Hướng dẫn chuẩn bị báo cáo tài chính

I. Giới thiệu

Báo cáo tài chính chất lượng đóng một vai trò quan trọng trong việc định hình sự minh bạch, đáng tin cậy và chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Không chỉ là một tài liệu tường thuật về con số, báo cáo tài chính thể hiện sự tương tác phức tạp của các yếu tố tài chính và kinh doanh, là cơ sở thông tin cần thiết để đánh giá sức khỏe, khả năng tăng trưởng và hiệu suất của một doanh nghiệp. Qua các thông tin về tài sản, nguồn vốn, lãi/lỗ và dòng tiền, báo cáo tài chính giúp tạo nên một cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Một báo cáo tài chính chất lượng cung cấp cái nhìn minh bạch và xác thực về tình hình tài chính, giúp xác định tính bền vững của doanh nghiệp trong tương lai. Điều này đặc biệt quan trọng đối với cổ đông, các tổ chức tín dụng, và các đối tác kinh doanh khi họ đang xem xét các quyết định đầu tư, hợp tác, hoặc cho vay.

Bài viết sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về các bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị báo cáo tài chính, từ việc xác định kỳ báo cáo, tổ chức bảng cân đối kế toán, phân tích dữ liệu tài chính, cho đến việc trình bày thông tin một cách hiệu quả. Bằng cách tuân theo các hướng dẫn cụ thể được cung cấp trong bài viết, doanh nghiệp sẽ có khả năng tạo ra báo cáo tài chính đáng tin cậy, góp phần quan trọng trong quá trình ra quyết định kinh doanh và tạo giá trị cho doanh nghiệp.

II. Thu thập dữ liệu cần thiết

1. Xác định thông tin tài chính yêu cầu

Trước khi bắt đầu quá trình chuẩn bị báo cáo tài chính, việc xác định các thông tin tài chính cần thiết là bước cốt yếu. Điều này bao gồm tất cả các loại dữ liệu tài chính cần được thu thập và bao quát tất cả các khía cạnh quan trọng về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Các thông tin cơ bản bao gồm:

• Thông tin tài sản: tài sản cố định, tài sản lưu động như hàng tồn kho, và tài sản khác như đầu tư.
• Thông tin nợ: các khoản nợ, vay nợ, nợ vay và các nghĩa vụ tài chính khác.
• Thông tin lợi nhuận và chi phí phát sinh: là các thông tin liên quan đến doanh thu, chi phí, lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng.
• Thông tin về luồng tiền: đánh giá luồng tiền từ hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính.

2. Truy cập hồ sơ tài chính liên quan

Sau khi xác định được thông tin tài chính cần thiết, việc truy cập vào các hồ sơ tài chính liên quan là quan trọng. Các hồ sơ này có thể bao gồm sổ sách kế toán, báo cáo tài chính trước đó, các hợp đồng tài chính, và các tài liệu khác liên quan đến giao dịch tài chính. Việc có được sự truy cập chính xác và toàn diện vào các thông tin này giúp đảm bảo rằng dữ liệu được sử dụng trong báo cáo tài chính là đáng tin cậy.

3. Đảm bảo độ chính xác và đầy đủ của dữ liệu

Để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của báo cáo tài chính, việc kiểm tra và xác minh dữ liệu là bước cốt yếu. Cần phải kiểm tra tính logic và nhất quán của dữ liệu, đối chiếu thông tin giữa các nguồn khác nhau để phát hiện và khắc phục sai sót. Đảm bảo rằng dữ liệu thu thập được là chính xác không chỉ giúp ngăn ngừa thông tin sai lệch mà còn đảm bảo sự minh bạch và độ tin cậy trong việc trình bày thông tin tài chính.

Kết thúc quá trình này, doanh nghiệp sẽ có một tập hợp thông tin tài chính đáng tin cậy và chuẩn bị sẵn sàng cho bước tiếp theo trong việc chuẩn bị báo cáo tài chính chất lượng.

III. Hiểu về phân tích tài chính

Tầm quan trọng của phân tích tài chính:

Phân tích tài chính là một quá trình tạo ra thông tin từ các con số trong báo cáo tài chính. Điều này giúp giải mã dữ liệu tài chính để hiểu rõ hơn về hiệu suất tài chính và xu hướng của doanh nghiệp. Tầm quan trọng của phân tích tài chính nằm ở khả năng cung cấp cái nhìn sâu sắc và phản ánh về sức khỏe tài chính, hiệu suất tài chính và nguồn gốc của các biến động.

