Chuyển đổi số và chuẩn hoá dữ liệu: Vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn thất bại?

Nhiều doanh nghiệp đã chuyển đổi số nhưng không thể chuẩn hóa dữ liệu. Bài viết phân tích vì sao chuẩn hoá dữ liệu thất bại và cách tiếp cận đúng.

Khi chính sách không còn nhìn vào báo cáo, mà nhìn vào cách doanh nghiệp vận hành

Trong nhiều năm, việc đáp ứng các yêu cầu quản lý thường tập trung vào kết quả cuối cùng: báo cáo có đầy đủ, số liệu có đúng và nộp đúng hạn hay không. Cách tiếp cận này khiến nhiều doanh nghiệp quen với việc điều chỉnh báo cáo ở giai đoạn cuối, trong khi cách dữ liệu được hình thành và xử lý trong quá trình vận hành ít khi được đặt ra câu hỏi.

Tuy nhiên, trong bối cảnh các chính sách mới ngày càng đi sâu vào dữ liệu và cách thức vận hành, trọng tâm đã bắt đầu dịch chuyển. Thay vì chỉ nhìn vào báo cáo hay con số cuối cùng, các yêu cầu mới chú ý nhiều hơn đến việc: dữ liệu đến từ đâu, được xử lý qua những bước nào, và có nhất quán xuyên suốt hệ thống hay không.

Chính sự thay đổi này khiến những vấn đề từng bị “che khuất” trở nên rõ ràng hơn. Khi dữ liệu không được đồng bộ giữa các bộ phận, mỗi phòng ban vận hành theo một logic khác nhau, báo cáo cuối kỳ dù nhìn có vẻ hợp lý vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Việc đối soát, truy xuất và giải trình trở nên khó khăn, đặc biệt khi yêu cầu ngày càng chi tiết và tần suất kiểm tra tăng lên.

Trong bối cảnh đó, nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng chuyển đổi số không còn dừng lại ở việc có hệ thống hay không, mà ở việc hệ thống đó có thực sự giúp đồng bộ dữ liệu và phản ánh đúng cách doanh nghiệp vận hành hay không. Đây cũng là lý do vì sao, dù đã đầu tư cho chuyển đổi số, không ít doanh nghiệp vẫn thất bại trong việc chuẩn hoá dữ liệu.

Chuẩn hoá dữ liệu thực chất là gì trong bối cảnh chuyển đổi số?

Trong nhiều cuộc trao đổi về chuyển đổi số, “chuẩn hoá dữ liệu” thường được hiểu khá đơn giản là làm cho số liệu gọn gàng hơn, báo cáo đẹp hơn hoặc giảm sai sót khi tổng hợp. Tuy nhiên, trong bối cảnh chính sách và yêu cầu quản trị ngày càng nhìn sâu vào cách doanh nghiệp vận hành, cách hiểu này không còn đủ.

Ở bản chất, chuẩn hoá dữ liệu không nằm ở hình thức báo cáo, mà nằm ở việc dữ liệu được:

• Ghi nhận theo cùng một logic,
• Được sử dụng nhất quán giữa các bộ phận,
• Phản ánh đúng thực tế vận hành ngay từ khi phát sinh.

Chuẩn hoá dữ liệu không phải là “làm thêm báo cáo”

Một nhầm lẫn phổ biến là xem chuẩn hoá dữ liệu như một công việc bổ sung ở khâu cuối: tổng hợp lại số liệu, chỉnh sửa báo cáo hoặc bổ sung bảng biểu để đáp ứng yêu cầu mới. Cách làm này có thể giúp “qua kỳ”, nhưng không giải quyết được vấn đề cốt lõi.

Chuẩn hoá dữ liệu không bắt đầu từ báo cáo, mà bắt đầu từ cách dữ liệu được tạo ra trong quá trình vận hành hằng ngày. Nếu dữ liệu được hình thành theo nhiều cách khác nhau, phụ thuộc vào từng cá nhân hoặc từng bộ phận, thì dù báo cáo cuối cùng có được chỉnh sửa kỹ đến đâu, tính nhất quán và khả năng giải trình vẫn rất hạn chế.

Chuẩn hoá dữ liệu là đưa toàn bộ hệ thống vận hành về cùng một “ngôn ngữ”

Ở góc độ quản trị, chuẩn hoá dữ liệu có nghĩa là toàn bộ doanh nghiệp cùng vận hành trên:

• Một cấu trúc dữ liệu thống nhất,
• Một cách hiểu chung về các chỉ tiêu,
• Một quy trình ghi nhận xuyên suốt từ đầu đến cuối.

