13 Mẹo Ghi Sổ Kế Toán Giúp Tiết Kiệm Thời Gian Năm 2025

Ghi sổ kế toán là một công việc quan trọng nhưng thường bị “ngó lơ” vì tính chất tỉ mỉ và lặp đi lặp lại. Với các doanh nghiệp lớn, công việc này thuộc về bộ phận kế toán chuyên trách. Tuy nhiên, ở các doanh nghiệp nhỏ và đang phát triển, chủ doanh nghiệp thường phải kiêm nhiệm nhiều vai trò, trong đó có cả việc tự ghi chép và quản lý tài chính. Theo nhiều nghiên cứu, gần một nửa chủ doanh nghiệp nhỏ vẫn đang trực tiếp đảm nhận toàn bộ công việc kế toán và tài chính của công ty mình.

Dù ai là người đảm trách, thì việc ghi sổ kế toán chính xác và cập nhật thường xuyên là yếu tố sống còn để đảm bảo sự ổn định tài chính của doanh nghiệp. Thực hiện đúng các nguyên tắc kế toán còn giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro như bị kiểm tra thuế, thiếu hụt dòng tiền hay thậm chí là phá sản.

Dưới đây là 13 mẹo đơn giản nhưng hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong công tác ghi sổ kế toán – dù bạn là kế toán chuyên nghiệp hay là chủ doanh nghiệp “tự thân vận động”.

13 Mẹo Ghi Sổ Kế Toán Nên Áp Dụng Để Quản Lý Tài Chính Hiệu Quả

Muốn quản lý tài chính tốt, trước hết doanh nghiệp cần có dữ liệu tài chính chính xác và rõ ràng để làm cơ sở đưa ra các quyết định đúng đắn. Những mẹo ghi sổ kế toán dưới đây không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch, khoa học trong sổ sách, mà còn giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm áp lực cho người thực hiện – dù là kế toán chuyên nghiệp hay chủ doanh nghiệp kiêm nhiệm.

1. Tách bạch chi tiêu cá nhân và doanh nghiệp

Việc phân biệt rõ ràng giữa các giao dịch cá nhân và giao dịch doanh nghiệp là điều bắt buộc đối với các loại hình công ty như công ty TNHH, công ty hợp danh hay công ty cổ phần. Nhưng kể cả đối với hộ kinh doanh hay cá nhân kinh doanh, điều này cũng vô cùng cần thiết để có cái nhìn chính xác về tình hình tài chính doanh nghiệp.

Cách đơn giản nhất là mở tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp và sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp trong tất cả các giao dịch. Khi đăng ký, doanh nghiệp sẽ cần cung cấp mã số thuế hoặc số an sinh xã hội đối với cá nhân kinh doanh.

2. Đối chiếu số liệu thường xuyên

Đối chiếu sổ sách giúp kiểm tra tính chính xác giữa các khoản ghi chép và thực tế, từ đó phát hiện sớm các sai sót hoặc giao dịch bị bỏ sót. Một số đối chiếu phổ biến gồm: đối chiếu sao kê ngân hàng với sổ kế toán, hoặc đối chiếu công nợ phải thu với khoản thanh toán thực tế từ khách hàng. Khi đối chiếu thường xuyên – lý tưởng là hàng tuần – bạn sẽ dễ kiểm soát hơn vì khối lượng giao dịch cần kiểm tra mỗi lần ít hơn, tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro sai sót kéo dài.

3. Sử dụng phần mềm kế toán

Đầu tư vào phần mềm kế toán là một bước quan trọng giúp quản lý tài chính chuyên nghiệp, kể cả với những doanh nghiệp nhỏ. Các phần mềm kế toán hiện nay không chỉ giúp lưu trữ và tổ chức dữ liệu hợp lý mà còn có nhiều tính năng tự động như kết nối với ngân hàng, thẻ tín dụng, tạo bút toán từ hóa đơn điện tử thông qua công nghệ nhận diện ký tự (OCR)… Những tính năng này giúp giảm thời gian nhập liệu thủ công và hạn chế sai sót trong quá trình làm việc.

