8 Bước Trong Quy Trình Mua Sắm và Cách Tối Ưu Hiệu Quả

Thứ hai, 20/01/2025

Một quy trình mua sắm được xây dựng và quản lý chặt chẽ không chỉ đáp ứng nhu cầu kinh doanh mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường sức khỏe tài chính tổng thể của doanh nghiệp. Trong ngắn hạn, quy trình mua sắm hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách tinh gọn các bước đặt hàng, đồng thời hỗ trợ thương lượng giá cả và điều khoản một cách thuận lợi hơn.

thumbnail seo

Về lâu dài, lợi ích của quy trình này còn bao gồm: nâng cao năng suất, kiểm soát tài chính hiệu quả hơn, gia tăng sự minh bạch và khả năng theo dõi, cùng với việc thiết lập mối quan hệ hợp tác bền vững với các nhà cung cấp. Đây đều là những kết quả mà bất kỳ lãnh đạo doanh nghiệp nào cũng mong muốn đạt được. Tuy nhiên, để đạt được điều đó, điều quan trọng là phải có một quy trình mua sắm bài bản, kết hợp với các công cụ và phương pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả ở từng bước trong quy trình.

Quy Trình Mua Sắm Là Gì?

Quy trình mua sắm bao gồm các bước để mua sắm hàng hóa, dịch vụ nhằm giải quyết các vấn đề kinh doanh. Tuy nhiên, quy trình mua sắm không chỉ đơn giản là việc mua hàng hóa. Dù hai khái niệm này đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau và có những điểm tương đồng, nhưng quy trình mua sắm là một khái niệm rộng hơn, bao gồm toàn bộ quá trình thu mua, trong khi “mua hàng” chỉ là một phần nhỏ tập trung vào giai đoạn thanh toán và giao dịch thực tế.

Cụ thể, quy trình mua sắm bao gồm nhiều bước như: đặt hàng, nhận hàng, thanh toán, xác định nhu cầu kinh doanh, đánh giá nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, và theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp. Bộ phận mua sắm thường đóng vai trò chủ đạo trong việc thực hiện các bước này, đồng thời xây dựng các chính sách và quy trình liên quan. Tuy nhiên, quy trình này thường cần sự phối hợp của nhiều bên liên quan để đảm bảo hiệu quả.

bnr steps procurement process

Mua sắm đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu chuỗi cung ứng, nâng cao hiệu quả vận hành, đảm bảo sự ổn định tài chính và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, một quy trình mua sắm hiệu quả không chỉ cần tiết kiệm chi phí mà còn phải đảm bảo chất lượng, giao hàng đúng hạn, giảm thiểu rủi ro, tuân thủ quy định và xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp.

Các điểm chính:

  • Quy trình mua sắm là quy trình thu mua hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho hoạt động và sản xuất kinh doanh.
  • Một cách tiếp cận mua sắm hiệu quả là chủ động, phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Quy trình mua sắm bao gồm nhiều bước, từ xác định nhu cầu đến theo dõi và đánh giá nhà cung cấp.
  • Ứng dụng công nghệ vào mua sắm giúp tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả.

8 Bước Trong Quy Trình Mua Sắm

Theo báo cáo “Dữ Liệu Tình Hình Mua Sắm Toàn Cầu 2024” của Amazon Business, 95% các nhà ra quyết định trong lĩnh vực B2B thừa nhận rằng quy trình mua sắm vẫn còn nhiều tiềm năng để tối ưu hóa. Mua sắm không chỉ là một quy trình phức tạp mà còn cần được thực hiện phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể. Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ của nhiều bên liên quan ở từng giai đoạn khác nhau để đạt được kết quả như mong muốn. Tương tự như một bản giao hưởng cần có cấu trúc rõ ràng, quy trình mua sắm sẽ hiệu quả nhất khi được thực hiện theo 8 bước bài bản.

