Phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán và hệ thống ERP: Doanh nghiệp nên đầu tư hệ thống nào?

Phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán hay hệ thống ERP? Tìm hiểu sự khác biệt giữa các giải pháp quản trị doanh nghiệp và thời điểm nên đầu tư ERP để tối ưu vận hành, tài chính và tăng trưởng.

Khi doanh nghiệp mới thành lập, một vài công cụ đơn giản đã đủ

Ở giai đoạn đầu, phần lớn doanh nghiệp tập trung vào một mục tiêu duy nhất: tìm kiếm khách hàng và tạo ra doanh thu. Quy mô hoạt động còn nhỏ, số lượng đơn hàng chưa nhiều, quy trình vận hành đơn giản và đội ngũ nhân sự thường chỉ gồm một vài người kiêm nhiệm nhiều vai trò khác nhau.

Khi đó, việc quản lý doanh nghiệp không đòi hỏi những hệ thống phức tạp. Nhiều doanh nghiệp vẫn vận hành hiệu quả với các công cụ quen thuộc như Excel, Google Sheets hoặc một số phần mềm cơ bản phục vụ cho từng nhu cầu riêng biệt.

Chẳng hạn, bộ phận kinh doanh có thể sử dụng phần mềm bán hàng để theo dõi đơn hàng, khách hàng và doanh số. Trong khi đó, bộ phận kế toán sử dụng phần mềm kế toán để ghi nhận doanh thu, chi phí, công nợ và lập báo cáo tài chính. Các thông tin khác như tồn kho, danh sách khách hàng hay kế hoạch kinh doanh vẫn có thể được quản lý thông qua bảng tính Excel hoặc Google Sheets.

Với khối lượng dữ liệu còn hạn chế và quy trình xử lý chưa quá phức tạp, chủ doanh nghiệp vẫn có thể dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động hàng ngày. Việc đối chiếu số liệu giữa các bộ phận không mất quá nhiều thời gian, các quyết định cũng chủ yếu dựa trên kinh nghiệm vận hành trực tiếp và sự theo sát của người quản lý.

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp chưa cần một hệ thống quản trị phức tạp. Phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán thường đã đủ để hỗ trợ các hoạt động cốt lõi như quản lý đơn hàng, doanh thu, chi phí và dòng tiền. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển với nhiều khách hàng, đơn hàng và nhân sự hơn, những công cụ này sẽ dần bộc lộ hạn chế, đặt ra nhu cầu về một giải pháp quản trị toàn diện hơn.

Khi đơn hàng tăng lên, phần mềm bán hàng trở thành công cụ không thể thiếu

Khi doanh nghiệp bắt đầu tăng trưởng, mọi thứ dần trở nên phức tạp hơn. Số lượng khách hàng tăng lên, đơn hàng phát sinh mỗi ngày nhiều hơn, danh mục sản phẩm ngày càng mở rộng và doanh nghiệp có thể bắt đầu bán hàng trên nhiều kênh khác nhau như cửa hàng, website, sàn thương mại điện tử hoặc đội ngũ kinh doanh trực tiếp.

Ở giai đoạn này, việc quản lý bằng Excel hay Google Sheets không còn hiệu quả như trước. Việc tìm kiếm thông tin khách hàng, theo dõi trạng thái đơn hàng hay tổng hợp doanh số trở nên tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Chỉ cần dữ liệu không được cập nhật kịp thời, doanh nghiệp có thể đối mặt với tình trạng giao nhầm hàng, thiếu hàng hoặc bỏ lỡ cơ hội bán hàng.

Đó là lý do nhiều doanh nghiệp bắt đầu đầu tư vào phần mềm bán hàng nhằm chuẩn hóa hoạt động kinh doanh và giảm bớt các thao tác thủ công. Thông qua một hệ thống tập trung, doanh nghiệp có thể:

• Quản lý đơn hàng hiệu quả hơn.
• Lưu trữ và theo dõi thông tin khách hàng.
• Theo dõi doanh số theo nhân viên, sản phẩm hoặc kênh bán hàng.
• Kiểm soát tồn kho ở mức cơ bản.
• Nâng cao tốc độ xử lý đơn hàng và chất lượng phục vụ khách hàng.

Nhờ đó, bộ phận kinh doanh có thể vận hành hiệu quả hơn, đồng thời ban lãnh đạo cũng dễ dàng theo dõi tình hình bán hàng của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng phần mềm bán hàng được thiết kế chủ yếu để phục vụ hoạt động kinh doanh. Mặc dù giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng và đơn hàng tốt hơn, nhưng hệ thống này vẫn chưa thể giải quyết các bài toán về tài chính, công nợ, dòng tiền hay quản trị vận hành tổng thể của doanh nghiệp. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp tiếp tục đầu tư thêm các hệ thống khác khi quy mô ngày càng mở rộng.

