Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện dự báo hàng tồn kho

Dự báo hàng tồn kho là gì? Tại sao các doanh nghiệp cần làm điều đó? Và phải bắt đầu như thế nào?

Dự báo được lượng hàng tồn kho chính xác là vô giá, đặc biệt trong bối cảnh chuỗi cung ứng và nhu cầu của người tiêu dùng đang thay đổi nhanh chóng. Để có được dự báo đúng thì đòi hỏi phải có sự kết hợp phức tạp giữa phân tích dữ liệu lịch sử, kinh nghiệm của người lập kế hoạch và hiểu biết sâu sắc về khách hàng. Việc này cũng yêu cầu người lập kế hoạch phải đưa ra được dự đoán dựa trên dữ liệu và nhiều yếu tố có thể khiến nhu cầu trong tương lai giảm hoặc tăng một cách đột biến. Trong đó, một số yếu tố giữ vai trò chủ đạo, một số yếu tố khác lại có thể tạo ra ảnh hưởng cho cả một mùa bán hàng, hoặc một số yếu tố chỉ ảnh hưởng nhẹ đến doanh số của doanh nghiệp.

Về mặt kỹ thuật, dự báo hàng tồn kho còn được gọi là lập kế hoạch nhu cầu, là phương pháp sử dụng dữ liệu trong quá khứ cũng như sắp tới để dự đoán lượng hàng tồn kho cần đáp ứng nhu cầu trong tương lai. Dự báo chính xác sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ sản phẩm để đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng và doanh nghiệp không phải chi tiêu quá ít hoặc quá nhiều cho hàng tồn kho.

Dự báo có liên quan quyết định khi nào đặt hàng lại để tiến hành bổ sung hàng kịp thời hay còn gọi là quá trình bù hàng. Dữ liệu hỗ trợ cho quá trình bù hàng đó là các yếu tố về thời gian, tính sẵn có và tốc độ giao hàng, được gọi chung là thời gian giao hàng. Đây là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo sẽ có đủ hàng trong kho để đáp ứng nhu cầu cho đến thời điểm cần đặt hàng.

Dự báo hàng tồn kho hiệu quả sẽ thấy được sự khác biệt giữa khả năng sinh lời và hàng đống hàng hóa không bán được đang ngốn sạch tiền mặt hiện có của doanh nghiệp. Khi quản lý hàng tồn kho đúng cách, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch tốt hơn cho tiềm năng giảm hoặc tăng doanh số bán hàng, tiết kiệm tiền cho việc lưu trữ hàng tồn kho và giữ được sự hài lòng của khách hàng.

Dự báo hàng tồn kho cung cấp nhiều chiến lược mà một doanh nghiệp cần để điều chỉnh mức tồn kho hợp lý cho từng mục tiêu kinh doanh. Nó mang lại dữ liệu đáng tin cậy hơn, cải thiện báo cáo và cuối cùng là tăng lợi nhuận và khả năng sinh lời. Dự báo hàng tồn kho có thể giúp tự động hóa các quy trình hàng tồn kho khác dễ dàng hơn và quản lý chuỗi cung ứng cũng như chu kỳ sản xuất tốt hơn.

Dự báo hàng tồn kho chính xác cũng thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng và nhà cung cấp bằng cách giảm thiểu rủi ro hết hàng, bảo đảm luôn có sẵn các sản phẩm “hot” và cải thiện quan hệ với nhà cung cấp. Tác động cuối cùng của dự báo hàng tồn kho là ít tồn đọng vốn cho hàng tồn kho hơn, hàng tồn kho được duy trì ở ngưỡng thực tế và việc đặt hàng trở nên chính xác hơn nhiều.

I. Những thách thức trong quản lý hàng tồn kho (Và dự báo hàng tồn kho sẽ hữu ích như thế nào)

Quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ không đơn giản. Từ quá trình thực hiện cho đến kết quả của nó đều tác động đến mọi khía cạnh trong công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi một danh sách dài các thách thức phải đi kèm với nỗ lực. Hãy cùng xem xét một số lỗi phổ biến sau. Và cách dự báo hàng tồn kho giúp doanh nghiệp giảm thiểu hoặc tránh hoàn toàn những lỗi này như thế nào.

