Sprint Planning: Kế hoạch ngân sách linh hoạt để xoay chuyển kịp thời

Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, mọi thứ thay đổi chóng mặt – từ biến động thuế suất, đứt gãy chuỗi cung ứng cho đến sự lên xuống liên tục của nhu cầu thị trường. Nếu vẫn duy trì cách lập kế hoạch tài chính theo quý như trước đây, doanh nghiệp rất khó bắt kịp và phản ứng kịp thời với thực tế.

Chính vì thế, ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang áp dụng mô hình “sprint planning” – tức lập ngân sách theo chu kỳ ngắn, thường kéo dài khoảng 2 tuần. Phương pháp này đề cao tính linh hoạt và đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận: tài chính, vận hành, kinh doanh và sản xuất. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh chi phí, phân bổ lại nguồn lực và ra quyết định nhanh chóng, sát với tình hình thực tế.

Hãy thử tưởng tượng: nếu thuế nhập khẩu nguyên liệu sắp tăng và bạn chỉ có 30 ngày để phản ứng, doanh nghiệp của bạn liệu có đủ nhanh để:

• Tính toán được mức độ ảnh hưởng lên chi phí?
• Cân nhắc chuyển sang nhà cung cấp thay thế?
• Cập nhật lại dự báo doanh thu và lợi nhuận?
• Phối hợp ngay với bộ phận kinh doanh để điều chỉnh chiến lược?

Tất nhiên, điều này không hề dễ dàng. Nhưng nếu có phương pháp tiếp cận đúng và công cụ phù hợp, sprint planning hoàn toàn có thể trở thành “trợ thủ đắc lực”, giúp doanh nghiệp xử lý nhanh, chính xác và hiệu quả hơn trước những biến động khó lường.

Sprint planning là gì? Doanh nghiệp nên triển khai như thế nào?

Sprint planning – hay còn gọi là lập ngân sách theo chu kỳ ngắn – là cách tiếp cận hiện đại, được phát triển dựa trên nguyên tắc Agile (linh hoạt). Thay vì lập kế hoạch ngân sách cho cả năm hoặc từng quý rồi điều chỉnh khi có biến động, sprint planning chia nhỏ thành các chu kỳ 1–2 tuần. Việc cập nhật ngắn hạn giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh và đưa ra quyết định phù hợp với tình hình thực tế.

Cách triển khai sprint planning

1. Lên lịch rõ ràng: Các đợt lập ngân sách sprint được lên lịch cố định (hàng tuần hoặc hai tuần một lần) với ngày bắt đầu – kết thúc rõ ràng.
2. Tập trung theo từng vấn đề: Mỗi sprint sẽ tập trung vào một vài yếu tố quan trọng – ví dụ như thay đổi chi phí đầu vào, cập nhật nhu cầu thị trường, điều chỉnh nhân sự…
3. Phối hợp liên phòng ban: Các phòng ban như tài chính, kinh doanh, vận hành, sản xuất… cùng tham gia. Ai phụ trách phần nào sẽ tự cập nhật phần đó.
4. Tổng hợp và triển khai: Sau khi có đủ dữ liệu, bộ phận tài chính tổng hợp kế hoạch, ban lãnh đạo rà soát, phê duyệt, và các đơn vị thực hiện. Sprint tiếp theo sẽ điều chỉnh dựa trên kết quả thực tế.

Lợi ích và thách thức khi áp dụng Sprint Planning

Lợi ích:

• Phản ứng nhanh với biến động: Kế hoạch có thể điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với tình hình mới.
• Dữ liệu sát thực tế: Cập nhật liên tục giúp loại bỏ các giả định không còn phù hợp.
• Tăng gắn kết các phòng ban: Mỗi đơn vị cùng nhìn về mục tiêu chung, phối hợp nhịp nhàng hơn.
• Cải tiến theo thời gian: Qua từng sprint, doanh nghiệp hiểu rõ mình hơn, dự báo chính xác hơn.