Chỉ số tài chính là thước đo quan trọng:

Chỉ số tài chính là công cụ quan trọng trong việc phân tích tài chính, giúp đo lường và so sánh các khía cạnh quan trọng của hiệu suất tài chính. Những chỉ số như ROA (Lợi nhuận trên tổng tài sản), ROE (Lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu), tỷ suất sinh lời gộp và tỷ suất sinh lời ròng đều giúp đánh giá lợi nhuận của doanh nghiệp. Các chỉ số thanh toán như tỷ suất phần trăm trả nợ cũng giúp đánh giá khả năng thanh toán nợ.

Phân tích tài chính dẫn lối quyết định kinh doanh:

Phân tích tài chính không chỉ giới hạn ở việc hiểu về số liệu, mà còn giúp tạo ra cái nhìn sâu hơn về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Thông qua việc so sánh các chỉ số với ngành công nghiệp và các chuẩn mực, doanh nghiệp có thể nhận biết những điểm mạnh và điểm yếu của mình. Điều này giúp định hình quyết định kinh doanh thông minh hơn, từ việc đầu tư mới, phân chia tài nguyên, tới việc quản lý rủi ro và thiết lập chiến lược tài chính.

IV. Cấu trúc báo cáo tài chính

Lựa chọn định dạng báo cáo thích hợp:

Lựa chọn định dạng báo cáo tài chính thích hợp là quan trọng để thông tin có thể trình bày hiệu quả. Có nhiều loại định dạng báo cáo như báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo luồng tiền. Lựa chọn đúng định dạng phụ thuộc vào mục đích của doanh nghiệp và đối tượng mục tiêu, như cổ đông, nhà đầu tư hoặc người quản lý.

Các thành phần cơ bản của báo cáo tài chính toàn diện:

Báo cáo tài chính toàn diện bao gồm ba thành phần cơ bản: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo Kết quả kinh doanh và báo cáo luồng tiền. Mỗi thành phần cung cấp thông tin khác nhau về tình hình tài chính của doanh nghiệp từ các góc độ khác nhau. Bảng cân đối kế toán cho biết tình hình tài sản, nợ và vốn chủ sở hữu. Báo cáo Kết quả kinh doanh hiển thị lợi nhuận và lỗ trong một khoảng thời gian cụ thể. Báo cáo Luồng tiền cho thấy luồng tiền giao dịch của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian.

Xây dựng luồng thông tin rõ ràng trong báo cáo:

Việc xây dựng một luồng thông tin logic và mạch lạc là quan trọng trong báo cáo tài chính. Dữ liệu từ các thành phần khác nhau cần được sắp xếp hợp lý, trình bày dễ hiểu. Thông tin nên được tổ chức theo từng phần, từ thông tin tổng quan đến chi tiết. Điều này giúp người đọc dễ dàng theo dõi và hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Tóm lại, hiểu về phân tích tài chính và cấu trúc báo cáo tài chính là yếu tố rất quan trọng để tạo ra một báo cáo tài chính chất lượng và có giá trị trong việc ra quyết định kinh doanh.

V. Hướng dẫn từng bước để chuẩn bị báo cáo tài chính chất lượng

Bước 1: Xác định kỳ báo cáo

Lựa chọn giai đoạn báo cáo:

Xác định kỳ báo cáo là một bước quan trọng. Doanh nghiệp cần xác định thời gian mà báo cáo sẽ áp dụng, có thể là một quý, một năm tài chính hoặc một khoảng thời gian khác tương ứng với chu kỳ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Lý do chọn giai đoạn cụ thể:

Lựa chọn giai đoạn cụ thể dựa trên tình hình doanh nghiệp và yêu cầu của người đọc. Có thể doanh nghiệp muốn báo cáo về tình hình tài chính hàng quý để theo dõi sự biến đổi thường xuyên, hoặc muốn báo cáo hàng năm để cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất kinh doanh.

