9 chiến lược quản lý tồn kho cho ngành sản xuất

Trong ngành sản xuất, việc quản lý tốt nguyên vật liệu, hàng hóa đang sản xuất, thành phẩm, vật liệu đóng gói và vật tư bảo trì,… đóng vai trò then chốt để đảm bảo sản xuất đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm nhằm đáp ứng nhu cầu. Nếu không được quản lý hiệu quả, các yếu tố này có thể dẫn đến mất doanh thu, tình trạng sản xuất thừa hoặc thiếu, hoạt động kém hiệu quả, vấn đề về dòng tiền và nhiều hệ lụy khác ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.

Chính vì vậy, quản lý tồn kho là yếu tố không thể thiếu đối với các nhà sản xuất. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết 9 chiến lược quản lý tồn kho hiệu quả, cùng với 9 mẹo hữu ích giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.

Các Chiến Lược Quản Lý Tồn Kho Trong Ngành Sản Xuất Là Gì?

Chiến lược quản lý tồn kho trong ngành sản xuất bao gồm: phương pháp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa lượng hàng hóa tồn kho. Một số chiến lược dựa vào thời điểm nhập hàng từ nhà cung cấp, trong khi những chiến lược khác tập trung vào tầm quan trọng và giá trị của từng loại hàng hóa. Việc quản lý tồn kho hiệu quả đóng vai trò thiết yếu, giúp đảm bảo các dây chuyền sản xuất vận hành trơn tru, đáp ứng đơn hàng đúng thời hạn, tiết kiệm chi phí và hạn chế lãng phí do tồn kho dư thừa.

Điểm Chính

• Quản lý tồn kho là yếu tố quan trọng đối với các nhà sản xuất, bởi nó tác động trực tiếp đến sức khỏe tài chính của doanh nghiệp
• Doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng nhiều chiến lược khác nhau để quản lý tồn kho hiệu quả.
• Một số chiến lược phổ biến bao gồm quản lý tồn kho đúng thời điểm (Just-in-Time), phân tích ABC và phương pháp tính giá trung bình.
• Các hệ thống quản lý tồn kho hiện đại giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa theo thời gian thực, đảm bảo luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu sản xuất và khách hàng.

Các Chiến Lược Quản Lý Tồn Kho Trong Ngành Sản Xuất

Các chiến lược quản lý tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà sản xuất kiểm soát và tối ưu hóa lượng hàng hóa tồn kho, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt, bởi cả hai đều có thể gây ra những tác động tài chính tiêu cực.

Nếu tồn kho quá nhiều, doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu chi phí lưu kho cao, nguy cơ hàng hóa bị hư hỏng hoặc lỗi thời, và nguồn vốn bị “đóng băng” trong hàng hóa không sử dụng, thay vì được đầu tư vào các hoạt động khác như mua sắm thiết bị sản xuất để mở rộng kinh doanh. Ngược lại, nếu tồn kho quá ít, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng hết hàng, khiến khách hàng tìm đến đối thủ, gây mất doanh thu và ảnh hưởng đến uy tín trên thị trường.

Những hậu quả nêu trên không chỉ ảnh hưởng trực tiếp mà còn để lại tác động lâu dài đến dòng tiền, lợi nhuận và sức khỏe tài chính của nhà sản xuất. Tuy nhiên, với chiến lược quản lý tồn kho phù hợp, doanh nghiệp có thể:

·       Điều chỉnh lượng hàng tồn kho phù hợp hơn với nhu cầu thực tế.

·       Phát hiện sớm các vấn đề trước khi chúng gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất.

·       Gia tăng doanh số bán hàng, kể cả với nhóm khách hàng trung thành.

·       Cắt giảm chi phí và xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp.

Bên cạnh đó, việc quản lý tồn kho chặt chẽ còn giúp doanh nghiệp có được dữ liệu chính xác hơn về lượng hàng tồn kho. Khi kết hợp dữ liệu này với số liệu lịch sử và các xu hướng thị trường, nhà sản xuất sẽ dự đoán nhu cầu hiệu quả hơn và đưa ra các quyết định chiến lược một cách sáng suốt.

9 Chiến Lược Quản Lý Tồn Kho Cho Ngành Sản Xuất Năm 2024

Để đảm bảo dây chuyền sản xuất và chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru, các nhà sản xuất cần quản lý và theo dõi tồn kho một cách chính xác. Lựa chọn phương pháp quản lý tồn kho sẽ tùy thuộc vào mục tiêu kinh doanh, ngành nghề hoạt động và loại sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh. Dưới đây là 9 chiến lược quản lý tồn kho hiệu quả, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, giảm thiểu lãng phí và tận dụng tối đa các cơ hội kinh doanh.

1.    Quản Lý Tồn Kho Đúng Thời Điểm (Just-in-Time – JIT)

Chiến lược này đảm bảo nhà sản xuất chỉ duy trì đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu hiện tại của khách hàng. Đây là một chiến lược “tinh gọn,” giúp giảm chi phí sản xuất và lưu kho. Tuy nhiên, JIT đòi hỏi nhà cung cấp phải đáng tin cậy và linh hoạt, vì bất kỳ sự gián đoạn nào trong chuỗi cung ứng cũng có thể gây ảnh hưởng lớn.