Quản lý không gian của kho

Nơi rõ ràng nhất để bắt đầu là trong nhà kho. Đây là nơi có rất nhiều khoảng trống tồn tại và nó liên tục thay đổi, chuyển động. Quản lý hàng tồn trong kho là một công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều nguồn lực. Bao gồm các bước như nhận hàng, đẩy hàng, đóng gói hàng và giao hàng. Thách thức ở đây là làm sao thực hiện từng nhiệm vụ này một cách hiệu quả nhất có thể.

Trong khi đó, chỉ đơn giản là quản lý khoảng trống của nhà kho đã là một thách thức. Thì với sự kết hợp giữa quản lý hàng tồn kho và dự báo hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho hàng mà còn tối ưu hóa số lượng của từng sản phẩm dựa trên dữ liệu nhu cầu chính xác.

Hàng tồn kho lỗi thời

Còn được gọi là hàng tồn kho “dư thừa” hoặc “đã chết”, hàng tồn kho lỗi thời là hàng tồn kho mà doanh nghiệp tin rằng mình không thể sử dụng hoặc bán được nữa. Hàng tồn kho lỗi thời có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tài chính tổng thể của doanh nghiệp. Theo trang web Manufacturing.net, có tới 20% đến 30% hàng tồn kho của một doanh nghiệp là lỗi thời tại bất kỳ thời điểm nào, và hầu hết hoặc tất cả những hàng hóa đó có thể được coi là thua lỗ. Đó là một con số lớn và là yếu tố gây hại đối với một doanh nghiệp đang gặp khó khăn.

Hơn nữa, hàng tồn kho lỗi thời thường là một vấn đề tự phát sinh. Các nguyên nhân phổ biến nhất như là dự báo không chính xác, hệ thống quản lý hàng tồn kho bị lỗi, chất lượng hoặc thiết kế sản phẩm kém, mua hàng cẩu thả hoặc thời gian giao hàng không chính xác. Nói một cách đơn giản, nếu một doanh nghiệp đang hoạt động dựa vào dữ liệu hàng tồn kho không đầy đủ hoặc không chính xác, thì doanh nghiệp đó sẽ thấy mình hành động dựa trên các ước tính thay vì thông tin có thể kiểm chứng.

Một thực tế phũ phàng là nhiều doanh nghiệp đang lãng phí rất nhiều tiền vào hàng tồn kho lỗi thời và phải bỏ một lượng hàng là điều không thể tránh khỏi. Một hệ thống quản lý hàng tồn kho chính xác sẽ tạo ra các dự báo đáng tin cậy để có thể giúp làm giảm hàng tồn kho lỗi thời và giảm thiểu việc thải loại những lô hàng lỗi thời, lỗi mode.

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho cao

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho phát sinh từ việc giữ sản phẩm trên kệ tại nhà kho, trung tâm phân phối hoặc cửa hàng. Bao gồm các chi phí như chi phí lưu kho, lao động, vận chuyển, xử lý, bảo hiểm, thuế, mặt hàng thay thế nếu hàng bị hỏng, hao hụt và khấu hao. Những chi phí này thường chiếm từ 20% đến 30% tổng giá trị hàng tồn kho và con số đó sẽ tăng lên khi sản phẩm được giữ trong kho lâu hơn.

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho cũng là một trong những thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp phải đối mặt. Với cách bị buộc quá nhiều chi phí, nguồn lực vào các sản phẩm trong kho thì các doanh nghiệp có thể bị bỏ lỡ các chi phí cơ hội khác mà họ chưa biết.

Đầu tư một giải pháp quản lý hàng tồn kho chính xác là cách hiệu quả nhất để giảm chi phí vận chuyển, bởi vì chúng giúp các doanh nghiệp tìm thấy lượng hàng tồn kho tối ưu. Khả năng cung cấp dữ liệu chuẩn xác mà phần mềm mang lại sẽ giúp cho các nhân viên mua hàng, vận hành và chuỗi cung ứng nắm bắt thông tin để họ đưa ra quyết định tốt hơn bằng cách thiết lập các quy trình tiếp nhận, đặt hàng và hoàn thành nhất quán hơn. Đồng thời cho phép họ theo dõi mọi mặt hàng mà họ phải chịu trách nhiệm.

Ghi giảm giá trị hàng tồn kho

Ghi giảm hàng tồn kho là một quy trình kế toán được kích hoạt khi hàng tồn kho giảm giá trị nhưng không mất giá trị hoàn toàn. Khi giá trị thị trường hợp lý của hàng tồn kho giảm xuống dưới giá trị sổ sách của nó, một bút toán được thực hiện. Việc ghi giảm hàng tồn kho dẫn đến việc làm giảm giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ trong kỳ báo cáo tài chính. Báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế toán sẽ được cập nhật theo.