  1. Xác định nhu cầu kinh doanh

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định rõ vấn đề cần giải quyết trước khi lựa chọn giải pháp. Trong mua sắm, điều này càng quan trọng bởi các giải pháp thường đi kèm chi phí lớn.

Quá trình này thường diễn ra nội bộ. Ví dụ, một công ty quảng cáo có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng các cam kết với khách hàng. Sau khi xem xét, nguyên nhân được xác định là do phần mềm thiết kế lỗi thời: hệ thống chậm, không tương thích với một số định dạng file của khách hàng, và thiếu các công cụ AI hiện đại mà đối thủ đang sử dụng. Lúc này, doanh nghiệp cần một giải pháp phần mềm mới, hiện đại hơn.

Tuy nhiên, việc xác định tính năng cần thiết không hề đơn giản, vì mỗi bên liên quan sẽ có những ưu tiên khác nhau. Ví dụ, đội ngũ thiết kế mong muốn một phần mềm đầy đủ tính năng hiện đại, nhưng bộ phận tài chính có thể cho rằng chi phí vượt quá ngân sách. Vì vậy, sự đồng thuận và thỏa hiệp là cần thiết.

Để đạt được điều này, các bên liên quan như lãnh đạo doanh nghiệp, bộ phận mua sắm, tài chính, IT, pháp lý và người dùng cuối cần cùng nhau thảo luận và đưa ra quyết định. Đôi khi, việc mời thêm các chuyên gia bên ngoài, như nhà cung cấp hoặc tư vấn viên, cũng có thể mang lại giá trị.

  1. Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Sau khi xác định nhu cầu, bước tiếp theo là tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng. Khi đánh giá, bên cạnh yếu tố giá cả, doanh nghiệp cũng cần xem xét các tiêu chí khác như: chất lượng sản phẩm/dịch vụ, thời gian giao hàng, uy tín nhà cung cấp, dịch vụ hậu mãi (bảo hành, nâng cấp), tính bền vững và đạo đức kinh doanh.

Các thông tin này có thể được thu thập qua các cơ sở dữ liệu trực tuyến, báo cáo từ bên thứ ba, hội chợ thương mại, hoặc từ khách hàng hiện tại. Ngoài ra, việc kiểm tra trực tiếp hoặc thăm quan nhà cung cấp cũng là cách hiệu quả để đánh giá.

  1. Gửi yêu cầu thông tin (RFI), đề xuất (RFP) hoặc báo giá (RFQ)

Sau khi rút ngắn danh sách nhà cung cấp tiềm năng, doanh nghiệp cần yêu cầu thêm thông tin chi tiết để đưa ra quyết định chính xác hơn. Có ba loại yêu cầu phổ biến:

RFI (Request for Information): Đây là yêu cầu thông tin tổng quát, thường được sử dụng đầu tiên để tìm hiểu thị trường và các nhà cung cấp. Ví dụ, một công ty có thể gửi RFI đến các nhà cung cấp phần mềm tự động hóa marketing để hỏi về loại dịch vụ, cấu trúc giá chung, kinh nghiệm và các dự án tương tự.

RFP (Request for Proposal): Yêu cầu thông tin cụ thể hơn, giúp doanh nghiệp so sánh và đánh giá giải pháp từ các nhà cung cấp dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau.

RFQ (Request for Quotation): Tập trung vào việc yêu cầu báo giá chi tiết cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể yêu cầu thêm thông tin về chính sách bảo mật, đánh giá rủi ro nhà cung cấp, báo cáo phát triển bền vững hoặc đa dạng hóa, để đảm bảo nhà cung cấp phù hợp với giá trị và tiêu chí của công ty.