2. Nhập Trước, Xuất Trước (First In, First Out – FIFO)

Phương pháp FIFO (First In, First Out) đảm bảo hàng tồn kho cũ nhất được sử dụng hoặc sản xuất trước. Cách quản lý này đặc biệt phù hợp với các nhà sản xuất các sản phẩm có thời hạn sử dụng, chẳng hạn như pin, dược phẩm hoặc các mặt hàng dễ hư hỏng khác.

3. Nhập Sau, Xuất Trước (Last In, First Out – LIFO)

Trái ngược với FIFO, LIFO sử dụng các sản phẩm nhập kho gần đây nhất trước. Phương pháp này thường được sử dụng trong điều kiện lạm phát, khi giá hàng hóa mới cao hơn. LIFO giúp nhà sản xuất thu hồi vốn nhanh hơn và có lợi thế về thuế nhờ chi phí hàng bán cao hơn, làm giảm thu nhập ròng.

4. Số Lượng Đặt Hàng Kinh Tế (Economic Order Quantity – EOQ)

EOQ giúp nhà sản xuất xác định kích thước đơn hàng lý tưởng để không dư thừa hoặc thiếu hụt. Chiến lược này đặc biệt hữu ích cho các nhà sản xuất có nhu cầu tồn kho ổn định, tính toán dựa trên nhu cầu hàng năm, chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho hàng năm.

5. Giá Trung Bình Có Trọng Số (Weighted Average Cost – WAC)

WAC tính giá trung bình của tất cả hàng tồn kho thay vì giá từng đơn vị. Phương pháp này giúp nhà sản xuất giảm thiểu ảnh hưởng của biến động chi phí, duy trì giá bán ổn định cho khách hàng.

6. Kiểm Đếm Chu Kỳ (Cycle Counting)

Đây là phương pháp đảm bảo số lượng hàng tồn kho thực tế khớp với dữ liệu trong hệ thống. Là một phần quan trọng của quá trình kiểm toán, phương pháp này yêu cầu kiểm đếm các lô hàng cụ thể thường xuyên (thậm chí hàng ngày) để phát hiện và giải quyết các sai lệch.

7. Phân Tích Tồn Kho ABC (ABC Inventory Analysis)

Phương pháp này ưu tiên hàng tồn kho dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với nhà sản xuất theo nhu cầu, chi phí và rủi ro. Nhóm “A” là những mặt hàng có giá trị cao nhất và được ưu tiên hơn nhóm “B” và “C” trong việc quyết định số lượng lưu trữ và thời điểm đặt hàng.

8. Quản Lý Tồn Kho Ký Gửi (Consignment Inventory Management)

Trong chiến lược này, nhà sản xuất (người gửi) cung cấp hàng hóa cho khách hàng (người nhận) như nhà phân phối hoặc nhà bán lẻ. Người nhận sẽ sở hữu hàng nhưng chưa phải thanh toán cho đến khi bán được. Phương pháp này giúp nhà sản xuất giảm chi phí lưu kho và tăng cơ hội bán hàng.

9. Quản Lý Tồn Kho Số Hóa Dựa Trên Đám Mây (Cloud-Based Digital Inventory Management)

Sử dụng công nghệ đám mây để hỗ trợ các chiến lược trên thông qua một nền tảng tập trung, dễ dàng truy cập 24/7. Hệ thống này tự động theo dõi tồn kho theo thời gian thực, thông báo khi tồn kho dưới mức tối thiểu, tính toán EOQ, WAC, dự báo nhu cầu và cải thiện sự hợp tác với nhà cung cấp.

Với các chiến lược này, nhà sản xuất không chỉ cải thiện hiệu quả hoạt động mà còn giảm thiểu chi phí và tăng khả năng cạnh tranh trong năm 2024.

9 Mẹo Quản Lý Tồn Kho Hiệu Quả Cho Ngành Sản Xuất

Việc quản lý tồn kho hiệu quả có thể quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp sản xuất. Tồn kho thiếu hoặc dư đều gây ảnh hưởng tiêu cực đến chi phí vận hành và khả năng đáp ứng nhu cầu. Ngược lại, quản lý tồn kho tốt sẽ cải thiện hiệu quả sản xuất và mang lại lợi nhuận rõ rệt. Dưới đây là 9 mẹo giúp các nhà sản xuất quản lý tồn kho một cách tối ưu.