Có một số chiến lược cơ bản để giảm việc ghi giảm giá trị hàng tồn kho, chẳng hạn như tránh đặt hàng tồn kho dư thừa, thường xuyên xem xét tần suất đặt hàng và theo dõi xu hướng nhu cầu và doanh số bán hàng. Bước chắc chắn nhất mà một doanh nghiệp có thể thực hiện là triển khai một hệ thống quản lý hàng tồn kho có thể tự động hóa nhiều quy trình này và đưa ra các dự báo đáng tin cậy, từ đó giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng tồn kho chính xác hơn.

II. Chúng ta sẽ bắt đầu từ đâu?  Từ những chỉ số kho quan trọng

Để đáp ứng vô số thách thức về việc quản lý hàng tồn kho thì đòi hỏi phải có sự kết hợp giữa phân tích và các phương pháp khác nhau. Về phần phân tích thường bắt đầu từ các chỉ số cung cấp thông tin có chọn lọc cho quá trình dự đoán của doanh nghiệp. Những KPI về hoạt động, bán hàng, nhận hàng và nhân viên. Những KPI này sẽ cung cấp thông tin chi tiết và một bức tranh rõ ràng hơn về tất cả những thứ liên quan đến hàng tồn kho.

KPI hoạt động cho thấy doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tốt như thế nào. Từ những thông tin của các KPI này cung cấp thì doanh nghiệp sẽ cải thiện được quy trình kinh doanh nội bộ và dẫn đầu về số liệu bán hàng để khách hàng hài lòng hơn.

KPIs vận hành

√ Hàng tồn kho trung bình (Average Inventory): Lượng hàng tồn kho mà một doanh nghiệp sẵn có trong một khoảng thời gian. Mục tiêu là để doanh nghiệp giữ cho hàng tồn kho trung bình của họ ổn định trong suốt một năm.

Hàng tồn kho trung bình = (Hàng tồn kho đầu kỳ + Hàng tồn kho cuối kỳ) / 2

√ Thời gian giao hàng (Lead Time): Thời gian để khách hàng nhận được sản phẩm sau khi họ đặt hàng. KPI này đo lường hiệu quả của toàn bộ chuỗi cung ứng.

Thời gian giao hàng = Thời gian xử lý đơn hàng + Thời gian sản xuất + Thời gian giao hàng

√ Tỷ lệ bán hàng bị mất (Lost Sales Ratio): Số ngày một sản phẩm bị hết hàng so với tỷ lệ bán hàng dự kiến cho sản phẩm đó. Tỷ lệ bán hàng bị mất cao là dấu hiệu cho thấy một doanh nghiệp đang hoạt động quá dựa vào tồn kho của mình.

Tỷ lệ bán hàng bị mất = (Số ngày sản phẩm hết hàng / 365) x 100

√ Chi phí vận chuyển hàng tồn kho (Inventory Carrying Cost): Tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hàng tồn kho mà một doanh nghiệp phải chi trả để lưu trữ hàng tồn kho đó. Tổng chi phí phụ thuộc vào sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh, số lượng SKU, vị trí lưu trữ, tốc độ luân chuyển hàng tồn kho và tình hình doanh nghiệp có sử dụng nhà cung cấp dịch vụ từ bên thứ ba hay không.

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho = (Chi phí phục vụ hàng tồn kho + Chi phí rủi ro hàng tồn kho + Chi phí vốn + Chi phí lưu kho) / Tổng giá trị hàng tồn kho x 100

KPIs Bán Hàng

Giúp các nhóm bán hàng giành được giao dịch và cộng tác hiệu quả hơn. Những KPIs này nên được thiết lập để khớp với các mục tiêu của doanh nghiệp và chúng nên được sử dụng để tối ưu hóa hiệu suất bán hàng.

√ Tỷ lệ bán hết (Sell-through Rate): Tỷ lệ hàng tồn kho đã bán so với hàng được sản xuất hoặc nhận từ nhà cung cấp. Số liệu này cung cấp một dấu hiệu về hiệu quả bán hàng của doanh nghiệp.