  1. Lựa Chọn Nhà Cung Cấp và Đàm Phán Hợp Đồng

Quy trình RFX thường mang lại lựa chọn nhà cung cấp tối ưu hoặc một giải pháp thỏa hiệp hợp lý. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi về những nội dung chưa rõ ràng, yêu cầu nhà cung cấp giải thích hoặc bổ sung thông tin và tham khảo ý kiến từ khách hàng đã từng hợp tác với họ. Nếu giải pháp mà doanh nghiệp ưa thích có chi phí cao hơn dự kiến, việc thương lượng trước khi từ bỏ phương án này là rất cần thiết. Khi tất cả các vấn đề được làm rõ, các bên liên quan sẽ đưa ra quyết định cuối cùng.

Bước tiếp theo và cũng là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình mua sắm chính là đàm phán hợp đồng. Hợp đồng không chỉ là tài liệu pháp lý ràng buộc mà còn định hình cách doanh nghiệp hợp tác với nhà cung cấp và sử dụng giải pháp đã chọn. Vì vậy, cần đảm bảo rằng hợp đồng được xây dựng cẩn thận, rõ ràng và hiệu quả.

Nội dung hợp đồng phải bao gồm đầy đủ các điều khoản đã thỏa thuận, cụ thể như:

  • Phạm vi công việc nếu doanh nghiệp thuê dịch vụ.
  • Chi phí chi tiết, bao gồm nguyên vật liệu, vận chuyển, đào tạo và bảo trì.
  • Điều khoản thanh toán, như thời gian, mốc thanh toán và chiết khấu thanh toán sớm (nếu có).
  • Thời gian và mốc giao hàng, đảm bảo tiến độ đã cam kết.
  • Bảo mật dữ liệu, bảo vệ thông tin của doanh nghiệp.
  • Cam kết dịch vụ (SLAs) và các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) để đảm bảo nhà cung cấp đáp ứng kỳ vọng.
  • Hỗ trợ kỹ thuật, như có nhân viên chuyên trách hoặc hỗ trợ 24/7.
  • Bảo hành và giới hạn trách nhiệm của nhà cung cấp.
  • Thời hạn hợp đồng và các điều kiện gia hạn.
  • Quy trình giải quyết tranh chấp.
  • Điều khoản chấm dứt hợp đồng, bao gồm cả phương án chuyển giao nếu cần.
  1. Tạo Đơn Đặt Hàng (PO) và Phê Duyệt

Sau khi thống nhất hợp đồng, nhà cung cấp được phê duyệt chính thức trong hệ thống mua sắm của doanh nghiệp và đơn hàng sẽ được tiến hành. Đơn đặt hàng (PO) là tài liệu pháp lý ràng buộc, thể hiện các nội dung chi tiết về giao dịch.

Một đơn đặt hàng tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin cơ bản như: ngày tạo, số PO, mô tả sản phẩm/dịch vụ cần mua, số lượng, giá cả, và thông tin liên hệ của cả hai bên. Ngoài ra, tùy theo yêu cầu, PO còn có thể bao gồm ngày giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, và tên người phê duyệt đơn hàng.

Trong các doanh nghiệp lớn, PO thường được xem xét và phê duyệt trước khi gửi đến nhà cung cấp. Chính sách mua sắm của doanh nghiệp cần xác định rõ ai có quyền phê duyệt PO. Thông thường, PO sẽ được phê duyệt bởi trưởng bộ phận liên quan và đại diện tài chính. Sau khi được phê duyệt, PO sẽ được gửi đi và kích hoạt các thủ tục cần thiết để tiến hành giao dịch.

  1. Hoàn Thành Đơn Hàng và Nhận Hàng

Khi đơn đặt hàng được gửi đi, nhà cung cấp sẽ thực hiện giao sản phẩm và doanh nghiệp tiến hành nhận hàng. Tuy nhiên, quy trình nhận hàng không chỉ đơn giản là kiểm tra và mở kiện hàng.

Doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái giao hàng, kiểm tra xem thời gian giao hàng có đúng với lịch trình đã thỏa thuận hay không, và xác nhận số lượng sản phẩm đã nhận đủ hay chưa.