1. Thiết Lập Mức Tồn Kho Tối Thiểu

Mức tồn kho tối thiểu (hay điểm đặt hàng lại) là lượng hàng tồn kho thấp nhất mà doanh nghiệp cần duy trì trước khi đặt hàng bổ sung. Nếu tồn kho giảm dưới mức này, doanh nghiệp có nguy cơ hết hàng, ảnh hưởng đến sản xuất. Công thức tính như sau:

Mức tồn kho tối thiểu = Điểm đặt hàng lại − (Mức tiêu thụ bình thường × Thời gian giao hàng bình thường)

Ví dụ, một nhà sản xuất dụng cụ thể thao có điểm đặt hàng lại là 5.000 cây vợt cầu lông, thời gian giao hàng là 7 ngày và mức tiêu thụ bình thường là 500 đơn vị/ngày. Mức tồn kho tối thiểu sẽ là: 1.500 = 5.000 − (500 × 7)

2. Dự Báo Nhu Cầu

Dự báo nhu cầu là quá trình ước tính nhu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ trong tương lai để duy trì mức tồn kho phù hợp. Phương pháp này dựa trên dữ liệu định lượng (doanh số lịch sử), dữ liệu định tính (khảo sát khách hàng) và điều kiện kinh tế. Điều này giúp các nhà sản xuất đưa ra quyết định tồn kho chính xác và dự đoán doanh thu.

3. Kiểm Tra Tồn Kho Thường Xuyên

Việc kiểm tra tồn kho giúp đảm bảo số liệu thực tế khớp với dữ liệu trong hệ thống, ngăn ngừa tình trạng hết hàng hoặc tồn kho dư thừa, kiểm soát chất lượng và phát hiện thất thoát. Các phương pháp kiểm tra bao gồm:

• Kiểm tra toàn diện: Thực hiện định kỳ 1-2 lần/năm.
• Kiểm đếm chu kỳ: Đếm nhóm sản phẩm theo chu kỳ đều đặn.
• Kiểm tra ngẫu nhiên: Thực hiện không theo lịch trình cố định.

4. Tăng Cường Hợp Tác Xuyên Bộ Phận

Quản lý tồn kho hiệu quả yêu cầu sự phối hợp giữa các nhóm: sản xuất, mua hàng và logistics. Mỗi nhóm đóng góp thông tin quan trọng từ quy trình sản xuất, chi phí đến phân phối, giúp cải thiện quyết định quản lý tồn kho.

5. Thiết Lập Quy Trình Xử Lý Tồn Kho Dư Thừa

Hàng tồn kho chậm luân chuyển có thể trở thành hàng “chết,” gây lãng phí không gian và chi phí. Các cách xử lý bao gồm:

• Giảm giá mạnh.
• Bán kèm sản phẩm khác.
• Thanh lý hoặc quyên góp hàng hóa.

6. Quản Lý Mối Quan Hệ Với Nhà Cung Cấp

Quản lý tốt quan hệ với nhà cung cấp (Supplier Relationship Management – SRM) giúp doanh nghiệp đạt được giá tốt, đảm bảo giao hàng đúng hạn và hợp tác phát triển sản phẩm. Điều này cũng giúp doanh nghiệp phát hiện khi nào cần thay đổi nhà cung cấp.

7. Xác Định và Cải Thiện Quy Trình Lỗi Thời

Các quy trình lỗi thời, như theo dõi tồn kho thủ công, có thể gây ra sai sót, làm gián đoạn sản xuất hoặc tồn kho dư thừa. Việc tích hợp phần mềm quản lý và tự động hóa quy trình sẽ cải thiện hiệu quả hoạt động và ra quyết định.

8. Tự Động Hóa Hệ Thống Quản Lý Tồn Kho

Tự động hóa giúp theo dõi tồn kho nhanh hơn, chính xác hơn và cung cấp dữ liệu theo thời gian thực. Ví dụ, quét mã vạch giúp xử lý hàng nhập kho nhanh chóng, đồng thời giảm thiểu lỗi. Ngoài ra, tự động hóa còn giúp nhân viên tập trung vào công việc mang lại giá trị cao hơn.

9. Đầu Tư Vào Sản Xuất Tinh Gọn (Lean Manufacturing)

Sản xuất tinh gọn tập trung vào việc loại bỏ lãng phí và cải thiện hiệu quả. Ví dụ, xử lý điểm tắc nghẽn trong sản xuất giúp giảm chi phí lưu kho cho hàng dở dang. Các doanh nghiệp thành công trong sản xuất tinh gọn chỉ giữ lượng tồn kho cần thiết tại từng giai đoạn sản xuất.

Những mẹo trên không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý tồn kho mà còn cải thiện hiệu quả sản xuất, tăng doanh thu và giảm chi phí trong dài hạn.

Quản Lý Tồn Kho Sản Xuất Dễ Dàng Với NetSuite

NetSuite Inventory Management giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa mức tồn kho, tăng lợi nhuận và giảm chi phí hàng hóa bán ra. Hệ thống cung cấp khả năng hiển thị rõ ràng về hàng tồn kho tại mọi địa điểm, cho phép các nhà quản lý theo dõi và điều chỉnh hàng hóa khi cần thiết. Đồng thời, NetSuite còn xử lý hiệu quả các biến động về nhu cầu dựa trên dữ liệu bán hàng lịch sử và theo mùa.

NetSuite Inventory Management cũng hỗ trợ theo dõi tồn kho thông qua truy xuất lô hàng và số sê-ri, giúp doanh nghiệp định nghĩa chiến lược hoàn thiện đơn hàng và giảm lãng phí. Những tính năng này cho phép tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.

Nguồn: 9 Inventory Management Strategies for Manufacturing | NetSuite