Thách thức:

• Tốn công nếu không có quy trình rõ ràng: Chu kỳ ngắn dễ khiến đội ngũ bị quá tải nếu không có hướng dẫn và công cụ hỗ trợ phù hợp.
• Rối loạn nếu xử lý thủ công: Làm bằng Excel, gửi qua lại qua email dễ gây nhầm lẫn, sai sót, và khó kiểm soát phiên bản.
• Thiếu rõ vai trò: Nếu không phân công rõ, dễ xảy ra tình trạng người này chờ người kia, dẫn đến chậm trễ.
• Dữ liệu phân tán: Lấy thông tin từ nhiều phòng ban mà không có hệ thống trung tâm dễ bị sai lệch, chậm trễ.

Những thách thức khi lập ngân sách theo sprint bằng Excel

Nhiều doanh nghiệp hiện vẫn đang dùng Excel, email và công cụ thủ công để quản lý ngân sách sprint. Tuy nhiên, khi quy mô ngày càng mở rộng, cách làm này bắt đầu bộc lộ nhiều điểm yếu:

1. Khó mở rộng quy mô

Khi chu kỳ lập kế hoạch tăng từ quý lên 2 tuần/lần, việc chia sẻ và tổng hợp file Excel giữa nhiều phòng ban trở nên rườm rà, rối rắm. Chỉ riêng chuyện kiểm soát phiên bản, tổng hợp dữ liệu và theo dõi phản hồi đã đủ khiến đội ngũ tài chính “ngập việc” – chưa kể nguy cơ sai sót cao nếu cập nhật trễ hoặc nhầm lẫn.

2. Thiếu rõ ràng về trách nhiệm

Ai làm gì? Việc nào đang trễ? Không có workflow chuẩn, không có người chịu trách nhiệm rõ ràng cho từng phần, dẫn đến tình trạng chồng chéo, bỏ sót hoặc cập nhật thiếu. Những cập nhật quan trọng nếu bị bỏ qua có thể khiến dữ liệu sai lệch, ảnh hưởng đến quyết định của lãnh đạo.

3. Thiếu khả năng theo dõi tổng thể

Khi đến sát deadline, phòng tài chính phải “chạy nước rút” tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn, nhiều file khác nhau. Cách làm này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ sai sót và khiến doanh nghiệp phản ứng chậm trước biến động thị trường.

Trong môi trường thay đổi liên tục, việc thiếu cái nhìn tổng thể, theo thời gian thực có thể khiến doanh nghiệp đánh mất cơ hội kinh doanh quan trọng.

NetSuite Enterprise Performance Management (EPM) – Giải pháp tối ưu cho sprint planning

NetSuite EPM cung cấp nền tảng lập kế hoạch linh hoạt và có cấu trúc, giúp doanh nghiệp vận hành sprint planning hiệu quả hơn:

Phân tích thông minh bằng AI: Tự động phát hiện chênh lệch trong dự báo, chỉ ra xu hướng và đề xuất điều chỉnh kịp thời trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.

Mô hình lập kế hoạch linh hoạt: Dễ dàng điều chỉnh các giả định, chỉ số và kế hoạch khi tình hình kinh doanh thay đổi – không cần xây dựng lại từ đầu.

Quản lý công việc theo quy trình: Tạo checklist, phân công nhiệm vụ rõ ràng, theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Ai làm gì, khi nào – đều được hiển thị trực quan qua dashboard.

Hợp tác tập trung: Tất cả dữ liệu ngân sách và dự báo được cập nhật trong một hệ thống duy nhất. Không còn cảnh mỗi người một file, gửi qua lại bằng email.

Minh bạch & có lịch sử kiểm tra: Ban lãnh đạo có thể theo dõi thay đổi, đánh giá tiến độ và kiểm soát dữ liệu một cách minh bạch, kịp thời.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang vận hành trong môi trường nhiều biến động, nhưng vẫn phải loay hoay với bảng tính Excel và email, NetSuite EPM sẽ là bước tiến giúp đội ngũ nhanh nhạy, rõ ràng và phối hợp hiệu quả hơn.

Nguồn: Sprint Budgeting: The Two-Week Finance Cycle Winning in Volatile Markets | NetSuite