Tăng hiệu suất vận hành kho khi áp dụng quét mã vạch

Doanh số thương mại điện tử đã tăng 44% đáng kinh ngạc vào năm 2020 theo ước tính từ Digital Commerce. Thực tế tỷ lệ phần trăm doanh số bán hàng đến từ các kênh thương mại đã tăng lên trong nhiều năm ngay cả trước khi các doanh nghiệp bị ngừng hoạt động do COVID-19. Điều đó phụ thuộc khá nhiều vào các trung tâm phân phối, kho bãi để đảm bảo chắc chắn các đơn hàng được giao 1 cách hiệu quả, chính xác nhằm tăng lợi nhuận và sự hài lòng của khách hàng. Hãy tưởng tượng rằng nếu tất cả các hoạt động vận hành kho bãi và phân phối đều thực hiện thủ công trên giấy hoặc bảng tính excel thì thực sự là bất khả thi. Chưa kể đến việc người tiêu dùng ngày nay đã rất khắt khe trong việc giao sai mặt hàng, chậm trễ hay không có hàng trong kho, người tiêu dùng sẽ ngay lập tức tìm tới 1 sản phẩm và 1 công ty thay thế khác.

Xem thêm: Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện dự báo hàng tồn kho

Xem thêm: Tối ưu hàng tồn kho: Cách để doanh nghiệp tối đa hoá dòng tiền & giảm tổn thất

Mặc dù ngày nay mã vạch không còn xa lạ và rất dễ tạo, nhưng chỉ có khoảng một nửa số doanh nghiệp đang sử dụng máy quét mã vạch bằng thiết bị di động trong kho và trung tâm phân phối của mình để thực hiện đơn hàng. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, đó có vẻ như là một mục tiêu đầy khát vọng một điều gì đó để phấn đấu khi doanh nghiệp của họ phát triển hơn. Nhưng thực tế là việc quét mã trên thiết bị di động rất dễ dàng và không quá tốn kém để áp dụng. Doanh nghiệp có thể sẽ thu được lợi ích từ việc này sớm hơn nhiều so với những gì họ có thể mong đợi.

Những thách thức của việc vận hành thủ công

Việc dựa vào các quy trình thủ công, bút và giấy hoặc excel để quản lý các quy trình lưu kho, sản xuất và phân phối không chỉ tốn thời gian mà còn kéo theo nhiều vấn đề ảnh hưởng đến khả năng đưa sản phẩm đến tay khách hàng một cách nhanh chóng.

Một số thách thức phát sinh từ các quy trình thủ công bao gồm:

Dữ liệu thiếu chính xác

Các quy trình thủ công dễ bị sai sót trong quá trình nhập liệu, vì vậy nếu doanh nghiệp đang ghi chú trên giấy hoặc trong excel khi nhận được các mặt hàng và sau đó sao chép chúng vào hệ thống quản lý kho thì sẽ dễ sai sót hơn. Viết số “2” thay vì số “8” hoặc thừa số 0 có thể ảnh hưởng rất lớn đến không chỉ số tồn kho mà toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp.

Không hiển thị được số tồn kho tức thời

Nếu không có hệ thống theo dõi được quá trình luân chuyển hàng hóa trong kho/giữa các kho thì doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm các mặt hàng, không xác định được chính xác mặt hàng đang ở khu vực nào, hàng nào, kệ nào. Tệ hơn nữa là nếu không cập nhật được trạng thái của kho hàng, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro khi cam kết giao cùng 1 mặt hàng cho nhiều đơn hàng dù không đủ tồn để đáp ứng. Mặt khác, nếu không xem được số tồn kho tức thời, doanh nghiệp sẽ không duy trì được mức tồn kho hợp lý, dễ dàng bị tồn vượt mức và khó khăn trong việc xoay vòng vốn.

Lấy sai hàng trong kho

Khi quản lý tồn kho trên giấy, người vận hành kho sẽ lấy hàng và đóng gói lần lượt từng đơn hàng, điều này có nghĩa là họ có thể phải di chuyển nhiều lần đến cùng 1 vị trí trong kho xuyên suốt cả ngày để lấy hàng. Nếu không có hệ thống thì có thể rất khó có chỉ dẫn chính xác về mặt hàng và vị trí của các mặt hàng trong kho, dẫn đến việc chọn sai mặt hàng cần lấy. Vì không thể kiểm tra số tồn kho tức thời nên nếu chọn sai mặt hàng, có thể nhân viên khác sẽ nhận ra khi thực hiện đóng gói và quy trình lấy hàng lại lặp lại 1 lần nữa làm mất thời gian, nhưng nếu họ không nhận ra sự sai sót này thì sẽ giao nhầm mặt hàng đến cho khách hàng.

Giao sai đơn hàng

Nếu giao sai mặt hàng cho KH, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trả tiền phí hoàn đơn hàng và gửi lại mặt hàng đúng. Chi phí vận chuyển tăng có thể có tác động rất lớn đến khả năng sinh lời.

