Cẩm nang quản lý chi tiêu doanh nghiệp năm 2025

Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp thường xem doanh thu là thước đo chính của thành công. Tuy nhiên, bất kể tốc độ tăng trưởng ra sao, tối ưu hóa chi tiêu trên toàn tổ chức luôn mang lại giá trị thiết thực — không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực, mà còn tạo nền tảng vững chắc để tái đầu tư vào các hoạt động tăng trưởng bền vững trong tương lai.

Một trong những công cụ hiệu quả mà ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tiết giảm chi phí là quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Business Spend Management – BSM). Đây là một hệ thống các phương pháp quản lý chi tiêu doanh nghiệp, được hỗ trợ bởi phần mềm, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể, xuyên suốt và đồng nhất về tất cả các hoạt động chi tiêu — vốn trước đây diễn ra rời rạc ở nhiều bộ phận khác nhau. Từ đó, doanh nghiệp có thể phân tích chuyên sâu và đưa ra các quyết định tài chính hiệu quả hơn.

Quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Business Spend Management – BSM) là gì?

Quản lý chi tiêu doanh nghiệp (BSM) là tập hợp các phương pháp quản lý, được hỗ trợ bởi phần mềm, nhằm giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và phân tích toàn bộ hoạt động chi tiêu và mối quan hệ với nhà cung cấp. Những khoản chi này có thể bao gồm từ hợp đồng giá trị lớn với đối tác chiến lược, đến các khoản chi văn phòng phẩm hằng ngày hay chi phí công tác do nhân viên ứng trước.

Trước đây, các hoạt động liên quan đến chi tiêu thường được xử lý qua nhiều công cụ riêng biệt. BSM giúp hợp nhất và tự động hóa toàn bộ quy trình này, từ đó tăng hiệu quả vận hành, tối ưu giá trị mang lại từ mỗi đồng chi tiêu, giảm thiểu chi phí — đặc biệt là chi phí mua sắm, hạn chế rủi ro tài chính và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các nhà cung cấp.

Phân biệt giữa quản lý chi tiêu và quản lý chi phí

Quản lý chi phí (expense management) là hệ thống mà doanh nghiệp sử dụng để xử lý, thanh toán và kiểm tra các khoản chi của nhân viên. Khi nhân viên ứng trước chi phí cho các công việc liên quan đến công ty, một hệ thống quản lý chi phí hiệu quả sẽ đảm bảo họ được hoàn trả đầy đủ và đúng hạn.

Trong khi đó, quản lý chi tiêu doanh nghiệp (spend management) là một khái niệm tài chính rộng hơn, thể hiện chiến lược tổng thể của doanh nghiệp về cách thức, thời điểm và lý do sử dụng ngân sách. Vì vậy, BSM không chỉ bao gồm quản lý chi phí nhân viên, mà còn bao hàm các hoạt động như mua sắm, xử lý hóa đơn, thuê ngoài và quản lý chuỗi cung ứng.

Những ý chính cần ghi nhớ

• BSM giúp làm rõ những sai sót và điểm chưa hiệu quả, từ đó giúp doanh nghiệp khai thác được nhiều giá trị hơn từ các khoản chi tiêu cũng như mối quan hệ với nhà cung cấp.
• Bằng cách tổng hợp và số hóa dữ liệu ẩn danh từ các doanh nghiệp bên ngoài (còn gọi là dữ liệu “cộng đồng”), BSM không chỉ đơn giản hóa quy trình mua sắm mà còn giúp tổ chức trở nên thông minh hơn và có trách nhiệm hơn trong cách sử dụng ngân sách.
• BSM nhấn mạnh rằng những hành động nhỏ nhưng đều đặn chính là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và cải thiện hiệu quả bền vững về lâu dài.

Giải thích về quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Business Spend Management – BSM)

BSM hợp nhất các quy trình từ tìm nguồn cung ứng, ký kết hợp đồng, mua sắm, quản lý nhà cung cấp, xử lý hóa đơn, chi phí nhân viên đến thanh toán — tất cả trong một quy trình tự động được vận hành trên nền tảng điện toán đám mây. Điều này cho phép doanh nghiệp thu thập và phân tích toàn bộ dữ liệu chi tiêu, từ đó đưa ra các quyết định tài chính sáng suốt và hiệu quả hơn.

