ERP là gì? Oracle NetSuite ERP giúp gì cho doanh nghiệp?

ERP là gì? Tìm hiểu về hệ thống ERP và cách Oracle NetSuite ERP giúp doanh nghiệp tối ưu quản lý tài chính, vận hành và chuỗi cung ứng. Khám phá lợi ích của ERP và lý do doanh nghiệp nên triển khai trong bài viết sau

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý, kết nối và điều hành tất cả các hoạt động quan trọng trên một nền tảng duy nhất. Thay vì sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ cho từng bộ phận như kế toán, kho hàng, bán hàng hay nhân sự, ERP tích hợp tất cả vào một hệ thống chung.

Giả sử một công ty chuyên sản xuất và phân phối đồ nội thất. Trước khi sử dụng ERP, công ty này quản lý từng bộ phận bằng các phần mềm riêng lẻ:

• Bán hàng sử dụng Excel để theo dõi đơn hàng.
• Kho hàng nhập số lượng tồn kho bằng tay và chỉ cập nhật cuối ngày.
• Kế toán sử dụng một phần mềm riêng để ghi nhận doanh thu, chi phí.
• Nhân sự quản lý lương và hồ sơ nhân viên trên một hệ thống khác.

Khi các bộ phận không kết nối với nhau, dữ liệu bị rời rạc, việc xử lý đơn hàng chậm, hàng tồn kho không được cập nhật kịp thời, và kế toán phải tốn nhiều thời gian tổng hợp số liệu.

Sau khi triển khai hệ thống ERP, tất cả dữ liệu được quản lý trên một nền tảng chung:

• Khi bán hàng nhập đơn hàng mới, hệ thống tự động kiểm tra kho hàng có đủ số lượng hay không.
• Bộ phận kho nhận thông báo ngay lập tức để chuẩn bị hàng và cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực.
• Kế toán tự động ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn ngay khi đơn hàng được xác nhận.
• Nhân sự có thể theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên để tính lương và thưởng chính xác.

Nhờ ERP, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót, tối ưu quy trình vận hành và đưa ra quyết định nhanh chóng hơn. Hệ thống này hoạt động bằng cách thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu từ tất cả các phòng ban trên một nền tảng chung. Nhờ đó, doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động, loại bỏ các sai sót do nhập liệu thủ công và nâng cao hiệu suất làm việc.

ERP là gì? Oracle NetSuite ERP là gì?

Các Tính Năng Của Hệ Thống ERP

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phát triển và mở rộng, việc quản lý dữ liệu, quy trình vận hành và tài chính trở nên phức tạp hơn. Một hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) giúp doanh nghiệp tích hợp toàn bộ hoạt động kinh doanh trên một nền tảng duy nhất, từ đó nâng cao hiệu suất, tối ưu quy trình và hỗ trợ ra quyết định chính xác hơn.

1.    Quản Lý Bán Hàng & Đơn Hàng

Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình bán hàng, từ khi tiếp nhận đơn hàng cho đến khi hoàn tất giao dịch. Các chức năng chính bao gồm:

• Tạo báo giá, hợp đồng và theo dõi tiến trình bán hàng.
• Kiểm tra hàng tồn kho theo thời gian thực trước khi xác nhận đơn hàng.
• Tự động cập nhật trạng thái đơn hàng và gửi thông tin cho các bộ phận liên quan.
• Hỗ trợ tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử và quản lý kênh bán hàng đa dạng.

Ví dụ: Khi một khách hàng đặt hàng qua website, ERP sẽ tự động kiểm tra kho, xử lý đơn hàng và gửi thông tin đến bộ phận kế toán và giao hàng để hoàn tất quá trình.

2. Quản Lý Mua Hàng & Nhà Cung Cấp

Quá trình mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro nếu không được quản lý chặt chẽ. ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mua hàng bằng cách:

• Kiểm soát đơn đặt hàng với nhà cung cấp theo thời gian thực.
• Quản lý danh sách nhà cung cấp, giá cả, hợp đồng và điều khoản thanh toán.
• Theo dõi tiến trình giao hàng và kiểm soát chất lượng hàng hóa nhập kho.
• Tích hợp với hệ thống kế toán để tự động xử lý công nợ.