Khi dữ liệu được chuẩn hoá, cùng một nghiệp vụ sẽ được ghi nhận giống nhau ở mọi bộ phận và mọi thời điểm. Điều này giúp doanh nghiệp giảm sự lệch pha trong vận hành, hạn chế tình trạng “mỗi nơi một số”, và tạo nền tảng để đối soát, truy xuất khi cần.

Vì sao chuẩn hoá dữ liệu trở thành trọng tâm của chuyển đổi số?

Trong giai đoạn trước, khi yêu cầu quản lý chủ yếu nhìn vào kết quả cuối cùng, việc dữ liệu chưa thực sự đồng bộ có thể chưa tạo ra áp lực lớn. Tuy nhiên, khi trọng tâm dịch chuyển sang việc kiểm soát quá trình và cách dữ liệu được xử lý phía sau, những điểm không đồng bộ bắt đầu lộ rõ.

Chuyển đổi số, ở góc độ này, không chỉ là việc đưa dữ liệu lên hệ thống, mà là tái thiết kế cách dữ liệu được hình thành và luân chuyển trong doanh nghiệp. Chỉ khi dữ liệu được chuẩn hoá, hệ thống mới có thể phản ánh đúng hoạt động thực tế và hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu ngày càng sâu từ chính sách và quản trị.

Chuyển đổi số giúp chuẩn hoá dữ liệu như thế nào?

Về lý thuyết, chuyển đổi số được kỳ vọng sẽ giải quyết tận gốc bài toán dữ liệu rời rạc bằng cách đưa toàn bộ hoạt động vận hành lên một nền tảng thống nhất. Khi được triển khai đúng cách, chuyển đổi số có thể tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp chuẩn hoá dữ liệu một cách bền vững, thay vì chỉ chỉnh sửa ở khâu cuối.

Thiết lập một nguồn dữ liệu chung cho toàn doanh nghiệp

Một trong những giá trị cốt lõi của chuyển đổi số là khả năng tạo ra một nguồn dữ liệu trung tâm cho toàn bộ doanh nghiệp. Thay vì mỗi bộ phận quản lý dữ liệu theo cách riêng, dữ liệu được ghi nhận, lưu trữ và sử dụng trên cùng một hệ thống.

Khi đó:

• Dữ liệu không còn bị trùng lặp hoặc mâu thuẫn giữa các bộ phận
• Việc đối soát trở nên đơn giản hơn
• Báo cáo không còn phụ thuộc vào việc tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn khác nhau

Nguồn dữ liệu chung này chính là nền tảng để doanh nghiệp có được một “phiên bản sự thật” thống nhất, thay vì nhiều con số song song tồn tại trong hệ thống.

Chuẩn hoá cách dữ liệu được hình thành ngay từ đầu quy trình

Chuyển đổi số không chỉ tác động đến phần lưu trữ, mà quan trọng hơn là chuẩn hoá cách dữ liệu được tạo ra tại điểm phát sinh. Khi các nghiệp vụ được thực hiện trực tiếp trên hệ thống, dữ liệu sẽ được ghi nhận theo cùng một logic và cấu trúc đã được thiết kế trước.

Điều này giúp doanh nghiệp:

• Giảm sự khác biệt trong cách ghi nhận giữa các cá nhân
• Hạn chế việc “chỉnh dữ liệu” ở giai đoạn sau
• Đảm bảo dữ liệu phản ánh đúng quá trình vận hành thực tế

Thay vì xử lý dữ liệu sau khi sự việc đã diễn ra, doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu ngay trong quá trình vận hành.

Liên thông dữ liệu giữa các bộ phận và các quy trình

Một hệ thống chuyển đổi số được triển khai đồng bộ cho phép dữ liệu:

• Được sử dụng xuyên suốt giữa các bộ phận
• Không cần nhập lại nhiều lần ở các khâu khác nhau
• Giữ được tính nhất quán từ đầu đến cuối

Khi dữ liệu được liên thông, các phòng ban không còn vận hành như những “ốc đảo” riêng lẻ. Thay vào đó, toàn bộ doanh nghiệp cùng dựa trên một nền dữ liệu chung, giúp việc quản trị, phân tích và ra quyết định trở nên mạch lạc hơn.

Vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn thất bại trong chuẩn hoá dữ liệu dù đã chuyển đổi số?

Mặc dù chuyển đổi số được kỳ vọng giúp doanh nghiệp chuẩn hoá dữ liệu và nâng cao năng lực quản trị, thực tế cho thấy không ít dự án vẫn mang lại kết quả hạn chế. Nguyên nhân phổ biến không nằm ở việc doanh nghiệp thiếu công nghệ, mà ở cách chuyển đổi số được hiểu và triển khai ngay từ đầu.

