối tác tin cậy của hàng nghìn tổ chức trên toàn thế giới. Với nền tảng đám mây hiện đại, khả năng mở rộng linh hoạt và công nghệ tiên tiến, NetSuite tiếp tục giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, nâng cao năng suất và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.

Oracle NetSuite ERP mang lại lợi ích gi cho doanh nghiệp

Ra quyết định nhanh và chuẩn xác hơn

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của Oracle NetSuite ERP là khả năng cung cấp dữ liệu real-time giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Với hệ thống báo cáo động và các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình tài chính, hàng tồn kho, doanh thu và hiệu suất hoạt động theo thời gian thực. Nhờ đó, lãnh đạo có thể lập kế hoạch chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác, giảm thiểu rủi ro và tận dụng cơ hội kinh doanh một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó, Oracle NetSuite ERP hỗ trợ dự báo tài chính và xu hướng thị trường, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc điều chỉnh kế hoạch kinh doanh, quản lý ngân sách và tối ưu hóa nguồn lực. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường biến động, nơi tốc độ phản ứng nhanh có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh lớn.

Tinh giản quy trình vận hành

Oracle NetSuite ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó giúp giảm thiểu sai sót, tăng cường hiệu suất và tiết kiệm chi phí vận hành. Với khả năng tích hợp dữ liệu giữa các phòng ban, hệ thống này giúp tạo ra một quy trình làm việc liền mạch, hạn chế tình trạng dữ liệu bị phân mảnh hoặc không đồng nhất.

Việc loại bỏ các thao tác thủ công cũng giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý công việc, từ quản lý tài chính, kế toán, kiểm soát kho, bán hàng, mua hàng đến nhân sự. Điều này không chỉ nâng cao năng suất lao động, mà còn giúp đội ngũ nhân sự tập trung vào các công việc mang lại giá trị cao hơn thay vì mất thời gian vào các quy trình thủ công phức tạp.

Điều hành doanh nghiệp dễ dàng hơn

Với Oracle NetSuite ERP, doanh nghiệp có thể truy cập và quản lý từ xa thông qua nền tảng đám mây, giúp lãnh đạo có thể theo dõi và điều hành công việc mọi lúc, mọi nơi. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc hoạt động đa quốc gia, cần một hệ thống có khả năng hỗ trợ đa ngôn ngữ, đa tiền tệ và quản lý theo từng khu vực.

Ngoài ra, Oracle NetSuite ERP có khả năng mở rộng linh hoạt, giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu phát triển mà không cần phải thay đổi phần mềm quản lý. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với những phân hệ cơ bản và mở rộng thêm khi quy mô tăng trưởng, giúp tối ưu chi phí triển khai và vận hành.

Cải thiện quản lý tài chính và dòng tiền

Oracle NetSuite ERP mang đến giải pháp quản lý tài chính toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính chặt chẽ và minh bạch hơn. Với các công cụ hỗ trợ kế toán tự động, lập hóa đơn, quản lý công nợ, kiểm soát dòng tiền, hệ thống giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn vốn.

Hệ thống còn hỗ trợ chuẩn hóa quy trình kế toán theo các chuẩn mực quốc tế và phù hợp với quy định của từng quốc gia. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh tại nhiều thị trường khác nhau, giúp họ dễ dàng tuân thủ các yêu cầu pháp lý và kế toán.

Tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng và hàng tồn kho

Với khả năng theo dõi và quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực, Oracle NetSuite ERP giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát số lượng tồn kho chính xác, từ đó giảm thất thoát, tối ưu vòng quay hàng hóa và đảm bảo nguồn cung ổn định.

Hệ thống cũng hỗ trợ tự động hóa đặt hàng, giúp doanh nghiệp giảm thiểu tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng hóa, từ đó tối ưu chi phí lưu kho và vận hành. Đồng thời, Oracle NetSuite ERP còn giúp doanh nghiệp cải thiện quản lý nhà cung cấp, đảm bảo quy trình mua hàng diễn ra hiệu quả và đúng tiến độ.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Oracle NetSuite ERP không chỉ hỗ trợ quản lý nội bộ doanh nghiệp, mà còn giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ vào tích hợp hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng). Hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ hành trình của khách hàng, từ tương tác đầu tiên, quá trình mua hàng cho đến dịch vụ sau bán.

Bằng cách hỗ trợ bán hàng đa kênh (omnichannel), Oracle NetSuite ERP giúp doanh nghiệp có thể kết nối giữa bán hàng trực tuyến, tại cửa hàng và các kênh phân phối khác, mang đến trải nghiệm mua sắm mượt mà cho khách hàng. Ngoài ra, hệ thống cũng giúp tự động hóa dịch vụ chăm sóc khách hàng, quản lý phản hồi và khiếu nại, từ đó nâng cao mức độ hài lòng và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.

Đảm bảo tuân thủ quy định và bảo mật dữ liệu

Oracle NetSuite ERP giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và kế toán tại từng thị trường, đồng thời cung cấp các công cụ bảo mật tiên tiến giúp bảo vệ dữ liệu khỏi các nguy cơ rủi ro an ninh mạng.

Hệ thống được cập nhật tự động theo các tiêu chuẩn bảo mật và pháp lý mới nhất, giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định hiện hành mà không cần lo lắng về các yêu cầu thay đổi liên tục từ chính phủ hoặc tổ chức quản lý.

Các phân hệ chính của Oracle NetSuite ERP

Oracle NetSuite ERP không chỉ là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thông thường mà còn tích hợp nhiều phân hệ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện hoạt động vận hành, tài chính, quan hệ khách hàng và chuỗi cung ứng. Dưới đây là các phân hệ chính của hệ thống này:

1. Quản lý quan hệ khách hàng (NetSuite CRM)

Không chỉ tập trung vào quản lý vận hành nội bộ, Oracle NetSuite CRM còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý quan hệ khách hàng, tăng cường hiệu suất bán hàng và cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng. Hệ thống này tích hợp ba chức năng chính:

1.1. Tự động hóa tiếp thị (Marketing Automation)

Phân hệ này hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng chiến lược tiếp thị thông minh, đo lường hiệu quả và tăng khả năng tương tác với khách hàng. Một số tính năng quan trọng gồm:

• Quản lý chiến dịch tiếp thị: Thiết lập, triển khai và theo dõi hiệu suất chiến dịch một cách chi tiết.
• Tự động hóa Email Marketing: Gửi email theo lịch trình hoặc hành vi khách hàng để tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa.
• Tích hợp landing page: Lưu trữ và xử lý dữ liệu khách hàng tiềm năng trực tiếp vào hệ thống CRM.
• Phân tích ROI Marketing: Đo lường hiệu quả tiếp thị dựa trên tỷ lệ mở email, chuyển đổi khách hàng, chi phí và doanh thu mang lại.

1.2. Tự động hóa bán hàng (Sales Force Automation)

Oracle NetSuite giúp tối ưu quy trình bán hàng, tăng khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế:

• Quản lý khách hàng tiềm năng: Theo dõi thông tin và trạng thái từng khách hàng.
• Ghi nhận tương tác: Lưu trữ tất cả lịch sử làm việc với khách hàng, từ cuộc gọi, email đến cuộc họp.
• Quản lý quy trình bán hàng: Hỗ trợ nhân viên kinh doanh theo dõi các bước từ tiếp cận đến chốt đơn hàng.
• Phân tích hiệu suất bán hàng: Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi và các chỉ số đo lường hiệu quả kinh doanh.

1.3. Chăm sóc khách hàng (Customer Service)

Chức năng dịch vụ khách hàng giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng hỗ trợ và xây dựng lòng tin với khách hàng:

• Quản lý yêu cầu hỗ trợ: Theo dõi và phản hồi yêu cầu khách hàng kịp thời.
• Tạo và xử lý phiếu yêu cầu: Ghi nhận các vấn đề từ khách hàng và phân công xử lý.
• Theo dõi hợp đồng dịch vụ: Quản lý lịch sử bảo hành, bảo trì và cam kết dịch vụ.
• Đánh giá mức độ hài lòng: Phân tích phản hồi khách hàng để cải thiện dịch vụ.

2. Phân hệ mua hàng (Oracle NetSuite Procurement)

Phân hệ này giúp doanh nghiệp quản lý quá trình mua sắm, đấu thầu và tương tác với nhà cung cấp một cách hiệu quả. Các tính năng chính bao gồm:

• Quản lý nhà cung cấp: Lưu trữ thông tin và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp.
• Quy trình đấu thầu: Cho phép doanh nghiệp tạo gói thầu và chọn nhà cung cấp phù hợp.
• Tạo và xác nhận đơn đặt hàng: Tích hợp quy trình phê duyệt, giúp kiểm soát chi tiêu.
• Quản lý thanh toán: Hỗ trợ thanh toán linh hoạt thông qua thẻ tín dụng, chuyển khoản.
• Quản lý đơn trả hàng: Xử lý hoàn hàng khi có lỗi sản phẩm hoặc dịch vụ.

3. Phân hệ quản lý kho (Oracle NetSuite Inventory)

Hệ thống quản lý kho của Oracle NetSuite giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho và tối ưu hóa chuỗi cung ứng:

• Theo dõi hàng tồn kho real-time: Quản lý số lượng tồn kho, vị trí và tình trạng sản phẩm.
• Dự báo nhu cầu hàng hóa: Giúp doanh nghiệp lên kế hoạch nhập hàng hợp lý.
• Tích hợp với bán lẻ và eCommerce: Kết nối với các hệ thống bán hàng để đảm bảo thông tin tồn kho luôn cập nhật.
• Tối ưu hóa quản lý kho vận: Hỗ trợ quy trình nhập hàng, xuất hàng và điều phối kho hiệu quả.

4. Phân hệ quản lý sản xuất (Oracle NetSuite Manufacturing)

Đối với doanh nghiệp sản xuất, NetSuite cung cấp một nền tảng quản lý sản xuất mạnh mẽ, giúp cải thiện quy trình sản xuất và tối ưu hóa chi phí:

• Lập kế hoạch sản xuất: Xác định nhu cầu nguyên vật liệu, năng suất lao động và tiến độ sản xuất.
• Quản lý chuỗi cung ứng: Đảm bảo nguyên vật liệu có sẵn để đáp ứng nhu cầu sản xuất.
• Theo dõi tiến độ sản xuất: Cập nhật trạng thái sản phẩm và hiệu suất hoạt động của nhà máy.
• Tích hợp kiểm soát chất lượng: Giúp doanh nghiệp duy trì tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm.

5. Phân hệ quản lý dự án (Oracle NetSuite SuiteProject)

Hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tiến độ, chi phí và hiệu quả của từng dự án, bao gồm:

• Quản lý nguồn lực: Theo dõi phân bổ nhân sự và tài nguyên cho từng dự án.
• Quản lý tài chính dự án: Giám sát ngân sách, chi phí thực tế và lợi nhuận dự án.
• Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ: Quản lý lịch trình công việc và cập nhật trạng thái.
• Phân tích hiệu suất dự án: Đo lường hiệu suất công việc và đánh giá mức độ thành công.

6. Phân hệ tài chính kế toán (Oracle NetSuite Financial Management)

Oracle NetSuite ERP cung cấp một hệ thống quản lý tài chính toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, lập báo cáo tài chính chính xác và tuân thủ quy định kế toán:

• Quản lý công nợ phải thu – phải trả: Theo dõi các khoản phải thu từ khách hàng và các khoản phải trả cho nhà cung cấp.
• Tổng hợp tài chính: Hợp nhất báo cáo tài chính từ nhiều phòng ban, chi nhánh.
• Quản lý dòng tiền và ngân hàng: Theo dõi dòng tiền thực tế, đối chiếu giao dịch ngân hàng.
• Quản lý tài sản cố định: Ghi nhận tài sản, khấu hao và điều chỉnh giá trị tài sản.
• Tích hợp hóa đơn điện tử và thanh toán trực tuyến: Hỗ trợ kết nối với các hệ thống hóa đơn điện tử và ngân hàng.

Với các phân hệ mạnh mẽ và tích hợp chặt chẽ, Oracle NetSuite ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mọi khía cạnh hoạt động – từ quản lý quan hệ khách hàng, tài chính, mua hàng, tồn kho, sản xuất đến quản lý dự án. Đây là giải pháp lý tưởng giúp doanh nghiệp Việt Nam số hóa quy trình, cải thiện hiệu suất và phát triển bền vững trong thời đại công nghệ số.

The post Oracle NetSuite ERP: Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp appeared first on BTM Global.

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý, kết nối và điều hành tất cả các hoạt động quan trọng trên một nền tảng duy nhất. Thay vì sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ cho từng bộ phận như kế toán, kho hàng, bán hàng hay nhân sự, ERP tích hợp tất cả vào một hệ thống chung.