Ví dụ: Khi nguyên vật liệu trong kho sắp hết, ERP sẽ tự động gửi cảnh báo hoặc đề xuất tạo đơn hàng mới từ nhà cung cấp.

3. Quản Lý Tài Chính & Kế Toán

Quản lý tài chính là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả. ERP giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ hoạt động tài chính, bao gồm:

• Tự động hóa kế toán tổng hợp, công nợ, dòng tiền, thu chi.
• Hỗ trợ lập báo cáo tài chính chi tiết theo từng kỳ.
• Kiểm soát ngân sách và dự báo tài chính chính xác.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và kế toán.

Ví dụ: ERP tự động cập nhật các giao dịch kế toán khi có đơn hàng mới, giúp kế toán không cần nhập liệu thủ công và giảm thiểu sai sót.

4. Quản Lý Chuỗi Sản Xuất & Vận Hành

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, ERP đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình sản xuất. Các tính năng chính gồm:

• Lập kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế.
• Quản lý nguyên vật liệu, nhân lực và thiết bị trong nhà máy.
• Theo dõi tiến độ sản xuất theo thời gian thực.
• Kiểm soát chất lượng trong từng giai đoạn sản xuất.

Ví dụ: Khi một đơn hàng lớn được đặt, ERP sẽ tự động tính toán nguyên vật liệu cần thiết và lên kế hoạch sản xuất phù hợp.

5. Quản Lý Chuỗi Cung Ứng & Kho Hàng

ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý kho và chuỗi cung ứng bằng cách:

• Theo dõi tồn kho theo thời gian thực, tránh thiếu hoặc dư thừa hàng hóa.
• Tự động đề xuất nhập hàng khi lượng tồn kho xuống dưới mức tối thiểu.
• Quản lý quy trình vận chuyển, giao nhận hàng hóa.
• Tối ưu hóa việc luân chuyển hàng giữa các kho trong doanh nghiệp.

Ví dụ: Nếu một sản phẩm sắp hết hàng tại kho chính, ERP sẽ đề xuất điều chuyển hàng từ kho chi nhánh hoặc đặt hàng từ nhà cung cấp để đảm bảo đủ số lượng.

6. Quản Lý Chất Lượng Sản Phẩm

Kiểm soát chất lượng là yếu tố quan trọng để đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn và giữ vững uy tín thương hiệu. ERP hỗ trợ doanh nghiệp:

• Theo dõi và kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào.
• Giám sát chất lượng trong suốt quá trình sản xuất.
• Đánh giá và xử lý phản hồi của khách hàng về sản phẩm.
• Đảm bảo sản phẩm tuân thủ các tiêu chuẩn ngành.

Ví dụ: Trước khi sản phẩm xuất xưởng, hệ thống ERP có thể yêu cầu nhân viên kiểm tra chất lượng và chỉ cho phép xuất hàng khi đạt chuẩn.

7. Quản Lý Dự Án

Đối với doanh nghiệp có nhiều dự án, ERP giúp theo dõi và tối ưu quản lý công việc bằng cách:

• Lập kế hoạch, phân bổ tài nguyên và theo dõi tiến độ dự án.
• Kiểm soát ngân sách và chi phí của từng dự án cụ thể.
• Hỗ trợ báo cáo tiến độ và hiệu suất làm việc của từng bộ phận.

Ví dụ: Một công ty triển khai dự án ERP có thể sử dụng chính hệ thống ERP để theo dõi thời gian triển khai, tài nguyên cần thiết và tiến độ công việc.