Chuyển đổi số bị hiểu thành triển khai phần mềm

Một sai lầm khá phổ biến là doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số bằng câu hỏi: nên dùng hệ thống nào? thay vì dữ liệu và quy trình đang gặp vấn đề gì?. Khi công nghệ đi trước tư duy quản trị, hệ thống mới chỉ thay thế công cụ cũ, nhưng cách dữ liệu được hình thành và kiểm soát gần như không thay đổi.

Kết quả là:

• Dữ liệu vẫn phân tán ở nhiều nơi
• Xử lý thủ công vẫn tồn tại song song với hệ thống
• Chuẩn hoá dữ liệu không đạt được như kỳ vọng

Thiếu chuẩn chung về dữ liệu và cách ghi nhận

Nhiều doanh nghiệp triển khai hệ thống khi chưa thống nhất được:

• Định nghĩa dữ liệu và chỉ tiêu
• Cách thức ghi nhận giữa các bộ phận
• Trách nhiệm quản lý dữ liệu thuộc về ai

Khi mỗi bộ phận tiếp cận dữ liệu theo cách riêng, hệ thống dù hiện đại đến đâu cũng khó tạo ra sự nhất quán. Chuẩn hoá dữ liệu vì thế chỉ tồn tại trên lý thuyết, còn thực tế vận hành vẫn rời rạc.

Giữ nguyên tư duy vận hành cũ trên nền tảng mới

Một nguyên nhân khác khiến chuyển đổi số không đạt mục tiêu là doanh nghiệp cố gắng đưa cách làm cũ lên hệ thống mới. Thay vì thiết kế lại quy trình để tận dụng nền tảng số, doanh nghiệp giữ nguyên cách xử lý thủ công, chỉ thay đổi công cụ nhập liệu.

Điều này dẫn đến:

• Quy trình trở nên phức tạp hơn
• Dữ liệu khó kiểm soát và dễ sai lệch
• Lợi ích của chuẩn hoá bị triệt tiêu

Xem chuẩn hoá dữ liệu là dự án ngắn hạn

Chuẩn hoá dữ liệu thường bị xem như một nhiệm vụ cần hoàn thành trong một giai đoạn nhất định, thay vì là một phần gắn liền với cách doanh nghiệp vận hành lâu dài. Khi không có cơ chế duy trì chuẩn dữ liệu và người chịu trách nhiệm rõ ràng, việc chuẩn hoá dễ bị phá vỡ theo thời gian, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng hoặc có thay đổi tổ chức.

Dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp đang “chuyển đổi số nhưng chưa chuẩn hoá được dữ liệu”

Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng dễ dàng nhận ra mình đang thất bại trong việc chuẩn hoá dữ liệu. Trên bề mặt, hệ thống vẫn hoạt động, báo cáo vẫn được tạo ra, và các kỳ vận hành vẫn tiếp diễn. Tuy nhiên, nếu nhìn sâu vào cách dữ liệu được sử dụng hằng ngày, một số dấu hiệu dưới đây thường xuất hiện khá rõ.

Báo cáo vẫn cần chỉnh sửa thủ công trước khi sử dụng

Một dấu hiệu phổ biến là báo cáo từ hệ thống hiếm khi được dùng “nguyên bản”. Trước khi gửi đi hoặc trình bày, dữ liệu thường phải xuất ra Excel để điều chỉnh, bổ sung hoặc đối soát lại.

Điều này cho thấy hệ thống chưa phản ánh đầy đủ cách doanh nghiệp vận hành, và dữ liệu vẫn cần con người “làm sạch” ở khâu cuối.

Cùng một chỉ tiêu, mỗi bộ phận có một con số khác nhau

Khi các bộ phận làm việc với dữ liệu chung nhưng đưa ra các con số không giống nhau, vấn đề thường không nằm ở phép tính, mà ở cách dữ liệu được ghi nhận ngay từ đầu.

Sự khác biệt này khiến việc đối soát mất thời gian, đồng thời làm giảm độ tin cậy của dữ liệu trong quá trình ra quyết định.

Việc truy xuất và giải trình dữ liệu gặp nhiều khó khăn

Khi được hỏi về nguồn gốc của một con số, doanh nghiệp mất nhiều thời gian để:

• Lần lại dữ liệu gốc
• Kiểm tra các bước xử lý trung gian
• Phụ thuộc vào cá nhân am hiểu hệ thống

Điều này phản ánh rằng dữ liệu chưa được tổ chức theo một cấu trúc rõ ràng và nhất quán, khiến khả năng truy xuất và giải trình bị hạn chế.

Hệ thống phụ thuộc nặng vào một vài cá nhân chủ chốt

Ở những doanh nghiệp chưa chuẩn hoá dữ liệu, kiến thức về cách hệ thống vận hành và dữ liệu được xử lý thường nằm trong đầu một số cá nhân. Khi những người này vắng mặt hoặc thay đổi vai trò, việc vận hành và khai thác dữ liệu dễ bị gián đoạn. Đây là rủi ro mang tính dài hạn, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc tăng tần suất kiểm soát.