Tỷ lệ bán hết = Số lượng hàng đã bán  / Số lượng hàng đã nhận x 100

√ Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover Rate): Số lần hàng hóa trong kho được bán ra trong một khoảng thời gian nhất định. Thường là một năm. Tỷ lệ này giúp xác định xem một doanh nghiệp có quá nhiều hàng tồn kho so với lượng hàng tồn kho đang bán hay không.

Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho = Tổng giá vốn hàng hóa / Chi phí hàng tồn kho trung bình

√ Tỷ lệ lợi nhuận gộp trên tổng vốn đầu tư (GMROI): Chỉ số đánh giá khả năng sinh lời của hàng tồn kho, nhằm phân tích khả năng biến hàng tồn kho thành tiền trên giá vốn. Việc đánh giá tỷ lệ GMROI của các sản phẩm khi phát triển dự báo hàng tồn kho có thể ảnh hưởng đến số lượng mặt hàng mà doanh nghiệp cần dự trữ.

Tỷ lệ lợi nhuận gộp trên tổng vốn đầu tư = Tỷ lệ lợi nhuận gộp / Chi phí hàng tồn kho trung bình

√ Độ chính xác của nhu cầu dự báo (Accuracy of Forecast Demand): Tỷ lệ phần trăm của số lượng hàng thực tế có sẵn so với dự báo. Chỉ số này kiểm tra những gì doanh nghiệp dự báo, đặt hàng và bán trong giai đoạn trước.

Độ chính xác của nhu cầu dự báo = (Số lượng hàng thực tế – Số lượng hàng dự đoán) / Số lượng hàng thực tế x 100

KPIs Nhân Viên

Đo lường hiệu suất của nhân viên. Kết quả KPIs của nhân viên càng tốt thì về tổng thể, doanh nghiệp của bạn càng hoạt động tốt hơn.

√ Chi phí nhân công cho mỗi mặt hàng (Labor Cost Per Item): Tổng chi phí để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Số liệu này bao gồm tiền lương của người lao động và bất kỳ chi phí bổ sung nào để sản xuất ra một sản phẩm để bán.

Chi phí nhân công cho mỗi mặt hàng = Tổng số lượng / Tổng chi phí nhân công

III. Kỹ thuật và phương pháp dự báo nhu cầu

Sau khi tính toán và xem xét các chỉ số liên quan, doanh nghiệp cần chọn đúng kỹ thuật, phương pháp và mô hình phân tích nhu cầu phù hợp tình hình và đặc thù của doanh nghiệp mình.

Tuy nhiên, ở cấp độ cơ bản, quy trình có thể được chắt lọc thành bốn bước.

Để bắt đầu, bước đầu tiên hãy tính toán nhu cầu về thời gian giao hàng của doanh nghiệp, là lượng sản phẩm mà bạn dự kiến sử dụng trong khoảng thời gian cần thiết để nhận được đơn đặt hàng bổ sung.

Bước thứ hai, xem xét xu hướng bán hàng bằng cách sử dụng một hoặc kết hợp các kỹ thuật dưới đây để giúp xác định nhu cầu thời gian giao hàng và lập kế hoạch dự trữ tồn kho an toàn.

Bước thứ ba, tính toán lượng hàng tồn kho an toàn – doanh nghiệp thường thực hiện biện pháp này như một biện pháp bảo vệ cuối cùng để chống lại việc hết hàng. Lượng hàng tồn kho an toàn ở mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau tùy thuộc vào chiến lược của họ. Một số có thể áp dụng cách tiếp cận đúng lúc (JIT-just in time), tức là doanh nghiệp cố gắng điều chỉnh việc giao hàng với lịch trình sản xuất để chỉ đặt hàng khi cần sử dụng mà thôi. Một số doanh nghiệp khác sẽ giữ nhiều hàng tồn kho hơn trong tay.

Tồn kho an toàn (Safety Stock) = (Số lượng sử dụng hàng ngày tối đa x Thời gian giao hàng tối đa) – (Số lượng sử dụng trung bình hàng ngày x Thời gian giao hàng trung bình)

Bước thứ tư và cũng là bước cuối cùng, doanh nghiệp có thể sử dụng tất cả thông tin để thiết lập điểm đặt hàng lại cho các mặt hàng khác nhau. Khi mức tồn kho giảm xuống dưới điểm đặt hàng lại thì tiến hành gửi đơn đặt hàng.