Giả sử một công ty chuyên sản xuất và phân phối đồ nội thất. Trước khi sử dụng ERP, công ty này quản lý từng bộ phận bằng các phần mềm riêng lẻ:

• Bán hàng sử dụng Excel để theo dõi đơn hàng.
• Kho hàng nhập số lượng tồn kho bằng tay và chỉ cập nhật cuối ngày.
• Kế toán sử dụng một phần mềm riêng để ghi nhận doanh thu, chi phí.
• Nhân sự quản lý lương và hồ sơ nhân viên trên một hệ thống khác.

Khi các bộ phận không kết nối với nhau, dữ liệu bị rời rạc, việc xử lý đơn hàng chậm, hàng tồn kho không được cập nhật kịp thời, và kế toán phải tốn nhiều thời gian tổng hợp số liệu.

Sau khi triển khai hệ thống ERP, tất cả dữ liệu được quản lý trên một nền tảng chung:

• Khi bán hàng nhập đơn hàng mới, hệ thống tự động kiểm tra kho hàng có đủ số lượng hay không.
• Bộ phận kho nhận thông báo ngay lập tức để chuẩn bị hàng và cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực.
• Kế toán tự động ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn ngay khi đơn hàng được xác nhận.
• Nhân sự có thể theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên để tính lương và thưởng chính xác.

Nhờ ERP, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót, tối ưu quy trình vận hành và đưa ra quyết định nhanh chóng hơn. Hệ thống này hoạt động bằng cách thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu từ tất cả các phòng ban trên một nền tảng chung. Nhờ đó, doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động, loại bỏ các sai sót do nhập liệu thủ công và nâng cao hiệu suất làm việc.

ERP là gì? Oracle NetSuite ERP là gì?

Các Tính Năng Của Hệ Thống ERP

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phát triển và mở rộng, việc quản lý dữ liệu, quy trình vận hành và tài chính trở nên phức tạp hơn. Một hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) giúp doanh nghiệp tích hợp toàn bộ hoạt động kinh doanh trên một nền tảng duy nhất, từ đó nâng cao hiệu suất, tối ưu quy trình và hỗ trợ ra quyết định chính xác hơn.

1.    Quản Lý Bán Hàng & Đơn Hàng

Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình bán hàng, từ khi tiếp nhận đơn hàng cho đến khi hoàn tất giao dịch. Các chức năng chính bao gồm:

• Tạo báo giá, hợp đồng và theo dõi tiến trình bán hàng.
• Kiểm tra hàng tồn kho theo thời gian thực trước khi xác nhận đơn hàng.
• Tự động cập nhật trạng thái đơn hàng và gửi thông tin cho các bộ phận liên quan.
• Hỗ trợ tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử và quản lý kênh bán hàng đa dạng.

Ví dụ: Khi một khách hàng đặt hàng qua website, ERP sẽ tự động kiểm tra kho, xử lý đơn hàng và gửi thông tin đến bộ phận kế toán và giao hàng để hoàn tất quá trình.

2. Quản Lý Mua Hàng & Nhà Cung Cấp

Quá trình mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro nếu không được quản lý chặt chẽ. ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mua hàng bằng cách:

• Kiểm soát đơn đặt hàng với nhà cung cấp theo thời gian thực.
• Quản lý danh sách nhà cung cấp, giá cả, hợp đồng và điều khoản thanh toán.
• Theo dõi tiến trình giao hàng và kiểm soát chất lượng hàng hóa nhập kho.
• Tích hợp với hệ thống kế toán để tự động xử lý công nợ.

Ví dụ: Khi nguyên vật liệu trong kho sắp hết, ERP sẽ tự động gửi cảnh báo hoặc đề xuất tạo đơn hàng mới từ nhà cung cấp.

3. Quản Lý Tài Chính & Kế Toán

Quản lý tài chính là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả. ERP giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ hoạt động tài chính, bao gồm:

• Tự động hóa kế toán tổng hợp, công nợ, dòng tiền, thu chi.
• Hỗ trợ lập báo cáo tài chính chi tiết theo từng kỳ.
• Kiểm soát ngân sách và dự báo tài chính chính xác.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và kế toán.

Ví dụ: ERP tự động cập nhật các giao dịch kế toán khi có đơn hàng mới, giúp kế toán không cần nhập liệu thủ công và giảm thiểu sai sót.

4. Quản Lý Chuỗi Sản Xuất & Vận Hành

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, ERP đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình sản xuất. Các tính năng chính gồm:

• Lập kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế.
• Quản lý nguyên vật liệu, nhân lực và thiết bị trong nhà máy.
• Theo dõi tiến độ sản xuất theo thời gian thực.
• Kiểm soát chất lượng trong từng giai đoạn sản xuất.

Ví dụ: Khi một đơn hàng lớn được đặt, ERP sẽ tự động tính toán nguyên vật liệu cần thiết và lên kế hoạch sản xuất phù hợp.

5. Quản Lý Chuỗi Cung Ứng & Kho Hàng

ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý kho và chuỗi cung ứng bằng cách:

• Theo dõi tồn kho theo thời gian thực, tránh thiếu hoặc dư thừa hàng hóa.
• Tự động đề xuất nhập hàng khi lượng tồn kho xuống dưới mức tối thiểu.
• Quản lý quy trình vận chuyển, giao nhận hàng hóa.
• Tối ưu hóa việc luân chuyển hàng giữa các kho trong doanh nghiệp.

Ví dụ: Nếu một sản phẩm sắp hết hàng tại kho chính, ERP sẽ đề xuất điều chuyển hàng từ kho chi nhánh hoặc đặt hàng từ nhà cung cấp để đảm bảo đủ số lượng.

6. Quản Lý Chất Lượng Sản Phẩm

Kiểm soát chất lượng là yếu tố quan trọng để đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn và giữ vững uy tín thương hiệu. ERP hỗ trợ doanh nghiệp:

• Theo dõi và kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào.
• Giám sát chất lượng trong suốt quá trình sản xuất.
• Đánh giá và xử lý phản hồi của khách hàng về sản phẩm.
• Đảm bảo sản phẩm tuân thủ các tiêu chuẩn ngành.

Ví dụ: Trước khi sản phẩm xuất xưởng, hệ thống ERP có thể yêu cầu nhân viên kiểm tra chất lượng và chỉ cho phép xuất hàng khi đạt chuẩn.