Với BSM, các quy trình được tự động hóa, giúp loại bỏ những lỗi do con người gây ra và giải phóng nhân sự để tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn. Khi dữ liệu chi tiêu được thu thập, làm sạch và phân loại rõ ràng, doanh nghiệp có thể phân tích để tìm ra các cách cắt giảm chi phí và tối ưu hóa quy trình mua sắm. Việc tổ chức dữ liệu chi tiêu hợp lý cũng giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt hơn, thích ứng tốt với các biến động cung cầu.

Tại sao quản lý chi tiêu doanh nghiệp lại quan trọng?

Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, họ thường phải kết hợp các hệ thống kế toán cũ với các công cụ mới để giải quyết những quy trình phát sinh, dẫn đến việc hình thành một mạng lưới công cụ phức tạp, không đồng bộ và khó kết nối. BSM có khả năng thu thập dữ liệu chi tiêu từ nhiều nguồn khác nhau trong hệ thống đó và khai thác dữ liệu này một cách thông minh, mang lại giá trị tích lũy theo thời gian.

Những giá trị này không chỉ dừng lại ở việc tiết kiệm chi phí. Các báo cáo phân tích chi tiêu giúp doanh nghiệp nhận diện được những điểm chưa hiệu quả, từ đó tiết kiệm chi phí và phân bổ ngân sách cho các hoạt động mang lại giá trị cao hơn. Dữ liệu chi tiêu được tổ chức rõ ràng cũng giúp tăng tính minh bạch và dễ dàng phát hiện các khoản chi không cần thiết, điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp tiếp tục tăng trưởng.

Hơn nữa, BSM còn mang lại lợi ích trong mùa khai thuế, bởi việc theo dõi và ghi nhận đầy đủ các khoản chi giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt không đáng có, tận dụng được các ưu đãi thuế và sẵn sàng khi cần kiểm toán. Đặc biệt, khi doanh nghiệp thanh toán đúng hạn và đầy đủ cho nhà cung cấp, điều này giúp xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững, có thể dẫn đến các chính sách giá ưu đãi, chiết khấu hoặc lợi ích dài hạn khác.

Nguồn gốc của quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Business Spend Management – BSM)

Sự phát triển của BSM có nhiều điểm tương đồng với các hệ thống như ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), CRM (quản lý quan hệ khách hàng) hay HCM (quản lý nhân sự). Ban đầu, các giải pháp công nghệ thông tin được ra đời để giải quyết những vấn đề cụ thể, đơn lẻ trong quy trình vận hành thủ công của doanh nghiệp.

Ví dụ như lưu trữ thông tin liên hệ khách hàng, quản lý dữ liệu marketing hay hỗ trợ sau bán hàng trong CRM. Theo thời gian, những giải pháp rời rạc đó dần được tích hợp thành các hệ thống tổng thể, và chính nhờ sự kết nối này, giá trị mang lại còn lớn hơn nhiều so với từng phần riêng lẻ.

Tương tự, BSM cũng ra đời từ thời kỳ mà hầu hết các doanh nghiệp đều quản lý chi tiêu thủ công hoặc sử dụng các công cụ đơn giản như bảng tính Excel. Những phương pháp này không chỉ mất thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót. Khi công nghệ phát triển, đặc biệt là với sự xuất hiện của tự động hóa, các doanh nghiệp bắt đầu áp dụng các hệ thống để quản lý chi tiêu doanh nghiệp tốt hơn — chẳng hạn như phần mềm xử lý công nợ phải trả, quản lý chi phí nhân viên và hệ thống mua sắm.

Trong những năm gần đây, BSM đã nổi lên như một giải pháp tổng thể nhằm hợp nhất các hệ thống quản lý chi tiêu doanh nghiệp rời rạc này. Đóng vai trò như một “trung tâm điều phối” cho dữ liệu nhà cung cấp và kiểm soát tài chính, BSM giúp doanh nghiệp phát hiện các sai sót và điểm chưa hiệu quả trong quy trình tài chính và mối quan hệ với đối tác. Tất cả công cụ trong hệ thống BSM phối hợp với nhau để theo dõi dữ liệu, giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa các hoạt động phức tạp.

