13 Phân Hệ ERP Trong Sản Xuất

Trong bối cảnh khách hàng ngày càng khắt khe khi lựa chọn hàng hóa, các doanh nghiệp sản xuất phải liên tục đảm bảo chất lượng sản phẩm, đồng thời ứng phó với hàng loạt thách thức như lịch trình sản xuất biến động, giá nguyên vật liệu tăng giảm thất thường, hay gián đoạn chuỗi cung ứng toàn cầu. Để vượt qua những khó khăn này, doanh nghiệp không chỉ cần máy móc hiện đại hay nhân sự lành nghề – mà còn cần một hệ thống quản trị toàn diện, có khả năng theo dõi toàn bộ hoạt động sản xuất, thu thập dữ liệu và giúp doanh nghiệp ra quyết định kịp thời.

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) chính là công cụ giúp doanh nghiệp làm được điều đó. Tuy nhiên, để đáp ứng đặc thù riêng, các doanh nghiệp cần triển khai thêm các phân hệ ERP trong sản xuất chuyên biệt giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ đầu vào đến đầu ra.

Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu 13 phân hệ ERP trong sản xuất quan trọng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các bài toán đặc thù trong vận hành và tăng tốc phát triển.

Tổng quan về ERP trong sản xuất

ERP trong sản xuất là hệ thống quản trị chuyên biệt, giúp doanh nghiệp tích hợp, tự động hóa và kiểm soát toàn bộ các khâu trong quá trình sản xuất – từ mua hàng, lên kế hoạch sản xuất, quản lý tồn kho đến theo dõi tài chính.

Hệ thống này gồm nhiều phân hệ được kết nối trong một nền tảng thống nhất, cho phép dữ liệu được chia sẻ xuyên suốt giữa các bộ phận. Điều này giúp loại bỏ tình trạng ra quyết định rời rạc, thiếu thông tin, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động và độ chính xác trong quản trị.

Tùy theo quy mô, ngân sách và đặc thù sản xuất của từng doanh nghiệp, hệ thống ERP có thể được cấu hình linh hoạt với các phân hệ phù hợp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn hình thức triển khai tại chỗ, trên nền tảng đám mây hoặc kết hợp cả hai (hybrid), tùy theo nhu cầu thực tế.

Tóm Lại:

• ERP trong sản xuất giúp liên kết các phòng ban rời rạc thành một hệ thống thống nhất, mang lại cái nhìn toàn diện và khả năng kiểm soát theo thời gian thực.
• Các phân hệ ERP chuyên biệt giúp doanh nghiệp xử lý từng bài toán cụ thể trong sản xuất, giảm thiểu thao tác thủ công và tối ưu vận hành.
• Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc đánh giá đúng nhu cầu và điểm nghẽn hiện tại, từ đó lựa chọn các phân hệ phù hợp với mục tiêu trước mắt và định hướng phát triển lâu dài.

ERP trong sản xuất là gì?

Để triển khai hiệu quả hệ thống ERP trong lĩnh vực sản xuất, điều đầu tiên doanh nghiệp cần làm là đánh giá toàn diện hiện trạng vận hành, bao gồm quy trình sản xuất hiện tại, các điểm nghẽn, nhu cầu thực tế và mục tiêu chiến lược. Từ đó, doanh nghiệp mới có thể lựa chọn được những phân hệ phù hợp nhất, giúp giải quyết đúng những vấn đề cốt lõi.

Cụ thể, doanh nghiệp cần xem xét các khâu còn thiếu hiệu quả trong quy trình, đánh giá mức độ cần thiết của việc tích hợp với các hệ thống đang sử dụng (nếu có kế hoạch duy trì sau khi triển khai ERP), đồng thời cân nhắc đến khả năng mở rộng trong tương lai để đảm bảo giải pháp ERP mang lại giá trị lâu dài.

Sau khi xác định được các phân hệ cần thiết, quá trình triển khai có thể bắt đầu. Thông thường, doanh nghiệp sẽ ưu tiên triển khai các chức năng quan trọng phục vụ vận hành hàng ngày như quản lý tài chính, hàng tồn kho, rồi dần mở rộng ra các phân hệ chuyên sâu hơn như lập kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng. Cách triển khai theo từng giai đoạn như vậy giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vận hành ổn định, đồng thời tạo sự đồng thuận và thích nghi từ nhân viên, hạn chế tối đa ảnh hưởng đến hoạt động hiện tại.

Khi đội ngũ đã quen dần với hệ thống, doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh, mở rộng thêm các phân hệ khác để tối ưu quy trình và tăng năng suất.