Bước 2: Tổ chức báo cáo tài chính

Chuẩn bị bảng cân đối kế toán:

Bảng cân đối kế toán là tài liệu thể hiện sự cân đối giữa tài sản, nợ và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp. Xác định các tài sản cố định, tài sản lưu động, nợ và vốn chủ sở hữu, sau đó tổ chức chúng thành một bảng cân đối để thể hiện sự cân đối của các yếu tố này.

Chuẩn bị báo cáo kết quả kinh doanh:

Báo cáo Kết quả kinh doanh hiển thị lợi nhuận và lỗ của doanh nghiệp trong giai đoạn báo cáo. Xác định doanh thu, chi phí và các khoản lãi lỗ khác để tính toán lợi nhuận ròng. Đảm bảo rằng tất cả các yếu tố quan trọng đã được ghi nhận một cách chính xác.

Chuẩn bị Báo cáo Luồng tiền:

Báo cáo Luồng tiền cho thấy luồng tiền giao dịch của doanh nghiệp trong giai đoạn báo cáo. Xác định luồng tiền từ hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính. Điều này giúp người đọc hiểu rõ hơn về nguồn gốc và xu hướng sử dụng tiền mặt trong doanh nghiệp.

Bước 3: Phân tích dữ liệu tài chính

Tính toán các chỉ số tài chính quan trọng:

Sử dụng dữ liệu từ bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh để tính toán các chỉ số tài chính quan trọng như ROA, ROE, tỷ suất sinh lời gộp và nhiều chỉ số khác. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất và tình hình tài chính tổng thể của doanh nghiệp.

Đánh giá khả năng thanh toán, khả năng đầu tư và lợi nhuận:

Dựa trên dữ liệu từ báo cáo luồng tiền và chỉ số tài chính, đánh giá khả năng thanh toán nợ, khả năng đầu tư cho các dự án và lợi nhuận của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về năng lực tài chính và đưa ra quyết định thông minh.

Hiểu và giải thích xu hướng tài chính:

Phân tích sâu hơn để hiểu rõ hơn về các xu hướng và biến đổi trong dữ liệu tài chính. Xác định nguyên nhân sau các biến động và giải thích tác động của chúng đối với doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp xác định tương lai và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

Bước 4: Bổ sung thông tin phụ trợ

Chú thích và ghi chú giải thích:

Trong báo cáo tài chính, cung cấp chú thích và ghi chú giải thích để đảm bảo người đọc hiểu rõ hơn về các số liệu và dữ liệu trong báo cáo. Điều này đặc biệt quan trọng khi có những sự biến đổi không thường xuyên hoặc những dữ liệu khó hiểu.

Phân tích và thảo luận của ban quản trị (MD&A):

Bản thảo luận của ban quản trị (Management’s Discussion and Analysis – MD&A) giải thích các yếu tố ảnh hưởng đến tình hình tài chính, hiệu suất và dự đoán tương lai. Điều này cung cấp góc nhìn sâu hơn về quan điểm của ban quản trị đối với tình hình tài chính.

Tài liệu hỗ trợ và phụ lục:

Nếu cần, bổ sung tài liệu hỗ trợ như giải thích về phương pháp tính toán, thông tin thị trường, hoặc các chi tiết liên quan khác. Các phụ lục cung cấp thông tin chi tiết hơn về các số liệu trong báo cáo.

Bước 5: Xây dựng nội dung, trình bày rõ ràng

Tóm tắt kết quả tài chính:

Bắt đầu báo cáo với một tóm tắt của kết quả tài chính quan trọng nhất. Điều này giúp người đọc nắm bắt thông tin chính một cách nhanh chóng.

Cung cấp bối cảnh hiệu suất:

Bên cạnh việc trình bày con số, cung cấp bối cảnh về hiệu suất. So sánh với các kỳ trước đó, so sánh với các đối thủ cạnh tranh hoặc so sánh với ngành công nghiệp để hiển thị đánh giá toàn diện hơn.

Đối mặt với các vấn đề hoặc sự biến đổi tiềm năng:

Nếu có các vấn đề hay sự biến đổi tiềm năng có thể ảnh hưởng đến tình hình tài chính, đối mặt với chúng một cách trung thực. Điều này giúp tạo ra sự minh bạch và xây dựng lòng tin.

Bước 6: Đánh giá và Xác minh

Kiểm tra nội bộ

Trước khi công bố, đảm bảo rằng báo cáo đã được xem xét, kiểm tra bởi đội ngũ tài chính để phát hiện và sửa lỗi, đảm bảo báo cáo rõ ràng, dễ hiểu.