Các loại chi tiêu trong doanh nghiệp

Trong suốt vòng đời hoạt động, doanh nghiệp sẽ phát sinh nhiều loại chi phí — có loại diễn ra thường xuyên, định kỳ; có loại chỉ phát sinh khi có sự kiện hoặc sự thay đổi trong kinh doanh. Tuy nhiên, tất cả các khoản chi tiêu này đều có thể được phân loại theo hai chiều quan trọng: chi phí hoạt động hay không hoạt động và chi phí cố định hay biến đổi.

Phân loại đầu tiên cho biết chi phí đó có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp hay không. Phân loại thứ hai phản ánh chi phí có thay đổi theo sản lượng sản xuất hoặc khối lượng dịch vụ cung cấp hay không.

Mọi khoản chi tiêu đều thuộc một trong bốn nhóm sau, và với BSM, doanh nghiệp có thể theo dõi, phân tích từng nhóm cụ thể để tối ưu hóa quản lý tài chính:

Chi phí hoạt động (Operating Costs):

Là các chi phí phát sinh thường xuyên để vận hành doanh nghiệp hàng ngày. Bao gồm chi phí trực tiếp tạo ra hàng hóa hoặc dịch vụ (COGS) và các chi phí bán hàng, quản lý và hành chính (SG&A). Ví dụ: tiền thuê mặt bằng, chi phí bảo trì, lương nhân viên, bảo hiểm, quảng cáo, marketing, nguyên vật liệu, và khấu hao tài sản.

Chi phí không hoạt động (Non-operating Costs):

Là các khoản chi không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp. Bao gồm: lãi vay, thuế, chi phí tổn thất do giảm giá trị tài sản (impairment), và thua lỗ khi thanh lý tài sản.

Chi phí cố định (Fixed Costs):

Là những chi phí không thay đổi dù doanh nghiệp có sản xuất nhiều hay ít. Doanh nghiệp phải chi trả các khoản này dù có hoạt động hay không. Thường là các chi phí gián tiếp, không liên quan trực tiếp đến sản phẩm hoặc dịch vụ. Ví dụ: tiền thuê văn phòng, nhà kho, lương và phúc lợi của nhân viên toàn thời gian.

Chi phí biến đổi (Variable Costs):

Là những chi phí thay đổi theo mức độ sản xuất hoặc doanh số bán hàng. Chi phí này tăng khi sản lượng tăng và giảm khi sản lượng giảm. Ví dụ: nguyên vật liệu, bao bì sản phẩm, chi phí công tác, phí giao dịch qua thẻ tín dụng, chi phí vận chuyển. Khác với lương cố định, tiền công cho lao động thời vụ là chi phí biến đổi vì thay đổi theo nhu cầu.

Việc phân loại rõ ràng giúp doanh nghiệp hiểu được cấu trúc chi phí, từ đó xây dựng chiến lược chi tiêu phù hợp, tiết kiệm và hiệu quả hơn.

Lợi ích của quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Spend Management)

Lợi ích chính của BSM là hợp nhất tất cả dữ liệu chi tiêu của doanh nghiệp vào một nguồn duy nhất để phân tích, từ đó tạo ra các cơ hội tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, bằng cách tổng hợp và số hóa dữ liệu ẩn danh từ chuỗi cung ứng và các doanh nghiệp khác, BSM còn giúp đơn giản hóa quy trình mua sắm. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể vận hành nhanh hơn, thông minh hơn và minh bạch hơn trong cách sử dụng ngân sách. Một số lợi ích nổi bật của BSM có thể kể đến:

Nâng cao năng suất và hiệu quả vận hành:

BSM giúp tiết kiệm đáng kể thời gian cho các bộ phận. Việc tự động hóa quy trình mua sắm giúp tăng tốc độ xử lý công việc, giảm sai sót do con người và cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ mang lại giá trị cao hơn. Đồng thời, phân tích chi tiêu chi tiết và theo thời gian thực cho phép các nhà lãnh đạo dự báo các kịch bản chi tiêu, tận dụng xu hướng từ dữ liệu và so sánh hiệu suất nội bộ, từ đó hỗ trợ quá trình mở rộng kinh doanh.

Đàm phán tốt hơn với nhà cung cấp:

Hệ thống BSM thu thập lượng lớn dữ liệu nội bộ và dữ liệu cộng đồng từ các nhà cung cấp, giúp đưa ra các đề xuất dựa trên thông tin mang tính tổng hợp. Nhờ đó, bộ phận mua sắm có thể thương lượng các điều khoản tốt hơn.

Ví dụ: hệ thống có thể cảnh báo rằng một nhà cung cấp thường giao hàng trễ hoặc hư hỏng, hoặc chỉ ra rằng chi phí trung bình cho một loại hàng hóa cụ thể trên thị trường đang thấp hơn 20% so với mức doanh nghiệp đang chi trả. Nhờ việc tận dụng dữ liệu cộng đồng, BSM cung cấp các khuyến nghị và cảnh báo giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.

Tạo cơ hội tiết kiệm chi phí:

Việc thu thập và phân loại dữ liệu chi tiêu bằng BSM giúp doanh nghiệp nhìn rõ cách các phòng ban, vai trò và cá nhân đang sử dụng ngân sách một cách có trách nhiệm. Phần mềm BSM cũng giúp phát hiện các khu vực có thể tối ưu chi phí, ví dụ: gộp các nhà cung cấp, đảm bảo nhân viên chi tiêu trong giới hạn ngân sách, hoặc phát hiện hóa đơn gian lận trước khi thanh toán.

Giảm thiểu rủi ro:

BSM theo dõi các giao dịch và đánh giá hiệu quả tài chính cũng như độ tin cậy của các nhà cung cấp. Nhờ có cái nhìn cập nhật và minh bạch, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các nguy cơ tiềm ẩn, đồng thời đảm bảo tuân thủ các chính sách kiểm soát nội bộ và yêu cầu kiểm toán bên ngoài, giúp doanh nghiệp duy trì uy tín và tuân thủ quy định pháp luật.

Những thách thức trong quản lý chi tiêu doanh nghiệp

Việc quản lý chi tiêu doanh nghiệp đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Nếu không có hệ thống BSM để theo dõi chi phí một cách tập trung, các vấn đề kém hiệu quả dễ bị bỏ sót, và doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro. Dưới đây là những thách thức phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi muốn quản lý chi tiêu hiệu quả hơn — và đây cũng chính là những vấn đề mà phần mềm BSM ra đời để giải quyết:

Thiếu tổ chức:

Chi tiêu trong doanh nghiệp thường do nhiều bộ phận khác nhau quản lý. Việc thu thập dữ liệu từ các phòng ban riêng biệt gặp nhiều khó khăn do sự khác biệt về lợi ích, thái độ và mức độ hợp tác. Thêm vào đó, thông tin chi tiêu có thể được trình bày dưới nhiều định dạng khác nhau, khiến dữ liệu trở nên rời rạc, không đồng bộ và khó phân tích. Hậu quả là các phòng ban có thể đang mua cùng một sản phẩm nhưng không biết rằng nếu kết hợp lại, họ có thể đàm phán được mức giá tốt hơn.

Dữ liệu phân mảnh:

Khi không có BSM, các loại chi tiêu như thanh toán cho nhà cung cấp, chi phí nhân viên hay dịch vụ CNTT thường được theo dõi qua các hệ thống khác nhau. Điều này dẫn đến việc dữ liệu bị phân tán, khó tìm kiếm và khó kết nối, do các hệ thống này không tương thích với nhau.

Thiếu minh bạch:

Một số nhân sự không muốn người khác kiểm soát cách họ sử dụng ngân sách công ty. Một số phòng ban vẫn ghi nhận chi phí bằng giấy tờ, gây khó khăn cho việc theo dõi và phân loại. Sự ngần ngại thay đổi có thể khiến họ kháng cự khi áp dụng các hệ thống mới vốn được thiết kế để tăng cường tính minh bạch.

Quy trình thủ công:

Càng nhiều thao tác thủ công, càng dễ xảy ra sai sót do con người. Nhân viên có thể nhập sai dữ liệu, bộ phận tài chính có thể sao chép thông tin không chính xác. Những lỗi nhỏ này sẽ tích tụ theo thời gian, dẫn đến các quyết định sai lệch, gây phát sinh chi phí không cần thiết và bỏ lỡ cơ hội tối ưu vận hành.

