Oracle NetSuite Cloud ERP bản nâng cấp số 1 năm 2024 cung cấp khả năng AI hoàn toàn mới có thể khởi động việc sử dụng AI của các Doanh nghiệp mà không tốn kém và phức tạp. Bản phát hành mới nhất này cung cấp ba công cụ AI được tích hợp sẵn trong Oracle NetSuite, gồm công cụ tạo văn bản (NetSuite Text Enhance), công cụ tự động ghi nhận thông tin hóa đơn đầu vào (NetSuite Vendor Bill Capture) và công cụ tự động hóa phân tích dữ liệu được tích hợp trong phân hệ NetSuite Planning and Budgeting. Tất cả những cải tiến này tập trung vào việc giúp các Doanh nghiệp đạt được hiệu suất cao hơn, trong khi không tăng chi phí.

Tăng tốc độ viết lách với Generative AI

Tính năng NetSuite Text Enhance, được hỗ trợ bởi Oracle Cloud Infrastructure (OCI) đã nhúng Generative AI vào nhiều tác vụ trên toàn bộ giải pháp ERP/CRM của hãng. NetSuite Text Enhance giúp khách hàng tăng năng suất bằng cách tự động hóa việc tạo nội dung phù hợp với ngữ cảnh trên mọi khu vực của bộ NetSuite ERP/CRM. Ví dụ: trong quy trình bán hàng, khi khách hàng tiềm năng liên hệ với một Doanh nghiệp đang sử dụng Oracle NetSuite ERP và bày tỏ sự quan tâm đến một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, NetSuite Text Enhance có thể giúp người dùng tạo nội dung email phản hồi theo ngữ cảnh một cách nhanh chóng bằng cách kết hợp dữ liệu CRM, Sản xuất và Tồn kho. Tất nhiên, email vẫn cần được xem xét và điều chỉnh trước khi gửi ra bởi người dùng trên cơ sở các gợi ý của AI, bao gồm các chi tiết như mô tả sản phẩm, hình ảnh sản phẩm, thông tin về giá, tình trạng tồn kho và chi tiết giao hàng.

Trong bản nâng cấp 2024.1, NetSuite Text Enhance có tiềm năng giúp tăng hiệu quả của nhóm kế toán công nợ, bán hàng, dịch vụ khách hàng và marketing. Cụ thể:

• Tạo mô tả sản phẩm thể hiện trên hóa đơn, trang web TMĐT dựa trên thông tin mặt hàng, tồn kho, giá, khuyến mãi…
• Tạo thư nhắc nợ tự động theo ngữ cảnh khách hàng, đơn hàng.
• Tạo đơn đặt hàng mua và thư yêu cầu; viết các email đã được cá nhân hóa để tương tác với nhà cung cấp nhằm theo đuổi các đơn đặt hàng bị chậm trễ; và tạo các mô tả sản phẩm được sử dụng trên website bán hàng hoặc sàn thương mại điện tử.
• Tạo ra nội dung email được cá nhân hóa cho các chiến dịch marketing; tạo ra phản hồi theo ngữ cảnh cho khách hàng tiềm năng; soạn thảo các báo giá và đề xuất bằng văn bản; gửi cập nhật đến khách hàng về lịch trình giao hàng.

Tính năng NetSuite Text Enhance cũng có thể tinh chỉnh nội dung hiện có bằng cách chỉnh sửa ngữ pháp và chính tả cũng như diễn đạt lại nếu cần để dễ đọc hơn.

Phiên bản đầu tiên của Oracle Text Enhance mới chỉ dành cho khách hàng Oracle NetSuite ở Bắc Mỹ. Oracle NetSuite có kế hoạch tăng mức độ bao phủ và khả năng trong các bản phát hành trong tương lai.

Tải lên hóa đơn điện tử đầu vào tự động

Khi được hỏi muốn gì từ AI, đại đa số lãnh đạo doanh nghiệp được khảo sát đều cho rằng năng suất là yếu tố quan trọng. Các CEO mong muốn khả năng tự động hóa và giảm thời gian thực hiện các công việc thường ngày của nhân viên. 74% mong đợi những đổi mới của AI sẽ giúp ích nhiều nhất cho kế toán và tài chính. Bản phát hành Oracle NetSuite 2024.1 giải quyết những kỳ vọng đó bằng những cải tiến đối với NetSuite Vendor Bill Capture.

Tính năng NetSuite Vendor Bill Capture ghi nhận hóa đơn của nhà cung cấp nhanh hơn và ít lỗi hơn bằng cách loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công. Chức năng phát hiện đối tượng dữ liệu và nhận dạng ký tự quang học dựa trên AI sẽ tự động trích xuất thông tin cần thiết để điền vào bản ghi hóa đơn trong hệ thống. Sau đó, hệ thống sẽ so khớp 3 chiều giữa hóa đơn với các đơn hàng liên quan và chứng từ nhập kho để kiểm tra xem đơn giá, số lượng và giá trị có chính xác hay không.

Trong NetSuite 2024.1, các trường bổ sung – bao gồm số PO, memo, chiều phân tích đã được thêm vào trang review hóa đơn. Ngoài tính linh hoạt cao hơn để phù hợp với nhu cầu cụ thể của Doanh nghiệp, cập nhật này còn mang lại trải nghiệm tạo hóa đơn toàn diện và chính xác hơn. Các cải tiến của NetSuite 2024.1 cũng mang lại trải nghiệm người dùng tốt hơn cho Bill Capture. Tùy chọn lọc theo nhà cung cấp, nguồn email đã được thêm vào trang Scanned Vendor Bills. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp có số lượng hóa đơn rất lớn, các bộ lọc mới này cho phép tìm kiếm dễ dàng hơn với tùy chọn lọc theo nguồn và nhà cung cấp đồng thời hoặc riêng biệt.

Cải thiện việc lập kế hoạch nhờ tăng cường năng lực dự báo (Predictive analytics)

57% CEO trong cuộc khảo sát của Oracle NetSuite muốn cải thiện khả năng dự báo, phân tích và hỗ trợ ra quyết định từ AI. Bản phát hành Oracle NetSuite 2024.1 cung cấp điều đó bằng cách đưa Intelligent Performance Management (IPM) vào phân hệ Oracle NetSuite Planning and Budgeting.

IPM sử dụng các thuật toán dự đoán được hỗ trợ bởi máy học để liên tục theo dõi và phân tích các kế hoạch, dự báo và biến động. Hệ thống nêu bật các xu hướng, điểm bất thường và mối tương quan mà nó tìm thấy để bộ phận CEO/CFO có thể đánh giá và hành động nhanh hơn.

Forecast Variance and Bias. Chỉ số Forecast Variance Metric giúp bộ phận Tài chính đánh giá độ tin cậy của dự báo bằng cách đo lường độ lệch giữa các kịch bản trước đây và kết quả thực tế. Forecast bias xác định xu hướng dự báo cao hơn hoặc thấp hơn để điều chỉnh các dự đoán trong tương lai.
Predictions – Phỏng đoán. Giúp xác định khả năng đạt hoặc không đạt KPI bằng cách phân tích các biến thể giữa số liệu dự báo và dự đoán do máy tính tạo ra, định lượng rủi ro liên quan và cho phép các nhóm tài chính có biện pháp chủ động để giải quyết những sai lệch đáng kể trong dự báo.
Sự bất thường. Giúp phát hiện các mẫu bất thường trong dữ liệu sai lệch so với kết quả mong đợi bằng cách xác định các mẫu bất thường và giá trị ngoại lệ trong dữ liệu, cung cấp thông tin quan trọng cho việc ra quyết định chiến lược, chẳng hạn như sự biến động đột ngột trong thực tế hoặc dữ liệu bị thiếu.

Quy trình nâng cấp hàng năm của Oracle NetSuite

Các tính năng và chức năng mới được tự động phát hành cho tất cả khách hàng của Oracle NetSuite hai lần một năm – và hầu hết đều miễn phí. Khách hàng đang sử dụng NetSuite có thể tìm hiểu thêm quá trình cập nhật hoạt động như thế nào thông qua video bên dưới.

Về Oracle NetSuite

Trong hơn 25 năm, Oracle NetSuite đã giúp các Doanh nghiệp phát triển, mở rộng quy mô và thích ứng với sự thay đổi. NetSuite cung cấp một hệ thống tích hợp bao gồm ERP, quản lý chuỗi cung ứng, sản xuất và bán hàng đa kênh, được hơn 37.000 khách hàng tại 219 quốc gia và vùng lãnh thổ phụ thuộc sử dụng.

Về BTM Global

BTM Global Việt Nam được thành lập năm 2004, là đối tác Vàng (Gold Partner) dài hạn với tập đoàn Oracle và cũng là đối tác chuyên triển khai các giải pháp NetSuite tại Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại Thành phố Minneapolis, bang Minnesota của Mỹ và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, tích hợp và triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP & CRM cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây. Bên cạnh đó, chúng tôi còn mang đến các giải pháp Kho dữ liệu (Data WareHouse), các giải pháp Oracle & E-Commerce cho ngành bán lẻ từ chuỗi cửa hàng nhỏ lẻ đến những tập đoàn bán lẻ nổi tiếng trên thế giới.

» Để biết thêm thông tin, hãy truy cập  www.btmglobal.com.vn

» Cùng tìm hiểu thêm về Oracle NetSuite ERP tại đây.

The post Bản nâng cấp Oracle NetSuite 2024.1 mang AI vào cuộc sống với tính năng NetSuite Text Enhance, NetSuite Vendor Bill Capture và hơn thế nữa appeared first on BTM Global.

Generative AI giúp người dùng Oracle NetSuite tận dụng nguồn tri thức có sẵn của chính doanh nghiệp, từ đó tạo ra nội dung phù hợp với ngữ cảnh cụ thể, đồng thời thông tin đã được cá nhân hóa theo từng khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng…

Được hỗ trợ bởi Oracle Cloud Infrastructure (OCI), NetSuite Text Enhance là một trong số các chức năng sử dụng công nghệ Generative AI được nhúng trên toàn bộ giải pháp Cloud ERP/CRM của hãng. NetSuite Text Enhance giúp người dùng khai thác các dữ liệu có sẵn, từ đó giúp họ tạo và tinh chỉnh nội dung theo ngữ cảnh cụ thể. Với NetSuite Text Enhance, nhân sự phòng tài chính và kế toán, cung ứng, bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng có thể tận dụng AI để tạo ra các bản nháp nội dung hoặc tinh chỉnh nội dung hiện có.

“Chúng tôi đã cố gắng tích hợp AI vào Oracle NetSuite trong nhiều năm nhằm giúp khách hàng ngày càng hiệu suất và thành công hơn. Những đột phá gần đây của Generative AI tạo cơ hội cho bước tiến nhảy vọt” Evan Goldberg, người sáng lập và Phó chủ tịch cấp cao của Oracle NetSuite, cho biết. “Bằng cách tận dụng các dịch vụ AI tốt nhất của Oracle kết hợp khai thác nền tảng dữ liệu riêng mà doanh nghiệp đang sở hữu, chúng tôi có vai trò duy nhất trong việc giúp khách hàng của mình đạt được giá trị ngay lập tức từ những cải tiến AI mới nhất. NetSuite Text Enhance mới chỉ là bước khởi đầu và chúng tôi sẽ tiếp tục tích hợp AI vào toàn bộ bộ sản phẩm nhằm giúp khách hàng biến dữ liệu mà họ đang sử hữu thành lợi thế cạnh tranh.”

Các tình huống ứng dụng Generative AI mà Oracle NetSuite đang hướng đến

NetSuite Text Enhance sẽ giúp khách hàng tăng năng suất bằng cách tự động hóa việc tạo nội dung phù hợp với ngữ cảnh trên mọi khu vực của bộ NetSuite ERP/CRM. Ví dụ: trong quy trình bán hàng, khi khách hàng tiềm năng liên hệ với một Doanh nghiệp đang sử dụng Oracle NetSuite ERP và bày tỏ sự quan tâm đến một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, NetSuite Text Enhance có thể giúp người dùng tạo nội dung email phản hồi theo ngữ cảnh một cách nhanh chóng bằng cách kết hợp dữ liệu CRM, Sản xuất và Tồn kho. Tất nhiên, email vẫn cần được xem xét và điều chỉnh trước khi gửi ra bởi người dùng trên cơ sở các gợi ý của AI, bao gồm các chi tiết như mô tả sản phẩm, hình ảnh sản phẩm, thông tin về giá, tình trạng tồn kho và chi tiết giao hàng.

Bằng cách khai thác dữ liệu theo ngữ cảnh và bám sát dữ liệu thực tế phát sinh từ khắp các phòng ban, NetSuite Text Enhance sẽ giúp khách hàng tăng tốc:

• Tài chính và Kế toán: NetSuite Text Enhance có thể giúp các phòng tài chính kế toán thúc đẩy việc thu hồi công nợ, đóng sổ hoặc giảm các công việc thủ công, từ đó tập trung vào công việc mang tính chiến lược hơn. Ví dụ về các trường hợp sử dụng NetSuite Text Enhance để gửi email nhắc nợ được cá nhân hóa theo khách hàng, đơn hàng cũng như tạo các bản tóm tắt và tường thuật cho báo cáo tài chính.
• Chuỗi cung ứng và hoạt động: NetSuite Text Enhance có thể giúp các nhóm vận hành chuỗi cung ứng hợp lý hóa hoạt động mua hàng và hậu cần, đồng thời cải thiện chất lượng thông tin liên lạc liên quan đến sản phẩm. Điển hình là việc sử dụng NetSuite Text Enhance để tạo đơn đặt hàng mua và thư yêu cầu; viết các email đã được cá nhân hóa để tương tác với nhà cung cấp nhằm theo đuổi các đơn đặt hàng bị chậm trễ; và tạo các mô tả sản phẩm được sử dụng trên website bán hàng hoặc sàn thương mại điện tử.
• Bán hàng và Tiếp thị: NetSuite Text Enhance có thể giúp đẩy nhanh các nhiệm vụ marketing và bán hàng để tạo ra các chiến dịch hiệu quả hơn. Ví dụ về các trường hợp sử dụng NetSuite Text Enhance bao gồm phát triển nội dung email được cá nhân hóa cho các chiến dịch tiếp thị; tạo ra phản hồi theo ngữ cảnh cho khách hàng tiềm năng; soạn thảo các báo giá và đề xuất bằng văn bản; gửi cập nhật đến khách hàng về lịch trình giao hàng.
• Hỗ trợ khách hàng: NetSuite Text Enhance có thể giúp tăng năng suất của nhân viên hỗ trợ khách hàng và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Ví dụ về các trường hợp sử dụng NetSuite Text Enhance bao gồm tạo phản hồi cho nhận xét trên kênh online của khách hàng.

Được xây dựng trên OCI và tận dụng các dịch vụ AI tốt nhất, generative AI được nhúng trong Oracle NetSuite Cloud ERP được thiết kế để tôn trọng dữ liệu doanh nghiệp, quyền riêng tư và bảo mật của khách hàng. OCI hỗ trợ cả mô hình dựng sẵn và mô hình tùy chỉnh. Với dịch vụ Generative AI của Oracle, không có dữ liệu khách hàng nào được chia sẻ với các nhà cung cấp LLM hoặc bị khách hàng khác hoặc các bên thứ ba khác nhìn thấy. Ngoài ra, khách hàng là thực thể duy nhất được phép sử dụng các mô hình tùy chỉnh được đào tạo trên dữ liệu của mình. Bảo mật dựa trên vai trò được nhúng trực tiếp vào quy trình làm việc của NetSuite giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm về khách hàng và chỉ đề xuất nội dung mà người dùng cá nhân có quyền xem.

Về Oracle NetSuite

Trong hơn 25 năm, Oracle NetSuite đã giúp các Doanh nghiệp phát triển, mở rộng quy mô và thích ứng với sự thay đổi. NetSuite cung cấp một hệ thống tích hợp bao gồm ERP, quản lý chuỗi cung ứng, sản xuất và bán hàng đa kênh, được hơn 37.000 khách hàng tại 219 quốc gia và vùng lãnh thổ phụ thuộc sử dụng.

Về BTM Global

BTM Global Việt Nam được thành lập năm 2004, là đối tác Vàng (Gold Partner) dài hạn với tập đoàn Oracle và cũng là đối tác chuyên triển khai các giải pháp NetSuite tại Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại Thành phố Minneapolis, bang Minnesota của Mỹ và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, tích hợp và triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP & CRM cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây. Bên cạnh đó, chúng tôi còn mang đến các giải pháp Kho dữ liệu (Data WareHouse), các giải pháp Oracle & E-Commerce cho ngành bán lẻ từ chuỗi cửa hàng nhỏ lẻ đến những tập đoàn bán lẻ nổi tiếng trên thế giới.