Khi doanh thu tăng trưởng, bài toán tài chính trở nên quan trọng hơn

Nếu ở giai đoạn đầu, mục tiêu của doanh nghiệp là tạo ra doanh thu và gia tăng đơn hàng, thì khi quy mô hoạt động ngày càng mở rộng, trọng tâm quản trị bắt đầu dịch chuyển sang hiệu quả tài chính.

Lúc này, ban lãnh đạo không chỉ muốn biết doanh nghiệp bán được bao nhiêu, mà còn cần trả lời những câu hỏi quan trọng hơn:

• Doanh nghiệp đang thực sự tạo ra bao nhiêu lợi nhuận?
• Dòng tiền hiện tại có đủ để đáp ứng nhu cầu vận hành và mở rộng hay không?
• Khách hàng nào đang nợ quá hạn?
• Chi phí đang tăng ở đâu?
• Tình hình tài chính của doanh nghiệp có đang lành mạnh?

Để kiểm soát tốt hơn các hoạt động tài chính, nhiều doanh nghiệp lựa chọn triển khai phần mềm kế toán bên cạnh phần mềm bán hàng đang sử dụng.

Hệ thống này giúp doanh nghiệp:

• Ghi nhận và hạch toán các nghiệp vụ kế toán.
• Quản lý công nợ phải thu, phải trả.
• Theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
• Lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và kế toán.

Nhờ có phần mềm kế toán, doanh nghiệp có thể quản lý tài chính một cách bài bản hơn, giảm phụ thuộc vào các bảng tính thủ công và nâng cao độ chính xác của số liệu.

Tuy nhiên, cũng giống như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán được xây dựng để giải quyết nhu cầu của một bộ phận cụ thể – bộ phận tài chính kế toán. Hệ thống này cho biết kết quả tài chính của doanh nghiệp, nhưng chưa phản ánh đầy đủ những gì đang diễn ra ở các hoạt động như bán hàng, tồn kho, mua hàng hay vận hành.

Và khi doanh nghiệp tiếp tục phát triển, việc mỗi phòng ban sử dụng một phần mềm riêng lại tạo ra một thách thức mới: dữ liệu bắt đầu bị phân tán giữa nhiều hệ thống khác nhau.

Khi doanh nghiệp tiếp tục mở rộng, mỗi phòng ban lại có một phần mềm riêng

Khi doanh nghiệp bước sang giai đoạn tăng trưởng mạnh, nhu cầu quản lý của từng phòng ban cũng trở nên chuyên biệt hơn. Để giải quyết các bài toán riêng, doanh nghiệp thường đầu tư thêm nhiều hệ thống khác nhau:

Nhìn từ bên ngoài, đây có vẻ là một bước tiến lớn trong hành trình chuyển đổi số. Mỗi bộ phận đều đã có công cụ hỗ trợ riêng, quy trình được số hóa nhiều hơn và dữ liệu không còn được ghi chép thủ công như trước.

Tuy nhiên, khi số lượng hệ thống ngày càng nhiều, một vấn đề khác bắt đầu xuất hiện: các phần mềm hoạt động như những “ốc đảo dữ liệu” riêng biệt.

Bộ phận kinh doanh có dữ liệu khách hàng và đơn hàng. Kế toán nắm doanh thu, chi phí và công nợ. Kho vận theo dõi tồn kho. Marketing quản lý dữ liệu khách hàng tiềm năng. Mỗi phòng ban đều có dữ liệu của riêng mình, nhưng rất ít hệ thống thực sự kết nối và chia sẻ thông tin với nhau một cách xuyên suốt.

Khi đó, để trả lời một câu hỏi tưởng chừng đơn giản như: “Sản phẩm nào đang mang lại lợi nhuận cao nhất?”, doanh nghiệp có thể phải lấy dữ liệu từ phần mềm bán hàng, đối chiếu với dữ liệu tồn kho, cộng thêm chi phí từ phần mềm kế toán rồi tổng hợp lại trên Excel.

Tương tự, khi ban lãnh đạo cần một báo cáo tổng thể về doanh thu, lợi nhuận, tồn kho, công nợ hay dòng tiền, dữ liệu thường phải được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau trước khi tổng hợp thành một báo cáo hoàn chỉnh.