Vì sao các phân hệ ERP trong sản xuất lại quan trọng?

Theo báo cáo “Tình hình ngành sản xuất năm 2023” của Fictiv, 55% doanh nghiệp cho rằng tăng khả năng quan sát toàn bộ hoạt động sản xuất và chuỗi cung ứng là ưu tiên hàng đầu. Đặc biệt, với các doanh nghiệp vừa, tỷ lệ này lên đến 63%.

Thực tế cho thấy, khi doanh nghiệp tích hợp các phân hệ chuyên biệt vào hệ thống ERP, họ sẽ dễ dàng theo dõi các chỉ số về quy trình sản xuất, chi phí, chất lượng sản phẩm… một cách minh bạch và chính xác hơn. Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định cải tiến kịp thời, thích ứng nhanh với sự thay đổi của thị trường. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép đo lường hiệu quả sau khi thay đổi, giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô mà vẫn duy trì chất lượng và trải nghiệm khách hàng.

Một điểm mạnh khác của ERP là tính linh hoạt. Khi các quy định pháp lý thay đổi hoặc khách hàng có yêu cầu mới, hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp dễ dàng bổ sung các phân hệ mới mà không cần thay đổi toàn bộ hệ thống hiện có.

Theo Hiệp hội các nhà sản xuất Hoa Kỳ, mỗi năm các doanh nghiệp sản xuất ở Mỹ phải chi khoảng 350 tỷ USD để tuân thủ các quy định của chính phủ. Vì vậy, việc sở hữu một hệ thống ERP có khả năng mở rộng và thích ứng tốt không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính tuân thủ, mà còn tăng hiệu quả đầu tư lâu dài và giữ vững năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Các Phân Hệ và Chức Năng Cốt Lõi Của ERP Trong Sản Xuất

Trong một hệ thống ERP, các phân hệ ERP trong sản xuất khác nhau sẽ được thiết kế để phối hợp chặt chẽ, nhằm quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất trên một nền tảng tập trung. Dù mỗi nhà cung cấp ERP có thể có sự khác biệt về tính năng, tùy theo ngành nghề và quy mô doanh nghiệp, nhưng dưới đây là 13 phân hệ ERP trong sản xuất được xem là thiết yếu và mang lại hiệu quả cao nhất.

1. Quản lý hàng tồn kho (Inventory Management)

Phân hệ này giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho một cách chi tiết và chính xác, từ nguyên vật liệu đầu vào, hàng đang sản xuất cho đến thành phẩm tại nhiều kho, nhiều địa điểm khác nhau. Nhờ dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể:

• Tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức.
• Cân bằng giữa chi phí lưu kho và nhu cầu thị trường.
• Tự động phát hiện sai lệch trong số liệu tồn kho.
• So sánh dữ liệu tồn kho với dự báo nhu cầu để tự động hóa quy trình đặt hàng.

Kết quả là chi phí được tối ưu mà vẫn đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.

2. Quản lý chất lượng (Quality Management)

Đây là phân hệ giúp doanh nghiệp duy trì tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật của khách hàng cũng như các quy định của pháp luật. Những tính năng thường gặp bao gồm:

• Tự động kiểm tra chất lượng tại từng công đoạn.
• Cảnh báo sớm khi phát hiện sản phẩm lỗi.
• Theo dõi chất lượng theo lô sản xuất.
• Tự động tạo tài liệu chứng nhận phục vụ kiểm toán.

Việc kiểm soát chất lượng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tránh lãng phí, giảm tỷ lệ hàng trả về, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng.

3. Hệ thống thực thi sản xuất (MES – Manufacturing Execution System)

MES là phân hệ kết nối giữa khâu hoạch định và khâu sản xuất thực tế, cho phép theo dõi và điều hành quy trình sản xuất theo thời gian thực. Với MES, doanh nghiệp có thể:

• Giám sát tiến độ sản xuất từng đơn hàng.
• Theo dõi mức độ sử dụng máy móc và hiệu suất lao động.
• Thu thập và phân tích dữ liệu để cải tiến quy trình.

MES giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất sát với thực tế hơn, đồng thời phản ứng linh hoạt khi có biến động hoặc sự cố bất ngờ xảy ra trong quá trình sản xuất.

4. Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management)

Phân hệ quản lý chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình di chuyển của nguyên vật liệu và hàng hóa, từ khâu mua hàng đầu vào cho đến khi giao hàng đến tay khách.