Thiếu nguồn lực:

Việc thu thập và phân tích dữ liệu chi tiêu đòi hỏi kỹ năng phân tích – điều này không dễ để thuê ngoài và cũng tốn nhiều thời gian nếu tự đào tạo. Sự hỗ trợ từ các công cụ phân tích ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp doanh nghiệp hiểu và khai thác dữ liệu tốt hơn.

Các phương pháp quản lý chi tiêu doanh nghiệp

Giá trị cốt lõi của BSM nằm ở cách tiếp cận có hệ thống trong quản lý mua sắm. Tùy theo ngành nghề và mức độ trưởng thành trong quy trình vận hành của từng doanh nghiệp, việc áp dụng BSM có thể tập trung vào tự động hóa một vài bước trong quy trình mua sắm, hoặc triển khai toàn bộ chuỗi quy trình — từ tìm nguồn cung ứng đến xử lý thanh toán (thường gọi là “source to pay”). Trong lĩnh vực mua sắm, BSM bao gồm các quy trình và tiểu quy trình sau:

1. Source to Pay (Từ tìm nguồn cung đến thanh toán)

Đây là quy trình mua sắm toàn diện, thường được viết tắt là S2P, bắt đầu từ việc xác định, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng sẽ tìm kiếm sản phẩm đáp ứng các tiêu chí về chất lượng, giá cả phù hợp và năng lực đáp ứng của nhà cung cấp (về tiến độ giao hàng, sự linh hoạt, khả năng hợp tác…).

Tiếp theo là các bước thương lượng, ký kết hợp đồng, đặt hàng, nhận hàng, nhận và đối soát hóa đơn, cuối cùng là thực hiện thanh toán. Áp dụng quy trình S2P giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động mua sắm, đảm bảo tuân thủ quy trình, quy định nội bộ và hợp đồng, tăng cường sự phối hợp và tin cậy giữa các bên trong chuỗi cung ứng, đồng thời hỗ trợ đàm phán được mức giá tốt hơn.

2. Source to Contract (Từ tìm nguồn cung đến ký hợp đồng)

Tương tự như S2P nhưng dừng lại ở bước ký hợp đồng, quy trình này bắt đầu từ việc xác định nhu cầu, gửi yêu cầu báo giá đến các nhà cung cấp tiềm năng và so sánh các đề xuất.
Doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất và thương lượng các điều khoản. Sau khi hợp đồng được ký kết, quy trình Source to Contract hoàn tất.

3. Invoice to Pay (Từ hóa đơn đến thanh toán)

Thoạt nhìn, việc thanh toán hóa đơn có vẻ đơn giản và ít có chỗ để cải tiến. Tuy nhiên, trong thực tế, quy trình này đòi hỏi phải kiểm tra, đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, đơn đặt hàng và hàng hóa đã nhận (hoặc bị từ chối), sau đó còn phải qua một hoặc nhiều cấp phê duyệt.
Với các doanh nghiệp đang tăng trưởng, tự động hóa quy trình này giúp bộ phận công nợ phải trả (Accounts Payable) hoạt động hiệu quả và chính xác hơn.

4. Procure to Pay (Từ mua sắm đến thanh toán)

Còn được gọi là “procure to invoice”, quy trình này tích hợp chặt chẽ giữa bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán công nợ để nâng cao hiệu suất làm việc. Khác với S2P, quy trình Procure to Pay không bao gồm việc tìm kiếm nhà cung cấp mà bắt đầu từ khâu tạo yêu cầu mua hàng, đặt hàng, nhận hàng, xử lý hóa đơn và hạch toán chi phí.

Mỗi doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn từng phần hoặc toàn bộ quy trình để triển khai BSM sao cho phù hợp với đặc điểm và mục tiêu quản lý chi tiêu của mình.

Công cụ quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Spend Management Tools)

Công cụ quản lý chi tiêu là thành phần cốt lõi trong phần mềm BSM, giúp theo dõi và kiểm soát các khoản chi ngoài lương (non-payroll) của doanh nghiệp — chẳng hạn như chi phí nguyên vật liệu, dịch vụ marketing, hay thậm chí là các loại phí đăng ký tạp chí chuyên ngành.

Phần mềm này được sử dụng để thu thập và phân tích dữ liệu chi tiêu trên toàn doanh nghiệp, từ đó cung cấp cái nhìn toàn diện về cách doanh nghiệp đang sử dụng ngân sách. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tránh tình trạng chi tiêu vượt mức và đảm bảo các khoản chi liên quan đến hoạt động kinh doanh được phản ánh chính xác trong báo cáo tài chính.