» Để biết thêm thông tin, hãy truy cập  www.btmglobal.com.vn

» Cùng tìm hiểu thêm về Oracle NetSuite ERP tại đây.

The post Oracle NetSuite Text Enhance (Generative AI) giúp các Doanh nghiệp tăng năng suất lao động appeared first on BTM Global.

Hãy cùng tham gia hội thảo “Tối ưu vận hành lĩnh vực Chăm sóc sức khỏe và làm đẹp với công nghệ ERP Điện toán đám mây” do BTM Global Việt Nam cùng với Oracle NetSuite Việt Nam đồng tổ chức và khách mời đại diện từ doanh nghiệp eDoctor. Để hiểu rõ hơn cách mà giải pháp ERP hiện đại giúp thúc đẩy sự phát triển và gia tăng hiệu suất tổng thể cho doanh nghiệp. Và cùng lắng nghe các câu chuyện thành công thực tế từ các chuyên gia trong ngành.

ĐĂNG KÝ THAM GIA

Giá trị nhận được:

• Nắm bắt công nghệ mới, tiềm năng cho Doanh nghiệp. Người tham dự sẽ được truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệp thực tế trong công cuộc Chuyển đổi số toàn diện tại các Doanh nghiệp ngành Sức khỏe và làm đẹp.
• Thảo luận và trao đổi với chuyên gia. Thảo luận trực tiếp với các chuyên gia từ Oracle và BTM, cũng như với nhà khởi nghiệp/tác giả/dịch giả nổi tiếng Vũ Thái Hà.
• Xây dựng chiến lược chuyển đổi số. Tìm kiếm ý tưởng cho dự án công nghệ làm thay đổi vận mệnh doanh nghiệp.

Thông tin sự kiện

• Thời gian: 14h00 – 16h00, Thứ Sáu | ngày 10/11/2023
• Hình thức: Online trên Zoom.
• Sự kiện phù hợp với:
  • C-level của các doanh nghiệp Việt Nam
  • Các cấp lãnh đạo doanh nghiệp
  • Chuyên gia lĩnh vực công nghệ & chuyển đổi số

Sự kiện chia sẻ về:

• Cơ hội và thách thức của ngành, các xu hướng ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe.
• Tối ưu hóa chuỗi cung ứng và tài chính kế toán giải pháp ERP đám mây Oracle NetSuite.
• Thế hệ Z và các yêu cầu của họ cho môi trường làm việc lý tưởng.

Dẫn chương trình & Diễn giả:

• Mr. Nguyễn Trọng Thiện – Lecturer, CDO, UEH-ISB.
• Mr. Vũ Thái Hà – COO, eDoctor.
• Mr. Phạm Hoàng Lạc – Head of ERP, BTM Global Việt Nam.
• Mr. Đồng Bảo Toàn – Senior Solution Consultant, Oracle NetSuite Việt Nam.

ĐĂNG KÝ THAM GIA 

Hãy đăng ký ngay và kết nối với chúng tôi trong buổi webinar này để đẩy mạnh phát triển doanh nghiệp! Hoặc liên hệ hotline +84 90 320 6234 để được hỗ trợ thêm.

Trân trọng kính mời,

BTM Global Việt Nam

The post Webinar “Tối ưu vận hành lĩnh vực Chăm sóc sức khỏe và làm đẹp với công nghệ ERP điện toán đám mây” – Ngày 10/11/2023 – Online Zoom appeared first on BTM Global.

• Sự bùng nổ của ngành thương mại điện tử với lượng giao dịch khổng lồ từ Titokshop, Shopee, Tiki, Lazada…
• Sở thích của khách hàng ngày càng đa dạng
• Những gián đoạn không được dự đoán trước của chuỗi cung ứng.

Tất cả các yếu tố này dần biến việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả ngày càng trở nên cần thiết và quan trọng đối với các nhà sản xuất, nhà phân phối, nhà bán lẻ hay các công ty thương mại điện tử.

Kiểm kê hàng tồn kho là một phần không thể thiếu trong hoạt động kiểm soát nội bộ của các tổ chức và có xu hướng trở thành công việc cần sự tham gia và góp sức của rất nhiều người mỗi năm. Thông thường, quá trình này sẽ kéo dài trong ít nhất một tuần và gây gián đoạn công việc của mọi người trong khi diễn ra việc kiểm đếm số lượng hàng tồn kho thực tế.

Để đưa ra các quyết định về chỉ tiêu kinh doanh, ngân sách và dự báo dòng tiền chính xác, các nhà quản lý, các cổ đông cần nắm bắt dữ liệu hàng tồn kho càng chuẩn chỉnh càng tốt. Ví như việc các công ty niêm yết phải đảm báo các báo cáo tài chính của họ là đáng tin cậy. Điều này cũng đồng nghĩa việc các nhà kiểm toán và các tập đoàn cần phải thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ trước ngày cuối cùng của các kỳ báo cáo.

Bởi vì việc kiểm kê hàng tồn kho thường diễn ra một cách thủ công nên tiêu tốn rất nhiều thời gian và xảy ra sai sót. Ví dụ: khi một người phải quét mã hàng tồn kho trong suốt quá trình lưu, kiểm tra hoặc lấy hàng, những sai sót chắc chắn sẽ xuất hiện. Việc tìm, kiểm đếm và ghi lại từng mặt hàng là công việc gây mất thời gian.

Tuy nhiên, mọi chuyện sẽ còn tệ hơn nữa khi mặt hàng này được lưu giữ tại nhiều vị trí khác nhau trong nhà kho. Ngay cả khi công tác kiểm kê kho này đã được hoàn tất, sự chênh lệch giữa số lượng sổ sách và số lượng thực tế cũng cần được xử lý, xác định nguyên nhân sai sót, cải thiện lại quy trình hiện hữu để tránh việc lặp lại các sai sót.

Kiểm kê hàng tồn kho là việc bất đắc dĩ và cũng là một gánh nặng đối với doanh nghiệp. Tài liệu này sẽ khám phá những thách thức nổi cộm về việc kiểm kê hàng tồn kho mà các công ty hiện đang phải đối mặt.

Tài liệu cũng chỉ ra cách giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trên nền tảng đám mây có thể đảm bảo số lượng hàng tồn kho luôn chính xác.

Tại sao các công ty cần kiểm kê hàng tồn kho thực tế

Bất kỳ công ty lấy Hàng hóa làm trung tâm đều có từ 20% đến 30% tổng giá trị tài sản gắn liền với chi phí lưu trữ hàng tồn kho (tuỳ theo từng ngành hàng cụ thể). Những chi phí tồn kho này không chỉ đến từ giá trị của chính sản phẩm đó, mà còn được cấu thành từ chi phí lưu kho, kiểm soát và quản lý hàng hoá liên quan (tất nhiên là cả chi phí kiểm kê). Các quy trình kiểm soát hàng tồn kho thiếu hiệu quả có thể làm gia tăng tỷ trọng chi phí này. Ngược lại, một quy trình quản lý tốt sẽ giúp giảm thiểu đáng kể các chi phí không đáng có.

Kiểm kê hàng tồn kho là một trong những công việc vận hành bắt buộc để giữ cho số liệu sổ sách chính xác và tức thời

Dữ liệu hàng tồn kho được cập nhật liên tục cung cấp dự báo tốt hơn về việc mua – bán và đảm bảo rằng các tổ chức đang dự trữ một số lượng hàng tồn kho phù hợp để đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng, hoặc sản xuất kịp thời các mặt hàng cần thiết để đáp ứng cả hai nhu cầu trên. Việc thực hiện kiểm kê hàng tồn kho còn giúp doanh nghiệp tránh tình trạng lưu kho dư thừa. Đồng thời, các công ty cũng có thể lập các kế hoạch quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn để dự phòng cho những tổn thất do hư hỏng hay mất mát gây ra.

Một lưu ý rằng khi số ngày tồn kho của mặt hàng tăng lên, giá trị của chúng sẽ giảm dần đi tương ứng

Theo thời gian, chi phí lưu trữ những mặt hàng sẽ bắt đầu lớn hơn giá trị thực tế của chúng.

Bằng cách sử dụng máy quét cầm tay (hoặc các công nghệ đếm hàng tồn kho khác), sự chênh lệch hàng tồn kho thực tế và số lượng tồn kho được ghi nhận trên hệ thống sẽ được giải quyết nhanh chóng hơn, các

công ty có thể cải thiện độ chính xác khi kiểm đếm và giảm đáng kể lượng thời gian cần thiết để thực hiện các công việc này.

Những lý do quan trọng khác để thực hiện kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

1. Kiểm tra và điều chỉnh mức tồn kho định kỳ, giúp cho người quản lý nắm bắt được sự chênh lệch giữa tồn kho sổ sách và tồn kho thực tế.
2. Theo dõi và quản lý hành vi trộm cắp. Sự chênh lệch giữa số lượng hàng tồn kho sổ sách được ghi nhận trên hệ thống và số lượng hàng tồn kho thực tế có thể là do các mặt hàng này bị mất, đánh cắp hoặc bị hỏng. Hệ thống sẽ không nhận diện được số lượng hàng hoá bị thất thoát này nếu như các nhân viên không tự ghi nhận vào hệ thống.
3. Xây dựng ngân sách chính xác. Các công ty có số lượng hàng tồn kho chính xác có thể lập kế hoạch ngân sách tốt hơn cho các đơn đặt hàng trong năm tới.
4. Báo cáo chính xác lợi nhuận thu được. Việc ghi nhận trị giá hàng tồn kho không chính xác sẽ dẫn đến việc ghi nhận giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp và thu nhập ròng bị sai lệch. Các công ty niêm yết có trách nhiệm cung cấp số liệu chính xác trên các báo cáo tài chính cho các cổ đông hằng năm.

Những thách thức khi kiểm kê hàng tồn kho

Theo dõi lượng hàng hoá mua và bán về mặt lý thuyết là đơn giản nhưng thực tế không phải lúc nào cũng như thế. Việc theo dõi cũng bao gồm tính toán các chỉ số như tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho và chi phí mua thực tế, cả hai đều có thể làm tăng tổng đầu tư hàng tồn kho của doanh nghiệp. Các tổ chức cần đủ hàng tồn kho – đúng thời điểm – nhằm đáp ứng nhu cầu của khách cho mọi đơn hàng, đồng thời cũng sẽ tránh được tình trạng thừa hàng, lỗi mốt hoặc cận date.

Vấn đề đau đầu nhất của việc kiểm đếm hàng tồn kho vật lý là thực hiện theo cách thủ công – một quy trình như vậy thường dùng phiếu đếm bằng giấy, bảng danh sách mặt hàng xuất từ hệ thống phần mềm và bút viết. Một số doanh nghiệp có thể có số lượng nhân viên hạn chế và cần phải tuyển dụng nhân viên tạm thời hoặc bán thời gian để giúp hoàn thành việc kiểm đếm hàng tồn kho.

Mặc dù mọi thứ trông có vẻ rẻ tiền, nhưng phương pháp này mất rất nhiều thời gian, phát sinh nhiều lỗi và gây gián đoạn hoặc ngừng hoạt động của kho. Các công ty có thể giảm bớt một phần của sự phức tạp này bằng cách ứng dụng thêm công nghệ RFID, mã vạch hoặc thiết bị di động. Tuy nhiên, ngay cả phương pháp điện tử để đếm hàng tồn kho vật lý cũng cần thêm thời gian và nguồn lực để hoàn thành và không thể loại bỏ hoàn toàn các sai số.

Bên cạnh đó, nếu quy trình này không được thực hiện đúng cách, việc kiểm kê hàng tồn kho thực tế không chỉ tốn thời gian mà còn có thể gây ra các sai số. Khi số liệu được lập và trình bày trên báo cáo tài chính hàng năm hay báo cáo quản trị quan trọng khác của công ty, những sai sót này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận thuần của tổ chức và gây nghi ngờ về kết quả tài chính đã công bố.

So sánh các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Các doanh nghiệp thường thực hiện kiểm đếm hàng tồn kho vật lý trước khi lập báo cáo tài chính năm. Tuy nhiên, việc kiểm kê hàng tồn kho mỗi năm một lần không phải lúc nào cũng mang lại kết quả chính xác. Cách tốt nhất để giảm bớt nỗi đau khi kiểm đếm thủ công là tiến hành theo định kỳ thường xuyên và xuyên suốt một năm, với tần suất xác định trước. Việc kiểm kê này có thể được tiến hành thủ công hoặc ứng dụng các thiết bị điện tử, sử dụng đếm theo chu kỳ hoặc bằng cách tiến hành đếm toàn bộ hàng tồn kho.

Cycle counting (kiểm đếm chu kỳ) là gì?

Việc kiểm kê hàng tồn kho là một công việc bắt buộc mặc dù đây là một công việc tương đối mệt mỏi đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng có nhiều cách giảm gánh nặng, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp và cho phép phân bổ nguồn lực lao động cho những nhiệm vụ quan trọng hơn. Một trong số những cách đó chính là áp dụng quy trình đếm chu kỳ – cycle counting. Đếm chu kỳ là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên và có hệ thống, để kiểm đếm hàng tồn kho của công ty. Đây là một trong những phương pháp quản lý hàng tồn kho cho phép công tác đếm tập trung vào việc kiểm kê các mặt hàng trong khu vực được chỉ định của kho, mà không gây gián đoạn các hoạt động khác như khi thực hiện kiểm kê vật lý hoàn chỉnh. Do đó, việc đếm chu kỳ đã trở thành một chiến lược quản lý hàng tồn kho phổ biến cho các doanh nghiệp ở tất cả các ngành. Phương pháp này thường được tự động hóa và thực hiện ít nhất một lần mỗi quý.

Lợi ích của đếm chu kỳ

Với việc kiểm đếm tồn kho theo chu kỳ, các vấn đề có thể được xác định và giải quyết nhanh chóng hơn, so với chỉ một lần kiểm kê mỗi năm. Điều này giúp các tổ chức giảm đáng kể lượng thời gian dành cho việc kiểm đếm – giảm chi phí và từ đó tạo ra một lợi thế cạnh tranh lớn khác trong môi trường mà khách hàng mong đợi các đơn đặt hàng được vận chuyển nhanh hơn với chi phí thấp hơn.

Các doanh nghiệp thực hiện tự động hóa công việc đếm chu kỳ thường thúc đẩy việc kiểm kê được diễn ra nhanh hơn và đem đến kết quả chính xác hơn.

Ví dụ: sử dụng RFID và mã vạch sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc ghi lại số lượng hàng tồn kho để tìm đúng số mặt hàng. Các lợi ích khác của các công nghệ tự động hóa này còn bao gồm đơn giản hóa quy trình xuất nhập kho, cung cấp số liệu chuẩn hơn về hàng tồn kho hiện có, quản lý tốt hơn hàng hóa bị thất lạc hoặc bị đánh cắp, và quản lý hàng tồn kho được cải thiện ở mức tổng thể.

Một số lợi ích chính của kiểm đếm theo chu kỳ (Cycle counting) bao gồm:

• Tỷ lệ thực hiện thành công đơn hàng cao hơn
• Cung cấp dịch vụ khách hàng ở mức độ tốt hơn
• Đánh giá hàng tồn kho chính xác hơn
• Doanh số bán hàng cao hơn
• Tăng tần suất kiểm kê
• Giảm bớt các sai sót
• Giảm bớt tình trạng hàng tồn kho lỗi mốt/ quá hạn dùng.
• Hoạt động tổng thể hiệu quả hơn
• Cải thiện quy trình khoá sổ
• Giảm chi phí kiểm toán
• Không phát sinh thêm chi phí tăng ca nhân viên
• Khả năng phát hiện nhanh hành vi trộm cắp

Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạn chế đóng băng hàng tồn kho hay gián đoạn công việc

Các doanh nghiệp có số lượng hàng tồn kho chiểm tỷ trọng lớn (ví dụ: nhà bán sỉ, nhà phân phối hay nhà bán lẻ) nhận thấy việc phải “đóng băng” kho gây thiệt hại lớn. Để hỗ trợ cho việc kiểm kê hàng tồn kho hằng năm, các tổ chức có thể triển khai hệ thống kê khai thường xuyên để đáp ứng nhu cầu của kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Mặc dù không loại bỏ hoàn toàn nhu cầu về việc kiểm kê thực tế, nhưng hệ thống kê khai thường xuyên sử dụng các điểm bán hàng và máy quét để ghi lại những thay đổi của hàng tồn kho theo thời gian thực, giúp việc kiểm kê vật lý trở nên đơn giản hơn đáng kể.