Không chỉ dừng lại ở việc theo dõi đơn hàng vật lý, hệ thống còn giám sát các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI) như:

• Hiệu quả của nhà cung cấp
• Thời gian giao hàng
• Chi phí logistics

Những dữ liệu này giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác hơn, xây dựng chuỗi cung ứng ổn định và có chiến lược phát triển lâu dài.

Ngoài ra, phân hệ này còn tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như tạo đơn mua hàng, phiếu giao nhận – từ đó giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh quá trình vận chuyển.

5. Quản lý kho (Warehouse Management)

Phân hệ quản lý kho tối ưu hóa các hoạt động lưu trữ, lấy hàng và xuất kho nhờ khả năng cung cấp cái nhìn chi tiết về sơ đồ kho và tồn kho thực tế. Một số tính năng nổi bật gồm:

• Quét mã vạch tự động
• Gợi ý tuyến lấy hàng tối ưu
• Xác định chính xác vị trí từng mã hàng trong kho
• Cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian thực

Khi được tích hợp cùng hệ thống quản lý tồn kho, phân hệ này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất kho vận, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng mà không cần tăng chi phí vận hành hay làm quá tải nhân sự.

6. Lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu (MRP – Materials Requirements Planning)

Phân hệ MRP giúp doanh nghiệp tính toán chính xác nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên kế hoạch sản xuất và dự báo bán hàng. Tùy theo thiết lập, hệ thống có thể:

• Đưa ra khuyến nghị mua hàng
• Hoặc tự động đặt hàng theo thời gian giao hàng, mức tồn kho hiện tại và nhu cầu dự kiến

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp chủ động nguồn cung, tránh tình trạng thiếu nguyên liệu gây gián đoạn sản xuất, hoặc mua sai số lượng gây lãng phí.

Ngoài ra, quy trình mua hàng chính xác và đều đặn còn giúp duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, từ đó tạo điều kiện để doanh nghiệp được ưu tiên hỗ trợ khi có biến động nguồn cung.

7. Quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management)

Phân hệ CRM tích hợp dữ liệu bán hàng và chăm sóc khách hàng vào hệ thống ERP trong sản xuất, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về hành vi và nhu cầu của khách hàng.

Thông qua việc theo dõi lịch sử mua hàng, tương tác của khách hàng, yêu cầu dịch vụ của doanh nghiệp có thể nâng cao sự hài lòng của khách hàng nhờ:

• Giao tiếp rõ ràng hơn
• Phản hồi nhanh hơn
• Dự đoán chính xác thời gian giao hàng

Ngoài ra, bộ phận chăm sóc khách hàng cũng được hỗ trợ hiệu quả hơn nhờ thông tin đầy đủ và nhanh chóng, giúp giải quyết vấn đề kịp thời và chuyên nghiệp.

8. Hoạch định và lập lịch sản xuất (Planning and Scheduling)

Phân hệ này giúp doanh nghiệp cân đối nguồn lực hiện có (nhân công, máy móc, nguyên vật liệu) với nhu cầu sản xuất dự báo và cam kết giao hàng. Hệ thống sẽ phân tích khả năng sản xuất thực tế so với yêu cầu đơn hàng, từ đó xây dựng lịch sản xuất tối ưu nhằm:

• Tối đa hóa năng suất
• Giảm thiểu lãng phí
• Đảm bảo đúng tiến độ giao hàng

Đặc biệt, khi có sự cố hoặc biến động bất ngờ trong sản xuất hay chuỗi cung ứng, hệ thống có thể đưa ra đề xuất điều chỉnh lịch sản xuất kịp thời, nhờ dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực. Các hệ thống tiên tiến còn có thể kết nối với cảm biến, thiết bị IoT để giám sát tình trạng máy móc và lập kế hoạch bảo trì chủ động, giúp giảm thời gian ngưng máy và tránh hỏng hóc đột xuất.

9. Cấu hình sản phẩm (Product Configuration)

Phân hệ này giúp doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm tùy biến hoặc có nhiều lựa chọn cấu hình mà không gây áp lực lên đội ngũ kinh doanh hay sản xuất. Hệ thống sẽ:

• Hướng dẫn khách hàng hoặc nhân viên bán hàng lựa chọn các tùy chọn phù hợp
• Tự động kiểm tra cấu hình có hợp lệ không (dựa trên kỹ thuật và khả năng sản xuất)
• Chuyển thông tin cấu hình chính xác xuống xưởng để sản xuất

Một số hệ thống còn có thể kết nối với thiết bị phần cứng như máy in 3D hay robot lắp ráp để hỗ trợ quá trình sản xuất chính xác theo từng đơn đặt hàng.