Do đó, phần mềm BSM thường được bộ phận mua sắm sử dụng để lập kế hoạch và giám sát chi tiêu, nhưng cũng rất hữu ích cho bộ phận kế toán trong việc lập báo cáo tài chính.

Cần lưu ý rằng phần mềm quản lý chi tiêu (spend management software) không giống với phần mềm quản lý chi phí cá nhân của nhân viên (expense management software) — vốn chỉ tập trung vào các khoản chi như đi taxi, ăn uống hay công tác phí.

Phần mềm quản lý chi tiêu doanh nghiệp thường tích hợp chặt chẽ với các phần mềm mua sắm và các giải pháp quản lý chuỗi cung ứng như phần mềm hoạch định chuỗi cung ứng hoặc phần mềm hoạch định bán hàng và vận hành (Sales & Operations Planning).

Các tính năng chính bao gồm:

• Kho dữ liệu tập trung về toàn bộ hoạt động mua sắm và chi tiêu.
• Hệ thống phê duyệt và quy trình kiểm soát rõ ràng cho các yêu cầu mua hàng và thanh toán.
• Phân tích dữ liệu lịch sử để nhận diện xu hướng, đưa ra cảnh báo và khuyến nghị giúp tiết kiệm chi phí.

4 Lĩnh vực chính mà BSM hỗ trợ cải thiện quản lý chi tiêu doanh nghiệp

Phần mềm BSM giúp các nhà quản lý tài chính và kế toán kiểm soát hiệu quả hơn cách doanh nghiệp sử dụng tiền, nhờ khả năng theo dõi chi tiêu kịp thời và minh bạch. Điều này không chỉ nâng cao khả năng kiểm soát chi phí nhân viên và độ chính xác trong báo cáo tài chính, mà còn giúp tối ưu hóa hiệu quả sử dụng ngân sách toàn doanh nghiệp. Dưới đây là 4 lĩnh vực cốt lõi mà BSM có thể mang lại tác động rõ rệt:

1. Tăng khả năng theo dõi chi tiêu theo thời gian thực

Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ có đội ngũ tài chính mỏng, việc phân tích chi tiêu và xây dựng chiến lược quản lý thường gặp khó khăn vì thiếu thông tin đầy đủ. Khi không có BSM, các nhà quản lý tài chính phải tự đi thu thập dữ liệu từ email, hóa đơn giấy, biên lai thủ công và nhiều nguồn phân tán khác.

Với BSM, doanh nghiệp có thể tập trung toàn bộ hoạt động quản lý dòng tiền trên một nền tảng duy nhất theo thời gian thực. Nhân viên tài chính có thể đăng nhập và xem toàn bộ giao dịch khi chúng diễn ra, chủ động dự báo chi tiêu và điều chỉnh hành vi chi tiêu lãng phí kịp thời.

2. Kiểm soát chi tiêu của nhân viên

Khi không có BSM, nhân viên thường nộp báo cáo chi phí sau khi đã chi tiêu — có khi là vài tuần hoặc vài tháng sau đó. Khi đó, bộ phận kiểm soát mới phát hiện các khoản chi không đúng chính sách, khiến việc xử lý trở nên bị động và kém hiệu quả.

BSM cho phép doanh nghiệp thiết lập và áp dụng các chính sách chi tiêu một cách nhất quán, cài đặt giới hạn và điều kiện sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp, và yêu cầu phê duyệt trước khi mua hàng — giúp kiểm soát chi tiêu ngay từ đầu.

3. Nâng cao độ chính xác trong báo cáo tài chính

Để quản lý chi tiêu doanh nghiệp hiệu quả, doanh nghiệp cần những báo cáo phản ánh chính xác tình hình tài chính thực tế. Không có BSM, dữ liệu thường bị thiếu, sai sót do nhập liệu thủ công hoặc chậm trễ trong việc nộp báo cáo chi phí — điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến dự báo tài chính và tính chính xác của báo cáo theo quý.

BSM sử dụng thuật toán học máy (machine learning) để tổ chức, phân tích và kết nối dữ liệu, từ đó đưa ra các phân tích chuyên sâu và gợi ý cơ hội tiết kiệm chi phí tiềm năng.