8. Quản Lý Vòng Đời Sản Phẩm (PLM – Product Lifecycle Management)

Hệ thống ERP còn hỗ trợ quản lý vòng đời sản phẩm từ khi phát triển ý tưởng đến khi sản phẩm được phân phối trên thị trường:

• Quản lý thông tin thiết kế, tài liệu kỹ thuật.
• Theo dõi các thay đổi trong sản xuất để đảm bảo chất lượng.
• Lập kế hoạch ra mắt sản phẩm mới và cải tiến sản phẩm cũ.

Ví dụ: Một công ty công nghệ có thể sử dụng ERP để theo dõi quy trình nghiên cứu và phát triển (R&D) sản phẩm mới, giúp kiểm soát tốt hơn việc cập nhật phiên bản sản phẩm.

Tính Năng Mở Rộng Trong ERP

Ngoài các tính năng cốt lõi, nhiều hệ thống ERP hiện đại còn tích hợp các công cụ hỗ trợ mở rộng như:

• Quản Lý Nhân Sự (HRM): Theo dõi nhân sự, tiền lương, tuyển dụng và đào tạo.
• Quản Trị Quan Hệ Khách Hàng (CRM): Quản lý thông tin khách hàng và chiến dịch marketing.
• Báo Cáo & Phân Tích Dữ Liệu (BI – Business Intelligence): Cung cấp báo cáo chi tiết và dự báo xu hướng kinh doanh.
• Quản Lý Tài Liệu: Lưu trữ, phân loại và chia sẻ tài liệu nội bộ dễ dàng.

Lợi Ích Của ERP Đối Với Doanh Nghiệp – Giải Quyết Những Bài Toán Khó Trong Quản Lý

Trong quá trình phát triển, doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong quản lý tài chính, vận hành, nhân sự và chăm sóc khách hàng do dữ liệu phân tán, quy trình thủ công và báo cáo thiếu chính xác. Khi mở rộng, nhu cầu về một hệ thống quản lý hiệu quả càng trở nên quan trọng. ERP (Enterprise Resource Planning) chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tích hợp dữ liệu, tự động hóa quy trình và tối ưu vận hành, hỗ trợ ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu thời gian thực.

Loại bỏ hệ thống rời rạc, đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban

Một trong những vấn đề lớn nhất của doanh nghiệp là dữ liệu bị phân tán giữa các phòng ban, mỗi bộ phận sử dụng một hệ thống khác nhau để quản lý công việc. Điều này khiến thông tin bị trùng lặp, không nhất quán và dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu. Khi kế toán cần tổng hợp báo cáo tài chính, họ phải lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, mất nhiều thời gian đối chiếu và dễ mắc lỗi.

ERP giúp giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách tích hợp tất cả dữ liệu lên một nền tảng duy nhất. Khi một đơn hàng được tạo, hệ thống tự động cập nhật thông tin cho các bộ phận liên quan như kho, kế toán và bán hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo dữ liệu luôn chính xác, cập nhật theo thời gian thực.

Kiểm soát tài chính và dòng tiền chặt chẽ hơn

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát dòng tiền và công nợ. Việc theo dõi các khoản thu, chi vẫn được thực hiện thủ công, dẫn đến tình trạng chậm trễ hoặc thiếu minh bạch trong báo cáo tài chính. Điều này có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng như thiếu hụt ngân sách, mất kiểm soát chi phí và thậm chí ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

ERP mang lại một giải pháp toàn diện bằng cách tự động hóa quy trình tài chính và kế toán. Hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền theo thời gian thực, tự động ghi nhận doanh thu, chi phí và cảnh báo khi công nợ đến hạn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc lên kế hoạch tài chính, tối ưu chi phí và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tránh thất thoát

Một bài toán nan giải khác của doanh nghiệp là quản lý hàng tồn kho. Việc không nắm được số lượng tồn kho chính xác có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng hoặc ngược lại, hàng tồn kho quá nhiều gây lãng phí tài nguyên và chi phí lưu kho.