Điều này rất quan trọng vì việc phải tạm dừng một phần hay toàn bộ các hoạt động trong khoảng một tuần có thể khiến doanh nghiệp bị tụt lại và mất đi lợi thế cạnh tranh khi quay trở lại.

Doanh nghiệp nào cần kiểm kê tồn kho?

Tất cả nhà bán lẻ, nhà sản xuất, nhà phân phối và các doanh nghiệp thương mại điện tử đều cần phải kiểm đếm hàng tồn kho. Ngay cả những doanh nghiệp có số lượng hàng tồn kho nhỏ cũng cần biết mình đang nắm giữ tồn kho với số lượng bao nhiêu, SKUs nào đang thiếu hụt trên kệ và SKUs nào cần bổ sung thường xuyên hơn, không quan trọng phương pháp kiểm kê là thường xuyên hay định kỳ.

Ví dụ:

Các doanh nghiệp có nhiều hàng tồn kho như nhà phân phối sẽ được hưởng lợi từ hệ thống kê khai thường xuyên. Hệ thống này không chỉ làm hài lòng kiểm toán mà còn đảm bảo sản phẩm được đặt đúng nơi và đúng thời điểm khi doanh nghiệp cần. Trong trường hợp hệ thống kiểm kê định kỳ dựa vào số lượng thực tế không thường xuyên, hệ thống kê khai thường xuyên sẽ liên tục theo dõi số dư hàng tồn kho và tự động cập nhật bản ghi hàng tồn kho khi các mặt hàng được xuất bán hoặc nhập kho.

Một công ty may mặc phải đáp ứng những thay đổi sở thích thường xuyên của người tiêu dùng cần có một phương pháp đếm hàng tồn kho mạnh mẽ, để tránh bị tồn đọng quá nhiều từ các bộ sưu tập cũ. Bằng cách sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho được nâng cấp, các công ty may mặc có thể thực hiện các thay đổi nhanh hơn đối với danh mục sản phẩm của mình, theo dõi xu hướng của các mặt hàng mới và tạo không gian trống trong kho hoặc sàn bán lẻ.

Các công ty thực phẩm và đồ uống, các nhà điều hành nhà hàng cũng cần các quy trình kiểm đếm thực tế tốt. Đối mặt với một khối lượng lớn hàng hóa dễ hư hỏng, các công ty này phải thường xuyên kiểm kê hàng hóa đang nằm trong kho và kho hàng – đặc biệt là những mặt hàng mà thời hạn sử dụng có thể sắp hết và gần hư hỏng.

“Việc kiểm kê hàng tuần giúp cấp chúng tôi liên tục cải tiến được quy trình sơ chế, bảo quản nguyên vật liệu tươi. Đây là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng và duy trì lợi thế cạnh tranh của chuỗi”

Anh Sinh Phạm – Founder chuỗi An Nhiên Coffee cho biết.

Những thông lệ tốt nhất cho kiểm kê

Ngay cả những công ty có quy trình tổ chức tốt nhất, chặt chẽ nhất cũng có thể gặp phải khó khăn trong việc kiểm đếm hàng tồn kho. Ví dụ: có thể vô tình gây ra lỗi số liệu hàng tồn kho khi giao dịch với nhiều địa điểm hoặc gặp phải các vấn đề như độ trễ giữa thực tế và sổ sách. Khi dữ liệu không được cập nhật theo thời gian thực, sẽ tạo ra những sai lệch. Để tránh những thách thức này, các công ty nên xác định rõ quy trình của mình, theo dõi độ chính xác của hàng tồn kho và sau đó nỗ lực đạt được mức độ chính xác cao trong quá trình này.

Khi xây dựng quy trình kiểm kê, các công ty nên cân nhắc đến ba yếu tố chính dưới đây:

• Số lượng mặt hàng. Xác định số lượng sản phẩm hoặc đơn vị tồn kho doanh nghiệp muốn đếm cùng một lúc. Căn cứ vào số lượng đã chọn, dựa vào tổng số mặt hàng, số lượng sản phẩm có giá trị cao và số lượng hợp lý để tính theo từng khoảng thời gian.
• Nguồn lực có sẵn. Xác định số lượng nhân viên hiện có và họ có thể dành bao nhiêu thời gian để kiểm kê hàng hóa. Ví dụ: một số công ty đề nghị nhân viên sử dụng thời gian trước khi kết thúc ca làm việc để đếm các mặt hàng trong khu vực được phân công. Thời điểm này tận dụng thời gian tạm lắng tự nhiên về năng suất của nhân viên cho công việc tương đối dễ dàng.
• Tuần suất kiểm kê. Tần suất sẽ tùy thuộc vào số lượng SKU doanh nghiệp muốn đếm theo chu kỳ trong năm. Ví dụ: nếu muốn đếm 1.000 SKU mỗi năm, thì hãy đếm 83 mỗi tháng, 21 mỗi tuần và 3 mỗi ngày, giả sử chỉ đếm mỗi SKU một lần mỗi năm. Công ty có thể muốn đếm các mặt hàng có giá trị cao một cách thường xuyên hơn và đừng quên tính đến thời gian cần thiết để kiểm đếm hàng ngày.

Các công ty có thể sử dụng các phương pháp tối ưu bên dưới để vận hành quy trình kiểm kê thành công:

• Đóng tất cả giao dịch cho các mặt hàng trong kho trước khi đếm chu kỳ.
• Nếu sử dụng phương pháp ABC—theo đó công ty phân loại các mặt hàng tồn kho dựa trên giá trị tiêu thụ của mỗi mặt hàng—hãy đảm bảo phân loại các mặt hàng đó vào nhóm đếm tương ứng bằng cách sử dụng các quy trình được ghi lại, được chỉ định.
• Đếm tất cả các sản phẩm cho tất cả SKU được liệt kê.
• Quyết định sản phẩm gì và đếm khi nào. Ví dụ: có thể hợp lý khi đếm các mặt hàng có giá trị cao hoặc di chuyển nhanh chóng trong kho hàng tuần.
• Đếm tất cả các mặt hàng khác hàng quý.
• Xác định các mặt hàng sao cho di chuyển tiện nhất trong kho.
• Đánh dấu chúng là nhanh nhất đến chậm nhất để tìm ra cách phân loại các mục cho lần đếm sau.
• Phân công nhân sự cụ thể cho các nhóm kiểm kê và đảm bảo rằng các nhóm đó kiểm kê tất cả các sản phẩm ít nhất một lần mỗi quý.
• Điều tra ngay lập tức mọi sai sót hoặc khác biệt có thể phát sinh (đừng đợi đến cuối năm mới giải quyết những vấn đề này).
• Ít nhất ban đầu, hãy đếm hai lần để đảm bảo rằng các con số là chính xác và yêu cầu người giám sát kiểm tra số lượng so với hàng tồn kho trong hệ thống. Ghi lại mọi thứ, bao gồm cả quá trình, những thay đổi và kết quả.

Mặc dù việc kiểm đếm thực tế mỗi năm một lần có vẻ là một lựa chọn tiết kiệm nhưng không phải thế. Việc đếm chu kỳ ít gây gián đoạn hơn, mang lại các số liệu hàng tồn kho đáng tin cậy hơn và có thể giảm bớt căng thẳng các lần kiểm kê. Bằng cách kết hợp hệ thống quản lý hàng tồn kho và hệ thống quản lý kho hàng (WMS) với việc đếm chu kỳ thường xuyên, các tổ chức được hưởng lợi nhờ số liệu tồn kho chính xác hơn, nhắc nhở tự động cho các mặt hàng cần kiểm đếm, khả năng phân loại các mặt hàng dựa trên khối lượng hoặc giá trị, duy trì, đảm bảo chất lượng sản phẩm và cuối cùng tỷ lệ hài lòng của khách hàng cao hơn.

Ready, Set, Go

Kiểm kê hàng tồn kho là một yêu cầu cần thiết tại các doanh nghiệp, bất kể đã có các công nghệ theo dõi và quản lý tồn kho hiệu quả đến mức nào. Việc duy trì số lượng mặt hàng chính xác có thể giúp giảm lượng hàng tồn kho an toàn, giảm chi phí chung và giúp công ty kiểm soát tốt hơn tài sản của mình.

Nhờ công nghệ tiên tiến, việc đếm hàng tồn kho thực tế đã trở nên dễ dàng hơn, ít bị đình trệ và cần ít nhân lực hơn. Bằng cách thay thế bảng tính Excel hoặc các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho thủ công khác bằng phần mềm kiểm soát hàng tồn kho như Oracle NetSuite ERP, các công ty có thể theo dõi hàng tồn kho của mình hiệu quả hơn đồng thời giảm sai sót của con người và tiết kiệm thời gian,  tiền bạc.

Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho cũng đảm bảo rằng các công ty luôn có đủ lượng hàng tồn kho ở đúng khu vực để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Giải pháp quản lý kho hàng và hàng tồn kho của Oracle NetSuite giúp người quản lý hàng tồn kho theo dõi và xác định vị trí hàng hóa ngay lập tức. Hệ thống này cũng bao gồm các tính năng như trí tuệ nhân tạo (AI), hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý (VMI) và tích hợp thiết bị di động. Ví dụ: tính năng đếm hàng tồn kho của nền tảng Oracle NetSuite Cloud ERP giúp cải thiện việc theo dõi hàng tồn kho và tăng cường khả năng kiểm soát đối với các tài sản chính, cho phép các công ty phân loại hàng tồn kho dựa trên khối lượng giao dịch và/hoặc giá trị, đồng thời nhập số lượng mặt hàng có sẵn định kỳ đều đặn để duy trì độ chính xác của hàng tồn kho.

Với ứng dụng dành cho thiết bị di động, người dùng có thể quét các thùng và đồ vật, tự động ghi lại số lô, số sê-ri, vị trí thùng và trạng thái hàng tồn kho. Điều này giúp việc kiểm tra hàng tồn kho ít ảnh hưởng đến công việc hàng ngày hơn và giảm các lỗi thủ công do chậm trễ, nhập sai mã.

Với chức năng tiêu chuẩn, Oracle NetSuite ERP không chỉ giúp các doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn mà còn mở rộng sang các gói giải pháp nâng cao hơn như quản lý kho hàng (WMS) và thiết bị tần số vô tuyến di động (RF).

CFO có thể tìm hiểu thêm

• Các CEO mong muốn gì ở một CFO: Dựa vào khảo sát từ rất nhiều Giám đốc điều hành (CEO), bài viết sẽ cung cấp thông tin về những gì mà các nhà CEO cần ở một CFO cũng như lộ trình để trở thành một CFO xuất sắc.
  Tăng hiệu suất vận hành khi áp dụng quét mã sản phẩm bằng di động: Tối ưu hóa hiệu suất quét mã sản phẩm bằng điện thoại di động để nâng cao hiệu quả là mục tiêu quan trọng của các ngành công nghiệp hiện nay.
• Khám phá cách CFO tự động hóa quy trình kế toán (AR/AP): Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ giải thích các cơ hội và lợi ích của việc tự động hóa AR/AP và những điều cần quan tâm khi tìm kiếm ở một giải pháp công nghệ.
• Tối ưu hàng tồn kho: Cách để doanh nghiệp tối đa hóa dòng tiền & giảm tổn thất: Tài liệu chỉ ra mối tương quan giữa hàng tồn kho & dòng tiền, cũng như cách mà các giám đốc tài chính (CFOs) có thể tăng lợi nhuận nhờ tối ưu hàng tồn kho.

• 5 dấu hiệu nhận biết thời điểm vàng để triển khai ERP tại doanh nghiệp: Kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất cho công ty chế biến thực phẩm ứng dụng công nghệ đám mây trong việc tìm kiếm giải pháp Chuyển đổi số cho doanh nghiệp của mình.

The post Kiểm kê hàng tồn kho: Để không là cơn ác mộng appeared first on BTM Global.

I.Giới thiệu tổng quan về MRP

1. MRP là gì?

MRP viết tắt của Material Requirements Planning (Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu), là một hệ thống lập kế hoạch cung ứng tiêu chuẩn giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà sản xuất sản phẩm, hiểu và quản lý tốt các yêu cầu về hàng tồn kho để đảm bảo cân bằng cung – cầu hợp lý. MRP là một phần quan trọng của hệ thống quản lý chuỗi cung ứng, giúp tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, lên lịch sản xuất, và giao hàng đúng sản phẩm, đúng thời điểm với chi phí thấp nhất.

2. MRP gồm những tính năng gì?

MRP cung cấp một loạt các tính năng quan trọng để quản lý nguyên vật liệu và sản xuất một cách hiệu quả:

• Lập kế hoạch nhu cầu (Demand Planning): MRP cho phép dự đoán nhu cầu sản phẩm trong tương lai dựa trên dữ liệu bán hàng lịch sử và dự báo bán hàng.
• Lập kế hoạch cung ứng (Supply Planning): Hệ thống tạo kế hoạch chi tiết dựa trên dự báo cung ứng nguyên vật liệu, bao gồm đặt hàng, lệnh sản xuất và lệnh chuyển hàng.
• Lập lịch sản xuất (Production Scheduling): Lập kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả dựa trên máy móc sẵn có, năng lực lao động và thời gian giao hàng của nhà cung cấp.
• Quản lý tồn kho (Inventory Management): Cung cấp thông tin chi tiết về tồn kho của từng mặt hàng và thành phần.
• Quản lý BOM (Bill of Materials Management): Quản lý tất cả các thành phần cần thiết cho quá trình sản xuất, đảm bảo sẵn sàng khi cần. Ví dụ, đối với một nhà sản xuất xe đạp, BOM sẽ bao gồm tất cả các bộ phận như khung, lốp, xích và ghế. Bằng cách đảm bảo rằng mỗi thành phần này luôn sẵn sàng khi cần, NetSuite có thể giúp doanh nghiệp tránh được sự chậm trễ trong sản xuất.
• Phân tích tình huống giả định (What-if Scenario Analysis): Cho phép doanh nghiệp tạo, so sánh và phân tích các kịch bản khác nhau để đưa ra dự đoán về các thay đổi tiềm năng.
• Lập kế hoạch đa vị trí (Multi-location Planning): Quản lý nhu cầu và cung ứng trên nhiều vị trí khác nhau.
• Quản lý đơn hàng (Order Management): Tự động tạo đơn hàng dựa trên phân tích cung cầu, đảm bảo nguyên vật liệu sẵn sàng để thực hiện đơn hàng.
• Quản lý ngoại lệ (Exception Management): Thông báo sự gián đoạn,  sự cố tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến lịch trình sản xuất hoặc giao hàng. Cho phép doanh nghiệp thực hiện các bước một cách chủ động hơn.
• Báo cáo và Bảng điều khiển (Reporting and Dashboards): Tạo báo cáo chi tiết và bảng điều khiển trực quan để theo dõi thông tin quan trọng về MRP, bao gồm mức tồn kho, trạng thái đơn hàng và lịch trình sản xuất.
• Khả năng tích hợp (Integration Capabilities): Liên kết với các mô-đun NetSuite khác như kế toán, bán hàng và CRM để cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

II. MRP hoạt động như thế nào?

MRP hoạt động dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp và Bill of Material (BOM) để tính toán nguyên vật liệu cần thiết, số lượng và thời điểm cần mua.

Hệ thống sẽ trả lời ba câu hỏi quan trọng:

• Cần cái gì?
• Mua bao nhiêu?
• Khi nào cần?

Quá trình này bao gồm:

• Xác định nhu cầu: Dựa trên đơn hàng của khách hàng và dự báo nhu cầu để xác định nguyên vật liệu cần.
• Kiểm tra tồn kho và phân bổ nguồn lực: MRP sẽ theo dõi lượng tồn kho, đơn hàng và chuyển hàng để quản lý nguồn cung ứng.
• Lập kế hoạch sản xuất: Xác định nguyên vật liệu và nguồn lực cần thiết cho sản xuất và đề xuất lệnh sản xuất, mua hàng và chuyển hàng phù hợp.
• Xác định rủi ro và đưa ra kiến nghị: MRP đưa ra cảnh báo trễ hoặc cần điều chỉnh đơn hàng để đảm bảo sản xuất suôn sẻ.