Đối với hàng hóa vật lý, cần thực hiện kiểm tra chất lượng ngay tại thời điểm nhận. Điều này bao gồm kiểm tra xem sản phẩm có bị hư hỏng, lỗi kỹ thuật hoặc không đạt yêu cầu chất lượng. Tùy vào sản phẩm, việc kiểm tra có thể bao gồm lấy mẫu, thử nghiệm hoặc yêu cầu giấy chứng nhận chất lượng.

Sau khi hoàn tất kiểm tra, doanh nghiệp cần ghi nhận việc nhận hàng vào hệ thống mua sắm để:

  1. Điều chỉnh số lượng tồn kho.
  2. Cập nhật giá trị sản phẩm vào hệ thống kế toán.
  3. Thông báo cho các bên liên quan về trạng thái giao hàng.
  1. Thanh Toán Hóa Đơn và Quản Lý Hồ Sơ

Khi quy trình mua sắm được thực hiện hiệu quả, các điều khoản thanh toán đã được quy định rõ trong hợp đồng và đơn đặt hàng (PO). Doanh nghiệp cần tuân thủ những điều khoản này, vì việc thanh toán đúng hạn không chỉ xây dựng niềm tin mà còn củng cố mối quan hệ lâu dài và tích cực với nhà cung cấp.

Khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, doanh nghiệp nên thực hiện quy trình đối chiếu hóa đơn với PO và các tài liệu giao nhận để đảm bảo tính chính xác, đặc biệt về giá cả, số lượng và các điều khoản thanh toán. Sau khi hóa đơn được kiểm tra và phê duyệt, bộ phận tài chính sẽ tiến hành thanh toán theo đúng thỏa thuận.

Việc lưu trữ hồ sơ hóa đơn và thanh toán cẩn thận, chính xác là một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện kiểm toán dòng tiền và hỗ trợ hiệu quả cho việc phân tích chi tiêu, lập ngân sách, cũng như đánh giá tài chính. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể so sánh các khoản chi thực tế với ngân sách để phát hiện những khu vực vượt chi. Đồng thời, trong trường hợp không thể thanh toán đúng hạn, doanh nghiệp nên chủ động thông báo cho nhà cung cấp, dù lý do là vấn đề dòng tiền, lỗi quy trình, tranh chấp hóa đơn hay bất kỳ nguyên nhân nào khác.

  1. Quản Lý Hiệu Quả Hoạt Động Của Nhà Cung Cấp

Quy trình mua sắm không kết thúc khi hóa đơn được thanh toán. Một bước quan trọng và mang tính chất liên tục là đánh giá và quản lý hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) để đảm bảo rằng giá trị của giao dịch mua sắm được tối ưu hóa. Tùy thuộc vào loại sản phẩm hoặc dịch vụ, các KPIs có thể khác nhau, nhưng thường bao gồm các chỉ số như thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm và hiệu quả chi phí.

infographic 8 primary steps of procurement

Bên cạnh việc đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp cũng cần tự xem xét lại quy trình nội bộ. Các buổi phản hồi định kỳ, nơi các bên liên quan chia sẻ kinh nghiệm, quan sát và đánh giá thẳng thắn, sẽ giúp xác định các vấn đề cần cải thiện. Ngoài ra, doanh nghiệp cần đánh giá lại liệu nhu cầu ban đầu có thay đổi kể từ khi bắt đầu quy trình mua sắm và liệu vấn đề cần giải quyết có còn cấp bách như trước.

Kết quả đánh giá, cả định lượng lẫn định tính, có thể được minh họa qua các bảng điều khiển hoặc thẻ điểm cân bằng (balanced scorecard). Tuy nhiên, để quá trình này đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần sử dụng kết quả đánh giá để điều chỉnh và cải thiện quy trình. Báo cáo tiến độ định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề hoặc thách thức để phối hợp với nhà cung cấp giải quyết kịp thời. Trong dài hạn, những đánh giá này còn giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thông minh khi xem xét gia hạn, thương lượng lại hoặc chấm dứt hợp đồng với nhà cung cấp.