7. Quản Lý Dự Án

Đối với doanh nghiệp có nhiều dự án, ERP giúp theo dõi và tối ưu quản lý công việc bằng cách:

• Lập kế hoạch, phân bổ tài nguyên và theo dõi tiến độ dự án.
• Kiểm soát ngân sách và chi phí của từng dự án cụ thể.
• Hỗ trợ báo cáo tiến độ và hiệu suất làm việc của từng bộ phận.

Ví dụ: Một công ty triển khai dự án ERP có thể sử dụng chính hệ thống ERP để theo dõi thời gian triển khai, tài nguyên cần thiết và tiến độ công việc.

8. Quản Lý Vòng Đời Sản Phẩm (PLM – Product Lifecycle Management)

Hệ thống ERP còn hỗ trợ quản lý vòng đời sản phẩm từ khi phát triển ý tưởng đến khi sản phẩm được phân phối trên thị trường:

• Quản lý thông tin thiết kế, tài liệu kỹ thuật.
• Theo dõi các thay đổi trong sản xuất để đảm bảo chất lượng.
• Lập kế hoạch ra mắt sản phẩm mới và cải tiến sản phẩm cũ.

Ví dụ: Một công ty công nghệ có thể sử dụng ERP để theo dõi quy trình nghiên cứu và phát triển (R&D) sản phẩm mới, giúp kiểm soát tốt hơn việc cập nhật phiên bản sản phẩm.

Tính Năng Mở Rộng Trong ERP

Ngoài các tính năng cốt lõi, nhiều hệ thống ERP hiện đại còn tích hợp các công cụ hỗ trợ mở rộng như:

• Quản Lý Nhân Sự (HRM): Theo dõi nhân sự, tiền lương, tuyển dụng và đào tạo.
• Quản Trị Quan Hệ Khách Hàng (CRM): Quản lý thông tin khách hàng và chiến dịch marketing.
• Báo Cáo & Phân Tích Dữ Liệu (BI – Business Intelligence): Cung cấp báo cáo chi tiết và dự báo xu hướng kinh doanh.
• Quản Lý Tài Liệu: Lưu trữ, phân loại và chia sẻ tài liệu nội bộ dễ dàng.

Lợi Ích Của ERP Đối Với Doanh Nghiệp – Giải Quyết Những Bài Toán Khó Trong Quản Lý

Trong quá trình phát triển, doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong quản lý tài chính, vận hành, nhân sự và chăm sóc khách hàng do dữ liệu phân tán, quy trình thủ công và báo cáo thiếu chính xác. Khi mở rộng, nhu cầu về một hệ thống quản lý hiệu quả càng trở nên quan trọng. ERP (Enterprise Resource Planning) chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tích hợp dữ liệu, tự động hóa quy trình và tối ưu vận hành, hỗ trợ ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu thời gian thực.

Loại bỏ hệ thống rời rạc, đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban

Một trong những vấn đề lớn nhất của doanh nghiệp là dữ liệu bị phân tán giữa các phòng ban, mỗi bộ phận sử dụng một hệ thống khác nhau để quản lý công việc. Điều này khiến thông tin bị trùng lặp, không nhất quán và dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu. Khi kế toán cần tổng hợp báo cáo tài chính, họ phải lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, mất nhiều thời gian đối chiếu và dễ mắc lỗi.

ERP giúp giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách tích hợp tất cả dữ liệu lên một nền tảng duy nhất. Khi một đơn hàng được tạo, hệ thống tự động cập nhật thông tin cho các bộ phận liên quan như kho, kế toán và bán hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo dữ liệu luôn chính xác, cập nhật theo thời gian thực.

Kiểm soát tài chính và dòng tiền chặt chẽ hơn

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát dòng tiền và công nợ. Việc theo dõi các khoản thu, chi vẫn được thực hiện thủ công, dẫn đến tình trạng chậm trễ hoặc thiếu minh bạch trong báo cáo tài chính. Điều này có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng như thiếu hụt ngân sách, mất kiểm soát chi phí và thậm chí ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

ERP mang lại một giải pháp toàn diện bằng cách tự động hóa quy trình tài chính và kế toán. Hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền theo thời gian thực, tự động ghi nhận doanh thu, chi phí và cảnh báo khi công nợ đến hạn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc lên kế hoạch tài chính, tối ưu chi phí và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tránh thất thoát

Một bài toán nan giải khác của doanh nghiệp là quản lý hàng tồn kho. Việc không nắm được số lượng tồn kho chính xác có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng hoặc ngược lại, hàng tồn kho quá nhiều gây lãng phí tài nguyên và chi phí lưu kho.

ERP giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa theo thời gian thực, kiểm soát chính xác lượng tồn kho, hạn sử dụng, lô hàng và tự động cập nhật khi có biến động. Khi hàng trong kho đạt mức tối thiểu, hệ thống sẽ gửi cảnh báo hoặc tạo đơn đặt hàng mới từ nhà cung cấp, đảm bảo doanh nghiệp luôn chủ động trong hoạt động kinh doanh. Nhờ đó, việc quản lý kho hàng trở nên dễ dàng, giảm thiểu rủi ro thất thoát và tối ưu chi phí lưu kho.

Tăng tốc độ xử lý đơn hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng

Khách hàng ngày càng yêu cầu dịch vụ nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn, nhưng nếu doanh nghiệp vẫn xử lý đơn hàng một cách thủ công, việc đáp ứng nhu cầu này sẽ trở nên khó khăn. Các vấn đề như đơn hàng bị nhập sai, giao hàng chậm trễ hoặc thiếu minh bạch trong thông tin đơn hàng có thể làm giảm uy tín thương hiệu và khiến doanh nghiệp mất khách hàng tiềm năng.

Với hệ thống ERP, toàn bộ quy trình từ khi tiếp nhận đơn hàng đến khi giao hàng đều được tự động hóa. Khi một đơn hàng mới được tạo, hệ thống sẽ tự động kiểm tra kho, xác nhận số lượng hàng sẵn có, cập nhật thông tin giao hàng và xuất hóa đơn ngay lập tức. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể thời gian xử lý đơn hàng, đảm bảo giao hàng đúng hạn và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Quản lý nhân sự và tiền lương hiệu quả hơn

Một doanh nghiệp phát triển mạnh cần có hệ thống quản lý nhân sự khoa học để theo dõi hiệu suất làm việc, tính toán tiền lương chính xác và xây dựng chế độ đãi ngộ phù hợp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp vẫn quản lý nhân sự theo cách truyền thống, sẽ khó tránh khỏi các sai sót trong tính lương, chấm công hoặc đánh giá hiệu suất nhân viên.

ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản lý nhân sự, từ chấm công, tính lương đến theo dõi hiệu suất làm việc. Nhân viên có thể truy cập hệ thống để cập nhật thông tin cá nhân, kiểm tra bảng lương, lịch làm việc mà không cần đến bộ phận HR. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và minh bạch hơn.

Ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn nhờ dữ liệu thời gian thực

Một trong những điểm mạnh lớn nhất của ERP là khả năng cung cấp báo cáo chi tiết theo thời gian thực, giúp lãnh đạo có đầy đủ thông tin để đưa ra quyết định kịp thời. Thay vì phải chờ tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, doanh nghiệp có thể truy cập ngay lập tức vào các báo cáo về doanh thu, chi phí, hiệu suất làm việc, xu hướng bán hàng…

Nhờ khả năng phân tích dữ liệu thông minh, ERP giúp doanh nghiệp dự báo xu hướng kinh doanh, tối ưu chiến lược phát triển và chủ động điều chỉnh kế hoạch phù hợp với tình hình thị trường. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ vận hành trơn tru mà còn duy trì lợi thế cạnh tranh trong dài hạn.

Oracle NetSuite ERP – hệ thống quản lý tài chính và doanh nghiệp toàn diện

Oracle NetSuite ERP là hệ thống quản lý tài chính và vận hành doanh nghiệp hàng đầu trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp tích hợp toàn bộ quy trình kinh doanh từ kế toán, quản lý tài chính, kho hàng, chuỗi cung ứng đến bán hàng, sản xuất và nhân sự trên một nền tảng duy nhất. Với khả năng tự động hóa mạnh mẽ, NetSuite ERP giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, tối ưu chi phí và đưa ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu thời gian thực.

Tại Việt Nam, BTM Global Việt Nam tự hào là đơn vị triển khai Oracle NetSuite ERP hàng đầu, với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và giải pháp tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống ERP mạnh mẽ để tối ưu vận hành và phát triển bền vững, liên hệ ngay với BTM Global Việt Nam để được tư vấn và trải nghiệm demo Oracle NetSuite ERP!

ERP là gì? Oracle NetSuite ERP là gì?

The post ERP là gì? Oracle NetSuite ERP giúp gì cho doanh nghiệp? appeared first on BTM Global.

Về lâu dài, lợi ích của quy trình này còn bao gồm: nâng cao năng suất, kiểm soát tài chính hiệu quả hơn, gia tăng sự minh bạch và khả năng theo dõi, cùng với việc thiết lập mối quan hệ hợp tác bền vững với các nhà cung cấp. Đây đều là những kết quả mà bất kỳ lãnh đạo doanh nghiệp nào cũng mong muốn đạt được. Tuy nhiên, để đạt được điều đó, điều quan trọng là phải có một quy trình mua sắm bài bản, kết hợp với các công cụ và phương pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả ở từng bước trong quy trình.

Quy Trình Mua Sắm Là Gì?

Quy trình mua sắm bao gồm các bước để mua sắm hàng hóa, dịch vụ nhằm giải quyết các vấn đề kinh doanh. Tuy nhiên, quy trình mua sắm không chỉ đơn giản là việc mua hàng hóa. Dù hai khái niệm này đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau và có những điểm tương đồng, nhưng quy trình mua sắm là một khái niệm rộng hơn, bao gồm toàn bộ quá trình thu mua, trong khi “mua hàng” chỉ là một phần nhỏ tập trung vào giai đoạn thanh toán và giao dịch thực tế.

Cụ thể, quy trình mua sắm bao gồm nhiều bước như: đặt hàng, nhận hàng, thanh toán, xác định nhu cầu kinh doanh, đánh giá nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, và theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp. Bộ phận mua sắm thường đóng vai trò chủ đạo trong việc thực hiện các bước này, đồng thời xây dựng các chính sách và quy trình liên quan. Tuy nhiên, quy trình này thường cần sự phối hợp của nhiều bên liên quan để đảm bảo hiệu quả.

Mua sắm đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu chuỗi cung ứng, nâng cao hiệu quả vận hành, đảm bảo sự ổn định tài chính và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, một quy trình mua sắm hiệu quả không chỉ cần tiết kiệm chi phí mà còn phải đảm bảo chất lượng, giao hàng đúng hạn, giảm thiểu rủi ro, tuân thủ quy định và xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp.

Các điểm chính:

• Quy trình mua sắm là quy trình thu mua hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho hoạt động và sản xuất kinh doanh.
• Một cách tiếp cận mua sắm hiệu quả là chủ động, phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
• Quy trình mua sắm bao gồm nhiều bước, từ xác định nhu cầu đến theo dõi và đánh giá nhà cung cấp.
• Ứng dụng công nghệ vào mua sắm giúp tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả.

8 Bước Trong Quy Trình Mua Sắm

Theo báo cáo “Dữ Liệu Tình Hình Mua Sắm Toàn Cầu 2024” của Amazon Business, 95% các nhà ra quyết định trong lĩnh vực B2B thừa nhận rằng quy trình mua sắm vẫn còn nhiều tiềm năng để tối ưu hóa. Mua sắm không chỉ là một quy trình phức tạp mà còn cần được thực hiện phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể. Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ của nhiều bên liên quan ở từng giai đoạn khác nhau để đạt được kết quả như mong muốn. Tương tự như một bản giao hưởng cần có cấu trúc rõ ràng, quy trình mua sắm sẽ hiệu quả nhất khi được thực hiện theo 8 bước bài bản.

1. Xác định nhu cầu kinh doanh

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định rõ vấn đề cần giải quyết trước khi lựa chọn giải pháp. Trong mua sắm, điều này càng quan trọng bởi các giải pháp thường đi kèm chi phí lớn.

Quá trình này thường diễn ra nội bộ. Ví dụ, một công ty quảng cáo có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng các cam kết với khách hàng. Sau khi xem xét, nguyên nhân được xác định là do phần mềm thiết kế lỗi thời: hệ thống chậm, không tương thích với một số định dạng file của khách hàng, và thiếu các công cụ AI hiện đại mà đối thủ đang sử dụng. Lúc này, doanh nghiệp cần một giải pháp phần mềm mới, hiện đại hơn.