Phần mềm kế toán ở cấp độ cao hơn sẽ cung cấp nhiều tính năng vượt trội như: quy trình làm việc tự động, hệ thống kiểm soát tài chính chặt chẽ, khả năng báo cáo nâng cao và truy cập qua thiết bị di động. Một số giải pháp còn mở rộng phạm vi hỗ trợ vượt ra ngoài nhu cầu ghi sổ kế toán thông thường, tích hợp thêm nhiều phân hệ quản trị doanh nghiệp khác để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng khi doanh nghiệp phát triển.

Mẹo liên quan: Nghiêm túc đầu tư thời gian vào việc thiết lập và đào tạo sử dụng phần mềm kế toán sẽ lại nhiều lợi ích trong quản lý tài chính, mà còn giúp tránh được những sai sót tốn kém về sau.

4. Kết nối tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng

Để việc ghi sổ kế toán hiệu quả hơn, hãy liên kết các tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng doanh nghiệp với phần mềm kế toán. Việc này cho phép các giao dịch tự động đổ vào hệ thống, giảm rủi ro sai sót do nhập liệu thủ công. Bạn có thể nâng cấp mẹo này bằng cách thiết lập các quy tắc trong phần mềm để tự động phân loại giao dịch vào các tài khoản sổ cái phù hợp. Tự động hóa như vậy giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất bằng cách loại bỏ nhu cầu nhập từng giao dịch bằng tay.

5. Thường xuyên sắp xếp và số hóa hóa đơn, biên lai

Đừng để những chồng giấy tờ lộn xộn hay hộp đựng đầy hóa đơn nhàu nát trở thành “ác mộng” kế toán. Hãy áp dụng hai mẹo đơn giản:

• Ưu tiên sử dụng phương thức thanh toán điện tử bất cứ khi nào có thể, vì các giao dịch này sẽ được ghi lại tự động từ tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng đã liên kết với phần mềm kế toán.
• Với các hóa đơn giấy không thể tránh khỏi, hãy scan ngay bằng ứng dụng điện thoại hoặc máy scan để lưu trữ số hóa. Việc này không chỉ giúp tổ chức dữ liệu gọn gàng mà còn giảm rủi ro mất mát hoặc hư hỏng chứng từ. Nếu mất biên lai, doanh nghiệp có thể không được khấu trừ chi phí hợp lệ, dẫn đến lợi nhuận bị thổi phồng và phải đóng thuế cao hơn.
• Việc số hóa và sắp xếp hóa đơn đúng cách giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời hỗ trợ rất nhiều cho việc quyết toán thuế.

6. Sử dụng báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là bức tranh tổng thể về tình hình tài chính của doanh nghiệp và có thể được tạo tự động từ hầu hết các phần mềm kế toán. Khi dùng để phân tích, các báo cáo này sẽ cho thấy những mảng hoạt động hiệu quả và những điểm cần cải thiện. Dù ngân hàng hoặc nhà đầu tư có thể chỉ yêu cầu theo định kỳ, tốt nhất doanh nghiệp nên tạo báo cáo tài chính thường xuyên để theo dõi sát sao tình hình kinh doanh. Ngoài ra, báo cáo tài chính cũng là nền tảng quan trọng để lập ngân sách và dự báo tài chính trong tương lai.

7. Phân loại chi phí rõ ràng

Việc phân loại và mã hóa các giao dịch vào đúng tài khoản sổ cái giúp chủ doanh nghiệp hiểu được dòng tiền vào – ra, cách doanh nghiệp sử dụng vốn và khả năng thanh toán nợ. Ghi đúng mã tài khoản cũng rất quan trọng trong việc quyết toán thuế và phục vụ kiểm toán. Tốt nhất nên phân loại ngay khi giao dịch còn mới để đảm bảo độ chính xác.

Thói quen nhập và phân loại giao dịch thường xuyên cũng giúp tránh việc dồn việc quá nhiều, gây áp lực. Lý tưởng nhất là đa số giao dịch sẽ được phần mềm tự động mã hóa dựa trên các quy tắc đã thiết lập từ trước.

8. Áp dụng tự động hóa

Tự động hóa giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Việc tích hợp tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng với phần mềm kế toán để đối chiếu tự động là một trong những mẹo hiệu quả để giảm thiểu việc nhập liệu thủ công – vốn tốn thời gian và dễ sai sót. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng công nghệ nhận diện ký tự quang học (OCR) để tự động chuyển thông tin giao dịch từ tài liệu giấy, hình ảnh kỹ thuật số hoặc file PDF thành dữ liệu kế toán.