4. Tự động tối ưu hóa chi tiêu

Ở các doanh nghiệp nhỏ hoặc đội nhóm gọn nhẹ, không ai có thời gian để kiểm tra từng khoản chi bất thường hay truy tìm từng hóa đơn bị thiếu. BSM giúp tự động hóa quy trình làm việc, giảm bớt thời gian mà nhân viên phải thực hiện thủ công.

Ví dụ: Hệ thống có thể nhắc nhở nhân viên gửi hóa đơn ngay tại thời điểm chi tiêu thông qua email hoặc tin nhắn, hoặc gợi ý mức giá tốt hơn từ nhà cung cấp đã được đàm phán trước. Dữ liệu sau đó được hệ thống tự động liên kết với giao dịch liên quan, tránh thất lạc hóa đơn và nhầm lẫn trong báo cáo.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thiết lập các quy tắc quản lý nhà cung cấp và danh mục chi tiêu, cho phép hệ thống tự động kiểm soát và tối ưu chi phí mà không cần can thiệp thủ công.

3 Chiến lược quản lý chi tiêu doanh nghiệp nên áp dụng

Việc áp dụng quy trình và công nghệ mới luôn đi kèm những trở ngại, đặc biệt khi nhân viên chưa quen với cách làm mới hoặc cảm thấy rắc rối. Với phần mềm BSM, nếu giao diện dễ sử dụng, quy trình triển khai mượt mà, thì công cụ này sẽ nhanh chóng phát huy hiệu quả và dễ dàng trở thành thói quen làm việc hằng ngày. Dưới đây là 3 chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ áp dụng thành công BSM:

1. Xây dựng chính sách quản lý chi tiêu doanh nghiệp rõ ràng cho toàn bộ hoạt động mua sắm và chi phí nhân viên

Khi triển khai BSM, điều quan trọng là phải ban hành một chính sách chi tiêu toàn diện, minh bạch và có tính ràng buộc, áp dụng cho tất cả các cấp trong doanh nghiệp. Mọi nhân viên cần hiểu rõ quy trình chi tiêu — vì nếu người lao động cứ liên tục mắc lỗi như nhau, doanh nghiệp sẽ tốn kém cả tiền bạc lẫn thời gian để xử lý.

Ngay cả những khoản chi nhỏ như mua văn phòng phẩm hay hoàn ứng tiền taxi cho nhân viên, nếu không đúng quy trình, cũng có thể phát sinh lãng phí lâu dài. Việc áp dụng chính sách chi tiêu bài bản sẽ giúp đảm bảo tuân thủ, giảm thiểu rủi ro gian lận và kiểm soát tốt hơn các khoản chi không cần thiết.

Lưu ý: Thách thức lớn nhất khi áp dụng công nghệ mới thường đến từ việc nhân viên không sẵn sàng thay đổi. Do đó, doanh nghiệp nên đào tạo và truyền thông rõ ràng để mọi người hiểu cách nhận diện, thiết lập và theo dõi chi tiêu — từ đó hình thành văn hóa tiết kiệm và chủ động tìm kiếm cơ hội tối ưu ngân sách.

2. Phát triển hệ thống báo cáo dễ sử dụng và minh bạch

Nhân viên sẽ tuân thủ chính sách tốt hơn nếu họ có thể nộp báo cáo, hóa đơn và chứng từ một cách đơn giản, nhanh chóng. Với phần mềm BSM hiện đại, nhân viên có thể chụp ảnh biên lai hoặc xử lý báo cáo chi tiêu ngay trên điện thoại khi đang di chuyển — giúp rút ngắn thời gian xử lý và tăng độ chính xác của dữ liệu.

Đồng thời, một công cụ có tính năng phân tích mạnh mẽ sẽ giúp đội ngũ tài chính nhận diện xu hướng chi tiêu, khai thác thông tin chuyên sâu và cải thiện các điểm yếu trong quy trình quản lý chi tiêu doanh nghiệp hiện tại.

3. Tự động hóa để đơn giản hóa quy trình quản lý chi tiêu doanh nghiệp

Một hệ thống quản lý chi tiêu doanh nghiệp tự động sẽ đơn giản hóa công việc của cả nhân viên, cấp quản lý và phòng kế toán bằng cách giảm thiểu việc gửi email thủ công, xử lý giấy tờ và những nhầm lẫn với nhà cung cấp.

