4 sai lầm phổ biến cần tránh khi triển khai ERP

Các dự án và triển khai ERP luôn luôn rất phức tạp: Nhiều quy trình mới cần được lập kế hoạch, nhiều nhà cung cấp cần quản lý, thời gian và ngân sách cần được theo dõi, vấn đề về đào tạo người dùng,… Là đối tác giải pháp của Oracle NetSuite, chúng tôi đã triển khai nhiều dự án ERP và cả những dự án tích hợp hệ thống, chúng tôi nhận thấy một số sai lầm có thể làm dự án trễ tiến độ và vượt ngân sách đề ra.

4 lỗi phổ biến cần tránh khi triển khai ERP

Lỗi thứ nhất: Dự trù không đúng thời gian của đội triển khai

Chúng ta luôn ước tính ngân sách cho dự án ERP nhưng thỉnh thoảng nó không đúng như thực tế.

Xuyên suốt dự án, chúng ta cần lập kế hoạch cụ thể các hạng mục cần hoàn thành dựa vào thời gian và ngân sách của dự án một cách thực tế nhất. Hãy thành thật với cam kết về thời gian của đội ngũ triển khai trong dự án. Nếu bạn cam kết cả nhóm sẽ dành 50% thời gian cho dự án nhưng thực tế chỉ có 25%, việc này sẽ làm dự án trễ tiến độ và làm mọi người thất vọng.

Để tránh khỏi điều đó, hãy nhận thức đúng và đánh giá chính xác về năng lực của đội ngũ triển khai. Nếu doanh nghiệp bạn có một đối tác triển khai ERP tốt, họ sẽ hỏi bạn những thông tin cụ thể để có thể sắp xếp nguồn lực, kỹ năng cần thiết và ngân sách phù hợp cho dự án. Nếu bạn đề nghị giảm chi phí triển khai bằng cách chuyển giao các công việc dự án về nhóm của bạn, hãy nghiêm túc xem xét đến những việc mà đội ngũ của bạn có thể thực hiện được hoặc không thực hiện được.

Lỗi thứ hai: Không chỉ định nhà tài trợ dự án ERP

Một nhà tài trợ dự án hay lãnh đạo là điều cần thiết cho dự án. Người này có quyền để đưa ra các quyết định nhanh chóng, đảm bảo tiến độ dự án và quản lý những phát sinh trong dự án.

BTM Global đã từng triển khai NetSuite cho một tập đoàn chuyên bán lẻ hàng cao cấp. Với dự án ấy, nhà tài trợ dự án là CIO và anh ấy đã quyết định dành ít nhất một giờ làm việc mỗi ngày để trao đổi trực tiếp các về đề về dự án: Anh ấy gặp gỡ đội ngũ triển khai từ khối kinh doanh đến khối công nghệ thông tin ở nhiều cấp bậc khác nhau, và cả với đối tác triển khai. Anh ấy luôn nắm bắt tốt tiến độ và có góc nhìn đa chiều về dự án.

Sự thấu hiểu sâu sắc về toàn dự án cho phép anh ấy đưa ra quyết định nhanh chóng, theo dõi kịp thời tiến độ công việc và mang đến kết quả thành công cho dự án.

Lỗi thứ ba: Tích hợp mọi thứ

Hãy trung thực về dữ liệu bạn thực sự cần và dữ liệu nào cần được tính hợp vào hệ thống ERP mới.

Thay vì dành thời gian và chi phí để triển khai việc tích hợp dữ liệu, bạn hoàn toàn có thể thay đổi quy trình kinh doanh để đáp ứng nhu cầu về dữ liệu. Ví dụ, chúng tôi đã từng hướng dẫn khách hàng nhập liệu thủ công nhanh chóng hơn 10,000 mã hàng và hơn 1,000 nhà cung cấp vào hệ thống để tiết kiệm chi phí cho việc triển khai tích hợp hệ thống.

Một điều quan trọng bạn cần xem xét cẩn thận là nhu cầu triển khai tích hợp hiện tại với nhu cầu trong tương lai gần. Nếu bạn biết rằng nhu cầu tích hợp sẽ sớm thay đổi thì không nên dành quá nhiều chi phí và thời gian để triển khai vì công cụ tích hợp này sẽ trở nên vô dụng trong vòng một đến hai năm tới.

Một khách hàng của chúng tôi đã có ngân sách và kế hoạch triển khai thay thế hệ thống quản lý đơn hàng và hệ thống này sẽ không được sử dụng nữa khi triển khai ERP. Thay vì trả tiền cho chúng tôi để xây dựng một công cụ tích hợp sẽ không phù hợp trong tương lai, chúng tôi đã làm việc với khách hàng để thay đổi quy trình kinh doanh và nhập liệu đơn hàng theo một cách khác nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu quản lý.

Sử dụng lộ trình phát triển của tổ chức như một hướng dẫn và thử thách nhóm của bạn để tránh làm những việc không hiệu quả (Đây là một minh chứng khác cho thấy tầm quan trọng của nhà tài trợ dự án). Nếu bạn có thể giảm thiểu các tích hợp không cần thiết trong dự án, điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và mang lại nhiều giá trị hơn.

Lỗi thứ 4: Bỏ qua người dùng cuối đến phút cuối

Kéo người dùng cuối vào dự án sớm – họ có thể đang ở hiện trường, ở trong kho hay trong cửa hàng – là rất quan trọng cho sự thành công của dự án.

Khi bắt đầu một dự án, người dùng cuối cần hiểu những gì bạn đang cố gắng làm, tại sao phải thực hiện và cho phép họ đóng góp ý kiến vào dự án. Nếu không làm được điều này, dự án có nguy cơ phải đối mặt với rủi ro thực hiện một thứ gì đó không hỗ trợ người dùng trong công việc, không đáp ứng được kỳ vọng và nhu cầu làm việc của họ.

Tương tự vậy, nếu bạn muốn bộ phận CNTT đủ tự tin để vận hành hệ thống mới sau khi go-live, nhưng họ đã không được tham gia vào dự án cho đến khi dự án còn khoảng 30 ngày cuối, điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của dự án (kể cả khi đã triển khai rất tốt).

Tất cả là về sự thực tế và trung thực

Những sai lầm phổ biến này có thể xảy ra ở bất kỳ loại hình hoặc quy mô doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, nó thường xảy ra nhất khi việc lập kế hoạch diễn ra gấp gáp hoặc khi nhận được thông điệp “Hãy hoàn thành ngay!”, điều này ảnh hưởng đến chiến lược triển khai dự án.

Bạn biết rõ về kỹ năng và khả năng của đội ngũ triển khai dự án. Hãy lập kế hoạch kỹ lưỡng và đưa ra các kỳ vọng hợp lý về những gì cần làm để dự án được thành công.

Liên hệ đơn vị triển khai Oracle NetSuite ERP

Giải pháp Oracle NetSuite ERP của Oracle rất đa dạng và linh hoạt, tích hợp nhiều tính năng khác nhau phục vụ nhiều mảng trong quy trình vận hành doanh nghiệp. Do đó, trong quá trình tìm hiểu tư vấn, các doanh nghiệp nên lựa chọn một đơn vị uy tín, có nhiều kinh nghiệm triển khai giải pháp này để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc triển khai hệ thống phần mềm Oracle NetSuite ERP với các giải pháp thương mại điện tử tại Việt Nam và Mỹ, BTM Global hứa hẹn sẽ là người bạn đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình tiếp cận và làm chủ công nghệ này.

Để được cung cấp thông tin cụ thể hơn, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua: