10 Nguyên Tắc Khi Triển Khai Tự Động Hóa Tài Khoản Phải Trả (Tự Động Hóa AP)

Doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc khi áp dụng các “nguyên tắc vàng” trong việc sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình tài khoản phải trả (AP), thay vì phải nhập liệu thủ công. Mọi thông tin về trạng thái giao dịch đều được hiển thị rõ ràng trên bảng điều khiển và tự động định tuyến theo quy trình, giúp bạn không còn mất thời gian tìm kiếm.

Nhờ đó, những doanh nghiệp sử dụng phần mềm tự động hóa AP sẽ thấy quy trình trở nên nhanh chóng hơn, ít sai sót hơn và có khả năng giám sát tốt hơn, đồng thời giảm thiểu tối đa các rủi ro gian lận.

Tự động hóa AP trong tự động hóa tài khoản phải trả là gì?

Tự động hóa tài khoản phải trả (tự động hóa AP) là quá trình tự động hóa các khâu thủ công trong việc xử lý tài khoản phải trả, từ hóa đơn đến đơn đặt hàng. Thay vì nhân viên phải nhập liệu thủ công, thì toàn bộ quy trình này sẽ diễn ra hoàn toàn trên nền tảng số.

Tự động hóa AP không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn bảo vệ doanh nghiệp khỏi các sai sót tốn kém. Tuy nhiên, cần kết hợp phần mềm với các nguyên tắc đặc biệt để tối ưu hóa.

10 phương pháp Tự Động Hóa AP quan trọng

1.Thuyết phục để ủng hộ:

Việc thay đổi thường mang đến sự lo ngại, nhưng để tự động hóa AP thành công, đội ngũ tài chính cần được thuyết phục và ủng hộ sử dụng AP. CFO có thể gặp gỡ từng thành viên để chia sẻ những lợi ích mà tự động hóa AP mang lại, giúp họ hiểu rằng công việc sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn và hiệu quả hơn.

Các CFO cũng nên ghi nhận phản hồi của nhân viên trong quá trình sử dụng để trao đổi với nhà cung cấp. Đảm bảo rằng bất kỳ giải pháp đề xuất nào cũng đều giải quyết được các vấn đề thực tế mà đội ngũ của bạn đang gặp phải. Việc ghi lại những ý kiến này có thể giúp bạn xây dựng một cơ sở kinh doanh vững chắc cho việc triển khai phần mềm tự động hóa AP.

2.Chỉ định người quản lý dự án:

Một người quản lý dự án tự động hóa AP sẽ là đầu mối liên hệ chính với nhà cung cấp phần mềm, đặc biệt trong giai đoạn triển khai. Họ giám sát việc thiết lập các luồng tự động hóa và chịu trách nhiệm báo cáo về hiệu quả hoạt động, đảm bảo việc tối ưu hóa liên tục.

Ngoài ra, họ sẽ đóng vai trò là đầu mối liên hệ cho các bên nội bộ nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra với phần mềm. Trong khi quản lý hàng ngày thuộc về bộ phận tài chính, người quản lý dự án sẽ chịu trách nhiệm các nhiệm vụ quản lý chương trình, như giám sát và tối ưu hóa, cũng như cung cấp các báo cáo định kỳ về cách cải thiện và duy trì hiệu quả hoạt động.

3. Nhập hóa đơn mới ngay khi có thể:

Tự động hóa AP có thể giảm đáng kể số ngày phải trả trung bình (DPO) – giảm khoảng 5,55 ngày theo Aberdeen Group. Tuy nhiên, mức giảm này phụ thuộc vào thời điểm hóa đơn được nhập vào hệ thống. Nếu bạn vẫn nhận hóa đơn giấy, hãy quét chúng ngay lập tức. Tập cho đội ngũ tài chính thói quen nhập hóa đơn mới vào hệ thống ngay trong ngày nhận được. Bằng cách đó, bạn có thể theo dõi các giao dịch tốt hơn và đạt được lợi ích tối đa về DPO.

4. Tự động hóa theo từng giai đoạn:

Có nhiều thứ có thể được tự động hóa, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải triển khai tất cả cùng lúc. Sẽ tốt hơn nếu triển khai dần dần các quy trình tự động hóa, dành thời gian để khắc phục sự cố giữa các giai đoạn. Mặc dù tự động hóa giúp giải quyết vấn đề, nhưng thiết lập không đúng có thể gây ra những vấn đề lớn hơn.

Ngoài ra, sẽ có một giai đoạn học hỏi. Bằng cách tiến hành chậm rãi và cho đội ngũ của bạn thời gian để thích ứng với các quy trình mới, bạn có thể đảm bảo tối đa lợi ích của tự động hóa trong tương lai.

5. Giữ liên lạc với nhà cung cấp và các đối tác nắm rõ thông tin:

Bên cạnh việc đảm bảo đội ngũ nội bộ hiểu quy trình, giao tiếp thường xuyên với nhà cung cấp cũng rất quan trọng. Nhiều hệ thống tự động hóa AP cho phép bạn thiết lập cổng thông tin dành riêng cho nhà cung cấp, nơi các nhà cung cấp và đối tác được phê duyệt có thể tự cập nhật thông tin, kiểm tra trạng thái hóa đơn và tra cứu câu trả lời cho các thắc mắc thường gặp.

Bạn nên lập danh sách các nhà cung cấp có đơn hàng lớn thường xuyên hoặc những nhà cung cấp mà doanh nghiệp là khách hàng quan trọng để liên hệ và cập nhật thông tin cho họ sớm và định kỳ về các thay đổi. Nhờ vậy, họ sẽ cảm thấy được quan tâm và nắm rõ tình hình mà không cần liên hệ bộ phận AP thường xuyên, giúp giảm tải đáng kể cho đội ngũ chăm sóc khách hàng.

6. Tích hợp hệ thống:

Hệ thống tự động hóa tài khoản phải trả mà bạn chọn cần phải được tích hợp hoàn toàn, hoặc có khả năng tích hợp với các công cụ mà nhóm đang dùng để quản lý tài khoản phải trả. Điều này đặc biệt quan trọng với các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), quản lý quan hệ khách hàng và các hệ thống tài chính cốt lõi khác. Việc tích hợp các công cụ hiện có vào hệ thống mới giúp giảm thiểu thời gian học hỏi và cho phép truy cập vào dữ liệu toàn diện, có thể được chuyển đổi thành các báo cáo thông tin hữu ích.

7. Tận dụng chiết khấu thanh toán sớm:

Phần lớn các nhà cung cấp đều có chính sách chiết khấu khi thanh toán sớm. Theo Báo cáo Tài Khoản Phải Trả & Vốn Lưu Động năm 2017 của PayStream Advisors, 31% người tham gia khảo sát cho biết việc xử lý hóa đơn và phê duyệt thủ công đã cản trở họ đạt được ít nhất một phần trong các khoản tiết kiệm này. Với tự động hóa AP, điều này sẽ không còn là vấn đề. Các hệ thống này giúp bộ phận tài chính tối ưu hóa quản lý tiền mặt và đẩy nhanh quá trình phê duyệt.

8. Thiết lập quy trình làm việc:

Phần mềm tự động hóa AP có thể giúp bạn xây dựng hệ thống quy trình làm việc để đảm bảo nhân viên nắm rõ trách nhiệm của mình. Nhờ đó, toàn bộ nhóm tài khoản phải trả sẽ phối hợp nhịp nhàng, đặc biệt là khi có các hạn chót cần tuân thủ. Nếu có bất kỳ tắc nghẽn nào xảy ra, bạn có thể kiểm tra bảng điều khiển của phần mềm để xác định phần nào đang bị chậm trong quá trình phê duyệt và nhắc nhở nhân viên liên quan để tiếp tục quy trình.

9. Chú trọng vào các chỉ số:

Phần mềm tự động hóa AP cung cấp dữ liệu thời gian thực chỉ với một cú nhấp chuột, cho phép bạn tổng hợp thông tin trên bảng điều khiển và biến nó thành những phân tích kinh doanh. Dựa vào dữ liệu này, bạn có thể theo dõi dòng tiền đồng thời đánh giá xem điều gì đang hoạt động hiệu quả và điều gì không. Chẳng hạn, các chỉ số có thể cho thấy rằng một quy trình làm việc cần được cấu hình lại. Có thể có quá nhiều hoặc quá ít bước để hoàn thành một công việc một cách hiệu quả.

10. Chuẩn bị các phương án dự phòng:

Thiên tai, sự cố máy chủ hoặc mất điện có thể gây gián đoạn nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, điều này sẽ không ảnh hưởng lớn nếu bạn đã có một kế hoạch duy trì hoạt động liên tục. Vì vậy, đừng quên ghi chép lại quy trình tài khoản phải trả khi bạn thực hiện tự động hóa AP để có thể chuyển sang xử lý thủ công nếu cần thiết. Đảm bảo nhân viên của bạn được đào tạo cách thực hiện các chức năng thủ công phòng trường hợp cần thiết.

Lựa Chọn Giải Pháp Tự Động Hóa AP Phù Hợp

Khi chọn phần mềm tự động hóa AP, hãy xem xét các yếu tố sau để tìm ra giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp:

• Giải pháp chuyên biệt so với bộ phần mềm kế toán: Có nhiều sản phẩm tập trung hoàn toàn vào tự động hóa. Tuy nhiên, tùy thuộc vào phần mềm hiện tại của bạn (hoặc nếu bạn chưa có), bạn có thể cần những tính năng này nằm trong một bộ phần mềm tài khoản phải trả/tài khoản phải thu toàn diện.
• Tích hợp với các bộ phần mềm kế toán: Nếu bạn chọn một giải pháp chuyên biệt, nó cần phải tương thích với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp, bao gồm ERP. Nhà cung cấp nên rõ ràng về việc liệu phần mềm có tích hợp mà không cần phát triển tùy chỉnh hay không, cũng như xác định mức độ bảo trì cần thiết cho các tích hợp này, bao gồm tần suất, chi phí và người thực hiện. Kiểm tra đánh giá sản phẩm và tham khảo ý kiến từ đồng nghiệp để có cái nhìn rõ ràng hơn về khả năng tích hợp của sản phẩm.
• Tập trung vào tài khoản phải trả so với tài khoản phải thu: Một điều cần lưu ý với các giải pháp chuyên biệt là chúng có thể cung cấp chiều sâu lớn hơn ở phía tài khoản phải trả hoặc tài khoản phải thu. Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể có nhu cầu lớn hơn ở một khía cạnh so với khía cạnh còn lại. Hãy chọn hệ thống tập trung vào lĩnh vực phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp bạn.