Điểm đặt hàng lại (Reorder Point) = (Số lượng sử dụng hàng ngày x Số ngày đặt hàng) + Số lượng tồn kho an toàn

Chọn kỹ thuật phân tích dự báo nhu cầu

Việc chọn một hoặc nhiều kỹ thuật phân tích nhu cầu tồn kho phù hợp với doanh nghiệp là điều cần thiết vì nó có thể làm ảnh hưởng đến dự báo của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp phù hợp với một trong những cách tiếp cận phổ biến sau để phân loại hàng tồn kho:

Kỹ thuật phân tích ABC: Kỹ thuật này xác định giá trị của các mặt hàng tồn kho dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp, xếp hạng chúng dựa theo nhu cầu, chi phí và rủi ro. A đại diện cho các sản phẩm có giá trị cao nhất, thường là tồn kho 20% và chiếm 80% doanh thu, lợi nhuận. B đại diện cho các sản phẩm tầm trung không thuộc A hoặc C. C đại diện cho các sản phẩm bán ít nhất hoặc đóng góp ít nhất vào khả năng sinh lời. Điều này giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hiểu sản phẩm hoặc dịch vụ nào là quan trọng nhất đối với sự thành công về mặt tài chính của họ và cảnh báo họ về việc mua và nắm giữ hàng tồn cho phù hợp.

Kỹ thuật phân tích FSN: Kỹ thuật này phân loại các mặt hàng tồn kho dựa trên tốc độ tiêu thụ của chúng. F có nghĩa là di chuyển nhanh, S có nghĩa là di chuyển chậm và N có nghĩa là không di chuyển. Kỹ thuật này giúp dễ dàng xác định được các mặt hàng là “đang hoạt động”, được dự trữ vượt quá mức tiêu thụ hoặc bị ứ đọng. Các mặt hàng di chuyển nhanh có thể hỗ trợ tăng giá, trong khi chủ doanh nghiệp có thể cân nhắc ngừng cung cấp các mặt hàng không di chuyển. Ví dụ, một nhà bán lẻ trực tuyến cũng có thể tổ chức một kho hàng lưu trữ các sản phẩm F để nhân viên kho lấy hàng dễ dàng và nhanh nhất có thể.

Kỹ thuật phân tích VED: Kỹ thuật này phân loại hàng tồn kho dựa trên tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp. V có nghĩa là quan trọng, E có nghĩa là thiết yếu và D có nghĩa là mong muốn. Hàng tồn kho quan trọng thường rất quan trọng đối với sản xuất và phải được theo dõi chặt chẽ vì việc hết hàng sẽ gây ra các vấn đề lớn cho doanh nghiệp. Việc không có các mặt hàng thiết yếu sẽ có tác động đáng kể đến hoạt động của doanh nghiệp, nhưng có thể có một mặt hàng thay thế tạm thời. Sự thiếu hụt hàng tồn kho mong muốn sẽ chỉ gây ra những vấn đề nhỏ và những sản phẩm này có thể được bổ sung nhanh chóng.

Kỹ thuật phân tích XYZ: Kỹ thuật này phân loại hàng tồn kho dựa trên sự thay đổi của nhu cầu. X biểu thị cho nhu cầu thường xuyên, Y biểu thị cho nhu cầu thay đổi mạnh mẽ và Z biểu thị cho nhu cầu không thường xuyên và khó dự đoán. Các doanh nghiệp thậm chí có thể kết hợp các kỹ thuật phân tích ABC và XYZ để phân đoạn hàng tồn kho của họ để tiến hành đặt hàng và dự trữ hàng hóa chính xác hơn.

Công thức tính số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) có thể giúp các doanh nghiệp xác định số lượng đặt hàng với chi phí ở mức thấp nhất có thể. EOQ nói chung là tốt nhất cho các doanh nghiệp có nhu cầu liên tục, có thể dự đoán trước và chi phí đặt hàng ổn định theo thời gian. Nó tính đến nhu cầu, chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Trong công thức bên dưới, D là nhu cầu tính theo đơn vị, S là chi phí đặt hàng ví dụ như vận chuyển và H là chi phí nắm giữ chẳng hạn như chi phí lưu kho.

EOQ = √ (2 × D × S / H)

Chọn phương pháp dự báo nhu cầu

Sau khi chọn kỹ thuật phù hợp với doanh nghiệp của bạn, đã đến lúc chọn một phương pháp dự báo hàng tồn kho để giúp doanh nghiệp của bạn xác định lượng hàng tồn kho tối ưu nhất để đặt hàng. Có bốn phương pháp chính để dự báo hàng tồn kho. Đó là xu hướng, đồ họa, định tính và định lượng. Mỗi phương pháp dựa trên một công thức khác nhau.