Nói cách khác, doanh nghiệp đã số hóa từng phòng ban, nhưng chưa thực sự số hóa toàn bộ quy trình vận hành. Và càng phát triển, chi phí cho việc tổng hợp, đối chiếu và kiểm tra dữ liệu giữa các hệ thống càng trở thành một gánh nặng lớn đối với doanh nghiệp.

Đây cũng là thời điểm nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng vấn đề không còn nằm ở việc thiếu phần mềm, mà nằm ở việc các phần mềm không được kết nối với nhau.

Khi dữ liệu nằm ở nhiều hệ thống khác nhau, doanh nghiệp bắt đầu mất nhiều thời gian hơn để quản lý

Khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn, một đơn hàng không còn chỉ là hoạt động của riêng bộ phận kinh doanh. Để hoàn thành một giao dịch, thông tin thường phải đi qua nhiều phòng ban khác nhau:

Kinh doanh → Kho → Kế toán → Giao hàng → Thu tiền

Vấn đề là mỗi bộ phận lại đang sử dụng một hệ thống riêng. Dữ liệu được nhập vào nhiều lần, lưu trữ ở nhiều nơi và được quản lý bởi nhiều nhóm khác nhau.

Ban đầu, sự phân tách này có thể chưa gây ảnh hưởng lớn. Nhưng khi số lượng đơn hàng, khách hàng và giao dịch tăng lên, những bất cập bắt đầu xuất hiện rõ ràng hơn.

Doanh nghiệp phải đối mặt với hàng loạt vấn đề như:

• Một thông tin được nhập lại nhiều lần trên các hệ thống khác nhau.
• Số liệu giữa các phòng ban không đồng nhất.
• Mất nhiều thời gian để đối chiếu và xác minh dữ liệu.
• Báo cáo quản trị luôn chậm hơn thực tế.
• Thiếu khả năng theo dõi hoạt động kinh doanh theo thời gian thực.

Hệ quả là thay vì dành thời gian cho việc phân tích và ra quyết định, các bộ phận lại phải tập trung vào việc kiểm tra, tổng hợp và đối chiếu số liệu. Điều này đặc biệt dễ nhận thấy ở cấp quản lý. Ví dụ, một CEO hoặc Giám đốc Tài chính có thể muốn nhanh chóng trả lời những câu hỏi như:

• Hiện tại tồn kho thực tế của doanh nghiệp là bao nhiêu?
• Sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm nào đang mang lại lợi nhuận cao nhất?
• Tổng công nợ phải thu từ khách hàng hiện tại là bao nhiêu?
• Dòng tiền dự kiến trong tháng tới có đảm bảo cho kế hoạch kinh doanh hay không?

Tuy nhiên, thay vì có câu trả lời ngay lập tức, họ thường phải chờ dữ liệu được tổng hợp từ nhiều phòng ban khác nhau. Bộ phận kinh doanh xuất báo cáo bán hàng, kho cung cấp số liệu tồn kho, kế toán kiểm tra công nợ và tài chính tổng hợp dòng tiền. Quá trình này có thể mất hàng giờ, thậm chí nhiều ngày đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn.

Đó cũng là lúc nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng thách thức lớn nhất không còn là thiếu dữ liệu, mà là dữ liệu đang tồn tại ở quá nhiều nơi và không được kết nối thành một bức tranh tổng thể. Đây chính là khoảng trống mà các hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP được thiết kế để giải quyết.

Đây là lúc doanh nghiệp cần một hệ thống ERP

Khi doanh nghiệp phát triển, vấn đề không còn là thiếu phần mềm mà là các phần mềm không kết nối được với nhau. Lúc này, doanh nghiệp cần nhiều hơn một phần mềm đơn lẻ. Doanh nghiệp cần một hệ thống có khả năng kết nối toàn bộ quy trình vận hành trên cùng một nền tảng dữ liệu.

Đó chính là vai trò của ERP (Enterprise Resource Planning). Khác với phần mềm bán hàng hay phần mềm kế toán chỉ phục vụ cho từng bộ phận, ERP được thiết kế để liên kết các hoạt động từ bán hàng, mua hàng, kho vận đến tài chính kế toán trong một hệ thống thống nhất.

Nhờ đó, dữ liệu được cập nhật xuyên suốt giữa các phòng ban, giảm nhập liệu thủ công, hạn chế sai lệch số liệu và giúp ban lãnh đạo có cái nhìn toàn diện về hoạt động doanh nghiệp theo thời gian thực.

So sánh phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán và hệ thống ERP

Mặc dù đều hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình vận hành, nhưng phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán và hệ thống ERP được xây dựng để giải quyết những bài toán hoàn toàn khác nhau.