Tuy nhiên, việc xác định tính năng cần thiết không hề đơn giản, vì mỗi bên liên quan sẽ có những ưu tiên khác nhau. Ví dụ, đội ngũ thiết kế mong muốn một phần mềm đầy đủ tính năng hiện đại, nhưng bộ phận tài chính có thể cho rằng chi phí vượt quá ngân sách. Vì vậy, sự đồng thuận và thỏa hiệp là cần thiết.

Để đạt được điều này, các bên liên quan như lãnh đạo doanh nghiệp, bộ phận mua sắm, tài chính, IT, pháp lý và người dùng cuối cần cùng nhau thảo luận và đưa ra quyết định. Đôi khi, việc mời thêm các chuyên gia bên ngoài, như nhà cung cấp hoặc tư vấn viên, cũng có thể mang lại giá trị.

2. Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Sau khi xác định nhu cầu, bước tiếp theo là tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng. Khi đánh giá, bên cạnh yếu tố giá cả, doanh nghiệp cũng cần xem xét các tiêu chí khác như: chất lượng sản phẩm/dịch vụ, thời gian giao hàng, uy tín nhà cung cấp, dịch vụ hậu mãi (bảo hành, nâng cấp), tính bền vững và đạo đức kinh doanh.

Các thông tin này có thể được thu thập qua các cơ sở dữ liệu trực tuyến, báo cáo từ bên thứ ba, hội chợ thương mại, hoặc từ khách hàng hiện tại. Ngoài ra, việc kiểm tra trực tiếp hoặc thăm quan nhà cung cấp cũng là cách hiệu quả để đánh giá.

3. Gửi yêu cầu thông tin (RFI), đề xuất (RFP) hoặc báo giá (RFQ)

Sau khi rút ngắn danh sách nhà cung cấp tiềm năng, doanh nghiệp cần yêu cầu thêm thông tin chi tiết để đưa ra quyết định chính xác hơn. Có ba loại yêu cầu phổ biến:

RFI (Request for Information): Đây là yêu cầu thông tin tổng quát, thường được sử dụng đầu tiên để tìm hiểu thị trường và các nhà cung cấp. Ví dụ, một công ty có thể gửi RFI đến các nhà cung cấp phần mềm tự động hóa marketing để hỏi về loại dịch vụ, cấu trúc giá chung, kinh nghiệm và các dự án tương tự.

RFP (Request for Proposal): Yêu cầu thông tin cụ thể hơn, giúp doanh nghiệp so sánh và đánh giá giải pháp từ các nhà cung cấp dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau.

RFQ (Request for Quotation): Tập trung vào việc yêu cầu báo giá chi tiết cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể yêu cầu thêm thông tin về chính sách bảo mật, đánh giá rủi ro nhà cung cấp, báo cáo phát triển bền vững hoặc đa dạng hóa, để đảm bảo nhà cung cấp phù hợp với giá trị và tiêu chí của công ty.

4. Lựa Chọn Nhà Cung Cấp và Đàm Phán Hợp Đồng

Quy trình RFX thường mang lại lựa chọn nhà cung cấp tối ưu hoặc một giải pháp thỏa hiệp hợp lý. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi về những nội dung chưa rõ ràng, yêu cầu nhà cung cấp giải thích hoặc bổ sung thông tin và tham khảo ý kiến từ khách hàng đã từng hợp tác với họ. Nếu giải pháp mà doanh nghiệp ưa thích có chi phí cao hơn dự kiến, việc thương lượng trước khi từ bỏ phương án này là rất cần thiết. Khi tất cả các vấn đề được làm rõ, các bên liên quan sẽ đưa ra quyết định cuối cùng.

Bước tiếp theo và cũng là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình mua sắm chính là đàm phán hợp đồng. Hợp đồng không chỉ là tài liệu pháp lý ràng buộc mà còn định hình cách doanh nghiệp hợp tác với nhà cung cấp và sử dụng giải pháp đã chọn. Vì vậy, cần đảm bảo rằng hợp đồng được xây dựng cẩn thận, rõ ràng và hiệu quả.

Nội dung hợp đồng phải bao gồm đầy đủ các điều khoản đã thỏa thuận, cụ thể như:

• Phạm vi công việc nếu doanh nghiệp thuê dịch vụ.
• Chi phí chi tiết, bao gồm nguyên vật liệu, vận chuyển, đào tạo và bảo trì.
• Điều khoản thanh toán, như thời gian, mốc thanh toán và chiết khấu thanh toán sớm (nếu có).
• Thời gian và mốc giao hàng, đảm bảo tiến độ đã cam kết.
• Bảo mật dữ liệu, bảo vệ thông tin của doanh nghiệp.
• Cam kết dịch vụ (SLAs) và các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) để đảm bảo nhà cung cấp đáp ứng kỳ vọng.
• Hỗ trợ kỹ thuật, như có nhân viên chuyên trách hoặc hỗ trợ 24/7.
• Bảo hành và giới hạn trách nhiệm của nhà cung cấp.
• Thời hạn hợp đồng và các điều kiện gia hạn.
• Quy trình giải quyết tranh chấp.
• Điều khoản chấm dứt hợp đồng, bao gồm cả phương án chuyển giao nếu cần.

5. Tạo Đơn Đặt Hàng (PO) và Phê Duyệt

Sau khi thống nhất hợp đồng, nhà cung cấp được phê duyệt chính thức trong hệ thống mua sắm của doanh nghiệp và đơn hàng sẽ được tiến hành. Đơn đặt hàng (PO) là tài liệu pháp lý ràng buộc, thể hiện các nội dung chi tiết về giao dịch.

Một đơn đặt hàng tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin cơ bản như: ngày tạo, số PO, mô tả sản phẩm/dịch vụ cần mua, số lượng, giá cả, và thông tin liên hệ của cả hai bên. Ngoài ra, tùy theo yêu cầu, PO còn có thể bao gồm ngày giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, và tên người phê duyệt đơn hàng.

Trong các doanh nghiệp lớn, PO thường được xem xét và phê duyệt trước khi gửi đến nhà cung cấp. Chính sách mua sắm của doanh nghiệp cần xác định rõ ai có quyền phê duyệt PO. Thông thường, PO sẽ được phê duyệt bởi trưởng bộ phận liên quan và đại diện tài chính. Sau khi được phê duyệt, PO sẽ được gửi đi và kích hoạt các thủ tục cần thiết để tiến hành giao dịch.

6. Hoàn Thành Đơn Hàng và Nhận Hàng

Khi đơn đặt hàng được gửi đi, nhà cung cấp sẽ thực hiện giao sản phẩm và doanh nghiệp tiến hành nhận hàng. Tuy nhiên, quy trình nhận hàng không chỉ đơn giản là kiểm tra và mở kiện hàng.

Doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái giao hàng, kiểm tra xem thời gian giao hàng có đúng với lịch trình đã thỏa thuận hay không, và xác nhận số lượng sản phẩm đã nhận đủ hay chưa.

Đối với hàng hóa vật lý, cần thực hiện kiểm tra chất lượng ngay tại thời điểm nhận. Điều này bao gồm kiểm tra xem sản phẩm có bị hư hỏng, lỗi kỹ thuật hoặc không đạt yêu cầu chất lượng. Tùy vào sản phẩm, việc kiểm tra có thể bao gồm lấy mẫu, thử nghiệm hoặc yêu cầu giấy chứng nhận chất lượng.

Sau khi hoàn tất kiểm tra, doanh nghiệp cần ghi nhận việc nhận hàng vào hệ thống mua sắm để:

1. Điều chỉnh số lượng tồn kho.
2. Cập nhật giá trị sản phẩm vào hệ thống kế toán.
3. Thông báo cho các bên liên quan về trạng thái giao hàng.

7. Thanh Toán Hóa Đơn và Quản Lý Hồ Sơ

Khi quy trình mua sắm được thực hiện hiệu quả, các điều khoản thanh toán đã được quy định rõ trong hợp đồng và đơn đặt hàng (PO). Doanh nghiệp cần tuân thủ những điều khoản này, vì việc thanh toán đúng hạn không chỉ xây dựng niềm tin mà còn củng cố mối quan hệ lâu dài và tích cực với nhà cung cấp.

Khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, doanh nghiệp nên thực hiện quy trình đối chiếu hóa đơn với PO và các tài liệu giao nhận để đảm bảo tính chính xác, đặc biệt về giá cả, số lượng và các điều khoản thanh toán. Sau khi hóa đơn được kiểm tra và phê duyệt, bộ phận tài chính sẽ tiến hành thanh toán theo đúng thỏa thuận.

Việc lưu trữ hồ sơ hóa đơn và thanh toán cẩn thận, chính xác là một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện kiểm toán dòng tiền và hỗ trợ hiệu quả cho việc phân tích chi tiêu, lập ngân sách, cũng như đánh giá tài chính. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể so sánh các khoản chi thực tế với ngân sách để phát hiện những khu vực vượt chi. Đồng thời, trong trường hợp không thể thanh toán đúng hạn, doanh nghiệp nên chủ động thông báo cho nhà cung cấp, dù lý do là vấn đề dòng tiền, lỗi quy trình, tranh chấp hóa đơn hay bất kỳ nguyên nhân nào khác.

8. Quản Lý Hiệu Quả Hoạt Động Của Nhà Cung Cấp

Quy trình mua sắm không kết thúc khi hóa đơn được thanh toán. Một bước quan trọng và mang tính chất liên tục là đánh giá và quản lý hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) để đảm bảo rằng giá trị của giao dịch mua sắm được tối ưu hóa. Tùy thuộc vào loại sản phẩm hoặc dịch vụ, các KPIs có thể khác nhau, nhưng thường bao gồm các chỉ số như thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm và hiệu quả chi phí.

Bên cạnh việc đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp cũng cần tự xem xét lại quy trình nội bộ. Các buổi phản hồi định kỳ, nơi các bên liên quan chia sẻ kinh nghiệm, quan sát và đánh giá thẳng thắn, sẽ giúp xác định các vấn đề cần cải thiện. Ngoài ra, doanh nghiệp cần đánh giá lại liệu nhu cầu ban đầu có thay đổi kể từ khi bắt đầu quy trình mua sắm và liệu vấn đề cần giải quyết có còn cấp bách như trước.

Kết quả đánh giá, cả định lượng lẫn định tính, có thể được minh họa qua các bảng điều khiển hoặc thẻ điểm cân bằng (balanced scorecard). Tuy nhiên, để quá trình này đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần sử dụng kết quả đánh giá để điều chỉnh và cải thiện quy trình. Báo cáo tiến độ định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề hoặc thách thức để phối hợp với nhà cung cấp giải quyết kịp thời. Trong dài hạn, những đánh giá này còn giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thông minh khi xem xét gia hạn, thương lượng lại hoặc chấm dứt hợp đồng với nhà cung cấp.

Cách Tối Ưu Hóa Quy Trình Mua Sắm

Giống như việc nấu một món ăn theo công thức, bất kỳ ai cũng có thể tạo ra kết quả mong muốn. Nhưng những người đầu bếp giàu kinh nghiệm sẽ biết cách biến tấu, tận dụng kỹ năng và sở thích để làm món ăn đó nhanh hơn, ngon hơn hoặc cả hai. Quy trình mua sắm cũng vậy: 8 bước cơ bản nêu trên giống như một công thức nền tảng, có thể được tối ưu hóa qua thời gian bằng cách thực hiện các hành động sau:

1. Đánh giá quy trình hiện tại

Mỗi doanh nghiệp đều có một quy trình mua sắm nhất định, nhưng câu hỏi đặt ra là quy trình đó có thực sự đáp ứng hiệu quả cho tổ chức hay không. Nhiều doanh nghiệp thường giữ nguyên cách làm cũ vì sự quen thuộc, nhưng điều này có thể bỏ lỡ những cơ hội cải thiện. Quy trình mua sắm tốt nhất là quy trình phù hợp với chiến lược kinh doanh và có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

Một số phương pháp đánh giá:

• Xem xét ai đang sử dụng hệ thống mua sắm hiện tại và cách họ sử dụng.
• Đánh giá hiệu quả của công nghệ và công cụ hỗ trợ mua sắm.
• Thực hiện khảo sát và phỏng vấn để lắng nghe ý kiến từ các bên liên quan.

2. Xác định mục tiêu rõ ràng

Quy trình mua sắm hiệu quả cần được xây dựng dựa trên các mục tiêu cụ thể. Các mục tiêu này có thể bao gồm tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển, hoặc tăng cường tính minh bạch và kiểm soát tài chính. Việc xác định và ưu tiên các mục tiêu này giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận ra những thay đổi cần thiết trong quy trình và công nghệ.

3. Phân bổ nguồn lực hợp lý

Doanh nghiệp thông minh hiểu rằng đôi khi phải đầu tư để tiết kiệm, đặc biệt trong việc tối ưu hóa mua sắm. Đầu tư vào nhân sự và công nghệ tập trung sẽ mang lại lợi ích đáng kể. Theo “Hướng Dẫn Lập Kế Hoạch Chiến Lược 2024” của Procurement Leaders, các tổ chức phân bổ hơn 15% nhân sự cho các trung tâm chuyên môn và dịch vụ chung đạt hiệu quả vượt trội về tiết kiệm chi phí và ROI trong mua sắm.