10. Quản lý đơn hàng (Order Management)

Phân hệ này giúp liên kết quy trình bán hàng – sản xuất – giao hàng, từ báo giá ban đầu cho đến khi đơn hàng được giao đến khách. Trong suốt quá trình xử lý đơn hàng, hệ thống sẽ:

• Tự động cập nhật trạng thái đơn hàng cho cả khách hàng và nội bộ
• Cảnh báo sớm khi có thay đổi hoặc trễ hẹn
• Theo dõi các chỉ số KPI như thời gian giao hàng trung bình, tỷ lệ giao đúng hạn, v.v.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phân tích hiệu quả thực hiện đơn hàng và cải thiện dự báo cho các lần giao hàng sau.

11. Phân tích dữ liệu (Business Intelligence – BI)

Phân hệ BI giúp chuyển đổi dữ liệu sản xuất thô thành thông tin giá trị, bằng cách nhận diện xu hướng trong hoạt động sản xuất, bán hàng, vận hành hoặc bất kỳ chỉ số nào doanh nghiệp quan tâm.

Hệ thống BI thường cung cấp:

• Báo cáo tùy chỉnh
• Bảng điều khiển theo thời gian thực
• Cảnh báo khi có biến động bất thường

Các công cụ phân tích nâng cao còn cho phép mô phỏng các kịch bản kinh doanh khác nhau, giúp lãnh đạo dự báo rủi ro và ra quyết định chiến lược chính xác hơn.

12. Quản lý mua hàng (Procurement)

Phân hệ này giúp giám sát và tối ưu quy trình mua hàng và quản lý nhà cung cấp. Cụ thể, doanh nghiệp có thể:

• Theo dõi hiệu suất nhà cung cấp
• Quản lý hợp đồng và tuân thủ quy định
• Kiểm soát biến động giá mua

Khi nguyên vật liệu gần cạn, hệ thống sẽ tự động tạo đơn mua hàng và xử lý thanh toán, giúp đảm bảo chuỗi cung ứng không bị gián đoạn và mối quan hệ với nhà cung cấp luôn được duy trì tốt. Phân hệ này thường được tích hợp với tồn kho, sản xuất, quản lý chất lượng và hoạch định nguyên vật liệu (MRP) để đảm bảo đơn hàng phù hợp với nhu cầu thực tế.

13. Tài chính – Kế toán (Finance)

Phân hệ tài chính tập trung vào việc quản lý kế toán, lập ngân sách và báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính. Một số lợi ích chính gồm:

• Tự động hóa các giao dịch kế toán lặp lại
• Tạo báo cáo tài chính theo thời gian thực
• Theo dõi lợi nhuận, dòng tiền, chi phí và đầu tư

Ngoài ra, hệ thống còn tự động đối soát số liệu, lưu trữ lịch sử giao dịch đầy đủ, rất hữu ích khi làm việc với nhà đầu tư, cơ quan thuế hoặc kiểm toán độc lập.

Làm sao để chọn đúng hệ thống ERP trong sản xuất?

Việc lựa chọn hệ thống ERP không chỉ đơn thuần là liệt kê và chọn các phân hệ có sẵn, mà quan trọng hơn là cần xem xét đến khả năng áp dụng thực tế, mức độ phù hợp với đội ngũ nhân sự, khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại và đặc biệt là khả năng đồng hành với doanh nghiệp trong dài hạn. Doanh nghiệp sản xuất có thể tham khảo 5 bước dưới đây để lựa chọn và triển khai hệ thống ERP một cách hiệu quả và bền vững:

Đánh giá nhu cầu và khó khăn của doanh nghiệp

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ những vấn đề cốt lõi đang gặp phải trong quá trình vận hành như: quản lý tồn kho chưa hiệu quả, dữ liệu tài chính không đồng bộ, quy trình mua sắm còn bị chồng chéo… Sau đó, xác định những phân hệ ERP nào có thể hỗ trợ giải quyết những điểm nghẽn này. Việc xác định rõ phạm vi và mục tiêu triển khai ngay từ đầu sẽ giúp các phòng ban liên quan có kỳ vọng thực tế hơn về kết quả ngắn hạn và định hướng lâu dài.