Cách Tối Ưu Hóa Quy Trình Mua Sắm

Giống như việc nấu một món ăn theo công thức, bất kỳ ai cũng có thể tạo ra kết quả mong muốn. Nhưng những người đầu bếp giàu kinh nghiệm sẽ biết cách biến tấu, tận dụng kỹ năng và sở thích để làm món ăn đó nhanh hơn, ngon hơn hoặc cả hai. Quy trình mua sắm cũng vậy: 8 bước cơ bản nêu trên giống như một công thức nền tảng, có thể được tối ưu hóa qua thời gian bằng cách thực hiện các hành động sau:

  1. Đánh giá quy trình hiện tại

Mỗi doanh nghiệp đều có một quy trình mua sắm nhất định, nhưng câu hỏi đặt ra là quy trình đó có thực sự đáp ứng hiệu quả cho tổ chức hay không. Nhiều doanh nghiệp thường giữ nguyên cách làm cũ vì sự quen thuộc, nhưng điều này có thể bỏ lỡ những cơ hội cải thiện. Quy trình mua sắm tốt nhất là quy trình phù hợp với chiến lược kinh doanh và có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

Một số phương pháp đánh giá:

  • Xem xét ai đang sử dụng hệ thống mua sắm hiện tại và cách họ sử dụng.
  • Đánh giá hiệu quả của công nghệ và công cụ hỗ trợ mua sắm.
  • Thực hiện khảo sát và phỏng vấn để lắng nghe ý kiến từ các bên liên quan.
  1. Xác định mục tiêu rõ ràng

Quy trình mua sắm hiệu quả cần được xây dựng dựa trên các mục tiêu cụ thể. Các mục tiêu này có thể bao gồm tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển, hoặc tăng cường tính minh bạch và kiểm soát tài chính. Việc xác định và ưu tiên các mục tiêu này giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận ra những thay đổi cần thiết trong quy trình và công nghệ.

  1. Phân bổ nguồn lực hợp lý

Doanh nghiệp thông minh hiểu rằng đôi khi phải đầu tư để tiết kiệm, đặc biệt trong việc tối ưu hóa mua sắm. Đầu tư vào nhân sự và công nghệ tập trung sẽ mang lại lợi ích đáng kể. Theo “Hướng Dẫn Lập Kế Hoạch Chiến Lược 2024” của Procurement Leaders, các tổ chức phân bổ hơn 15% nhân sự cho các trung tâm chuyên môn và dịch vụ chung đạt hiệu quả vượt trội về tiết kiệm chi phí và ROI trong mua sắm.

  1. Tận dụng công nghệ

Quy trình mua sắm thường phức tạp, tiêu tốn nhiều thời gian, đặc biệt nếu doanh nghiệp vẫn dựa vào các quy trình thủ công hoặc rời rạc. Một số công cụ hỗ trợ hiệu quả:

  • Hệ thống quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM): Giúp theo dõi hợp đồng, KPI, và hiệu suất của nhà cung cấp trên một nền tảng duy nhất.
  • Công cụ giao tiếp và cộng tác: Giúp các bên liên quan theo dõi tiến độ và đóng góp ý kiến kịp thời.
  • Công cụ tài chính: Tự động hóa việc tạo PO, xử lý hóa đơn và thanh toán, cải thiện cả hiệu suất lẫn độ chính xác.
  • Phần mềm quản lý RFP: Tự động hóa quy trình phát hành và đánh giá RFP, tiết kiệm thời gian.
  • Giải pháp “Source-to-Settle”: Quản lý toàn bộ quy trình mua sắm từ xác định nhà cung cấp đến thanh toán.
  1. Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp

Quan hệ với nhà cung cấp cần được xây dựng dựa trên sự tin tưởng, tôn trọng lẫn nhau và mục tiêu chung. Điều này bao gồm việc thiết lập các KPI, SLA rõ ràng và quản lý chúng thường xuyên. Thực hành tốt bao gồm giám sát hiệu suất liên tục, tổ chức các buổi phản hồi định kỳ và giải quyết xung đột hiệu quả.

