Case Study: Techcoop tối ưu hóa vận hành với giải pháp Oracle NetSuite

Là một trong những nhà phân phối hàng đầu tại Việt Nam, Techcoop chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ tiên tiến và thiết bị kỹ thuật cao cho nhiều ngành công nghiệp như sản xuất, tự động hóa, điện – điện tử và năng lượng. Với danh mục sản phẩm đa dạng cùng đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Techcoop đã khẳng định uy tín vững chắc trên thị trường, trở thành đối tác chiến lược của nhiều doanh nghiệp và tập đoàn lớn trong nước.

Trong bối cảnh quy mô hoạt động không ngừng mở rộng, số lượng giao dịch và đơn hàng ngày càng tăng, Techcoop nhận thấy sự cần thiết phải hiện đại hóa hệ thống quản trị để theo kịp tốc độ phát triển. Việc phụ thuộc vào các quy trình thủ công và hệ thống phân mảnh đã khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong kiểm soát dòng tiền, quản lý kho vận và đảm bảo độ chính xác trong báo cáo tài chính.

Chính vì vậy, Techcoop đã quyết định hợp tác cùng BTM Global để triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP, với mục tiêu số hóa toàn diện quy trình vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính – một bước chuyển mình quan trọng trong hành trình phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Thách thức: Khi dữ liệu phân tán làm chậm nhịp ra quyết định

Với vai trò là nhà phân phối giải pháp công nghệ tiên tiến cho nhiều ngành công nghiệp, Techcoop phải xử lý khối lượng lớn thông tin liên quan đến báo giá, hợp đồng, tài liệu kỹ thuật, giao dịch khách hàng và thanh toán từ nhiều nguồn khác nhau. Tuy nhiên, trước khi chuyển đổi số, doanh nghiệp gặp phải những thách thức đáng kể trong quản lý dữ liệu và vận hành.

Thứ nhất, việc quản lý dữ liệu rời rạc giữa các bộ phận khiến quy trình xử lý thông tin bị chậm trễ. Mỗi phòng ban sử dụng công cụ quản lý khác nhau – từ bảng tính Excel đến phần mềm chuyên biệt – dẫn đến tình trạng không đồng bộ. Khi cần tổng hợp dữ liệu để báo giá, đánh giá hiệu suất kinh doanh hay theo dõi tình trạng hợp đồng, nhân viên phải mất nhiều thời gian đối chiếu thủ công, gây trì hoãn việc ra quyết định.

Thứ hai, độ chính xác và nhất quán của số liệu tài chính chưa được đảm bảo. Do thiếu một hệ thống kế toán tích hợp, đội ngũ kế toán gặp khó trong việc tổng hợp dữ liệu doanh thu – chi phí đúng chuẩn kế toán Việt Nam, đồng thời không dễ dàng tạo ra các báo cáo hợp nhất gửi cho công ty mẹ.

Cuối cùng, Techcoop gặp khó trong việc hợp nhất dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau, làm giảm khả năng theo dõi bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh doanh. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến năng lực kiểm soát hiệu quả chi tiêu, mà còn làm hạn chế tính linh hoạt trong việc lập kế hoạch phát triển và đầu tư.

Chính những “nút thắt” đó đã thôi thúc Techcoop tìm kiếm một nền tảng ERP linh hoạt, hiện đại – có thể chuẩn hóa quy trình, hợp nhất dữ liệu và đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình mở rộng quy mô và nâng cao hiệu quả quản trị.

Giải pháp: Chuẩn hóa quản trị, hợp nhất dữ liệu, sẵn sàng mở rộng

Để giải quyết các điểm nghẽn về dữ liệu phân tán, báo cáo tài chính thiếu nhất quán và khó khăn trong phối hợp giữa các bộ phận, Techcoop đã triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP dưới sự tư vấn và đồng hành của BTM Global – đối tác giàu kinh nghiệm trong các dự án ERP tại Việt Nam.

Giải pháp được thiết kế riêng cho mô hình phân phối công nghệ của Techcoop, tập trung vào:

• Triển khai Oracle NetSuite Core ERP: Hệ thống giúp liên kết toàn bộ dữ liệu tài chính, kế toán và đơn hàng trên một nền tảng duy nhất, giảm thiểu thao tác thủ công và sai lệch thông tin giữa các bộ phận.
• Tăng cường quản lý tài chính: Tích hợp gói bản địa hóa tài chính theo chuẩn VAS và hóa đơn điện tử, đảm bảo tính tuân thủ theo quy định tại Việt Nam, đồng thời hỗ trợ lập báo cáo hợp nhất chính xác cho công ty mẹ.
• Hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn: Các chức năng tích hợp mạnh mẽ của Oracle NetSuite giúp Techcoop đồng bộ thông tin từ các hệ thống trước đây vào một nền tảng thống nhất, tạo nền tảng vững chắc cho việc lập kế hoạch và phân tích kinh doanh.
• Chuyển giao toàn diện & đào tạo tự vận hành: BTM Global cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết và đào tạo đội ngũ Techcoop, giúp doanh nghiệp chủ động vận hành và mở rộng hệ thống ERP trong tương lai mà không phụ thuộc.

Kết quả: Hiệu quả tài chính – tốc độ ra quyết định – dữ liệu tập trung

Việc triển khai Oracle NetSuite ERP mang lại nhiều chuyển biến rõ rệt cho Techcoop chỉ trong thời gian ngắn:

• Hợp nhất dữ liệu vận hành giữa các phòng ban giúp tăng tốc độ phối hợp và giảm thiểu sai sót trong trao đổi thông tin nội bộ.
• Nâng cao độ chính xác và minh bạch của báo cáo tài chính, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kiểm toán và tuân thủ pháp lý tại Việt Nam.
• Cải thiện khả năng tổng hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn toàn cảnh về hoạt động kinh doanh và đưa ra quyết định nhanh, dựa trên dữ liệu thực tế.
• Sẵn sàng cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo, với một hệ thống ERP linh hoạt, có khả năng mở rộng và tích hợp thêm các chức năng khác trong tương lai.

Nền tảng vững chắc cho chiến lược phát triển dài hạn

Việc triển khai thành công Oracle NetSuite ERP không chỉ giúp Techcoop nâng cao hiệu quả quản trị tài chính, mà còn mở ra khả năng hợp nhất dữ liệu toàn doanh nghiệp – một yếu tố then chốt để ra quyết định nhanh và chính xác trong thời đại số.

Với sự đồng hành của BTM Global, giải pháp được thiết kế và triển khai đã thực sự phù hợp với mô hình hoạt động đặc thù của Techcoop – đơn vị phân phối giải pháp công nghệ cho các ngành công nghiệp. Không chỉ xử lý những điểm nghẽn về dữ liệu và báo cáo tài chính, hệ thống ERP mới còn giúp Techcoop xây dựng nền móng công nghệ vững chắc để mở rộng quy mô, tăng khả năng thích ứng và phát triển bền vững trong tương lai.

Việc được trao quyền tự chủ vận hành thông qua đào tạo và tài liệu đầy đủ từ BTM cũng giúp đội ngũ Techcoop chủ động trong việc quản lý, tinh chỉnh và mở rộng hệ thống ERP một cách linh hoạt, không phụ thuộc.

Đây là một bước tiến chiến lược, thể hiện cam kết mạnh mẽ của Techcoop trong hành trình chuyển đổi số, nâng cao năng lực cạnh tranh và sẵn sàng đón đầu các cơ hội mới của thị trường.