10 Lợi Ích Của Tự Động Hóa Quy Trình Kinh Doanh BPA

Để đảm bảo nhân viên không bỏ sót các bước trong quy trình làm việc, tránh lặp lại công việc không cần thiết hoặc bỏ dở nhiệm vụ khi chưa hoàn thành, các doanh nghiệp thường sẽ xây dựng các quy trình chuẩn hóa cho đội ngũ của mình. Những quy trình này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính tuân thủ và sự nhất quán trong cách vận hành, do đó, quy trình cần được ổn định và đồng bộ qua nhiều lần lặp lại. Đây là lúc phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực.

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng BPA để quản lý các hoạt động như dự án, danh mục đầu tư, tài sản tri thức, cổng thông tin tự phục vụ, quy trình công việc và luồng dữ liệu. Những lĩnh vực ứng dụng BPA nhiều nhất có thể kể đến là ngân hàng, y tế, viễn thông, thương mại và sản xuất.

Tự Động Hóa Quy Trình Kinh Doanh (BPA) Là Gì?

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là việc ứng dụng các phần mềm để tự động hóa các quy trình và luồng công việc giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, nhằm giảm thiểu sự can thiệp thủ công. Thay vì tập trung vào từng công việc nhỏ lẻ, BPA hướng đến việc tối ưu hóa toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Hiện nay, nhiều quy trình cơ bản như điền biểu mẫu hay lưu trữ dữ liệu đã được tự động hóa. Tuy nhiên, BPA còn mở rộng đến các chức năng phức tạp hơn, như xử lý bảng lương, quản lý hàng tồn kho hay theo dõi tiến độ công việc.

Tự Động Hóa Quy Trình Kinh Doanh Hoạt Động Như Thế Nào?

BPA sử dụng phần mềm để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại. Tùy theo từng phương pháp tự động hóa, người dùng sẽ có cách tương tác khác nhau. Nói một cách đơn giản, BPA giúp phần mềm thực hiện các công việc cụ thể một cách chính xác, lặp lại nhiều lần mà không thay đổi cho đến khi có sự điều chỉnh hoặc xóa bỏ.

Những Quy Trình Kinh Doanh Có Thể Tự Động Hóa

Quy trình kinh doanh có thể chia thành hai loại: chức năng cốt lõi và chức năng hỗ trợ.

• Chức năng cốt lõi: Là những hoạt động chính mang lại doanh thu và giá trị cho doanh nghiệp.
• Chức năng hỗ trợ: Là những hoạt động phụ trợ giúp vận hành các chức năng cốt lõi hiệu quả hơn.

BPA giúp tự động hóa nhiều bước trong cả hai loại chức năng này, giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động và cắt giảm chi phí. Đặc biệt, với các hoạt động hỗ trợ, BPA giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thuê ngoài và tập trung nhân sự vào các công việc mang lại giá trị cao hơn.

Ví Dụ Cụ Thể Về Tự Động Hóa Quy Trình

• Phân phối và logistics: Tự động hóa khâu điều phối vận chuyển, in nhãn, theo dõi đơn hàng.
• Marketing và bán hàng: Tự động gửi email marketing, soạn thảo đề xuất bán hàng, theo dõi doanh số và báo cáo.
• Dịch vụ IT và kỹ thuật: Tự động bảo trì hệ thống, báo cáo tình trạng thiết bị, xử lý sự cố và cung cấp báo cáo tự phục vụ.
• Hành chính nhân sự: Tự động hóa các quy trình như đăng ký phúc lợi cho nhân viên, theo dõi chấm công, tính lương và khấu trừ thuế.

Sự Khác Biệt Giữa RPA và BPA

RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot) là một phần của BPA, tập trung vào các công việc lặp đi lặp lại bằng cách sử dụng các “robot” phần mềm. Chi phí triển khai RPA chỉ bằng một phần ba so với nhân viên thuê ngoài và một phần năm so với nhân viên nội bộ. Trong khi RPA chỉ giải quyết các công việc cụ thể, BPA có khả năng tối ưu hóa và cải tiến toàn bộ quy trình làm việc của doanh nghiệp.

Ứng Dụng Của BPA Trong Doanh Nghiệp

• Ngành tài chính: BPA giúp tăng hiệu quả, đảm bảo tuân thủ và năng suất làm việc. Theo Gartner, 80% các nhà lãnh đạo tài chính đang triển khai hoặc có kế hoạch sử dụng RPA, với các ứng dụng phổ biến như quản lý công nợ và hợp đồng.
• Dịch vụ khách hàng: BPA và RPA giúp số hóa các tác vụ như truy cập dữ liệu khách hàng, nhật ký cuộc hội thoại, thông tin sản phẩm và xử lý các khiếu nại leo thang.
• Nhân sự: BPA đơn giản hóa quy trình tiếp nhận nhân viên mới, cung cấp các công cụ tự phục vụ cho nhân viên như đăng ký phúc lợi, tham gia đào tạo và tra cứu thông tin.

Tự động hóa quy trình kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu suất, cho phép tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược, từ đó tạo ra giá trị lớn hơn cho doanh nghiệp.

Tại Sao Tự Động Hóa Lại Quan Trọng?