III. Tại sao MRP quan trọng?

MRP đóng một vai trò quan trọng trong quản lý kho và sản xuất vì:

• Đảm bảo cân bằng cung và cầu hợp lý, tránh mua nhiều hoặc không đủ nguyên vật liệu.
• Giúp quản lý tồn kho hiệu quả, đảm bảo sản xuất và giao hàng đúng thời điểm.
• Kết nối toàn bộ hệ thống để theo dõi tồn kho và tiến trình sản xuất.

IV. MRP có bao nhiêu bước?

MRP có tổng cộng 4 bước quan trọng:

• Xác định yêu cầu để đáp ứng: Dựa vào đơn hàng khách hàng và dự báo nhu cầu để xác định nhu cầu. MRP sử dụng BOM để xác định nguyên vật liệu cần.
• Kiểm tra tồn kho và phân bổ nguồn lực: MRP theo dõi tồn kho và phân bổ nguồn cung ứng dựa trên lịch trình sản xuất.
• Lập kế hoạch sản xuất: Hệ thống xác định nguyên vật liệu và nguồn lực cần thiết cho sản xuất, đề xuất lệnh sản xuất, mua hàng, chuyển hàng phù hợp.
• Xác định rủi ro và đưa ra kiến nghị: MRP có khả năng kết nối các yếu tố như nguyên vật liệu, lệnh sản xuất (Work Order) và lệnh đặt hàng (Customer Order), giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý vấn đề khi có phát sinh.

V. Dữ liệu đầu vào và đầu ra của MRP

1. Dữ liệu đầu vào của MRP:

• Dự báo nhu cầu (Demand)
  • Sales Forecast (Dự báo bán hàng)
  • Customer Order/Sales Order (Đơn hàng khách hàng)
  • MRP sẽ kết nối với ERP để lấy dữ liệu sales quá khứ, điều chỉnh dữ liệu dự đoán
• Quản lý nguyên vật liệu (Bill of materials – BOM)
• Tồn kho (Inventory)
• Kế hoạch sản xuất tổng thể (Master production schedule)

2. Dữ liệu đầu ra của MRP: Tính toán được nguyên vật liệu cần, số lượng cần mua và thời điểm cần mua.

VI. Lợi ích của MRP

MRP mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Lập kế hoạch sản xuất hiệu quả, đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu sẵn có và đáp ứng nhu cầu khách hàng đúng thời điểm.
• Liên kết toàn bộ hệ thống để theo dõi tồn kho và tiến trình sản xuất.
• Giúp quản lý nhiều bản thành phẩm khác nhau và theo dõi tiến trình sản xuất.

VII. Thử thách khi dùng MRP

Việc thu thập và duy trì dữ liệu chính xác đòi hỏi sự tỉ mỉ và quản lý cẩn thận từ phía doanh nghiệp. Sử dụng MRP đòi hỏi dữ liệu đầu vào chính xác và hoàn chỉnh. Dưới đây là một số thách thức có thể đối mặt khi sử dụng MRP:

1. Dữ liệu kho đầu vào KHÔNG chính xác, đầy đủ. Nếu dữ liệu kho không được cập nhật thường xuyên hoặc bị sai sót, MRP sẽ không thể tạo ra kế hoạch cung ứng và sản xuất chính xác.
2. Thời gian hoàn thành của bán thành phẩm KHÔNG được ước tính đúng. Để tính toán thời gian sản xuất, MRP cần biết thời gian hoàn thành chính xác của từng bản thành phẩm. Nếu thông tin này không đúng, kế hoạch sản xuất có thể gặp khó khăn.
3. Thời gian sản xuất (production lead-time) của nhà cung cấp KHÔNG được xác định chính xác. MRP dựa vào thời gian sản xuất để xác định thời điểm cần đặt hàng. Nếu thời gian này không được cập nhật hoặc tính toán sai, có thể xảy ra thiếu hụt nguyên vật liệu.
4. Tính toán thất thoát KHÔNG chính xác. MRP cần tính toán mất mát nguyên vật liệu để đảm bảo đủ lượng cần mua. Nếu mất mát không được ước tính chính xác, có thể dẫn đến đặt hàng quá nhiều hoặc quá ít.

VIII. Kết luận

MRP (Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu) là một công cụ mạnh mẽ trong quản lý hàng tồn kho và sản xuất. MRP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa cung ứng, việc tự động tính toán và lập kế hoạch, giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc, đồng thời đảm bảo luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Câu hỏi thường gặp (FAQS)

1. MRP có phù hợp cho mọi loại doanh nghiệp không?

MRP thường phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất hoặc quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên, hiệu quả của nó có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành công nghiệp và quy mô của doanh nghiệp.

2. MRP có thể tích hợp với các hệ thống khác không?

Có, MRP thường có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như kế toán và CRM để cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Làm thế nào để đảm bảo dữ liệu đầu vào của MRP chính xác?

Để đảm bảo dữ liệu đầu vào chính xác, doanh nghiệp cần duyệt xét và cập nhật thường xuyên. Hãy đảm bảo rằng các thông tin về tồn kho, đặt hàng và dự đoán đều được cập nhật đầy đủ và đúng.

4. MRP có giúp tiết kiệm chi phí không?

Có, MRP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng cách tối ưu hóa sản xuất và hàng tồn kho, đảm bảo rằng doanh nghiệp mua và sản xuất đúng lượng, đúng thời điểm.

5. Làm thế nào để khắc phục thách thức khi dùng MRP?

Để khắc phục thách thức khi dùng MRP, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng dữ liệu đầu vào đúng và cập nhật thường xuyên. Đồng thời đảm bảo rằng doanh nghiệp hiểu rõ cách hệ thống hoạt động và có kế hoạch dự phòng cho các tình huống khẩn cấp.

Về BTM Global Việt Nam 

BTM Global Việt Nam được thành lập năm 2004, là đối tác Vàng (Gold partner) dài hạn với tập đoàn Oracle và cũng là đối tác chuyên triển khai các giải pháp Oracle NetSuite tại Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại Thành phố Minneapolis, bang Minnesota của Mỹ và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, tích hợp và triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP & CRM cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây. Bên cạnh đó, chúng tôi còn mang đến các giải pháp Kho dữ liệu (Data Warehouse), các giải pháp Oracle & E-Commerce cho ngành bán lẻ từ chuỗi cửa hàng nhỏ lẻ đến những tập đoàn bán lẻ nổi tiếng trên thế giới.

» Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.btmglobal.com

» Cùng tìm hiểu thêm về Oracle NetSuite ERP tại đây.

The post MRP – Chìa khóa tối ưu hóa sản xuất và quy trình quản lý kho cho doanh nghiệp appeared first on BTM Global.

Bất kỳ chuyên gia tài chính nào đều biết rằng hàng tồn kho đại diện cho một trong những tài sản và các khoản đầu tư lớn của doanh nghiệp. Vấn đề là các giám đốc tài chính (CFO) thường không có đủ công cụ để xem và giám sát mối quan hệ giữa hàng tồn kho và dữ liệu tài chính, điều này cản trở việc ra quyết định nhanh chóng cũng như hạn chế việc linh động điều chỉnh dòng tiền, đảm bảo công ty có tiền khi cần và đầu tư thông minh.

Rủi ro này trở nên nghiêm trọng khi giá cả tăng do lạm phát và sự gián đoạn chuỗi cung ứng toàn cầu khiến việc mua sản phẩm trở nên khó khăn hơn, dòng tiền trở nên eo hẹp hơn ở một số thị trường đang phát triển. Lúc này, các quyết định mua hàng phải được cân nhắc và hỗ trợ bởi dữ liệu để đảm bảo tiền doanh nghiệp bỏ ra cho nguyên vật liệu, vật tư và thành phẩm sẽ tạo ra lợi nhuận cao. Mặc dù hàng tồn kho được coi là một tài sản, nhưng nó cũng đại diện cho tiền mặt và càng để lâu thì dòng tiền càng bị ứ đọng.

Kế hoạch kết hợp công nghệ phù hợp có thể giúp cải thiện việc ra quyết định về hàng tồn kho theo cách thúc đẩy dòng tiền. Giám đốc tài chính rất cần các hệ thống có thể cung cấp bức tranh tổng thể và tức thời về hàng tồn kho cũng như các chỉ số tài chính để tạo ra các dự báo toàn diện, chi tiết từ đó đưa ra được các kế hoạch tương ứng. Chỉ khi đó doanh nghiệp mới có thể tối đa hóa nhu cầu mua sắm cũng như bán hàng: đầu tư nhiều sản phẩm chủ lực, mua ít sản phẩm bán chậm hơn, tăng lượng tiền mặt sẵn có.

Hàng tồn kho ảnh hưởng đến dòng tiền như thế nào?

Thông thường các quyết định mua hàng không được đưa ra dựa trên tình hình tài chính của tổ chức. Giám đốc tài chính và các nhà lãnh đạo khác thường chỉ có thể nắm tương đối về giá trị hàng hóa cũng như danh sách các mặt hàng bán chạy nhất của doanh nghiệp, nhưng lại không thể theo dõi sát sao các chuyển động của hàng hóa vì thông tin không được cập nhật tức thời.

Nếu không có thông tin chi tiết về vị trí của hàng hóa, vòng quay, tình trạng hàng tồn kho cũng như thông tin đơn đặt hàng, đơn hàng đang vận chuyển, mặt hàng đã được phân bổ thì gần như không thể biết hàng tồn kho sẽ tồn tại trong bao lâu và khi nào sẽ đến lúc phải đặt lại hàng. Nếu không tính được ngày đặt lại hàng sẽ rất khó để dự đoán nhu cầu tiền mặt trong tương lai. Khi nào phòng mua hàng sẽ cần số tiền này và cần bao nhiêu? Khi nào công ty có thể có nhiều dòng tiền tự do hơn bình thường để CFO có thể đầu tư vào những nguồn khác?

Một số khó khăn thường gặp của doanh nghiệp như sau:

• Không thể theo dõi tồn kho của các các mặt hàng tại nhiều khu vực như cửa hàng, kho hoặc trung tâm phân phối.
• Tồn kho không được cập nhật theo thời gian thực mà thay vào đó được làm mới vài giờ một lần, vào cuối mỗi ngày hoặc tệ hơn nữa là cập nhật thủ công.
• Dữ liệu về hàng tồn kho khả dụng, số lượng đã đặt mua, số lượng đơn hàng bán được quản lý trên excel nên rất khó khăn để có 1 bức tranh hoàn chỉnh về tồn kho của doanh nghiệp.

Khó khăn này dẫn đến việc CFO không thể xem nhanh và có cái nhìn tổng quan về tình hình hàng tồn kho hiện tại cũng như nhu cầu dự kiến trong những tháng tới của doanh nghiệp, cụ thể là một số vấn đề có thể dự đoán được như: quá nhiều hoặc quá ít một số mặt hàng trong kho. Trong nhiều trường hợp, điều đó có nghĩa là dư thừa các mặt hàng ít phổ biến và tồn quá ít mặt hàng chủ lực trong kho.

Xem thêm: Tăng hiệu suất vận hành khi áp dụng quét mã sản phẩm bằng di động

Cả hai tình huống đều làm giảm lượng tiền mặt sẵn có mà lẽ ra sẽ được chi vào những công việc khác cần thiết hơn hay nghiêm trọng hơn, tình trạng hết hàng sẽ ảnh hưởng to lớn đến doanh số bán hàng của doanh nghiệp. Đa phần hàng tồn kho dư thừa sẽ được bán với giá chiết khấu và công ty thường chỉ có thể thu lại khoản đầu tư ban đầu chứ không có bất cứ lợi nhuận nào.

Vậy duy trì 1 mức tồn kho an toàn tác động như thế nào đến dòng tiền của doanh nghiệp?

Các vấn đề về chuỗi cung ứng gần đây đã làm nổi bật tầm quan trọng của việc duy trì mức tồn kho an toàn và dự đoán hàng tồn kho. Mặc dù điều này có thể dễ dàng bị bỏ qua nhưng mức tồn kho an toàn thực sự tác động lên dòng tiền của doanh nghiệp. Lượng hàng dự trữ vượt mức có thể có tác động tiêu cực đến dòng tiền bằng cách ứ đọng tiền vào hàng tồn kho mà lẽ ra nên được chi tiêu ở nơi khác. Mặt khác, mức tồn kho an toàn có thể thúc đẩy dòng tiền bằng cách nắm bắt và đáp ứng nhanh các cơ hội bán hàng, góp phần tăng doanh số mà lẽ ra bạn đã bỏ lỡ do sự chậm trễ trong chuỗi cung ứng.

Xem thêm: Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện dự báo hàng tồn kho

Vì vậy, làm thế nào doanh nghiệp có thể đạt được sự cân bằng?

Giám sát mức tồn kho an toàn và cập nhật thích hợp cho từng sản phẩm khác nhau. Trong một số trường hợp, khi nhu cầu hàng tồn kho thay đổi thường xuyên, mước tồn kho an toàn sẽ được tính như sau:

Mức tồn kho an toàn = (Nhu cầu tối đa x thời gian giao hàng tối đa) – (Nhu cầu trung bình x thời gian giao hàng trung bình)

Mức nhu cầu là những sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất ra và bán được trong thời gian nhất định; thời gian giao hàng trung bình là khoảng thời gian được tính từ lúc đặt hàng cho đến khi nhà cung cấp hoàn thành việc giao hàng cho doanh nghiệp.

Khi áp dụng theo công thức trên, doanh nghiệp có thể xác định lượng hàng hóa tồn kho cần lưu trữ hay số lượng hàng hóa cần thêm vào trong trường hợp hết hàng. Điều này sẽ mang lại cho CFO nhiều tiền hơn để đầu tư trở lại vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Yếu tố cho phép ra quyết định mua hàng thông minh hơn

Khi nói đến hàng tồn kho, CFO thường có hai mục tiêu: mua đúng sản phẩm để tăng tỷ lệ bán hết hàng và giảm thiểu tổn thất liên quan đến hàng tồn kho. Khi đó, doanh nghiệp có nhiều tiền hơn để theo đuổi các sáng kiến nhằm thúc đẩy tăng trưởng trong tương lai. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần phải trả lời năm câu hỏi sau:

• Khi nào sẽ có tiền để mua hàng? (Ngân sách)
• Những sản phẩm nào nên mua và những sản phẩm nào sắp hết? (Lập kế hoạch mua hàng)
• Ở đâu/kho nào/cửa hàng nào đang cần hàng? (Phân bổ hàng tồn kho)
• Những mặt hàng nào sẽ hết, và khi nào sẽ hết? (Kế hoạch cung ứng hàng hóa)
• Làm cách nào có thể mua thêm những mặt hàng chủ lực và mà mua ít hơn những mặt hàng luân chuyển chậm? (Open-to-buy)

Dưới đây là cách doanh nghiệp giải quyết từng câu hỏi để xây dựng một kế hoạch tồn kho hiệu quả hơn:

Ngân sách

Trước khi doanh nghiệp có thể lập một kế hoạch mua hàng, trước tiên phải biết mình phải chi bao nhiêu tiền và số tiền đó sẽ được phân bổ như thế nào trong suốt cả năm. Ngân sách thường sẽ dựa trên dự báo doanh số bán hàng và dự báo chi phí, doanh thu có thể được chia nhỏ theo từng tuần hoặc từng tháng để ước tính dòng tiền.

Xem thêm: Tối ưu hóa dòng tiền doanh nghiệp với Oracle NetSuite: Bí quyết của CFO

Sử dụng excel sẽ không ảnh hưởng khi tạo các ngân sách và dự báo chi tiết nhưng doanh nghiệp sẽ rất khó khăn trong việc có được số liệu cập nhật. Do đó, cần một giải pháp lập kế hoạch hay hệ thống lập kế hoạch đủ mạnh (hệ thống ERP) để có thể lấy dữ liệu hoạt động, tài chính và tạo ra các dự báo.

Các dự đoán này phải bao gồm các trường hợp phổ biến (xảy ra trong điều kiện bình thường), trường hợp tốt nhất và xấu nhất mà người dùng định nghĩa. Những kịch bản thay thế cũng có thể ảnh hưởng đến dự báo cuối cùng mà doanh nghiệp sử dụng làm cơ sở cho ngân sách.