  1. Tập trung hóa dữ liệu

Dữ liệu phát sinh trong quá trình mua sắm thường nằm rải rác ở nhiều hệ thống và bộ phận. Việc tập trung hóa dữ liệu không chỉ tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà còn cải thiện bảo mật, đảm bảo rằng chỉ những người có quyền mới có thể truy cập thông tin.

  1. Đơn giản hóa quy trình phê duyệt

Việc phê duyệt là cần thiết nhưng có thể gây chậm trễ nếu không được tổ chức hiệu quả. Một số cách cải thiện:

  • Thiết lập ngưỡng ngân sách cho từng phòng ban (ví dụ: dưới 5.000 USD không cần phê duyệt).
  • Rõ ràng hóa vai trò của từng người trong quy trình phê duyệt.
  • Đầu tư vào hệ thống quản lý mua sắm để tự động hóa quy trình phê duyệt.
  1. Đàm phán điều khoản tốt hơn

Doanh nghiệp nên đạt được thỏa thuận mà cả hai bên đều cảm thấy hài lòng. Nếu sản phẩm phù hợp nhưng giá quá cao, doanh nghiệp có thể đàm phán giảm giá hoặc thay đổi điều khoản thanh toán để phù hợp với ngân sách.

  1. Đào tạo và phát triển

Quy trình mua sắm mới thường đi kèm với những thay đổi lớn. Việc đầu tư vào đào tạo ban đầu và liên tục giúp đảm bảo mọi người sử dụng hiệu quả quy trình và công cụ mới. Chương trình đào tạo cần được thiết kế phù hợp cho từng nhóm (nhân sự mua sắm, lãnh đạo, tài chính,…) và kết hợp nhiều phương pháp học tập.

  1. Giám sát và đánh giá liên tục

Doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên để đảm bảo nhà cung cấp đáp ứng đúng cam kết và quy trình mua sắm hoạt động hiệu quả. Các chỉ số nên được đánh giá gồm: thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm, và hiệu quả chi phí. Điều chỉnh và cải thiện liên tục sẽ giúp quy trình mua sắm ngày càng tối ưu hóa.

Cải Thiện Quy Trình Mua Sắm Với NetSuite

Quy trình mua sắm không phải là một hoạt động độc lập. Nó liên kết chặt chẽ với các chức năng khác như kế toán, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý tồn kho và nhiều lĩnh vực khác. Dù mỗi lĩnh vực này có thể được quản lý riêng lẻ, việc tích hợp chúng lại sẽ giúp quy trình mua sắm minh bạch và hiệu quả hơn. NetSuite ERP chính là giải pháp mang lại khả năng này.

quy-trinh-mua-sam-netsuite

NetSuite và Tự Động Hóa Quy Trình Mua Sắm

NetSuite cung cấp một mô-đun mua sắm chuyên biệt, tự động hóa các phần quan trọng của quy trình. Chẳng hạn, trong giai đoạn tạo đơn đặt hàng (PO), doanh nghiệp có thể sử dụng mô-đun này để:

  • Tự động hóa yêu cầu báo giá.
  • Theo dõi và phân tích các báo giá đã nhận.
  • Quản lý danh sách các nhà cung cấp và đối tác đã được phê duyệt.

Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp có thể sử dụng NetSuite để theo dõi các đơn mua hàng, đơn bán hàng, hóa đơn, lô hàng và thanh toán liên quan. Điều này không chỉ giảm thiểu lỗi do thao tác thủ công mà còn cải thiện hiệu quả quản lý.