Phần mềm bán hàng tập trung vào việc quản lý hoạt động kinh doanh và đơn hàng. Phần mềm kế toán hỗ trợ kiểm soát tài chính và đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán, thuế. Trong khi đó, ERP đóng vai trò là nền tảng quản trị tổng thể, kết nối dữ liệu và quy trình giữa tất cả các phòng ban.

Bảng dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hình dung rõ hơn sự khác biệt giữa ba giải pháp:

Từ bảng so sánh có thể thấy, không phải ERP thay thế hoàn toàn phần mềm bán hàng hay phần mềm kế toán. Thay vào đó, ERP kế thừa và mở rộng các chức năng này, đồng thời kết nối chúng với những hoạt động khác của doanh nghiệp trên cùng một hệ thống.

Vì vậy, câu hỏi doanh nghiệp cần đặt ra không phải là “ERP hay phần mềm bán hàng?” hoặc “ERP hay phần mềm kế toán?”, mà là: Doanh nghiệp của mình đã đến giai đoạn cần một hệ thống quản trị tổng thể hay chưa?

Khi nào doanh nghiệp nên đầu tư ERP?

Không phải mọi doanh nghiệp đều cần triển khai ERP ngay từ đầu. Với các doanh nghiệp nhỏ, phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán vẫn có thể đáp ứng tốt nhu cầu vận hành cơ bản.

Tuy nhiên, khi quy mô hoạt động ngày càng mở rộng, những hạn chế của các hệ thống riêng lẻ sẽ dần bộc lộ rõ hơn. Đây cũng là thời điểm doanh nghiệp nên cân nhắc đầu tư một hệ thống ERP.

Một số dấu hiệu phổ biến bao gồm:

• Dữ liệu đang nằm rải rác trên nhiều hệ thống: Thông tin bán hàng, tồn kho, công nợ, tài chính và khách hàng được lưu trữ ở nhiều phần mềm khác nhau, khiến việc tổng hợp và đối chiếu dữ liệu mất nhiều thời gian.
• Báo cáo quản trị phụ thuộc vào Excel: Mỗi khi cần báo cáo doanh thu, lợi nhuận hay tồn kho, các phòng ban phải xuất dữ liệu và tổng hợp thủ công trước khi gửi cho ban lãnh đạo.
• Số lượng đơn hàng và SKU tăng nhanh: Khi số lượng sản phẩm, đơn hàng và giao dịch tăng lên, việc quản lý bằng các hệ thống rời rạc dễ dẫn đến sai sót, chậm trễ và thiếu đồng bộ.
• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhiều công ty thành viên: Việc theo dõi hoạt động kinh doanh trên nhiều địa điểm trở nên phức tạp khi dữ liệu không được tập trung trên một nền tảng duy nhất.
• Ban lãnh đạo cần dữ liệu theo thời gian thực để ra quyết định: Trong môi trường kinh doanh biến động nhanh, việc chờ đợi báo cáo cuối ngày, cuối tuần hay cuối tháng có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ nhiều cơ hội. Nếu doanh nghiệp đang gặp phải một hoặc nhiều dấu hiệu trên, đây có thể là thời điểm phù hợp để chuyển từ mô hình quản lý bằng các phần mềm riêng lẻ sang một hệ thống ERP tích hợp. Bởi khi doanh nghiệp tăng trưởng, lợi thế cạnh tranh không chỉ đến từ việc bán được nhiều hơn, mà còn đến từ khả năng kiểm soát dữ liệu, tối ưu vận hành và ra quyết định nhanh hơn đối thủ.

Oracle NetSuite ERP – Nền tảng quản trị dành cho doanh nghiệp đang tăng trưởng

Oracle NetSuite ERP giúp doanh nghiệp hợp nhất dữ liệu từ các phòng ban trên một nền tảng duy nhất, từ bán hàng, mua hàng, tồn kho đến tài chính kế toán. Thay vì phải tổng hợp thông tin từ nhiều hệ thống khác nhau, doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ hoạt động vận hành theo thời gian thực và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.

Với khả năng hỗ trợ đa chi nhánh, đa công ty, đa tiền tệ và khả năng mở rộng linh hoạt, Oracle NetSuite đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn tăng trưởng và cần một nền tảng quản trị đủ mạnh để đồng hành cùng kế hoạch phát triển dài hạn.

Tìm hiểu thêm về Oracle NetSuite ERP hoặc liên hệ BTM Global để được tư vấn giải pháp phù hợp với mô hình doanh nghiệp của bạn.