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý, tránh rủi ro vi phạm và các khoản phạt không đáng có. Đồng thời, BPA còn thiết lập các biện pháp kiểm soát nội bộ nhằm ngăn ngừa gian lận và thất thoát trong tổ chức. Không chỉ vậy, tự động hóa còn đẩy nhanh tiến độ công việc, giảm bớt sự lặp đi lặp lại không cần thiết. Ví dụ, thay vì nhân viên phải xin từng cấp quản lý phê duyệt đơn hàng, một phần mềm tự động sẽ theo dõi và gửi yêu cầu phê duyệt đến đúng người nhanh chóng và chính xác.

BPA cũng giúp chuẩn hóa quy trình làm việc, loại bỏ những yếu tố chủ quan hay cảm tính của nhân viên trong quá trình xử lý công việc. Chẳng hạn, thay vì nhân viên nhân sự lựa chọn ứng viên theo ý kiến cá nhân, hệ thống tự động sẽ chọn lọc dựa trên các tiêu chí rõ ràng và minh bạch đã thiết lập sẵn. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót, như quên gửi thư mời phỏng vấn, mà còn tăng hiệu quả công việc một cách đáng kể.

Bên cạnh đó, tự động hóa còn giúp nhân viên giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại và nhàm chán, chẳng hạn như sàng lọc hàng trăm hồ sơ ứng tuyển, từ đó nâng cao sự hài lòng của nhân viên và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Cuối cùng, tự động hóa giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, vận hành hiệu quả hơn và gia tăng khả năng tối đa hóa lợi nhuận trên thị trường.

10 Lợi Ích Của Tự Động Hóa Quy Trình Kinh Doanh (BPA)

Hiện nay, hầu hết các quy trình kinh doanh đều có thể được tự động hóa ở nhiều mức độ khác nhau, trong đó nhiều quy trình có thể tự động hóa hoàn toàn. Theo nghiên cứu của Gartner, 89% hoạt động kế toán tổng hợp và 72% công việc kiểm soát tài chính và báo cáo bên ngoài có thể được tự động hóa.

Các công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh giúp việc triển khai trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn nhờ vào các mẫu quy trình có sẵn, phù hợp với nhiều ngành nghề. Dưới đây là 10 lợi ích nổi bật mà BPA mang lại:

1. Tăng hiệu quả vận hành: BPA giúp doanh nghiệp giảm bớt khối lượng công việc thủ công, tiết kiệm chi phí nhân sự và duy trì hiệu quả khi quy mô hoạt động mở rộng.
2. Nâng cao năng suất: Tự động hóa giúp các quy trình được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn, loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại, giúp công việc hoàn thành sớm hơn.
3. Cải thiện tinh thần nhân viên: Giảm bớt những công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại, từ đó cải thiện trải nghiệm làm việc của nhân viên. Khi nhân viên có thời gian tập trung vào các công việc có giá trị và ý nghĩa hơn, năng suất và sự hài lòng của họ sẽ tăng lên, đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng.
4. Đảm bảo tuân thủ và kiểm soát: BPA giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các quy trình quan trọng, tuân thủ các quy định pháp lý và giảm thiểu rủi ro bị xử phạt do vi phạm.
5. Tiết kiệm chi phí: Tự động hóa giúp doanh nghiệp sử dụng thời gian và nguồn lực hiệu quả hơn, từ đó tăng năng suất mà không cần tăng thêm nhân sự hoặc cắt giảm chi phí mà vẫn duy trì hiệu quả công việc.
6. Phân bổ nguồn lực hợp lý: Nhân viên có thể được phân công vào các công việc phù hợp với khả năng và sở trường của họ. Điều này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy hài lòng hơn mà còn giúp doanh nghiệp khai thác tối đa năng lực của từng cá nhân.
7. Giảm thiểu sai sót: BPA hạn chế đáng kể các sai sót trong quá trình nhập liệu và xử lý dữ liệu, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc khi loại bỏ các công việc thủ công, kém giá trị.
8. Nâng cao khả năng phối hợp: BPA giúp theo dõi tiến độ công việc, tự động cập nhật thông tin cho đội nhóm và gửi các nhắc nhở cần thiết, giúp việc phối hợp giữa các bộ phận trở nên dễ dàng và khoa học hơn. Điều này không chỉ thúc đẩy tiến độ công việc mà còn khuyến khích sự sáng tạo và nâng cao khả năng giải quyết vấn đề.
9. Cải thiện khả năng phân tích và ra quyết định: BPA giúp ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi quy trình công việc, phân tích dữ liệu và đưa ra những điều chỉnh kịp thời để cải thiện hiệu quả. Tự động hóa còn giúp chuẩn hóa quy trình làm việc, đảm bảo tính minh bạch và loại bỏ các yếu tố thiên kiến chủ quan.
10. Tăng khả năng phục vụ: BPA giúp các dịch vụ hỗ trợ nhân viên và khách hàng hoạt động liên tục, không bị gián đoạn bởi các công việc thủ công khác, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Tự động hóa quy trình kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí mà còn giảm thiểu sai sót, đảm bảo tuân thủ và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Đây chính là giải pháp tối ưu để doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời đại số.

Nguồn: 10 Benefits of Business Process Automation | NetSuite