Dự báo xu hướng: Phương pháp này dự báo các xu hướng có thể xảy ra và loại trừ các tác động theo mùa và các bất thường bằng cách sử dụng dữ liệu tăng trưởng và doanh thu trong quá khứ. Dữ liệu bán hàng chi tiết hỗ trợ phương pháp dự báo này bằng cách cho biết khả năng khách hàng cụ thể cũng như những loại khách hàng sẽ mua hàng trong tương lai như thế nào.

Dự báo đồ họa: Mặc dù phương pháp đồ họa này sử dụng dữ liệu giống như dự báo xu hướng, nhưng một số nhà dự báo thích phương pháp này hơn vì nó trực quan. Họ có thể phân biệt các kiểu mẫu từ một loạt các điểm dữ liệu và thêm các đường xu hướng vào biểu đồ để kiểm tra những thay đổi có thể xảy ra theo hướng mà các nhà lãnh đạo chuỗi cung ứng có thể bỏ lỡ.

Dự báo định tính: Khi thiếu dữ liệu lịch sử, một số doanh nghiệp đi thẳng vào nguồn dữ liệu khách hàng. Dự báo định tính thường liên quan đến việc thu thập dữ liệu, ví dụ như việc thu thập dữ liệu từ các nhóm nghiên cứu thị trường. Các nhà dự báo sau đó đưa ra các mô hình kinh doanh từ loại dữ liệu này.

Dự báo định lượng: Được coi là chính xác hơn so với dự báo định tính. Dự báo định lượng sử dụng dữ liệu lịch sử và các dữ liệu số. Doanh nghiệp càng có nhiều dữ liệu lịch sử thì dự báo thường càng chính xác.

IV. Tạo dự báo hàng tồn kho

Để tạo một dự báo hàng tồn kho chính xác và hữu ích thì đòi hỏi phải có một phần mềm thật mạnh mẽ. Nó đòi hỏi phải đưa ra một số quyết định quan trọng để giúp đảm bảo rằng các nỗ lực dự báo của doanh nghiệp là thành công. Trong phần trước, chúng ta đã xem xét các phương pháp, mô hình và kỹ thuật phân tích để lựa chọn chiến lược dự báo tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Phần này chúng ta bắt đầu bằng cách xem xét dữ liệu nào doanh nghiệp có sẵn và dữ liệu nào doanh nghiệp có thể thu thập được. Quy trình sẽ không giống nhau đối với tất cả các doanh nghiệp: Các doanh nghiệp lâu đời nên bắt đầu với dữ liệu lịch sử và sử dụng phương pháp định lượng. Các doanh nghiệp mới có thể muốn hoặc phải bắt đầu bằng cách thu thập thông tin thị trường định tính.

Dưới đây là một số bước được khuyến nghị để giúp doanh nghiệp đưa nỗ lực dự báo của mình đi đúng hướng

1. Quyết định khoảng thời gian dự báo trong tương lai, thường là 30 ngày, 90 ngày hoặc một năm.
2. Xem xét nhu cầu cơ sở cho khoảng thời gian đã chọn. Điều này sẽ trở thành cơ sở của mô hình dự báo của doanh nghiệp.
3. Quyết định các xu hướng và biến số (chẳng hạn như khuyến mãi) và xem xét liệu xem chúng sẽ dẫn đến việc tăng hay giảm doanh số bán hàng.
4. Xem xét tốc độ bán hàng của doanh nghiệp, tức là tốc độ bán hàng di chuyển của doanh nghiệp, dựa trên số lượng khách hàng tiềm năng, giá trị giao dịch trung bình, tỷ lệ chuyển đổi và các chỉ số được ghi nhận trước đó.
5. Xem xét hoạt động tiếp thị để từ đó tìm kiếm các cơ hội có thể giúp sản phẩm tăng giá tạm thời.
6. Xem xét bất kỳ lực lượng thích hợp nào trong ngành như đối thủ cạnh tranh mới, các vấn đề về nhà cung cấp, v.v.
7. Xem xét tính thời vụ vì nó ảnh hưởng đến từng sản phẩm.
8. Xem xét yếu tố nhất thời hoặc công khai không trả tiền, bao gồm cả hoạt động truyền thông xã hội và lập kế hoạch cho bất kỳ yêu cầu bổ sung nào về hàng tồn kho.