Mỗi thay đổi về yêu cầu quản trị lại trở thành một áp lực mới

Khi dữ liệu chưa được chuẩn hoá, mỗi yêu cầu mới đều kéo theo việc chỉnh sửa quy trình, bổ sung thao tác thủ công hoặc tăng khối lượng đối soát. Thay vì thích ứng một cách tự nhiên, doanh nghiệp phải liên tục “chạy theo” từng thay đổi, khiến áp lực vận hành ngày càng lớn.

Doanh nghiệp nên tiếp cận chuẩn hoá dữ liệu như thế nào để tránh thất bại?

Từ những nguyên nhân và dấu hiệu trên, có thể thấy rằng chuẩn hoá dữ liệu không phải là một bài toán kỹ thuật thuần túy, mà là bài toán về cách doanh nghiệp nhìn nhận và tổ chức vận hành. Để tránh lặp lại những thất bại phổ biến, việc tiếp cận cần được điều chỉnh ngay từ đầu.

Bắt đầu từ dữ liệu và quy trình, không phải từ công cụ

Thay vì khởi động chuyển đổi số bằng việc lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp cần nhìn lại:

• Những loại dữ liệu nào đang đóng vai trò cốt lõi trong vận hành
• Dữ liệu đó được hình thành ở đâu và qua những bước nào
• Những điểm nào dễ phát sinh sai lệch hoặc xử lý thủ công

Khi hiểu rõ bức tranh dữ liệu và quy trình hiện tại, việc lựa chọn và triển khai hệ thống mới thực sự có cơ sở để hỗ trợ chuẩn hoá, thay vì chỉ thay thế công cụ cũ.

Thống nhất chuẩn dữ liệu ngay từ cấp độ quản trị

Chuẩn hoá dữ liệu chỉ có thể thành công khi doanh nghiệp có sự thống nhất từ trên xuống về:

• Định nghĩa dữ liệu và các chỉ tiêu sử dụng chung
• Cách ghi nhận dữ liệu trong toàn hệ thống
• Trách nhiệm quản lý và duy trì chuẩn dữ liệu

Nếu chuẩn dữ liệu chỉ tồn tại ở cấp vận hành hoặc phụ thuộc vào từng bộ phận, việc chuẩn hoá sẽ rất khó duy trì lâu dài.

Thiết kế hệ thống xoay quanh cách doanh nghiệp vận hành thực tế

Một hệ thống tốt không phải là hệ thống “đủ tính năng”, mà là hệ thống phản ánh đúng cách doanh nghiệp đang vận hành và có thể dẫn dắt doanh nghiệp vận hành tốt hơn.

Điều này đòi hỏi:

• Giảm tối đa các điểm nhập liệu thủ công
• Tích hợp dữ liệu theo dòng chảy nghiệp vụ, không chia cắt theo phòng ban
• Cho phép dữ liệu được sử dụng xuyên suốt, thay vì lặp lại ở nhiều nơi
• Khi hệ thống và vận hành đồng bộ, chuẩn hoá dữ liệu sẽ trở thành hệ quả tự nhiên, thay vì nỗ lực cưỡng ép.

Xem chuẩn hoá dữ liệu là nền tảng dài hạn của doanh nghiệp

Chuẩn hoá dữ liệu không nên được xem là một dự án có điểm kết thúc, mà là một phần của nền tảng quản trị doanh nghiệp. Khi dữ liệu đã trở thành “xương sống” của vận hành, mọi thay đổi về quy mô, chính sách hay mô hình kinh doanh đều có thể được hấp thụ dễ dàng hơn.

Chuyển đổi số chỉ tạo ra giá trị khi chuẩn hoá dữ liệu là mục tiêu trung tâm

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp thất bại trong chuyển đổi số không phải vì thiếu công nghệ, mà vì đặt sai trọng tâm. Khi chuyển đổi số chỉ dừng ở việc triển khai hệ thống mà không tái thiết cách dữ liệu được hình thành và quản lý, chuẩn hoá dữ liệu khó có thể đạt được.

Trong bối cảnh các yêu cầu quản trị và chính sách ngày càng đi sâu vào vận hành, dữ liệu không đồng bộ không còn là vấn đề “nội bộ”, mà trở thành rủi ro tiềm ẩn cho toàn bộ doanh nghiệp. Ngược lại, khi dữ liệu được chuẩn hoá ngay từ đầu, chuyển đổi số mới thực sự phát huy vai trò là nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch, nhất quán và chủ động thích ứng trước những thay đổi trong dài hạn.

Chuẩn hoá dữ liệu không phải là kết quả phụ của chuyển đổi số, mà là điều kiện để chuyển đổi số tạo ra giá trị bền vững.