Kế hoạch mua hàng

Một kế hoạch mua hàng thể hiện những gì doanh nghiệp phải mua hoặc xây dựng để đáp ứng nhu cầu dự kiến. Công ty cần những mặt hàng cụ thể nào và số lượng bao nhiêu để đáp ứng các dự đoán về doanh số?

Đây là lúc hệ thống quản lý hàng tồn kho phát huy sức mạnh. Hệ thống sẽ cho doanh nghiệp biết những sản phẩm đã có sẵn, điều này ảnh hưởng đến số lượng cần đặt hàng. Một hệ thống quản lý tồn kho sẽ có khả năng giám sát hàng tồn kho ở mọi giai đoạn, từ đơn đặt hàng đang chờ xử lý đến hoàn thành, vận chuyển đến giao hàng.

Phân bổ hàng tồn kho

Sau khi doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm biết mình cần gì, mục tiêu tiếp theo là tìm ra cách phân bổ hàng tồn kho đó trên các địa điểm khác nhau. Những địa điểm này có thể là cửa hàng, nhà kho, trung tâm phân phối hoặc cơ sở do đối tác quản lý (chẳng hạn như kho hàng của Amazon hoặc 3PL). Rất nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến quyết định phân bổ hay phân loại sản phẩm và nhu cầu đối với một số mặt hàng có thể khác nhau rất nhiều tùy thuộc vào các đặc điểm như vị trí, mùa, kích thước, màu sắc hoặc một loạt các thuộc tính khác.

Hãy tìm kiếm một hệ thống quản lý hàng tồn kho mà có thể hiển thị mức tồn kho trên tất cả các vị trí/kho/cửa hàng cũng như theo dõi các KPI như vòng quay hàng tồn kho, tỷ lệ bán hàng, số ngày lưu kho trung bình của mặt hàng và bất kỳ số liệu nào khác quan trọng đối với doanh nghiệp. Tất cả những thông tin này giúp xác định được hàng tồn kho ở đúng vị trí, tăng dòng tiền bằng cách giảm thiểu khả năng hết hàng hay có quá nhiều hàng trong kho.

Kế hoạch cung ứng

Bước tiếp theo là lập kế hoạch cung ứng, tập hợp các nhu cầu về dòng tiền dự kiến và hàng tồn kho. Tại thời điểm này, doanh nghiệp biết mình cần gì và cần bao nhiêu, vì vậy đã có thể bắt đầu suy nghĩ về thời điểm đặt hàng. So sánh doanh thu dự kiến với dòng tiền dự kiến để quản lý thời gian.

Xem xét thời gian giao hàng, chiết khấu khối lượng và điều khoản thanh toán của nhà cung cấp khi doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cung ứng. Điều này cho phép doanh nghiệp thấy trước bất kỳ sự thiếu hụt tiền mặt nào.

Sức mạnh tổng hợp của phần mềm lập kế hoạch và quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp có thể tính toán thời gian mua hàng một cách hợp lý. Ngoài ra, một hệ thống hàng tồn kho và mua hàng giúp lập kế hoạch đặt hàng dễ dàng hơn, sắp xếp chúng ngăn nắp hơn với tất cả thông tin về đơn đặt hàng, nhà cung cấp ở cùng một nơi.

Open-To-Buy (Mở/sẵn sàng để mua hàng)

Phần cuối cùng của phương pháp này là kế hoạch sẵn sàng để mua hàng. Phòng mua hàng nên sử dụng kế hoạch này để đảm bảo rằng họ đang chi tiêu tiền mặt sẵn có cho các mặt hàng phù hợp bằng cách hợp nhất dự báo tài chính, kế hoạch nhu cầu và kế hoạch cung ứng. Kế hoạch Open-To-Buy thiết lập ngân sách mua hàng dựa trên vòng quay hàng tồn kho (tức là tốc độ bán hàng) và lượng hàng lý tưởng để duy trì trong kho. Công thức như sau:

Open-to-buy = Kế hoạch bán hàng + kế hoạch chiết khấu/khuyến mãi+ hàng tồn kho cuối kỳ dự kiến có sẵn, đang vận chuyển và theo đơn đặt hàng – hàng tồn kho đầu kỳ dự kiến

Để làm rõ hơn, hãy xem qua ví dụ sau: Một nhà bán lẻ đã dự báo doanh số bán giày dép là 20.000 đô la vào tháng 6, sẽ chạy chương trình khuyến mãi trị giá 800 đô la cho những mặt hàng đó, muốn có khoản hàng tồn kho trị giá 30.000 đô la vào cuối tháng 6 và dự kiến bắt đầu tháng 6 với hàng tồn kho trị giá 35.000 đô la. Công thức Open-to-buy sẽ như sau: $20.000 + 800 + $30.000 – $35.000 = $15.800.

Điều đó có nghĩa là bộ phận mua hàng không nên chi quá 15.800 đô la cho giày dép trong tháng đó.

Kế hoạch Open-To-Buy hoạt động như một sự kiểm soát đối với trưởng phòng/quản lý mua hàng bằng cách cung cấp cho họ các giới hạn chi tiêu cụ thể cho từng loại sản phẩm hoặc mặt hàng. Thực tế là hầu hết người mua không biết chi tiết về tình hình tài chính của doanh nghiệp trong bất kỳ tuần hoặc tháng nhất định nào, và một số sẽ mua những mặt hàng mà họ cho rằng chỉ dựa vào linh cảm sẽ thành công. Kế hoạch này giảm thiểu rủi ro đó bằng cách đảm bảo tiền được dàn trải một cách hợp lý, tối đa hóa đầu tư vào những mặt hàng bán chạy và giảm thiểu đầu tư vào những mặt hàng bán chậm. Mặc dù vậy, luôn luôn có chỗ để điều chỉnh trong một kế hoạch Open-To-Buy. Nếu doanh số bán hàng vượt trội ở một bộ phận và hoạt động kém hơn ở bộ phận khác, bộ phận thứ nhất có thể lấy một phần ngân sách của bộ phận thứ hai để đảm bảo rằng bộ phận này không bị hết sản phẩm. Kiểu linh hoạt đó có thể tạo ra sự khác biệt lớn đối với doanh nghiệp.

Phần mềm lập kế hoạch có thể giúp doanh nghiệp xây dựng các kế hoạch Open-To-Buy và cấu hình để tự động hóa các tính toán này. Các hệ thống hàng đầu có thể kết nối hàng tồn kho và tài chính để cho thấy doanh số bán các loại hàng hóa khác nhau đóng góp như thế nào chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.

Cách tiếp cận ưu việt để lập kế hoạch hàng tồn kho

Không khó để thấy mối liên hệ hàng tồn kho và hiệu suất tài chính, nhưng không phải lúc nào nó cũng được các nhà lãnh đạo để tâm. Quản lý hàng tồn kho có thể không phải là điều đầu tiên mà CFO sẽ xem xét khi cố gắng tăng khả năng sinh lời hoặc xác định nguyên nhân dẫn đến kết quả đáng thất vọng của tình hình tài chính doanh nghiệp, nhưng hàng tồn kho và dòng tiền luôn đi đôi với nhau, và các doanh nghiệp khi hiểu được hai điều này phụ thuộc lẫn nhau sẽ tự biết cách tổ chức và thiết lập để đạt được thành công.

Tối ưu hóa hàng tồn kho đã trở nên khó khăn hơn rất nhiều kể từ khi COVID-19 phá vỡ chuỗi cung ứng tức thời. Nhiều công ty không còn có thể đợi đến phút cuối cùng mới đặt hàng và giờ đây phải đặt số lượng nhiều hơn để dự phòng trước tình trạng chậm trễ và gián đoạn liên tục trong phân phối.

Nhu cầu mua và giữ nhiều hàng tồn kho hơn kết hợp với chi phí gia tăng đã khiến tiền mặt trở nên khan hiếm hơn đối với nhiều công ty cỡ trung bình. Nhưng đó càng là lý do để các CFO đảm bảo rằng nhân viên của họ đang tận dụng tối đa số tiền họ có.

Để tối ưu các quyết định mua hàng, doanh nghiệp cần có một kế hoạch chiến lược dữ liệu toàn diện trong tay. Các công ty có thể sử dụng dữ liệu này để tạo dự báo và ngân sách chi tiết với chức năng Lập kế hoạch và ngân sách của NetSuite (NetSuite Planning and Budgeting). Dữ liệu sẽ được lấy trực tiếp từ NetSuite ERP để loại bỏ những lo ngại về việc thông tin đó có chính xác, có được cập nhật hay không. Chức năng quản lý tồn kho của NetSuite (NetSuite Inventory Management) giám sát mức tồn kho và vị trí của hàng hóa chi tiết theo thời gian thực cũng như từng mã hàng. NetSuite có thể theo dõi các sản phẩm trên nhiều kho/cửa hàng cũng như các đơn đặt hàng sắp đến, cung cấp tất cả các chi tiết cần thiết để xây dựng kế hoạch hàng hóa và phân bổ hàng tồn kho một cách hiệu quả. Thông tin được cung cấp bởi hai chức năng này của NetSuite cho phép doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cung ứng để đảm bảo có sẵn tiền cho các đơn đặt hàng khi doanh nghiệp có nhu cầu mua sản phẩm. Quản lý tồn kho, lập kế hoạch mua hàng và ngân sách của NetSuite cũng có thể cung cấp cho doanh nghiệp tất cả các con số cần thiết để tính toán kế hoạch Open-To-Buy.

Kết luận

Hàng tồn kho phải được quản lý cẩn thận để doanh nghiệp có đủ tiền khi cần cũng như tận dụng được tối đa các cơ hội phát triển. Mặc dù CFO có thể không giám sát tất cả hoạt động trong tổ chức, nhưng họ vẫn phải nhận ra tác động của việc mua hàng và quản lý hàng tồn kho đối với việc tăng, duy trì và bảo vệ dòng tiền. Hãy nhớ rằng, hàng tồn kho là tiền ở một dạng khác, vì vậy những mặt hàng không tạo ra lợi nhuận dương thể hiện những cơ hội đã bị bỏ lỡ.

Đây là giá trị to lớn mà hệ thống NetSuite ERP mang lại cho doanh nghiệp vì nó cung cấp dữ liệu chính xác, chi tiết và có thể truy xuất được. Hệ thống ERP giữ tất cả thông tin liên quan đến tài chính, hàng tồn kho và đơn đặt hàng để doanh nghiệp có thể dễ dàng truy vấn thông tin và ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác.

Về BTM Global Việt Nam 

BTM Global Việt Nam được thành lập năm 2004, là đối tác Vàng (Gold partner) dài hạn với tập đoàn Oracle và cũng là đối tác chuyên triển khai các giải pháp Oracle NetSuite tại Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại Thành phố Minneapolis, bang Minnesota của Mỹ và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, tích hợp và triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP & CRM cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây. Bên cạnh đó, chúng tôi còn mang đến các giải pháp Kho dữ liệu (Data Warehouse), các giải pháp Oracle & E-Commerce cho ngành bán lẻ từ chuỗi cửa hàng nhỏ lẻ đến những tập đoàn bán lẻ nổi tiếng trên thế giới.

» Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.btmglobal.com

» Cùng tìm hiểu thêm về Oracle NetSuite ERP tại đây.

The post Tối ưu hàng tồn kho: Cách để doanh nghiệp tối đa hoá dòng tiền & giảm tổn thất appeared first on BTM Global.

Xem thêm: Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện dự báo hàng tồn kho

Xem thêm: Tối ưu hàng tồn kho: Cách để doanh nghiệp tối đa hoá dòng tiền & giảm tổn thất

Mặc dù ngày nay mã vạch không còn xa lạ và rất dễ tạo, nhưng chỉ có khoảng một nửa số doanh nghiệp đang sử dụng máy quét mã vạch bằng thiết bị di động trong kho và trung tâm phân phối của mình để thực hiện đơn hàng. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, đó có vẻ như là một mục tiêu đầy khát vọng một điều gì đó để phấn đấu khi doanh nghiệp của họ phát triển hơn. Nhưng thực tế là việc quét mã trên thiết bị di động rất dễ dàng và không quá tốn kém để áp dụng. Doanh nghiệp có thể sẽ thu được lợi ích từ việc này sớm hơn nhiều so với những gì họ có thể mong đợi.

Những thách thức của việc vận hành thủ công

Việc dựa vào các quy trình thủ công, bút và giấy hoặc excel để quản lý các quy trình lưu kho, sản xuất và phân phối không chỉ tốn thời gian mà còn kéo theo nhiều vấn đề ảnh hưởng đến khả năng đưa sản phẩm đến tay khách hàng một cách nhanh chóng.

Một số thách thức phát sinh từ các quy trình thủ công bao gồm:

Dữ liệu thiếu chính xác

Các quy trình thủ công dễ bị sai sót trong quá trình nhập liệu, vì vậy nếu doanh nghiệp đang ghi chú trên giấy hoặc trong excel khi nhận được các mặt hàng và sau đó sao chép chúng vào hệ thống quản lý kho thì sẽ dễ sai sót hơn. Viết số “2” thay vì số “8” hoặc thừa số 0 có thể ảnh hưởng rất lớn đến không chỉ số tồn kho mà toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp.

Không hiển thị được số tồn kho tức thời

Nếu không có hệ thống theo dõi được quá trình luân chuyển hàng hóa trong kho/giữa các kho thì doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm các mặt hàng, không xác định được chính xác mặt hàng đang ở khu vực nào, hàng nào, kệ nào. Tệ hơn nữa là nếu không cập nhật được trạng thái của kho hàng, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro khi cam kết giao cùng 1 mặt hàng cho nhiều đơn hàng dù không đủ tồn để đáp ứng. Mặt khác, nếu không xem được số tồn kho tức thời, doanh nghiệp sẽ không duy trì được mức tồn kho hợp lý, dễ dàng bị tồn vượt mức và khó khăn trong việc xoay vòng vốn.

Lấy sai hàng trong kho

Khi quản lý tồn kho trên giấy, người vận hành kho sẽ lấy hàng và đóng gói lần lượt từng đơn hàng, điều này có nghĩa là họ có thể phải di chuyển nhiều lần đến cùng 1 vị trí trong kho xuyên suốt cả ngày để lấy hàng. Nếu không có hệ thống thì có thể rất khó có chỉ dẫn chính xác về mặt hàng và vị trí của các mặt hàng trong kho, dẫn đến việc chọn sai mặt hàng cần lấy. Vì không thể kiểm tra số tồn kho tức thời nên nếu chọn sai mặt hàng, có thể nhân viên khác sẽ nhận ra khi thực hiện đóng gói và quy trình lấy hàng lại lặp lại 1 lần nữa làm mất thời gian, nhưng nếu họ không nhận ra sự sai sót này thì sẽ giao nhầm mặt hàng đến cho khách hàng.

Giao sai đơn hàng

Nếu giao sai mặt hàng cho KH, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trả tiền phí hoàn đơn hàng và gửi lại mặt hàng đúng. Chi phí vận chuyển tăng có thể có tác động rất lớn đến khả năng sinh lời.

Kiểm soát chất lượng

Việc dựa vào bút và giấy để tiến hành kiểm tra chất lượng cũng dễ xảy ra sai sót và dẫn đến chậm trễ. Nếu doanh nghiệp đang tiến hành kiểm tra chất lượng khi nhập hàng vào kho, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn hướng xử lý cho các mặt hàng không đạt để không ảnh hưởng đến hàng hóa tồn kho khác. Nếu đang tiến hành kiểm tra trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp cần ghi lại những tiêu chí và kết quả kiểm tra chi tiết, chính xác. Và nếu không có sẵn một quy trình thống nhất cho việc kiểm soát chất lượng, mỗi nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra theo những cách khác nhau, dẫn đến sự không nhất quán của sản phẩm.

Ứng dụng thiết bị di động trong việc quét mã sản phẩm giúp tăng hiệu quả và độ chính xác

Việc áp dụng các thiết bị hay ứng dụng di động để quét mã sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng giúp tự động hóa các quy trình và tăng hiệu quả, giúp doanh nghiệp kiểm soát nhiều hơn cách thức thực hiện các quy trình, đảm bảo độ chính xác trong suốt vòng đời sản phẩm, đồng thời giảm chi phí kho bãi.

Cung cấp dữ liệu chính xác

Việc sử dụng máy quét để nhập các mặt hàng vào kho không chỉ giúp quy trình dễ dàng, nhanh chóng  mà còn đảm bảo doanh nghiệp nắm bắt được thông tin cần thiết.