Kiểm soát chất lượng

Việc dựa vào bút và giấy để tiến hành kiểm tra chất lượng cũng dễ xảy ra sai sót và dẫn đến chậm trễ. Nếu doanh nghiệp đang tiến hành kiểm tra chất lượng khi nhập hàng vào kho, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn hướng xử lý cho các mặt hàng không đạt để không ảnh hưởng đến hàng hóa tồn kho khác. Nếu đang tiến hành kiểm tra trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp cần ghi lại những tiêu chí và kết quả kiểm tra chi tiết, chính xác. Và nếu không có sẵn một quy trình thống nhất cho việc kiểm soát chất lượng, mỗi nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra theo những cách khác nhau, dẫn đến sự không nhất quán của sản phẩm.

Ứng dụng thiết bị di động trong việc quét mã sản phẩm giúp tăng hiệu quả và độ chính xác

Việc áp dụng các thiết bị hay ứng dụng di động để quét mã sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng giúp tự động hóa các quy trình và tăng hiệu quả, giúp doanh nghiệp kiểm soát nhiều hơn cách thức thực hiện các quy trình, đảm bảo độ chính xác trong suốt vòng đời sản phẩm, đồng thời giảm chi phí kho bãi.

Cung cấp dữ liệu chính xác

Việc sử dụng máy quét để nhập các mặt hàng vào kho không chỉ giúp quy trình dễ dàng, nhanh chóng  mà còn đảm bảo doanh nghiệp nắm bắt được thông tin cần thiết.

Ứng dụng dành cho thiết bị di động có thể được thiết lập để việc quét mã trở thành bắt buộc “force scan”, đây là phương pháp hàng đầu để tăng tính toàn vẹn của dữ liệu. Bắt buộc quét mã sản phẩm đảm bảo các chi tiết phù hợp được quét và nhập vào trước khi mặt hàng có thể được nhận vào kho. Nó cũng tự động chỉ định số lô, số sê-ri, vị trí thùng và trạng thái hàng tồn kho.

Khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực

Thông tin tồn kho được cập nhật sẽ là đầu vào cho các quy trình tiếp theo, chẳng hạn như đảm bảo chất lượng, cam kết đầu ra hoặc phân phối hàng hóa. Và nó đảm bảo doanh nghiệp biết chính xác vị trí của mọi mặt hàng tại bất kỳ thời điểm nào—cho dù mặt hàng đó ở trên giá, trong khu vực chuẩn bị sản xuất, kiểm soát chất lượng hay đang được chọn và đóng gói để giao hàng.

Ứng dụng dành cho thiết bị di động hướng dẫn người dùng qua từng bước của quy trình kiểm đếm và yêu cầu họ quét từng bước để đảm bảo họ đang ở đúng vị trí. Nó giúp giảm bớt công đoạn kiểm đếm khi quá trình quét tự động cập nhật bản ghi đếm, thay vì phải viết nó ra và nhập thủ công vào máy tính sau khi thực hiện.

Sử dụng thiết bị di động tại công đoạn lấy hàng, đóng gói và giao hàng

Sử dụng ứng dụng di động để thực hiện đơn hàng đảm bảo độ chính xác, tránh chọn nhầm gây tốn kém. Việc áp dụng cơ chế “Force scan” đảm bảo thu thập và xác thực dữ liệu chính xác để nhân viên lấy đúng mặt hàng, giao đúng đơn hàng, tăng hiệu suất làm việc vì họ được hướng dẫn chính xác từng bước. Trong trường hợp này, người lấy hàng cũng có thể chọn các mặt hàng cho nhiều đơn hàng cùng một lúc, điều này làm tăng hiệu quả và cho phép người quản lý kho, đại diện dịch vụ khách hàng theo dõi tình trạng bán hàng/đơn đặt hàng theo thời gian thực.

Kiểm soát chất lượng

Với thiết bị di động, bạn có thể chụp và xử lý các kết quả kiểm tra chất lượng trực tiếp từ xưởng sản xuất hoặc cửa kho khi nhập hàng. Sử dụng thiết bị di động cho phép các kỹ sư chất lượng thực hiện kiểm tra, xem xét tiêu chuẩn, ghi dữ liệu và gửi dữ liệu để phân tích trực tiếp từ khu vực kiểm tra, cung cấp phản hồi thời gian thực và truy cập tức thì vào kết quả kiểm tra.

Cách triển khai thiết bị di động trong việc quét mã sản phẩm

Mã vạch và máy quét mã vạch không phải là khái niệm mới đối với việc vận hành kho, nhờ sự phát triển của công nghệ di động, chúng không còn đắt đỏ hay chỉ các tập đoàn lớn mới có thể tiếp cận. Bất kể quy mô hay mức độ phức tạp của doanh nghiệp, việc áp dụng tính năng quét trên thiết bị di động sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc, tránh những sai sót tốn kém và đảm bảo đáp ứng mong đợi của khách hàng. Dưới đây là một số điều cần ghi nhớ để triển khai một hệ thống quét di động vào kho hàng thật dễ dàng và hợp lý:

Thiết lập hệ thống mã vạch

Để sử dụng công nghệ quét di động, tất cả các mặt hàng sẽ cần có một mã vạch duy nhất. Nếu chưa có, doanh nghiệp sẽ cần thiết lập một hệ thống mã vạch và gán cho mỗi mặt hàng một mã vạch duy nhất, mã này bao gồm cả linh kiện và thành phẩm. Điều này có vẻ như là một nhiệm vụ khó khăn nhưng mã vạch rất dễ dàng khởi tạo và miễn phí để gán vào sản phẩm cũng như mang lại lợi tức đầu tư rõ ràng.