9. Thiết lập công việc hàng ngày

Chia nhỏ công việc kế toán và thực hiện mỗi ngày sẽ giúp kiểm soát tốt khối lượng công việc, xây dựng được thói quen quản lý thời gian hiệu quả. Làm đều đặn mỗi ngày giúp tránh tình trạng công việc tồn đọng, gây căng thẳng và làm gián đoạn các hoạt động kinh doanh khác. Mẹo này phù hợp với cả những kế toán chuyên nghiệp lẫn những người “tự thân vận động”.

10. Theo dõi công nợ phải thu

Dòng tiền luôn là yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Một mẹo ghi sổ hiệu quả là liên tục theo dõi tình hình công nợ để kịp thời phát hiện khách hàng chậm thanh toán và chủ động nhắc nhở. Việc thu nợ kịp thời sẽ giảm nguy cơ thất thu, vì khả năng thu được nợ sẽ giảm dần theo thời gian khi khoản nợ ngày càng lâu ngày.

(Mẹo bổ sung: Hãy ghi nhận các khoản tiền thu của khách hàng vào hóa đơn tương ứng ngay lập tức để tránh những cuộc gọi thu hồi công nợ không chính xác, gây khó xử và ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng.) Việc đối chiếu tiền thu và công nợ nên được thực hiện hàng ngày hoặc ít nhất là hàng tuần để đảm bảo kiểm soát tốt dòng tiền.

11. Luôn ghi chú đầy đủ

Một trong những nguyên tắc cơ bản của ghi sổ kế toán: Hãy ghi lại mọi thứ ngay tại thời điểm xảy ra. Ghi chú các cuộc trao đổi với khách hàng, ngân hàng hoặc nhà cung cấp để không bỏ sót thông tin quan trọng. Khi lập hóa đơn hoặc viết séc, hãy thêm mô tả rõ ràng ngay từ đầu để tránh những rắc rối phổ biến liên quan đến hóa đơn.

Việc dựa vào trí nhớ – vốn dễ phai nhạt theo thời gian – là một rủi ro lớn, đặc biệt với những chủ doanh nghiệp phải kiêm nhiều vai trò. Ghi chú chi tiết cũng giúp người khác dễ dàng tiếp quản công việc nếu cần thay thế hoặc hỗ trợ.

12. Đặt mục tiêu có thể đo lường

Bên cạnh các công việc hàng ngày, hãy xây dựng các mục tiêu dài hạn và có thể đo lường cho hoạt động khi ghi sổ kế toán của doanh nghiệp. Ví dụ, bạn có thể xác định trước mức doanh thu hoặc số lượng giao dịch đến một ngưỡng nào đó sẽ cần thuê thêm nhân sự kế toán. Hoặc đặt ra thời gian hoàn thành hợp lý cho các công việc có thời hạn cụ thể như nộp thuế, báo cáo vay vốn,… Việc đặt mục tiêu rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tổ chức và phát triển bộ phận tài chính – kế toán.

13. Dự báo tương lai

Hãy tiếp cận kế toán một cách chủ động để quản lý tài chính và định hình tương lai doanh nghiệp. Khi các công việc ghi sổ được tối ưu hóa nhờ các mẹo trên, bạn có thể dành thời gian để phân tích và tìm ra những hướng phát triển mới. Ví dụ, sử dụng báo cáo tài chính để thu hút nhà đầu tư hoặc chứng minh khả năng tài chính với ngân hàng, nhà cung cấp. Hoặc tiến hành phân tích tài chính để phát hiện xu hướng, từ đó đưa ra các chiến lược khai thác cơ hội hoặc phòng ngừa rủi ro kịp thời.

Đơn Giản Hóa Ghi Sổ Kế Toán Với Công Cụ Phù Hợp

Ghi sổ kế toán có thể là một công việc vất vả, tốn thời gian và thường không được đánh giá đúng mức – đặc biệt đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ tự làm mọi việc và phải cân nhắc từng đồng chi phí. Việc áp dụng tự động hóa và sử dụng phần mềm kế toán phù hợp chính là chìa khóa giúp giải quyết vấn đề này. Khi kết hợp với các mẹo ghi sổ đã nêu ở trên, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian quý báu và có thể dành nguồn lực đó để tập trung phát triển doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Nguồn: 13 Bookkeeping Hacks to Save Time in 2025 | NetSuite