Ứng dụng dành cho thiết bị di động có thể được thiết lập để việc quét mã trở thành bắt buộc “force scan”, đây là phương pháp hàng đầu để tăng tính toàn vẹn của dữ liệu. Bắt buộc quét mã sản phẩm đảm bảo các chi tiết phù hợp được quét và nhập vào trước khi mặt hàng có thể được nhận vào kho. Nó cũng tự động chỉ định số lô, số sê-ri, vị trí thùng và trạng thái hàng tồn kho.

Khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực

Thông tin tồn kho được cập nhật sẽ là đầu vào cho các quy trình tiếp theo, chẳng hạn như đảm bảo chất lượng, cam kết đầu ra hoặc phân phối hàng hóa. Và nó đảm bảo doanh nghiệp biết chính xác vị trí của mọi mặt hàng tại bất kỳ thời điểm nào—cho dù mặt hàng đó ở trên giá, trong khu vực chuẩn bị sản xuất, kiểm soát chất lượng hay đang được chọn và đóng gói để giao hàng.

Ứng dụng dành cho thiết bị di động hướng dẫn người dùng qua từng bước của quy trình kiểm đếm và yêu cầu họ quét từng bước để đảm bảo họ đang ở đúng vị trí. Nó giúp giảm bớt công đoạn kiểm đếm khi quá trình quét tự động cập nhật bản ghi đếm, thay vì phải viết nó ra và nhập thủ công vào máy tính sau khi thực hiện.

Sử dụng thiết bị di động tại công đoạn lấy hàng, đóng gói và giao hàng

Sử dụng ứng dụng di động để thực hiện đơn hàng đảm bảo độ chính xác, tránh chọn nhầm gây tốn kém. Việc áp dụng cơ chế “Force scan” đảm bảo thu thập và xác thực dữ liệu chính xác để nhân viên lấy đúng mặt hàng, giao đúng đơn hàng, tăng hiệu suất làm việc vì họ được hướng dẫn chính xác từng bước. Trong trường hợp này, người lấy hàng cũng có thể chọn các mặt hàng cho nhiều đơn hàng cùng một lúc, điều này làm tăng hiệu quả và cho phép người quản lý kho, đại diện dịch vụ khách hàng theo dõi tình trạng bán hàng/đơn đặt hàng theo thời gian thực.

Kiểm soát chất lượng

Với thiết bị di động, bạn có thể chụp và xử lý các kết quả kiểm tra chất lượng trực tiếp từ xưởng sản xuất hoặc cửa kho khi nhập hàng. Sử dụng thiết bị di động cho phép các kỹ sư chất lượng thực hiện kiểm tra, xem xét tiêu chuẩn, ghi dữ liệu và gửi dữ liệu để phân tích trực tiếp từ khu vực kiểm tra, cung cấp phản hồi thời gian thực và truy cập tức thì vào kết quả kiểm tra.

Cách triển khai thiết bị di động trong việc quét mã sản phẩm

Mã vạch và máy quét mã vạch không phải là khái niệm mới đối với việc vận hành kho, nhờ sự phát triển của công nghệ di động, chúng không còn đắt đỏ hay chỉ các tập đoàn lớn mới có thể tiếp cận. Bất kể quy mô hay mức độ phức tạp của doanh nghiệp, việc áp dụng tính năng quét trên thiết bị di động sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc, tránh những sai sót tốn kém và đảm bảo đáp ứng mong đợi của khách hàng. Dưới đây là một số điều cần ghi nhớ để triển khai một hệ thống quét di động vào kho hàng thật dễ dàng và hợp lý:

Thiết lập hệ thống mã vạch

Để sử dụng công nghệ quét di động, tất cả các mặt hàng sẽ cần có một mã vạch duy nhất. Nếu chưa có, doanh nghiệp sẽ cần thiết lập một hệ thống mã vạch và gán cho mỗi mặt hàng một mã vạch duy nhất, mã này bao gồm cả linh kiện và thành phẩm. Điều này có vẻ như là một nhiệm vụ khó khăn nhưng mã vạch rất dễ dàng khởi tạo và miễn phí để gán vào sản phẩm cũng như mang lại lợi tức đầu tư rõ ràng.

Mã vạch có thể được tạo tự động trong hệ thống quản lý kho hoặc có thể tạo mã vạch bằng công cụ trực tuyến miễn phí. Khi thiết lập hệ thống mã vạch, doanh nghiệp sẽ cần xem xét loại thông tin mình muốn theo dõi, chẳng hạn như ngày hết hạn hoặc số lô, để đảm bảo chọn đúng mã vạch cho doanh nghiệp của mình.

Lựa chọn thiết bị quét mã

Có nhiều thiết bị chụp mã vạch, bao gồm cả máy ảnh trên điện thoại thông minh. Các thiết bị này có giá từ vài trăm đến hàng nghìn đô la tùy thuộc vào chức năng doanh nghiệp cần và để xác định máy quét nào phù hợp, doanh nghiệp nên xem xét loại mã vạch sẽ sử dụng. Có khoảng 13 loại mã vạch khác nhau dựa trên những yếu tố như khu vực hoặc ngành. Doanh nghiệp cũng sẽ cần xác định khoảng cách mình cần để có thể quét cũng như môi trường bạn sẽ sử dụng chúng. Ví dụ: nếu hoạt động trong kho có cường độ nhanh với sàn bê tông, thì máy quét có tia laze mỏng manh có lẽ không phải là lựa chọn tốt nhất.

Tích hợp chức năng quét di động với hệ thống quản lý kho (WMS)

Khi đã áp dụng quét sản phẩm trên thiết bị di động, người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin và thực hiện các tác vụ hàng ngày trực tiếp từ cửa hàng bằng thiết bị di động. Dữ liệu được thu thập bằng di động đảm bảo hồ sơ hàng tồn kho luôn cập nhật và có thể truy cập được dễ dàng.

Ứng dụng di động để quét mã sản phẩm với NetSuite

Ứng dụng di động WMS của NetSuite cung cấp thông tin trực quan vì hàng tồn kho được cập nhật ngay khi được quét mã và có sẵn cho các quy trình được chuẩn hóa. Quá trình quét bảo đảm độ chính xác và cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực cho dù sản phẩm thuộc công đoạn nào, ví dụ quy trình sản xuất, nhập kho, xuất kho, luân chuyển kho.

NetSuite cho phép nhân viên kho hàng quét các mặt hàng khi chúng đang được đóng gói, cung cấp cho doanh nghiệp khả năng hiển thị đầy đủ những mặt hàng nào đang được vận chuyển trong mỗi gói hàng. Quét mã trong quá trình đóng gói đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được thực hiện chính xác, giúp khách hàng hài lòng và tăng khả năng sinh lời.

Giao diện máy tính bảng của NetSuite cho phép các kỹ sư chất lượng thực hiện kiểm tra, xem xét các tiêu chuẩn, ghi lại dữ liệu và gửi dữ liệu để phân tích trực tiếp từ khu vực kiểm tra, cung cấp phản hồi theo thời gian thực, truy cập nhanh vào kết quả kiểm tra. Nó cung cấp một cách thuận tiện để nắm bắt và xử lý kết quả kiểm tra trực tiếp từ xưởng sản xuất hoặc cửa kho nhập hàng.

Kết luận

Giải pháp quản lý kho và tồn kho của NetSuite cho phép doanh nghiệp thực hiện tất cả các chức năng hàng ngày của mình từ thiết bị và ứng dụng di động, cho phép truy cập và thực hiện các nghiệp vụ ở bất cứ đâu mà không ảnh hưởng đến quyền truy cập thông tin theo thời gian thực. Ứng dụng di động quản lý tồn kho của NetSuite loại bỏ sự chậm trễ trong quản lý tồn kho, giúp tối ưu hóa vận hành và mang lại giá trị thiết thực cho doanh nghiệp.

Về BTM Global Việt Nam 

BTM Global Việt Nam được thành lập năm 2004, là đối tác Vàng (Gold partner) dài hạn với tập đoàn Oracle và cũng là đối tác chuyên triển khai các giải pháp Oracle NetSuite tại Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại Thành phố Minneapolis, bang Minnesota của Mỹ và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, tích hợp và triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP & CRM cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây. Bên cạnh đó, chúng tôi còn mang đến các giải pháp Kho dữ liệu (Data Warehouse), các giải pháp Oracle & E-Commerce cho ngành bán lẻ từ chuỗi cửa hàng nhỏ lẻ đến những tập đoàn bán lẻ nổi tiếng trên thế giới.

» Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.btmglobal.com

» Cùng tìm hiểu thêm về Oracle NetSuite ERP tại đây.

The post Tăng hiệu suất vận hành kho khi áp dụng quét mã vạch appeared first on BTM Global.

I. Báo Cáo Tài Chính Hàng Quý và Hàng Năm

Báo Cáo Tài Chính Hàng Quý

Là tài liệu thường xuyên được công bố qua từng quý, cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp trong khoảng thời gian ngắn. Báo cáo này thường bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Điều này giúp các nhà quản lý và nhà đầu tư hiểu rõ hơn về biến động tài chính đang diễn ra và có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết theo từng quý.

Báo Cáo Tài Chính Hàng Năm

Là tài liệu quan trọng đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong khoảng thời gian một năm. Báo cáo này bao gồm các thông tin chi tiết hơn về thu chi, lợi nhuận, tài sản và nợ phải trả. Nó thường đi kèm với bảng cân đối kế toán chi tiết hơn, cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính dài hạn của tổ chức.

II. Báo Cáo Kết Quả Hoạt Động và Báo Cáo Lưu Chuyển Tiền Tệ

Báo Cáo Kết Quả Hoạt Động

Báo cáo kết quả hoạt động tập trung vào hiển thị lợi nhuận và thua lỗ trong một khoảng thời gian cụ thể. Nó cho biết nguồn gốc của lợi nhuận, bao gồm doanh thu, chi phí sản xuất, cơ cấu giá vốn và các khoản phí khác. Bằng cách phân tích báo cáo này, doanh nghiệp có thể xác định được các yếu tố tác động đến hiệu suất kinh doanh của mình.

Báo Cáo Lưu Chuyển Tiền Tệ

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo dõi luồng tiền mặt vào và ra khỏi doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Nó giúp hiểu rõ hơn về khả năng thanh toán, tài trợ hoạt động và các hoạt động đầu tư. Thông qua báo cáo này, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng họ có đủ nguồn tiền để duy trì hoạt động kinh doanh và đáp ứng các nghĩa vụ tài chính.

Kết Luận

Việc hiểu rõ sự khác nhau giữa các loại báo cáo tài chính là quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của tổ chức. Từ báo cáo tài chính hàng quý đến báo cáo kết quả hoạt động và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, mỗi loại báo cáo mang lại thông tin quý báu giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)

Báo cáo tài chính hàng quý được công bố bao nhiêu lần trong một năm?
»Được công bố bốn lần trong một năm, tương ứng với từng quý.

Báo cáo kết quả hoạt động tập trung vào những gì?
» Tập trung vào hiển thị lãi và lỗ trong một khoảng thời gian cụ thể.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giúp hiểu rõ điều gì?
» Giúp hiểu rõ về luồng tiền mặt vào và ra khỏi doanh nghiệp.

Tại sao báo cáo tài chính hàng năm quan trọng?
» Vì nó đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong một năm.

Làm thế nào để tận dụng thông tin từ báo cáo tài chính?
» Bằng cách phân tích thông tin từ báo cáo tài chính, bạn có thể đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý và hiệu quả.

Hệ thống Oracle NetSuite có hỗ trợ các báo cáo theo thông tư 200 của bộ tài chính?
» Có, đối tác như BTM Global đã bản địa hóa đầy đủ các báo cáo theo quy định kế toán Việt Nam.

Về BTM Global Việt Nam 

BTM Global Việt Nam được thành lập năm 2004, là đối tác Vàng (Gold partner) dài hạn với tập đoàn Oracle và cũng là đối tác chuyên triển khai các giải pháp Oracle NetSuite tại Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại Thành phố Minneapolis, bang Minnesota của Mỹ và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, tích hợp và triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP & CRM cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây. Bên cạnh đó, chúng tôi còn mang đến các giải pháp Kho dữ liệu (Data Warehouse), các giải pháp Oracle & E-Commerce cho ngành bán lẻ từ chuỗi cửa hàng nhỏ lẻ đến những tập đoàn bán lẻ nổi tiếng trên thế giới.

» Để biết thêm thông tin, hãy truy cập  www.btmglobal.com

» Cùng tìm hiểu thêm về Oracle NetSuite ERP tại đây.

The post Hiểu Rõ Sự Khác Nhau Giữa Các Loại Báo Cáo Tài Chính: Hàng Quý, Hàng Năm, Kết Quả Hoạt Động và Lưu Chuyển Tiền Tệ appeared first on BTM Global.

Dự báo được lượng hàng tồn kho chính xác là vô giá, đặc biệt trong bối cảnh chuỗi cung ứng và nhu cầu của người tiêu dùng đang thay đổi nhanh chóng. Để có được dự báo đúng thì đòi hỏi phải có sự kết hợp phức tạp giữa phân tích dữ liệu lịch sử, kinh nghiệm của người lập kế hoạch và hiểu biết sâu sắc về khách hàng. Việc này cũng yêu cầu người lập kế hoạch phải đưa ra được dự đoán dựa trên dữ liệu và nhiều yếu tố có thể khiến nhu cầu trong tương lai giảm hoặc tăng một cách đột biến. Trong đó, một số yếu tố giữ vai trò chủ đạo, một số yếu tố khác lại có thể tạo ra ảnh hưởng cho cả một mùa bán hàng, hoặc một số yếu tố chỉ ảnh hưởng nhẹ đến doanh số của doanh nghiệp.

Về mặt kỹ thuật, dự báo hàng tồn kho còn được gọi là lập kế hoạch nhu cầu, là phương pháp sử dụng dữ liệu trong quá khứ cũng như sắp tới để dự đoán lượng hàng tồn kho cần đáp ứng nhu cầu trong tương lai. Dự báo chính xác sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ sản phẩm để đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng và doanh nghiệp không phải chi tiêu quá ít hoặc quá nhiều cho hàng tồn kho.

Dự báo có liên quan quyết định khi nào đặt hàng lại để tiến hành bổ sung hàng kịp thời hay còn gọi là quá trình bù hàng. Dữ liệu hỗ trợ cho quá trình bù hàng đó là các yếu tố về thời gian, tính sẵn có và tốc độ giao hàng, được gọi chung là thời gian giao hàng. Đây là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo sẽ có đủ hàng trong kho để đáp ứng nhu cầu cho đến thời điểm cần đặt hàng.

Dự báo hàng tồn kho hiệu quả sẽ thấy được sự khác biệt giữa khả năng sinh lời và hàng đống hàng hóa không bán được đang ngốn sạch tiền mặt hiện có của doanh nghiệp. Khi quản lý hàng tồn kho đúng cách, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch tốt hơn cho tiềm năng giảm hoặc tăng doanh số bán hàng, tiết kiệm tiền cho việc lưu trữ hàng tồn kho và giữ được sự hài lòng của khách hàng.

Dự báo hàng tồn kho cung cấp nhiều chiến lược mà một doanh nghiệp cần để điều chỉnh mức tồn kho hợp lý cho từng mục tiêu kinh doanh. Nó mang lại dữ liệu đáng tin cậy hơn, cải thiện báo cáo và cuối cùng là tăng lợi nhuận và khả năng sinh lời. Dự báo hàng tồn kho có thể giúp tự động hóa các quy trình hàng tồn kho khác dễ dàng hơn và quản lý chuỗi cung ứng cũng như chu kỳ sản xuất tốt hơn.

Dự báo hàng tồn kho chính xác cũng thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng và nhà cung cấp bằng cách giảm thiểu rủi ro hết hàng, bảo đảm luôn có sẵn các sản phẩm “hot” và cải thiện quan hệ với nhà cung cấp. Tác động cuối cùng của dự báo hàng tồn kho là ít tồn đọng vốn cho hàng tồn kho hơn, hàng tồn kho được duy trì ở ngưỡng thực tế và việc đặt hàng trở nên chính xác hơn nhiều.

I. Những thách thức trong quản lý hàng tồn kho (Và dự báo hàng tồn kho sẽ hữu ích như thế nào)

Quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ không đơn giản. Từ quá trình thực hiện cho đến kết quả của nó đều tác động đến mọi khía cạnh trong công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi một danh sách dài các thách thức phải đi kèm với nỗ lực. Hãy cùng xem xét một số lỗi phổ biến sau. Và cách dự báo hàng tồn kho giúp doanh nghiệp giảm thiểu hoặc tránh hoàn toàn những lỗi này như thế nào.