Kiểm toán hoặc đánh giá bên ngoài nếu cần:

Nếu có yêu cầu, thực hiện kiểm toán bởi một bên thứ ba để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy.

Đảm bảo độ chính xác và tuân thủ quy định:

Cuối cùng, đảm bảo rằng báo cáo không chỉ chính xác về con số mà còn tuân thủ các quy định và chuẩn mực liên quan. Điều này tạo nên một báo cáo tài chính chất lượng và tin cậy.

Thông qua từng bước trong quy trình này, doanh nghiệp có thể tạo ra một báo cáo tài chính chất lượng và đáng tin cậy, giúp người đọc hiểu rõ hơn về tình hình tài chính và hỗ trợ quyết định kinh doanh.

VI. Trình bày báo cáo hiệu quả

Xem xét thiết kế và định dạng:

Khi trình bày báo cáo tài chính, thiết kế và định dạng đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông tin dễ hiểu và hấp dẫn. Sử dụng một bố cục rõ ràng, dễ đọc để tạo sự mạch lạc và thứ tự logic cho báo cáo. Đảm bảo rằng font chữ được sử dụng có kích thước phù hợp và dễ đọc.

Sử dụng hình ảnh minh họa để tăng tính rõ ràng:

Hình ảnh và biểu đồ có thể là công cụ mạnh mẽ để minh họa và tăng tính sinh động cho báo cáo. Sử dụng biểu đồ dòng, biểu đồ cột, biểu đồ tròn và biểu đồ tương quan để thể hiện sự biến đổi và mối quan hệ giữa các con số. Các hình ảnh minh họa giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin phức tạp và thấy rõ hơn về xu hướng và tương quan.

Tùy chỉnh trình bày cho đối tượng mục tiêu:

Khi trình bày báo cáo tài chính, cân nhắc đối tượng mục tiêu của mình. Doanh nghiệp cần tuỳ chỉnh cách trình bày để phù hợp với mức kiến thức và mong muốn của người đọc. Đối với cổ đông và nhà đầu tư, tập trung vào các chỉ số tài chính quan trọng và những thông tin cụ thể về lợi nhuận và tình hình tài chính. Đối với người quản lý và những người làm việc trong lĩnh vực tài chính, có thể cần cung cấp thông tin chi tiết hơn về phân tích tài chính và các chi tiết kỹ thuật.

Nhấn mạnh điểm mấu chốt và tóm tắt quan trọng:

Trong trình bày báo cáo tài chính, đảm bảo nhấn mạnh những điểm mấu chốt và tạo ra các tóm tắt quan trọng. Sử dụng phần tử định dạng như đậm, nghiêng, màu sắc hoặc kích cỡ chữ khác nhau để làm nổi bật các con số quan trọng. Cung cấp tóm tắt ngắn gọn về tình hình tài chính và những điểm chính mà người đọc cần hiểu.

Chú ý đến luồng thông tin và liên kết:

Luồng thông tin trong báo cáo tài chính cần được xây dựng một cách logic và mạch lạc. Đảm bảo rằng từng phần kết nối với nhau và tạo ra một câu chuyện liên quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Sự liên kết giữa các phần giúp người đọc hiểu rõ hơn về mối tương quan giữa các khía cạnh khác nhau của tài chính.

Trình bày báo cáo tài chính m hiệu quả sẽ đảm bảo thông tin được truyền tải một cách dễ hiểu, hấp dẫn và đáng tin cậy. Bằng cách sử dụng thiết kế hợp lý, hình ảnh minh họa và tùy chỉnh cho đối tượng mục tiêu, doanh nghiệp có thể làm cho báo cáo tài chính trở thành một công cụ mạnh mẽ để hỗ trợ quyết định kinh doanh.

VII. Đảm bảo độ chính xác và tuân thủ

Kiểm tra kép độ chính xác toán học:

Một trong những yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo báo cáo tài chính chất lượng là kiểm tra kép độ chính xác toán học. Điều này đảm bảo rằng tất cả các con số, tính toán và biểu đồ trong báo cáo được kiểm tra kỹ lưỡng và chính xác tuyệt đối. Mọi lỗi toán học như sai sót tính toán, cộng/trừ sai hoặc sai số liệu cần phải được phát hiện và sửa chữa trước khi báo cáo được công bố.