Thành lập nhóm phụ trách dự án ERP

Một đội ngũ triển khai ERP nên có sự tham gia của các đại diện từ các phòng ban chủ chốt như sản xuất, kế toán – tài chính, CNTT, kho vận và cả nhân sự vận hành tại nhà máy. Việc kết hợp giữa lãnh đạo và nhân sự tuyến đầu sẽ mang lại cái nhìn đầy đủ về quy trình thực tế, giúp đảm bảo rằng giải pháp ERP được chọn có thể giải quyết đúng vấn đề của doanh nghiệp.

Ưu tiên các tính năng phù hợp với đặc thù ngành sản xuất

Doanh nghiệp nên ưu tiên những hệ thống ERP được thiết kế riêng cho ngành sản xuất – ví dụ như khả năng quản lý theo lô, truy xuất nguồn gốc, lập báo cáo theo quy định pháp luật, hoặc hỗ trợ quy trình sản xuất nhiều công đoạn. Một số tính năng có thể dùng ngay, nhưng cũng có thể cần tùy chỉnh sâu để đảm bảo tính cạnh tranh và tối ưu hóa hiệu quả đầu tư.

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Việc lựa chọn nhà cung cấp không nên chỉ dựa vào thương hiệu, mà cần đánh giá dựa trên kinh nghiệm triển khai trong lĩnh vực sản xuất, năng lực đội ngũ, phản hồi từ khách hàng đã sử dụng, và khả năng hỗ trợ lâu dài. Hãy quan tâm đến các yếu tố như: giao diện thân thiện, chương trình đào tạo, khả năng tích hợp với hệ thống sẵn có và mức độ đồng hành sau khi triển khai.

Tính đến khả năng mở rộng trong tương lai

Một hệ thống ERP tốt không chỉ giải quyết bài toán hiện tại mà còn phải đủ linh hoạt để mở rộng khi doanh nghiệp phát triển, như mở thêm nhà máy, dây chuyền mới hoặc mở rộng ra thị trường quốc tế. Trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh, các giải pháp ERP nền tảng đám mây (cloud) thường có lợi thế hơn vì dễ nâng cấp, mở rộng và cập nhật theo nhu cầu thực tế, mà không cần đầu tư quá nhiều vào hạ tầng.

NetSuite ERP – Giải pháp dành riêng cho ngành sản xuất

Các doanh nghiệp sản xuất ngày nay đang phải đối mặt với chuỗi cung ứng toàn cầu ngày càng phức tạp và chi phí leo thang, trong khi vẫn phải duy trì chất lượng sản phẩm cao để giữ vững lợi thế cạnh tranh. NetSuite ERP dành cho ngành sản xuất là một giải pháp tích hợp toàn diện, kết nối các bộ phận sản xuất, tồn kho, mua hàng, chuỗi cung ứng và tài chính trong cùng một hệ thống.

Với các phân hệ được thiết kế riêng cho ngành sản xuất, NetSuite cung cấp dữ liệu theo thời gian thực và toàn diện trong suốt quá trình sản xuất – giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi lệnh sản xuất, quản lý lịch trình sản xuất, và nâng cao hiệu suất tại nhà xưởng.

NetSuite cũng tích hợp chặt chẽ với các chức năng quản lý tồn kho như theo dõi chính xác số lượng, tự động bổ sung hàng, và các mô-đun quản lý chuỗi cung ứng – mang lại khả năng quan sát toàn diện, giúp ngăn chặn gián đoạn trong vận hành. Nền tảng điện toán đám mây của NetSuite có khả năng mở rộng linh hoạt, phù hợp với nhu cầu mở rộng sản xuất và đáp ứng kịp thời các quy định mới trong ngành.

Phát triển quy mô vận hành cùng NetSuite

Khi hoạt động sản xuất ngày càng mở rộng và phức tạp hơn, hệ thống vận hành cũng cần được nâng cấp để doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh. NetSuite ERP giúp doanh nghiệp truy cập tất cả dữ liệu từ một nền tảng tập trung, mang lại cái nhìn rõ ràng để đưa ra quyết định chính xác khi phát triển.

Các hệ thống ERP trong sản xuất được tùy chỉnh theo nhu cầu của ngành sản xuất cho phép doanh nghiệp chuyển hóa thách thức thành cơ hội tăng trưởng – thông qua việc tự động hóa quy trình, kết nối dữ liệu và cung cấp khả năng quan sát theo thời gian thực trên toàn bộ dây chuyền sản xuất. Khi triển khai đúng giải pháp phù hợp với nhu cầu, doanh nghiệp không chỉ giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn tạo nền tảng vững chắc để thích ứng với những biến động trong tương lai và phát triển bền vững.