Với những bước đã thực hiện, đã đến lúc tạo mô hình bằng cách kết hợp các xu hướng đã thu thập và dữ liệu lịch sử với một trong những kỹ thuật được mô tả trước đó. Dữ liệu phải được làm sạch để xác định xem có thiếu thông tin hay không và liệu có thể tiếp tục sử dụng dữ liệu này nữa hay không. Doanh nghiệp nên chọn cách tiếp cận phân tích thống kê, sau đó tải dữ liệu hoặc đưa dữ liệu vào bảng tính mà thuật toán của mô hình có thể hiểu được. Thiết lập các tham số cho mô hình với các điểm dữ liệu trong trường hợp tốt nhất và xấu nhất. Sau đó xác thực mô hình bằng cách sử dụng dữ liệu khác với dữ liệu đã được sử dụng để chỉnh sửa mô hình.

Từ đó, dự báo trở thành một bài tập vì việc điều chỉnh mô hình là việc diễn ra thường xuyên. Do các sự kiện thay đổi liên tục nên đòi hỏi việc điều chỉnh dự báo cũng phải liên tục. Hãy nhớ rằng, mô hình sẽ liên tục thay đổi. Cập nhật dự báo là rất quan trọng để bắt nhịp với công việc kinh doanh.

V. Phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ giúp ích cho doanh nghiệp như thế nào?

Hệ thống quản lý hàng tồn kho giúp các doanh nghiệp hạch toán tất cả hàng hóa nhập và xuất để đáp ứng tốt hơn cho nhu cầu của khách hàng và tránh chi phí dự trữ quá nhiều hoặc thua lỗ trong kinh doanh do hết hàng. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh dựa trên sản phẩm, hệ thống tác động đến mọi chức năng kinh doanh thiết yếu, bao gồm kế toán, mua hàng, sản xuất, quản lý kho, bán hàng và dịch vụ khách hàng.

Về cơ bản, một hệ thống quản lý hàng tồn kho cung cấp cách để lưu trữ, sắp xếp, quản lý và phân tích dữ liệu hàng tồn kho. Phần mềm quản lý hàng tồn kho phải hỗ trợ cập nhật theo thời gian thực về số lượng và vị trí sản phẩm, cho phép giám sát và kiểm soát hàng tồn kho nhanh chóng, dễ thực hiện và dễ sử dụng.

Bên dưới những yêu cầu cốt lõi đó là các tính năng quan trọng có thể giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm soát, theo dõi và lập kế hoạch kiểm kê. Sau đây là những gì mong đợi từ các tính năng đó:

1. Kiểm soát hàng tồn kho: là xử lý các sản phẩm đã có trong kho và đóng vai trò chính trong quản lý chuỗi cung ứng. Các công cụ kiểm soát hàng tồn kho có thể phân loại sản phẩm theo loại, vị trí và SKU (hoặc số sê-ri). Chúng cũng cho phép người dùng kiểm tra dữ liệu, tạo báo cáo trong thời gian thực, tìm kiếm, lọc và xem sản phẩm.

2. Quản lý hàng tồn kho: là chi phối dữ liệu từ các phần khác của hệ thống, xử lý các quy trình kinh doanh xảy ra trước khi hàng hóa đến kho và sau khi hàng hóa đến một điểm đến khác.

3. Theo dõi hàng tồn kho: là giám sát trạng thái của sản phẩm và nguyên liệu trong chuỗi cung ứng, giúp tự động hóa các tác vụ thủ công như tạo số theo dõi sau khi tạo biên lai hoặc hóa đơn.

4. Chức năng tạo mã vạch barcode: là tính năng giúp loại bỏ lỗi nhập liệu và tự động hóa các chức năng có yêu cầu giao tiếp với các tính năng khác của hệ thống. Tính năng tạo mã vạch barcode này giúp tăng tốc các quy trình hỗ trợ hậu cần.

5. Tối ưu hóa hàng tồn kho: là bổ sung thêm ‘tinh hoa’ cho kế hoạch hàng tồn kho cơ bản, thay thế các công thức và quy trình tiêu chuẩn bằng các công cụ cung cấp báo cáo tự động, xu hướng của hàng tồn kho và khả năng hiển thị trên toàn bộ chuỗi cung ứng. Thông tin này dẫn đến dự báo hàng tồn kho tốt hơn để doanh nghiệp có thể tối ưu hóa lượng hàng tồn kho hiện có.