Quản lý không gian của kho

Nơi rõ ràng nhất để bắt đầu là trong nhà kho. Đây là nơi có rất nhiều khoảng trống tồn tại và nó liên tục thay đổi, chuyển động. Quản lý hàng tồn trong kho là một công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều nguồn lực. Bao gồm các bước như nhận hàng, đẩy hàng, đóng gói hàng và giao hàng. Thách thức ở đây là làm sao thực hiện từng nhiệm vụ này một cách hiệu quả nhất có thể.

Trong khi đó, chỉ đơn giản là quản lý khoảng trống của nhà kho đã là một thách thức. Thì với sự kết hợp giữa quản lý hàng tồn kho và dự báo hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho hàng mà còn tối ưu hóa số lượng của từng sản phẩm dựa trên dữ liệu nhu cầu chính xác.

Hàng tồn kho lỗi thời

Còn được gọi là hàng tồn kho “dư thừa” hoặc “đã chết”, hàng tồn kho lỗi thời là hàng tồn kho mà doanh nghiệp tin rằng mình không thể sử dụng hoặc bán được nữa. Hàng tồn kho lỗi thời có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tài chính tổng thể của doanh nghiệp. Theo trang web Manufacturing.net, có tới 20% đến 30% hàng tồn kho của một doanh nghiệp là lỗi thời tại bất kỳ thời điểm nào, và hầu hết hoặc tất cả những hàng hóa đó có thể được coi là thua lỗ. Đó là một con số lớn và là yếu tố gây hại đối với một doanh nghiệp đang gặp khó khăn.

Hơn nữa, hàng tồn kho lỗi thời thường là một vấn đề tự phát sinh. Các nguyên nhân phổ biến nhất như là dự báo không chính xác, hệ thống quản lý hàng tồn kho bị lỗi, chất lượng hoặc thiết kế sản phẩm kém, mua hàng cẩu thả hoặc thời gian giao hàng không chính xác. Nói một cách đơn giản, nếu một doanh nghiệp đang hoạt động dựa vào dữ liệu hàng tồn kho không đầy đủ hoặc không chính xác, thì doanh nghiệp đó sẽ thấy mình hành động dựa trên các ước tính thay vì thông tin có thể kiểm chứng.

Một thực tế phũ phàng là nhiều doanh nghiệp đang lãng phí rất nhiều tiền vào hàng tồn kho lỗi thời và phải bỏ một lượng hàng là điều không thể tránh khỏi. Một hệ thống quản lý hàng tồn kho chính xác sẽ tạo ra các dự báo đáng tin cậy để có thể giúp làm giảm hàng tồn kho lỗi thời và giảm thiểu việc thải loại những lô hàng lỗi thời, lỗi mode.

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho cao

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho phát sinh từ việc giữ sản phẩm trên kệ tại nhà kho, trung tâm phân phối hoặc cửa hàng. Bao gồm các chi phí như chi phí lưu kho, lao động, vận chuyển, xử lý, bảo hiểm, thuế, mặt hàng thay thế nếu hàng bị hỏng, hao hụt và khấu hao. Những chi phí này thường chiếm từ 20% đến 30% tổng giá trị hàng tồn kho và con số đó sẽ tăng lên khi sản phẩm được giữ trong kho lâu hơn.

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho cũng là một trong những thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp phải đối mặt. Với cách bị buộc quá nhiều chi phí, nguồn lực vào các sản phẩm trong kho thì các doanh nghiệp có thể bị bỏ lỡ các chi phí cơ hội khác mà họ chưa biết.

Đầu tư một giải pháp quản lý hàng tồn kho chính xác là cách hiệu quả nhất để giảm chi phí vận chuyển, bởi vì chúng giúp các doanh nghiệp tìm thấy lượng hàng tồn kho tối ưu. Khả năng cung cấp dữ liệu chuẩn xác mà phần mềm mang lại sẽ giúp cho các nhân viên mua hàng, vận hành và chuỗi cung ứng nắm bắt thông tin để họ đưa ra quyết định tốt hơn bằng cách thiết lập các quy trình tiếp nhận, đặt hàng và hoàn thành nhất quán hơn. Đồng thời cho phép họ theo dõi mọi mặt hàng mà họ phải chịu trách nhiệm.

Ghi giảm giá trị hàng tồn kho

Ghi giảm hàng tồn kho là một quy trình kế toán được kích hoạt khi hàng tồn kho giảm giá trị nhưng không mất giá trị hoàn toàn. Khi giá trị thị trường hợp lý của hàng tồn kho giảm xuống dưới giá trị sổ sách của nó, một bút toán được thực hiện. Việc ghi giảm hàng tồn kho dẫn đến việc làm giảm giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ trong kỳ báo cáo tài chính. Báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế toán sẽ được cập nhật theo.

Có một số chiến lược cơ bản để giảm việc ghi giảm giá trị hàng tồn kho, chẳng hạn như tránh đặt hàng tồn kho dư thừa, thường xuyên xem xét tần suất đặt hàng và theo dõi xu hướng nhu cầu và doanh số bán hàng. Bước chắc chắn nhất mà một doanh nghiệp có thể thực hiện là triển khai một hệ thống quản lý hàng tồn kho có thể tự động hóa nhiều quy trình này và đưa ra các dự báo đáng tin cậy, từ đó giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng tồn kho chính xác hơn.

II. Chúng ta sẽ bắt đầu từ đâu?  Từ những chỉ số kho quan trọng

Để đáp ứng vô số thách thức về việc quản lý hàng tồn kho thì đòi hỏi phải có sự kết hợp giữa phân tích và các phương pháp khác nhau. Về phần phân tích thường bắt đầu từ các chỉ số cung cấp thông tin có chọn lọc cho quá trình dự đoán của doanh nghiệp. Những KPI về hoạt động, bán hàng, nhận hàng và nhân viên. Những KPI này sẽ cung cấp thông tin chi tiết và một bức tranh rõ ràng hơn về tất cả những thứ liên quan đến hàng tồn kho.

KPI hoạt động cho thấy doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tốt như thế nào. Từ những thông tin của các KPI này cung cấp thì doanh nghiệp sẽ cải thiện được quy trình kinh doanh nội bộ và dẫn đầu về số liệu bán hàng để khách hàng hài lòng hơn.

KPIs vận hành

√ Hàng tồn kho trung bình (Average Inventory): Lượng hàng tồn kho mà một doanh nghiệp sẵn có trong một khoảng thời gian. Mục tiêu là để doanh nghiệp giữ cho hàng tồn kho trung bình của họ ổn định trong suốt một năm.

Hàng tồn kho trung bình = (Hàng tồn kho đầu kỳ + Hàng tồn kho cuối kỳ) / 2

√ Thời gian giao hàng (Lead Time): Thời gian để khách hàng nhận được sản phẩm sau khi họ đặt hàng. KPI này đo lường hiệu quả của toàn bộ chuỗi cung ứng.

Thời gian giao hàng = Thời gian xử lý đơn hàng + Thời gian sản xuất + Thời gian giao hàng

√ Tỷ lệ bán hàng bị mất (Lost Sales Ratio): Số ngày một sản phẩm bị hết hàng so với tỷ lệ bán hàng dự kiến cho sản phẩm đó. Tỷ lệ bán hàng bị mất cao là dấu hiệu cho thấy một doanh nghiệp đang hoạt động quá dựa vào tồn kho của mình.

Tỷ lệ bán hàng bị mất = (Số ngày sản phẩm hết hàng / 365) x 100

√ Chi phí vận chuyển hàng tồn kho (Inventory Carrying Cost): Tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hàng tồn kho mà một doanh nghiệp phải chi trả để lưu trữ hàng tồn kho đó. Tổng chi phí phụ thuộc vào sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh, số lượng SKU, vị trí lưu trữ, tốc độ luân chuyển hàng tồn kho và tình hình doanh nghiệp có sử dụng nhà cung cấp dịch vụ từ bên thứ ba hay không.

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho = (Chi phí phục vụ hàng tồn kho + Chi phí rủi ro hàng tồn kho + Chi phí vốn + Chi phí lưu kho) / Tổng giá trị hàng tồn kho x 100

KPIs Bán Hàng

Giúp các nhóm bán hàng giành được giao dịch và cộng tác hiệu quả hơn. Những KPIs này nên được thiết lập để khớp với các mục tiêu của doanh nghiệp và chúng nên được sử dụng để tối ưu hóa hiệu suất bán hàng.

√ Tỷ lệ bán hết (Sell-through Rate): Tỷ lệ hàng tồn kho đã bán so với hàng được sản xuất hoặc nhận từ nhà cung cấp. Số liệu này cung cấp một dấu hiệu về hiệu quả bán hàng của doanh nghiệp.

Tỷ lệ bán hết = Số lượng hàng đã bán  / Số lượng hàng đã nhận x 100

√ Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover Rate): Số lần hàng hóa trong kho được bán ra trong một khoảng thời gian nhất định. Thường là một năm. Tỷ lệ này giúp xác định xem một doanh nghiệp có quá nhiều hàng tồn kho so với lượng hàng tồn kho đang bán hay không.

Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho = Tổng giá vốn hàng hóa / Chi phí hàng tồn kho trung bình

√ Tỷ lệ lợi nhuận gộp trên tổng vốn đầu tư (GMROI): Chỉ số đánh giá khả năng sinh lời của hàng tồn kho, nhằm phân tích khả năng biến hàng tồn kho thành tiền trên giá vốn. Việc đánh giá tỷ lệ GMROI của các sản phẩm khi phát triển dự báo hàng tồn kho có thể ảnh hưởng đến số lượng mặt hàng mà doanh nghiệp cần dự trữ.

Tỷ lệ lợi nhuận gộp trên tổng vốn đầu tư = Tỷ lệ lợi nhuận gộp / Chi phí hàng tồn kho trung bình

√ Độ chính xác của nhu cầu dự báo (Accuracy of Forecast Demand): Tỷ lệ phần trăm của số lượng hàng thực tế có sẵn so với dự báo. Chỉ số này kiểm tra những gì doanh nghiệp dự báo, đặt hàng và bán trong giai đoạn trước.

Độ chính xác của nhu cầu dự báo = (Số lượng hàng thực tế – Số lượng hàng dự đoán) / Số lượng hàng thực tế x 100

KPIs Nhân Viên

Đo lường hiệu suất của nhân viên. Kết quả KPIs của nhân viên càng tốt thì về tổng thể, doanh nghiệp của bạn càng hoạt động tốt hơn.

√ Chi phí nhân công cho mỗi mặt hàng (Labor Cost Per Item): Tổng chi phí để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Số liệu này bao gồm tiền lương của người lao động và bất kỳ chi phí bổ sung nào để sản xuất ra một sản phẩm để bán.

Chi phí nhân công cho mỗi mặt hàng = Tổng số lượng / Tổng chi phí nhân công

III. Kỹ thuật và phương pháp dự báo nhu cầu

Sau khi tính toán và xem xét các chỉ số liên quan, doanh nghiệp cần chọn đúng kỹ thuật, phương pháp và mô hình phân tích nhu cầu phù hợp tình hình và đặc thù của doanh nghiệp mình.

Tuy nhiên, ở cấp độ cơ bản, quy trình có thể được chắt lọc thành bốn bước.

Để bắt đầu, bước đầu tiên hãy tính toán nhu cầu về thời gian giao hàng của doanh nghiệp, là lượng sản phẩm mà bạn dự kiến sử dụng trong khoảng thời gian cần thiết để nhận được đơn đặt hàng bổ sung.

Bước thứ hai, xem xét xu hướng bán hàng bằng cách sử dụng một hoặc kết hợp các kỹ thuật dưới đây để giúp xác định nhu cầu thời gian giao hàng và lập kế hoạch dự trữ tồn kho an toàn.

Bước thứ ba, tính toán lượng hàng tồn kho an toàn – doanh nghiệp thường thực hiện biện pháp này như một biện pháp bảo vệ cuối cùng để chống lại việc hết hàng. Lượng hàng tồn kho an toàn ở mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau tùy thuộc vào chiến lược của họ. Một số có thể áp dụng cách tiếp cận đúng lúc (JIT-just in time), tức là doanh nghiệp cố gắng điều chỉnh việc giao hàng với lịch trình sản xuất để chỉ đặt hàng khi cần sử dụng mà thôi. Một số doanh nghiệp khác sẽ giữ nhiều hàng tồn kho hơn trong tay.

Tồn kho an toàn (Safety Stock) = (Số lượng sử dụng hàng ngày tối đa x Thời gian giao hàng tối đa) – (Số lượng sử dụng trung bình hàng ngày x Thời gian giao hàng trung bình)

Bước thứ tư và cũng là bước cuối cùng, doanh nghiệp có thể sử dụng tất cả thông tin để thiết lập điểm đặt hàng lại cho các mặt hàng khác nhau. Khi mức tồn kho giảm xuống dưới điểm đặt hàng lại thì tiến hành gửi đơn đặt hàng.

Điểm đặt hàng lại (Reorder Point) = (Số lượng sử dụng hàng ngày x Số ngày đặt hàng) + Số lượng tồn kho an toàn

Chọn kỹ thuật phân tích dự báo nhu cầu

Việc chọn một hoặc nhiều kỹ thuật phân tích nhu cầu tồn kho phù hợp với doanh nghiệp là điều cần thiết vì nó có thể làm ảnh hưởng đến dự báo của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp phù hợp với một trong những cách tiếp cận phổ biến sau để phân loại hàng tồn kho:

Kỹ thuật phân tích ABC: Kỹ thuật này xác định giá trị của các mặt hàng tồn kho dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp, xếp hạng chúng dựa theo nhu cầu, chi phí và rủi ro. A đại diện cho các sản phẩm có giá trị cao nhất, thường là tồn kho 20% và chiếm 80% doanh thu, lợi nhuận. B đại diện cho các sản phẩm tầm trung không thuộc A hoặc C. C đại diện cho các sản phẩm bán ít nhất hoặc đóng góp ít nhất vào khả năng sinh lời. Điều này giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hiểu sản phẩm hoặc dịch vụ nào là quan trọng nhất đối với sự thành công về mặt tài chính của họ và cảnh báo họ về việc mua và nắm giữ hàng tồn cho phù hợp.

Kỹ thuật phân tích FSN: Kỹ thuật này phân loại các mặt hàng tồn kho dựa trên tốc độ tiêu thụ của chúng. F có nghĩa là di chuyển nhanh, S có nghĩa là di chuyển chậm và N có nghĩa là không di chuyển. Kỹ thuật này giúp dễ dàng xác định được các mặt hàng là “đang hoạt động”, được dự trữ vượt quá mức tiêu thụ hoặc bị ứ đọng. Các mặt hàng di chuyển nhanh có thể hỗ trợ tăng giá, trong khi chủ doanh nghiệp có thể cân nhắc ngừng cung cấp các mặt hàng không di chuyển. Ví dụ, một nhà bán lẻ trực tuyến cũng có thể tổ chức một kho hàng lưu trữ các sản phẩm F để nhân viên kho lấy hàng dễ dàng và nhanh nhất có thể.

Kỹ thuật phân tích VED: Kỹ thuật này phân loại hàng tồn kho dựa trên tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp. V có nghĩa là quan trọng, E có nghĩa là thiết yếu và D có nghĩa là mong muốn. Hàng tồn kho quan trọng thường rất quan trọng đối với sản xuất và phải được theo dõi chặt chẽ vì việc hết hàng sẽ gây ra các vấn đề lớn cho doanh nghiệp. Việc không có các mặt hàng thiết yếu sẽ có tác động đáng kể đến hoạt động của doanh nghiệp, nhưng có thể có một mặt hàng thay thế tạm thời. Sự thiếu hụt hàng tồn kho mong muốn sẽ chỉ gây ra những vấn đề nhỏ và những sản phẩm này có thể được bổ sung nhanh chóng.

Kỹ thuật phân tích XYZ: Kỹ thuật này phân loại hàng tồn kho dựa trên sự thay đổi của nhu cầu. X biểu thị cho nhu cầu thường xuyên, Y biểu thị cho nhu cầu thay đổi mạnh mẽ và Z biểu thị cho nhu cầu không thường xuyên và khó dự đoán. Các doanh nghiệp thậm chí có thể kết hợp các kỹ thuật phân tích ABC và XYZ để phân đoạn hàng tồn kho của họ để tiến hành đặt hàng và dự trữ hàng hóa chính xác hơn.