Tuân theo tiêu chuẩn kế toán liên quan:

Trong quá trình chuẩn bị báo cáo tài chính, quan trọng nhất là tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán quốc tế hoặc cục bộ liên quan. Các tiêu chuẩn này đảm bảo rằng thông tin trong báo cáo được báo cáo một cách chính xác, thống nhất và có tính so sánh. Ví dụ, sử dụng Tiêu chuẩn Kế toán quốc tế (IFRS) hoặc Tiêu chuẩn Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và Siêu nhỏ (VFRS) tùy thuộc vào quy định của quốc gia và ngành.

Giải quyết yêu cầu pháp luật liên quan:

Trong việc chuẩn bị báo cáo tài chính, cần xem xét và đảm bảo rằng báo cáo tuân theo tất cả các yêu cầu pháp luật liên quan đến việc báo cáo tài chính. Các quy định pháp lý có thể đòi hỏi việc tiết lộ cụ thể về các sự kiện tài chính, giao dịch hay thông tin khác. Đảm bảo rằng báo cáo không chỉ tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn kế toán mà còn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp luật liên quan.

Tạo thông báo riêng biệt về sự kiện quan trọng:

Trong trường hợp có bất kỳ sự kiện quan trọng nào xảy ra sau khi kỳ báo cáo mà có thể ảnh hưởng đến tình hình tài chính, tạo một thông báo riêng biệt về sự kiện này. Điều này đảm bảo rằng người đọc được cung cấp thông tin cập nhật và chính xác nhất về tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Tóm tắt kết luận đảm bảo độ chính xác và tuân thủ:

Trong phần này, doanh nghiệp cần tóm tắt tất cả các biện pháp và quá trình đã thực hiện để đảm bảo độ chính xác và tuân thủ trong báo cáo tài chính. Điều này giúp khẳng định rằng báo cáo được thực hiện với mức độ chính xác cao và tuân thủ đầy đủ các quy định và tiêu chuẩn kế toán liên quan.

Trong việc đảm bảo độ chính xác và tuân thủ trong báo cáo tài chính, cần đảm bảo tính chính xác toán học, tuân thủ tiêu chuẩn kế toán và đáp ứng các yêu cầu pháp luật liên quan. Đảm bảo rằng báo cáo tài chính được công bố là đáng tin cậy và thể hiện một cách chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

VIII. Kết luận

Các bước quan trọng để xây dựng một báo cáo tài chính chất lượng gồm: tạo ra một tóm tắt ngắn gọn, xác định kỳ báo cáo, thu thập dữ liệu, phân tích tài chính, trình bày báo cáo và cuối cùng là đảm bảo độ chính xác, tuân thủ.

Báo cáo tài chính chính xác đóng một vai trò then chốt trong việc cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Điều này ảnh hưởng đến quyết định của cổ đông, nhà đầu tư, người quản lý và các bên liên quan khác. Bằng cách đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của báo cáo tài chính, doanh nghiệp tạo ra một cơ sở vững chắc để xây dựng lòng tin và hỗ trợ quyết định kinh doanh.

Việc chuẩn bị báo cáo tài chính chất lượng và đáng tin cậy đòi hỏi sự cẩn trọng và chuyên nghiệp. Doanh nghiệp thực hiện theo các hướng dẫn và quy trình được đề xuất trong bài viết để đạt được thành công trong việc xây dựng báo cáo tài chính chất lượng.

Về BTM Global Việt Nam 

BTM Global Việt Nam được thành lập năm 2004, là đối tác Vàng (Gold partner) dài hạn với tập đoàn Oracle và cũng là đối tác chuyên triển khai các giải pháp Oracle NetSuite tại Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại Thành phố Minneapolis, bang Minnesota của Mỹ và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, tích hợp và triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP & CRM cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây. Bên cạnh đó, chúng tôi còn mang đến các giải pháp Kho dữ liệu (Data Warehouse), các giải pháp Oracle & E-Commerce cho ngành bán lẻ từ chuỗi cửa hàng nhỏ lẻ đến những tập đoàn bán lẻ nổi tiếng trên thế giới.

» Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.btmglobal.com

» Cùng tìm hiểu thêm về Oracle NetSuite ERP tại đây.