Tự động hóa giúp tăng tốc độ phối hợp giữa các bộ phận, theo dõi chi tiêu chính xác hơn, giảm khối lượng công việc lặp lại và tạo điều kiện để doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động chiến lược — từ đó nâng cao hiệu suất vận hành và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.

Các tính năng của phần mềm quản lý chi tiêu doanh nghiệp (BSM)

Những tính năng quan trọng nhất của phần mềm BSM chính là khả năng tăng cường minh bạch dữ liệu chi tiêu thông qua việc tích hợp thông tin từ nhiều kênh chi tiêu khác nhau, khả năng phân tích chuyên sâu để tối ưu hóa ngân sách, và tự động hóa quy trình giúp doanh nghiệp xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, phần mềm BSM còn tích hợp nhiều tính năng thực tiễn ở “tầng vận hành”, chẳng hạn như tạo và theo dõi báo cáo chi tiêu, là nền tảng giúp thực thi được những mục tiêu tổng thể.

Ví dụ:

• Theo dõi chi tiêu theo thời gian thực giúp doanh nghiệp kiểm soát sát sao các khoản chi của nhân viên, tránh tình trạng “cuối tháng mới vỡ ra” những khoản bất ngờ.
• Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán giúp xây dựng mối quan hệ tích cực với nhà cung cấp.
• Lưu trữ và truy xuất dễ dàng các tài liệu quan trọng như hóa đơn, phiếu thu, đơn đặt hàng (PO), giúp đơn giản hóa lưu trữ hồ sơ và thuận tiện khi kiểm tra đối chiếu.

Làm sao để chọn phần mềm BSM phù hợp

Khi lựa chọn phần mềm BSM, doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên nhu cầu chi tiêu cụ thể của mình. Hãy tự đặt các câu hỏi như:

• Phần mềm sẽ quản lý những loại chi phí nào?
• Doanh nghiệp hiện đang sử dụng các hình thức thanh toán nào?
• Trung bình mỗi tháng có bao nhiêu khoản thanh toán cần xử lý?

Đảm bảo phần mềm bạn chọn có khả năng đáp ứng thói quen chi tiêu và yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Ưu tiên chọn phần mềm dựa trên nền tảng điện toán đám mây để đảm bảo dữ liệu được luân chuyển linh hoạt và liên tục. Nhân viên có thể truy cập và cập nhật dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Hãy chắc chắn rằng phần mềm hỗ trợ thiết bị di động, giúp người dùng có thể gửi báo cáo chi tiêu từ bất kỳ thiết bị nào.

Tìm kiếm các tính năng nâng cao như:

• Phê duyệt tự động, yêu cầu phê duyệt trước, giúp tiết kiệm thời gian cho cả nhân viên lẫn quản lý.
• Theo dõi và phân tích theo thời gian thực, giúp tăng tính minh bạch và cải thiện quy trình ra quyết định.

Quản lý chi tiêu doanh nghiệp hiệu quả cùng NetSuite

Khách hàng của NetSuite có thể lựa chọn nhiều giải pháp quản lý chi tiêu doanh nghiệp khác nhau để phù hợp với từng nhu cầu cụ thể. Ví dụ: NetSuite Procurement tích hợp tính năng quản lý đơn đặt hàng tập trung, liên kết với các nhà cung cấp đã được phê duyệt và hợp đồng đàm phán trước, cho phép theo dõi chi tiêu và hiệu suất nhà cung cấp theo thời gian thực trong suốt quy trình từ đặt hàng đến thanh toán.

BSM mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực như:

• Giảm lãng phí tài chính
• Giảm thiểu rủi ro
• Tối ưu hóa thời gian và công sức nhân viên để tập trung cho công việc chiến lược hơn

Với BSM, việc quản lý và tối ưu chi phí không còn là gánh nặng. Dữ liệu chi tiêu từ các bộ phận được tích hợp, chuẩn hóa và tập trung tại một nơi — từ đó doanh nghiệp có thể phân tích sâu, rút ra được những hiểu biết chiến lược giúp cải thiện hiệu quả chi tiêu toàn diện.

Nguồn: What Is Business Spend Management (BSM)? A 2025 Guide | NetSuite