4. Tận dụng công nghệ

Quy trình mua sắm thường phức tạp, tiêu tốn nhiều thời gian, đặc biệt nếu doanh nghiệp vẫn dựa vào các quy trình thủ công hoặc rời rạc. Một số công cụ hỗ trợ hiệu quả:

• Hệ thống quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM): Giúp theo dõi hợp đồng, KPI, và hiệu suất của nhà cung cấp trên một nền tảng duy nhất.
• Công cụ giao tiếp và cộng tác: Giúp các bên liên quan theo dõi tiến độ và đóng góp ý kiến kịp thời.
• Công cụ tài chính: Tự động hóa việc tạo PO, xử lý hóa đơn và thanh toán, cải thiện cả hiệu suất lẫn độ chính xác.
• Phần mềm quản lý RFP: Tự động hóa quy trình phát hành và đánh giá RFP, tiết kiệm thời gian.
• Giải pháp “Source-to-Settle”: Quản lý toàn bộ quy trình mua sắm từ xác định nhà cung cấp đến thanh toán.

5. Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp

Quan hệ với nhà cung cấp cần được xây dựng dựa trên sự tin tưởng, tôn trọng lẫn nhau và mục tiêu chung. Điều này bao gồm việc thiết lập các KPI, SLA rõ ràng và quản lý chúng thường xuyên. Thực hành tốt bao gồm giám sát hiệu suất liên tục, tổ chức các buổi phản hồi định kỳ và giải quyết xung đột hiệu quả.

6. Tập trung hóa dữ liệu

Dữ liệu phát sinh trong quá trình mua sắm thường nằm rải rác ở nhiều hệ thống và bộ phận. Việc tập trung hóa dữ liệu không chỉ tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà còn cải thiện bảo mật, đảm bảo rằng chỉ những người có quyền mới có thể truy cập thông tin.

7. Đơn giản hóa quy trình phê duyệt

Việc phê duyệt là cần thiết nhưng có thể gây chậm trễ nếu không được tổ chức hiệu quả. Một số cách cải thiện:

• Thiết lập ngưỡng ngân sách cho từng phòng ban (ví dụ: dưới 5.000 USD không cần phê duyệt).
• Rõ ràng hóa vai trò của từng người trong quy trình phê duyệt.
• Đầu tư vào hệ thống quản lý mua sắm để tự động hóa quy trình phê duyệt.

8. Đàm phán điều khoản tốt hơn

Doanh nghiệp nên đạt được thỏa thuận mà cả hai bên đều cảm thấy hài lòng. Nếu sản phẩm phù hợp nhưng giá quá cao, doanh nghiệp có thể đàm phán giảm giá hoặc thay đổi điều khoản thanh toán để phù hợp với ngân sách.

9. Đào tạo và phát triển

Quy trình mua sắm mới thường đi kèm với những thay đổi lớn. Việc đầu tư vào đào tạo ban đầu và liên tục giúp đảm bảo mọi người sử dụng hiệu quả quy trình và công cụ mới. Chương trình đào tạo cần được thiết kế phù hợp cho từng nhóm (nhân sự mua sắm, lãnh đạo, tài chính,…) và kết hợp nhiều phương pháp học tập.

10. Giám sát và đánh giá liên tục

Doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên để đảm bảo nhà cung cấp đáp ứng đúng cam kết và quy trình mua sắm hoạt động hiệu quả. Các chỉ số nên được đánh giá gồm: thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm, và hiệu quả chi phí. Điều chỉnh và cải thiện liên tục sẽ giúp quy trình mua sắm ngày càng tối ưu hóa.

Cải Thiện Quy Trình Mua Sắm Với NetSuite

Quy trình mua sắm không phải là một hoạt động độc lập. Nó liên kết chặt chẽ với các chức năng khác như kế toán, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý tồn kho và nhiều lĩnh vực khác. Dù mỗi lĩnh vực này có thể được quản lý riêng lẻ, việc tích hợp chúng lại sẽ giúp quy trình mua sắm minh bạch và hiệu quả hơn. NetSuite ERP chính là giải pháp mang lại khả năng này.

NetSuite và Tự Động Hóa Quy Trình Mua Sắm

NetSuite cung cấp một mô-đun mua sắm chuyên biệt, tự động hóa các phần quan trọng của quy trình. Chẳng hạn, trong giai đoạn tạo đơn đặt hàng (PO), doanh nghiệp có thể sử dụng mô-đun này để:

• Tự động hóa yêu cầu báo giá.
• Theo dõi và phân tích các báo giá đã nhận.
• Quản lý danh sách các nhà cung cấp và đối tác đã được phê duyệt.

Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp có thể sử dụng NetSuite để theo dõi các đơn mua hàng, đơn bán hàng, hóa đơn, lô hàng và thanh toán liên quan. Điều này không chỉ giảm thiểu lỗi do thao tác thủ công mà còn cải thiện hiệu quả quản lý.

Tích Hợp Các Mô-đun ERP Liên Quan

Các mô-đun ERP khác của NetSuite tích hợp với mô-đun mua sắm, giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình. Ví dụ:

• Mô-đun tài chính: Tự động đối chiếu PO với hóa đơn và theo dõi tình trạng thực hiện, từ đó tự động hóa thanh toán dựa trên các quy định và chính sách của doanh nghiệp.
• Mô-đun quản lý tồn kho, đơn hàng và chuỗi cung ứng: Tăng cường tính hiệu quả bằng cách kết nối chặt chẽ quy trình mua sắm với quản lý hàng hóa và logistics.

Với 8 bước cơ bản trong quy trình mua sắm, như đã nêu ở trên, doanh nghiệp có thể cá nhân hóa và tối ưu hóa từng bước dựa trên chiến lược và mục tiêu riêng. Sự tích hợp và tự động hóa mà NetSuite mang lại sẽ biến quy trình mua sắm từ phức tạp thành một công cụ mạnh mẽ thúc đẩy sự phát triển và hiệu quả của doanh nghiệp.

Nguồn: 8 Steps in the Procurement Process and How to Optimize Them | NetSuite

The post 8 Bước Trong Quy Trình Mua Sắm và Cách Tối Ưu Hiệu Quả appeared first on BTM Global.