Mã vạch có thể được tạo tự động trong hệ thống quản lý kho hoặc có thể tạo mã vạch bằng công cụ trực tuyến miễn phí. Khi thiết lập hệ thống mã vạch, doanh nghiệp sẽ cần xem xét loại thông tin mình muốn theo dõi, chẳng hạn như ngày hết hạn hoặc số lô, để đảm bảo chọn đúng mã vạch cho doanh nghiệp của mình.

Lựa chọn thiết bị quét mã

Có nhiều thiết bị chụp mã vạch, bao gồm cả máy ảnh trên điện thoại thông minh. Các thiết bị này có giá từ vài trăm đến hàng nghìn đô la tùy thuộc vào chức năng doanh nghiệp cần và để xác định máy quét nào phù hợp, doanh nghiệp nên xem xét loại mã vạch sẽ sử dụng. Có khoảng 13 loại mã vạch khác nhau dựa trên những yếu tố như khu vực hoặc ngành. Doanh nghiệp cũng sẽ cần xác định khoảng cách mình cần để có thể quét cũng như môi trường bạn sẽ sử dụng chúng. Ví dụ: nếu hoạt động trong kho có cường độ nhanh với sàn bê tông, thì máy quét có tia laze mỏng manh có lẽ không phải là lựa chọn tốt nhất.

Tích hợp chức năng quét di động với hệ thống quản lý kho (WMS)

Khi đã áp dụng quét sản phẩm trên thiết bị di động, người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin và thực hiện các tác vụ hàng ngày trực tiếp từ cửa hàng bằng thiết bị di động. Dữ liệu được thu thập bằng di động đảm bảo hồ sơ hàng tồn kho luôn cập nhật và có thể truy cập được dễ dàng.

Ứng dụng di động để quét mã sản phẩm với NetSuite

Ứng dụng di động WMS của NetSuite cung cấp thông tin trực quan vì hàng tồn kho được cập nhật ngay khi được quét mã và có sẵn cho các quy trình được chuẩn hóa. Quá trình quét bảo đảm độ chính xác và cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực cho dù sản phẩm thuộc công đoạn nào, ví dụ quy trình sản xuất, nhập kho, xuất kho, luân chuyển kho.

NetSuite cho phép nhân viên kho hàng quét các mặt hàng khi chúng đang được đóng gói, cung cấp cho doanh nghiệp khả năng hiển thị đầy đủ những mặt hàng nào đang được vận chuyển trong mỗi gói hàng. Quét mã trong quá trình đóng gói đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được thực hiện chính xác, giúp khách hàng hài lòng và tăng khả năng sinh lời.

Giao diện máy tính bảng của NetSuite cho phép các kỹ sư chất lượng thực hiện kiểm tra, xem xét các tiêu chuẩn, ghi lại dữ liệu và gửi dữ liệu để phân tích trực tiếp từ khu vực kiểm tra, cung cấp phản hồi theo thời gian thực, truy cập nhanh vào kết quả kiểm tra. Nó cung cấp một cách thuận tiện để nắm bắt và xử lý kết quả kiểm tra trực tiếp từ xưởng sản xuất hoặc cửa kho nhập hàng.

Kết luận

Giải pháp quản lý kho và tồn kho của NetSuite cho phép doanh nghiệp thực hiện tất cả các chức năng hàng ngày của mình từ thiết bị và ứng dụng di động, cho phép truy cập và thực hiện các nghiệp vụ ở bất cứ đâu mà không ảnh hưởng đến quyền truy cập thông tin theo thời gian thực. Ứng dụng di động quản lý tồn kho của NetSuite loại bỏ sự chậm trễ trong quản lý tồn kho, giúp tối ưu hóa vận hành và mang lại giá trị thiết thực cho doanh nghiệp.

Về BTM Global Việt Nam 

BTM Global Việt Nam được thành lập năm 2004, là đối tác Vàng (Gold partner) dài hạn với tập đoàn Oracle và cũng là đối tác chuyên triển khai các giải pháp Oracle NetSuite tại Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại Thành phố Minneapolis, bang Minnesota của Mỹ và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, tích hợp và triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP & CRM cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây. Bên cạnh đó, chúng tôi còn mang đến các giải pháp Kho dữ liệu (Data Warehouse), các giải pháp Oracle & E-Commerce cho ngành bán lẻ từ chuỗi cửa hàng nhỏ lẻ đến những tập đoàn bán lẻ nổi tiếng trên thế giới.

» Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.btmglobal.com

» Cùng tìm hiểu thêm về Oracle NetSuite ERP tại đây.