Tích Hợp Các Mô-đun ERP Liên Quan

Các mô-đun ERP khác của NetSuite tích hợp với mô-đun mua sắm, giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình. Ví dụ:

  • Mô-đun tài chính: Tự động đối chiếu PO với hóa đơn và theo dõi tình trạng thực hiện, từ đó tự động hóa thanh toán dựa trên các quy định và chính sách của doanh nghiệp.
  • Mô-đun quản lý tồn kho, đơn hàng và chuỗi cung ứng: Tăng cường tính hiệu quả bằng cách kết nối chặt chẽ quy trình mua sắm với quản lý hàng hóa và logistics.

Với 8 bước cơ bản trong quy trình mua sắm, như đã nêu ở trên, doanh nghiệp có thể cá nhân hóa và tối ưu hóa từng bước dựa trên chiến lược và mục tiêu riêng. Sự tích hợp và tự động hóa mà NetSuite mang lại sẽ biến quy trình mua sắm từ phức tạp thành một công cụ mạnh mẽ thúc đẩy sự phát triển và hiệu quả của doanh nghiệp.

Nguồn: 8 Steps in the Procurement Process and How to Optimize Them | NetSuite

Xem thêm tin mới

Oracle NetSuite

ERP là gì? Oracle NetSuite ERP giúp gì cho doanh nghiệp?

ERP là gì? Tìm hiểu về hệ thống ERP và cách Oracle NetSuite ERP giúp doanh nghiệp tối ưu quản lý tài chính, vận hành và chuỗi cung ứng. Khám phá lợi ích của ERP và lý do doanh nghiệp nên triển khai trong bài viết sau ERP là gì? ERP (Enterprise Resource Planning) là ... Read more
10/02/2025

Go live

NTPM Chính Thức Đưa Hệ Thống Oracle NetSuite ERP Vào Vận Hành

Hệ thống quản trị doanh nghiệp Oracle NetSuite ERP đã và đang là giải pháp hàng đầu được nhiều tập đoàn lớn trên thế giới tin dùng, cho phép quản lý toàn diện từ sản xuất, tài chính đến kinh doanh, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường
14/01/2025

Oracle NetSuite

Quản lý tồn kho tự động giúp gì cho doanh nghiệp?

Bài viết này sẽ mang đến cái nhìn chi tiết về cách thức hoạt động của các hệ thống quản lý tồn kho tự động, những tính năng và lợi ích nổi bật, cùng các xu hướng mới đang định hình lĩnh vực này.
09/01/2025

Oracle NetSuite

Định Giá Dựa Trên Đối Thủ Cạnh Tranh Như Thế Nào?

Chiến lược định giá dựa trên đối thủ cạnh tranh giúp doanh nghiệp có thể sử dụng giá của đối thủ làm chuẩn mực để thiết lập giá của mình, đồng thời cân nhắc đến các mục tiêu của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ đưa ra mọi điều doanh nghiệp cần biết về chiến lược định giá dựa trên đối thủ cạnh tranh, bao gồm khi nào nên áp dụng, cách thực hiện, ba thách thức lớn và bảy thực tiễn tốt nhất.
02/01/2025

Oracle NetSuite

NetSuite ra mắt các tính năng mới tích hợp AI vào quy trình kinh doanh hàng ngày

NetSuite tiếp tục đẩy mạnh việc tích hợp AI vào hỗ trợ các hoạt động kinh doanh thường ngày bằng hàng loạt những tính năng AI mới sẽ được công bố tại sự kiện SuiteWorld 2024.
26/12/2024

Oracle NetSuite

5 chiến thuật “định giá tâm lý” giúp thu hút khách hàng

Những chiến thuật định giá tâm lý mà các doanh nghiệp áp dụng để tác động đến nhận thức khách hàng và gia tăng lợi nhuận như: giá mỏ neo, định giá quyến rũ, đến những chiến lược khác, hãy cùng tìm hiểu bí quyết vì sao chúng ta dễ dàng bị thuyết phục bởi một mức giá và cách các doanh nghiệp tận dụng điều đó để chiếm lợi thế trên thị trường.
19/12/2024