ERP giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa theo thời gian thực, kiểm soát chính xác lượng tồn kho, hạn sử dụng, lô hàng và tự động cập nhật khi có biến động. Khi hàng trong kho đạt mức tối thiểu, hệ thống sẽ gửi cảnh báo hoặc tạo đơn đặt hàng mới từ nhà cung cấp, đảm bảo doanh nghiệp luôn chủ động trong hoạt động kinh doanh. Nhờ đó, việc quản lý kho hàng trở nên dễ dàng, giảm thiểu rủi ro thất thoát và tối ưu chi phí lưu kho.

Tăng tốc độ xử lý đơn hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng

Khách hàng ngày càng yêu cầu dịch vụ nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn, nhưng nếu doanh nghiệp vẫn xử lý đơn hàng một cách thủ công, việc đáp ứng nhu cầu này sẽ trở nên khó khăn. Các vấn đề như đơn hàng bị nhập sai, giao hàng chậm trễ hoặc thiếu minh bạch trong thông tin đơn hàng có thể làm giảm uy tín thương hiệu và khiến doanh nghiệp mất khách hàng tiềm năng.

Với hệ thống ERP, toàn bộ quy trình từ khi tiếp nhận đơn hàng đến khi giao hàng đều được tự động hóa. Khi một đơn hàng mới được tạo, hệ thống sẽ tự động kiểm tra kho, xác nhận số lượng hàng sẵn có, cập nhật thông tin giao hàng và xuất hóa đơn ngay lập tức. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể thời gian xử lý đơn hàng, đảm bảo giao hàng đúng hạn và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Quản lý nhân sự và tiền lương hiệu quả hơn

Một doanh nghiệp phát triển mạnh cần có hệ thống quản lý nhân sự khoa học để theo dõi hiệu suất làm việc, tính toán tiền lương chính xác và xây dựng chế độ đãi ngộ phù hợp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp vẫn quản lý nhân sự theo cách truyền thống, sẽ khó tránh khỏi các sai sót trong tính lương, chấm công hoặc đánh giá hiệu suất nhân viên.

ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản lý nhân sự, từ chấm công, tính lương đến theo dõi hiệu suất làm việc. Nhân viên có thể truy cập hệ thống để cập nhật thông tin cá nhân, kiểm tra bảng lương, lịch làm việc mà không cần đến bộ phận HR. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và minh bạch hơn.

Ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn nhờ dữ liệu thời gian thực

Một trong những điểm mạnh lớn nhất của ERP là khả năng cung cấp báo cáo chi tiết theo thời gian thực, giúp lãnh đạo có đầy đủ thông tin để đưa ra quyết định kịp thời. Thay vì phải chờ tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, doanh nghiệp có thể truy cập ngay lập tức vào các báo cáo về doanh thu, chi phí, hiệu suất làm việc, xu hướng bán hàng…

Nhờ khả năng phân tích dữ liệu thông minh, ERP giúp doanh nghiệp dự báo xu hướng kinh doanh, tối ưu chiến lược phát triển và chủ động điều chỉnh kế hoạch phù hợp với tình hình thị trường. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ vận hành trơn tru mà còn duy trì lợi thế cạnh tranh trong dài hạn.

Oracle NetSuite ERP – hệ thống quản lý tài chính và doanh nghiệp toàn diện

Oracle NetSuite ERP là hệ thống quản lý tài chính và vận hành doanh nghiệp hàng đầu trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp tích hợp toàn bộ quy trình kinh doanh từ kế toán, quản lý tài chính, kho hàng, chuỗi cung ứng đến bán hàng, sản xuất và nhân sự trên một nền tảng duy nhất. Với khả năng tự động hóa mạnh mẽ, NetSuite ERP giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, tối ưu chi phí và đưa ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu thời gian thực.

Tại Việt Nam, BTM Global Việt Nam tự hào là đơn vị triển khai Oracle NetSuite ERP hàng đầu, với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và giải pháp tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống ERP mạnh mẽ để tối ưu vận hành và phát triển bền vững, liên hệ ngay với BTM Global Việt Nam để được tư vấn và trải nghiệm demo Oracle NetSuite ERP!

ERP là gì? Oracle NetSuite ERP là gì?