6. Cảnh báo hàng tồn kho: là tính năng kích hoạt thông báo qua email hoặc văn bản cho nhân viên biết mức hàng tồn kho thấp hoặc sự chậm trễ giúp giảm lãng phí, cải thiện giá trị hàng tồn kho và quản lý mong đợi của khách hàng.

Tất cả các chức năng được liệt kê ở trên có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vị trí hàng tồn kho của mình và tất cả thông tin có thể ảnh hưởng đến việc tạo dự báo hàng tồn kho sao cho chính xác hơn. Nhiều giải pháp quản lý hàng tồn kho cũng cung cấp thêm các công cụ lập kế hoạch nhu cầu được tích hợp sẵn hoặc bổ sung thêm bằng cách sử dụng dự báo bán hàng hoặc dữ liệu lịch sử để dự đoán nhu cầu của doanh nghiệp.

Trong khi trước đây, phần mềm quản lý hàng tồn kho thực sự chỉ dành cho các công ty lớn, thì ngày nay, các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô có thể tận hưởng những lợi ích của các hệ thống này mang lại. Chúng được thiết kế cho mọi doanh nghiệp từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn.

Hiện nay công nghệ nền tảng ‘đám mây’ đang cung cấp các tùy chọn quản lý hàng tồn kho với nhiều tình huống khác nhau, đồng thời đưa ra chi phí trả trước thấp hơn, cập nhật tự động với các tính năng mới nhất, giao diện có thể cấu hình và thân thiện với người dùng cũng như tích hợp đơn giản.

Kết luận

Để đạt được sự cân bằng giữa việc có đủ nhưng không quá nhiều hàng tồn kho thì đây chính là sự khác biệt giữa thành công và thất bại đối với một doanh nghiệp, vì hàng tồn kho thường là một trong những chi phí lớn nhất đối với một doanh nghiệp. NetSuite cung cấp một bộ công cụ phù hợp để theo dõi hàng tồn kho ở nhiều địa điểm, xác định các điểm đặt hàng lại, quản lý hàng tồn kho an toàn và kiểm kê hàng tồn kho. Việc ứng dụng lập kế hoạch nhu cầu của NetSuite giúp doanh nghiệp nắm bắt được dự báo hàng tồn kho, cho phép người dùng không có kiến thức quản lý dữ liệu chuyên sâu cũng có thể xác định số lượng và tần suất đặt hàng cho từng sản phẩm khác nhau.

Đáng tiếc, nhiều doanh nghiệp bỏ qua tiềm năng lập kế hoạch hàng tồn kho để mang lại lợi thế chiến lược. Nhiều doanh nghiệp chọn cách dự trữ quá nhiều hàng chỉ đơn giản là để tránh khả năng hết hàng, nhưng điều đó lại kéo theo việc ảnh hưởng đến lợi nhuận. Những doanh nghiệp khác áp dụng cách tiếp cận hàng tồn kho tinh gọn và sau đó không có hàng hóa mà khách hàng muốn mua, điều này rõ ràng làm tổn hại đến doanh thu. Các kỹ thuật và công nghệ cần thiết để đạt được sự cân bằng hàng tồn kho phù hợp đã được phổ biến rộng rãi, trao quyền cho các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn. Việc này sẽ truyền cảm hứng cho các nhà lãnh đạo  đưa ra các quyết sách đúng đắn, hoạch định phát triển bứt phá.

Về BTM Global Việt Nam 

BTM Global Việt Nam được thành lập năm 2004, là đối tác Vàng (Gold partner) dài hạn với tập đoàn Oracle và cũng là đối tác chuyên triển khai các giải pháp Oracle NetSuite tại Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại Thành phố Minneapolis, bang Minnesota của Mỹ và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, tích hợp và triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP & CRM cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây. Bên cạnh đó, chúng tôi còn mang đến các giải pháp Kho dữ liệu (Data Warehouse), các giải pháp Oracle & E-Commerce cho ngành bán lẻ từ chuỗi cửa hàng nhỏ lẻ đến những tập đoàn bán lẻ nổi tiếng trên thế giới.

» Để biết thêm thông tin, hãy truy cập  www.btmglobal.com

» Cùng tìm hiểu thêm về Oracle NetSuite ERP tại đây.