Công thức tính số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) có thể giúp các doanh nghiệp xác định số lượng đặt hàng với chi phí ở mức thấp nhất có thể. EOQ nói chung là tốt nhất cho các doanh nghiệp có nhu cầu liên tục, có thể dự đoán trước và chi phí đặt hàng ổn định theo thời gian. Nó tính đến nhu cầu, chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Trong công thức bên dưới, D là nhu cầu tính theo đơn vị, S là chi phí đặt hàng ví dụ như vận chuyển và H là chi phí nắm giữ chẳng hạn như chi phí lưu kho.

EOQ = √ (2 × D × S / H)

Chọn phương pháp dự báo nhu cầu

Sau khi chọn kỹ thuật phù hợp với doanh nghiệp của bạn, đã đến lúc chọn một phương pháp dự báo hàng tồn kho để giúp doanh nghiệp của bạn xác định lượng hàng tồn kho tối ưu nhất để đặt hàng. Có bốn phương pháp chính để dự báo hàng tồn kho. Đó là xu hướng, đồ họa, định tính và định lượng. Mỗi phương pháp dựa trên một công thức khác nhau.

Dự báo xu hướng: Phương pháp này dự báo các xu hướng có thể xảy ra và loại trừ các tác động theo mùa và các bất thường bằng cách sử dụng dữ liệu tăng trưởng và doanh thu trong quá khứ. Dữ liệu bán hàng chi tiết hỗ trợ phương pháp dự báo này bằng cách cho biết khả năng khách hàng cụ thể cũng như những loại khách hàng sẽ mua hàng trong tương lai như thế nào.

Dự báo đồ họa: Mặc dù phương pháp đồ họa này sử dụng dữ liệu giống như dự báo xu hướng, nhưng một số nhà dự báo thích phương pháp này hơn vì nó trực quan. Họ có thể phân biệt các kiểu mẫu từ một loạt các điểm dữ liệu và thêm các đường xu hướng vào biểu đồ để kiểm tra những thay đổi có thể xảy ra theo hướng mà các nhà lãnh đạo chuỗi cung ứng có thể bỏ lỡ.

Dự báo định tính: Khi thiếu dữ liệu lịch sử, một số doanh nghiệp đi thẳng vào nguồn dữ liệu khách hàng. Dự báo định tính thường liên quan đến việc thu thập dữ liệu, ví dụ như việc thu thập dữ liệu từ các nhóm nghiên cứu thị trường. Các nhà dự báo sau đó đưa ra các mô hình kinh doanh từ loại dữ liệu này.

Dự báo định lượng: Được coi là chính xác hơn so với dự báo định tính. Dự báo định lượng sử dụng dữ liệu lịch sử và các dữ liệu số. Doanh nghiệp càng có nhiều dữ liệu lịch sử thì dự báo thường càng chính xác.

IV. Tạo dự báo hàng tồn kho

Để tạo một dự báo hàng tồn kho chính xác và hữu ích thì đòi hỏi phải có một phần mềm thật mạnh mẽ. Nó đòi hỏi phải đưa ra một số quyết định quan trọng để giúp đảm bảo rằng các nỗ lực dự báo của doanh nghiệp là thành công. Trong phần trước, chúng ta đã xem xét các phương pháp, mô hình và kỹ thuật phân tích để lựa chọn chiến lược dự báo tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Phần này chúng ta bắt đầu bằng cách xem xét dữ liệu nào doanh nghiệp có sẵn và dữ liệu nào doanh nghiệp có thể thu thập được. Quy trình sẽ không giống nhau đối với tất cả các doanh nghiệp: Các doanh nghiệp lâu đời nên bắt đầu với dữ liệu lịch sử và sử dụng phương pháp định lượng. Các doanh nghiệp mới có thể muốn hoặc phải bắt đầu bằng cách thu thập thông tin thị trường định tính.

Dưới đây là một số bước được khuyến nghị để giúp doanh nghiệp đưa nỗ lực dự báo của mình đi đúng hướng

1. Quyết định khoảng thời gian dự báo trong tương lai, thường là 30 ngày, 90 ngày hoặc một năm.
2. Xem xét nhu cầu cơ sở cho khoảng thời gian đã chọn. Điều này sẽ trở thành cơ sở của mô hình dự báo của doanh nghiệp.
3. Quyết định các xu hướng và biến số (chẳng hạn như khuyến mãi) và xem xét liệu xem chúng sẽ dẫn đến việc tăng hay giảm doanh số bán hàng.
4. Xem xét tốc độ bán hàng của doanh nghiệp, tức là tốc độ bán hàng di chuyển của doanh nghiệp, dựa trên số lượng khách hàng tiềm năng, giá trị giao dịch trung bình, tỷ lệ chuyển đổi và các chỉ số được ghi nhận trước đó.
5. Xem xét hoạt động tiếp thị để từ đó tìm kiếm các cơ hội có thể giúp sản phẩm tăng giá tạm thời.
6. Xem xét bất kỳ lực lượng thích hợp nào trong ngành như đối thủ cạnh tranh mới, các vấn đề về nhà cung cấp, v.v.
7. Xem xét tính thời vụ vì nó ảnh hưởng đến từng sản phẩm.
8. Xem xét yếu tố nhất thời hoặc công khai không trả tiền, bao gồm cả hoạt động truyền thông xã hội và lập kế hoạch cho bất kỳ yêu cầu bổ sung nào về hàng tồn kho.

Với những bước đã thực hiện, đã đến lúc tạo mô hình bằng cách kết hợp các xu hướng đã thu thập và dữ liệu lịch sử với một trong những kỹ thuật được mô tả trước đó. Dữ liệu phải được làm sạch để xác định xem có thiếu thông tin hay không và liệu có thể tiếp tục sử dụng dữ liệu này nữa hay không. Doanh nghiệp nên chọn cách tiếp cận phân tích thống kê, sau đó tải dữ liệu hoặc đưa dữ liệu vào bảng tính mà thuật toán của mô hình có thể hiểu được. Thiết lập các tham số cho mô hình với các điểm dữ liệu trong trường hợp tốt nhất và xấu nhất. Sau đó xác thực mô hình bằng cách sử dụng dữ liệu khác với dữ liệu đã được sử dụng để chỉnh sửa mô hình.

Từ đó, dự báo trở thành một bài tập vì việc điều chỉnh mô hình là việc diễn ra thường xuyên. Do các sự kiện thay đổi liên tục nên đòi hỏi việc điều chỉnh dự báo cũng phải liên tục. Hãy nhớ rằng, mô hình sẽ liên tục thay đổi. Cập nhật dự báo là rất quan trọng để bắt nhịp với công việc kinh doanh.

V. Phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ giúp ích cho doanh nghiệp như thế nào?

Hệ thống quản lý hàng tồn kho giúp các doanh nghiệp hạch toán tất cả hàng hóa nhập và xuất để đáp ứng tốt hơn cho nhu cầu của khách hàng và tránh chi phí dự trữ quá nhiều hoặc thua lỗ trong kinh doanh do hết hàng. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh dựa trên sản phẩm, hệ thống tác động đến mọi chức năng kinh doanh thiết yếu, bao gồm kế toán, mua hàng, sản xuất, quản lý kho, bán hàng và dịch vụ khách hàng.

Về cơ bản, một hệ thống quản lý hàng tồn kho cung cấp cách để lưu trữ, sắp xếp, quản lý và phân tích dữ liệu hàng tồn kho. Phần mềm quản lý hàng tồn kho phải hỗ trợ cập nhật theo thời gian thực về số lượng và vị trí sản phẩm, cho phép giám sát và kiểm soát hàng tồn kho nhanh chóng, dễ thực hiện và dễ sử dụng.

Bên dưới những yêu cầu cốt lõi đó là các tính năng quan trọng có thể giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm soát, theo dõi và lập kế hoạch kiểm kê. Sau đây là những gì mong đợi từ các tính năng đó:

1. Kiểm soát hàng tồn kho: là xử lý các sản phẩm đã có trong kho và đóng vai trò chính trong quản lý chuỗi cung ứng. Các công cụ kiểm soát hàng tồn kho có thể phân loại sản phẩm theo loại, vị trí và SKU (hoặc số sê-ri). Chúng cũng cho phép người dùng kiểm tra dữ liệu, tạo báo cáo trong thời gian thực, tìm kiếm, lọc và xem sản phẩm.

2. Quản lý hàng tồn kho: là chi phối dữ liệu từ các phần khác của hệ thống, xử lý các quy trình kinh doanh xảy ra trước khi hàng hóa đến kho và sau khi hàng hóa đến một điểm đến khác.

3. Theo dõi hàng tồn kho: là giám sát trạng thái của sản phẩm và nguyên liệu trong chuỗi cung ứng, giúp tự động hóa các tác vụ thủ công như tạo số theo dõi sau khi tạo biên lai hoặc hóa đơn.

4. Chức năng tạo mã vạch barcode: là tính năng giúp loại bỏ lỗi nhập liệu và tự động hóa các chức năng có yêu cầu giao tiếp với các tính năng khác của hệ thống. Tính năng tạo mã vạch barcode này giúp tăng tốc các quy trình hỗ trợ hậu cần.

5. Tối ưu hóa hàng tồn kho: là bổ sung thêm ‘tinh hoa’ cho kế hoạch hàng tồn kho cơ bản, thay thế các công thức và quy trình tiêu chuẩn bằng các công cụ cung cấp báo cáo tự động, xu hướng của hàng tồn kho và khả năng hiển thị trên toàn bộ chuỗi cung ứng. Thông tin này dẫn đến dự báo hàng tồn kho tốt hơn để doanh nghiệp có thể tối ưu hóa lượng hàng tồn kho hiện có.

6. Cảnh báo hàng tồn kho: là tính năng kích hoạt thông báo qua email hoặc văn bản cho nhân viên biết mức hàng tồn kho thấp hoặc sự chậm trễ giúp giảm lãng phí, cải thiện giá trị hàng tồn kho và quản lý mong đợi của khách hàng.

Tất cả các chức năng được liệt kê ở trên có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vị trí hàng tồn kho của mình và tất cả thông tin có thể ảnh hưởng đến việc tạo dự báo hàng tồn kho sao cho chính xác hơn. Nhiều giải pháp quản lý hàng tồn kho cũng cung cấp thêm các công cụ lập kế hoạch nhu cầu được tích hợp sẵn hoặc bổ sung thêm bằng cách sử dụng dự báo bán hàng hoặc dữ liệu lịch sử để dự đoán nhu cầu của doanh nghiệp.

Trong khi trước đây, phần mềm quản lý hàng tồn kho thực sự chỉ dành cho các công ty lớn, thì ngày nay, các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô có thể tận hưởng những lợi ích của các hệ thống này mang lại. Chúng được thiết kế cho mọi doanh nghiệp từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn.

Hiện nay công nghệ nền tảng ‘đám mây’ đang cung cấp các tùy chọn quản lý hàng tồn kho với nhiều tình huống khác nhau, đồng thời đưa ra chi phí trả trước thấp hơn, cập nhật tự động với các tính năng mới nhất, giao diện có thể cấu hình và thân thiện với người dùng cũng như tích hợp đơn giản.

Kết luận

Để đạt được sự cân bằng giữa việc có đủ nhưng không quá nhiều hàng tồn kho thì đây chính là sự khác biệt giữa thành công và thất bại đối với một doanh nghiệp, vì hàng tồn kho thường là một trong những chi phí lớn nhất đối với một doanh nghiệp. NetSuite cung cấp một bộ công cụ phù hợp để theo dõi hàng tồn kho ở nhiều địa điểm, xác định các điểm đặt hàng lại, quản lý hàng tồn kho an toàn và kiểm kê hàng tồn kho. Việc ứng dụng lập kế hoạch nhu cầu của NetSuite giúp doanh nghiệp nắm bắt được dự báo hàng tồn kho, cho phép người dùng không có kiến thức quản lý dữ liệu chuyên sâu cũng có thể xác định số lượng và tần suất đặt hàng cho từng sản phẩm khác nhau.

Đáng tiếc, nhiều doanh nghiệp bỏ qua tiềm năng lập kế hoạch hàng tồn kho để mang lại lợi thế chiến lược. Nhiều doanh nghiệp chọn cách dự trữ quá nhiều hàng chỉ đơn giản là để tránh khả năng hết hàng, nhưng điều đó lại kéo theo việc ảnh hưởng đến lợi nhuận. Những doanh nghiệp khác áp dụng cách tiếp cận hàng tồn kho tinh gọn và sau đó không có hàng hóa mà khách hàng muốn mua, điều này rõ ràng làm tổn hại đến doanh thu. Các kỹ thuật và công nghệ cần thiết để đạt được sự cân bằng hàng tồn kho phù hợp đã được phổ biến rộng rãi, trao quyền cho các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn. Việc này sẽ truyền cảm hứng cho các nhà lãnh đạo  đưa ra các quyết sách đúng đắn, hoạch định phát triển bứt phá.

Về BTM Global Việt Nam 

BTM Global Việt Nam được thành lập năm 2004, là đối tác Vàng (Gold partner) dài hạn với tập đoàn Oracle và cũng là đối tác chuyên triển khai các giải pháp Oracle NetSuite tại Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại Thành phố Minneapolis, bang Minnesota của Mỹ và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, tích hợp và triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP & CRM cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây. Bên cạnh đó, chúng tôi còn mang đến các giải pháp Kho dữ liệu (Data Warehouse), các giải pháp Oracle & E-Commerce cho ngành bán lẻ từ chuỗi cửa hàng nhỏ lẻ đến những tập đoàn bán lẻ nổi tiếng trên thế giới.

» Để biết thêm thông tin, hãy truy cập  www.btmglobal.com

» Cùng tìm hiểu thêm về Oracle NetSuite ERP tại đây.

The post Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện dự báo hàng tồn kho appeared first on BTM Global.

• Làm cách nào để tăng tỷ lệ và quy mô tuyển sinh?
• Làm thế nào để quản lý tài chính và kế toán một cách hiệu quả, tăng năng suất và đảm bảo sự phát triển bền vững?

ĐĂNG KÝ THAM GIA

Hội thảo: “Tuyển sinh hiệu quả & Tự động hóa tài chính, kế toán” do BTM Global Việt Nam, OMN1 cùng với Oracle NetSuite và Salesforce đồng tổ chức là sự kiện quy tụ các chuyên gia và đội ngũ quản lý từ các tổ chức hàng đầu để cùng chia sẻ những câu chuyện thành công:

• Cách để tăng tỷ lệ tuyển sinh từ 30% – 50%.
• Tự động hóa quy trình tài chính và kế toán, giảm thao tác thủ công, tăng cường hiệu quả tuyển sinh.
• Xu hướng ứng dụng công nghệ vào các tổ chức giáo dục.
• Thảo luận trực tiếp với các chuyên gia công nghệ có nhiều kinh nghiệm thực chiến qua những case study.

Thông tin về sự kiện:

Thời gian: 14h00 – 16h00, Thứ Tư | ngày 30/08/2023

Địa điểm: Trực tuyến Zoom – Dễ dàng tham gia từ bất kỳ đâu và trên bất kỳ thiết bị nào.

Phí tham dự: Hoàn toàn miễn phí.

Đăng ký tham gia ngay Webinar tại đây.

Gặp gỡ, giao lưu và giải đáp mọi vấn đề của bạn cùng với các diễn giả:

• Mr. Đồng Bảo Toàn – Senior Solution Consultant, Oracle NetSuite Vietnam
• Mr. Nguyễn Thành Thi – Account Manager, ESMB Vietnam
• Ms. Phan Tín Nghĩa – Account Manager, OMN1 Solution
• Mr. Phạm Hoàng Lạc – Head of ERP, BTM Global Vietnam

Đăng ký ngay để không bỏ lỡ cơ hội tham gia sự kiện hữu ích này!
———————————-
BTM Global Việt Nam phối hợp cùng OMN1 Solution, Oracle NetSuite và Salesforce thực hiện. Thông tin liên hệ về sự kiện:

• Zalo chat: 0898 875 577
• Phone: 090 320 6234
• Mail: thuy.tran@btmglobal.com

The post [Webinar] Success Solution for Education – Tuyển sinh hiệu quả & Tự động hóa tài chính, kế toán appeared first on BTM Global.